CEVAP:

Profesyonel kongre organizatörleri, kongre organizasyonları içinde yer alan tüm faaliyetleri kapsayan bir paket program hazırlar ve uygular. Bu paket program çerçevesinde kongre organizatörlerinin bilgi sahibi olması ve dikkat etmesi gereken konular aşağıda sıralanmıştır (Boz, 2010; Özer 2010): • Organizasyon komitesine finansal işlerle ilgili bilgi verilmesi, • Kongre bütçesi ile ilgili bilgi verilmesi, • Katılımcıların konaklama ihtiyaçlarının karşılanması, • Karşılama ve transfer hizmetlerinin sağlanması, • Kongre yayın işlerinin planlanması ve yürütülmesi, • Kongrenin düzenleneceği resmi dil veya dillerin belirlenmesi ve anında (simültane) çeviri hizmetlerinin sağlanması, • Kongre malzemelerinin temin edilmesi ve dağıtılması, • Kongrede ihtiyaç duyulacak görsel ve işitsel ekipmanların dış kaynaklardan kiralanması, kontrol edilmesi ve çalıştırılması, • Katılımcıların kayıtlarının tutulması, • Sergi ve stant hizmetlerinin planlanması ve yönetilmesi, • Katılımcı veya refakatçiler için sosyal, kültürel ve rekreatif tur veya gezilerin düzenlenmesi, • Ziyafet (banket), açılış kokteyli, gala yemeği vb. sosyal olayların düzenlenmesi, • Teknik personelin sağlanması, • Bilgisayar programlarının kullanılması ve faydalanılması, • Kongre salonları oturma düzenlerinin planlanması, • Kongre organizasyon komitesi veya sekreteryasına oturumlarla ilgili bilgi verilmesi.