“Türkiye Turizm Stratejisi 2023, Eylem Planı 2013”te de belirtildiği gibi turizm türlerinin çeşitlendirilmesine yönelik, ilerleyen dönemler için öncelikle geliştirilmesi planlanan turizm türleri içinde kongre ve fuar turizmi yer almaktadır.

Kongre organizasyonlarında taraflar üç ayrı birimden oluşmaktadır. İyi bir kongreden beklenen asıl sonuç bu birimlerin beklentilerinin en yüksek düzeyde gerçekleşmesidir. Bu da ancak iyi bir kongre örgütlenmesi ile mümkün olabilmektedir. Birimler bu amaca ulaşabilmek için çok iyi şekilde işbirliği yapmak durumundadır. Taraflardan ilki kongreye karar veren, onu gerçekleştirmeyi amaç edinenlerdir. Bunlar genellikle bir dernek, bir işletme, bir kamu kurumu ya da bilimsel bir kuruluşun üyeleri, yöneticileridir. Diğer bir taraf kongrenin yapıldığı ülkenin ya da kentin halkıdır. Üçüncü taraf ise kongre üyesi, kongre delegesi, kongreye katılma potansiyeli olanlar ya da kısaca kongreye katılanların tamamıdır. Kongrelere katılmak için de delegeler ikamet ettikleri bölge dışına çıkmak durumunda kalırlar. Kongrelerin gerçekleştiği destinasyonda konaklama ve yeme-içme gibi temel ihtiyaçların yanında; gezme, eğlenme gibi eylemlerde de bulunurlar (Boz, 2010).

Uzman kongre düzenleyicileri ve seyahat acentalarının sunduğu danışmanlık ve aracılık hizmetleri, konaklama hizmetleri, yiyecek-içecek hizmetleri, ulaşım hizmetleri ve diğer hizmetler kongre birimlerinin görevleri arasındadır.

Ulusal turizm işletmeleri, kongre mekânlarını tanıtmak ve potansiyeli belirtmek, bu mekânlarının pazarlanmasına yardımcı olmak, ilgili kuruluşlarla görüşmeleri sağlamak, kongrelere maddi ve manevi destek sağlamak konularında önemli rollere sahiptir (Dölalan, 2008, s. 9; Delice, 2012, s. 34).

• Destinasyonun ulaşılabilir olması, • Destinasyonun kongre düzenleyebilecek kongre merkezi sayısının yeterli olması, • Destinasyonda konaklama tesislerinin yeterli sayıda olması, • Destinasyonda doğal ve tarihi zenginliklerin olması, • Destinasyonda mahalli idarelerinin (kongre büroları, mesleki dernek ve birlikler vb.) katkı ve desteğinin olması, • Destinasyonun güvenlik, ekonomik ve politik istikrar anlamında olumlu bir imajının olması, • Destinasyonun hizmet anlayışının destinasyonu ziyaret eden hedef kitleyle benzerlik göstermesi, • Destinasyonun istikrarlı bir fiyat politikasına sahip olması.

Kongre ve Ziyaretçi Bürolarının ilki 1895 yılında Amerika’nın Detroit şehrinde kurulmuştur. 

Kongre ve ziyaretçi büroları genellikle turizm sektörünün bütün aktörlerini ve öğelerini içeren, koordineli bir yaklaşımla destinasyonu pazarlama hedefini gütmektedir (Ladkin ve Spiller, 2000, s. 34).

• Bölgelerin ve ülkelerin kongre turizmi için sahip oldukları potansiyelin tanıtılması, • Kongre ve fuarcılık faaliyetlerinin tanıtımı ve temsili, • Uluslararası kongre ve konferansların pazar hareketlerinin takibi ve üyelere bildirilmesi, • Konu ile ilgili uluslararası birlik ve derneklere üye olunması ve bu platformda şehirlerin, bölgelerin ya da ülkelerin temsil edilmesi, • Kongre organizasyonlarında danışmanlık hizmetinin verilmesi, • Kongreye katılanların beklentilerinin karşılanması ve hazırlık çalışmaları ile ilgili eğitim seminerlerinin düzenlenmesi, • Destinasyondaki faaliyetlere yönelik tüm bölgeyi detaylı bir şekilde kapsayan, kongre katalogları basılması, • Kongre turizmi ile ilgili çeşitli poster ve tanıtım malzemelerinin hazırlanması, • Kongre organizasyonu konusunda fuarların düzenlenmesi ve profesyonel kongre operatörlerinin davet edilmesi, • Profesyonel ilişkilerin geliştirilmesi, • Bütçelerinin durumuna göre bazıları kendi bünyelerinde olmak üzere AR-GE bölümü ile araştırmaların yapması.

Türkiye’de İstanbul, İzmir, Ankara ve Antalya kongre turizmi merkezleri haline gelmiştir. Uluslararası kongrelerin %68’i İstanbul’da yapılmaktadır.

İstanbul Kongre ve Ziyaretçi Bürosu’nun faaliyetleri arasında şu hizmetler bulunmaktadır (www.icvb.org, 2010): • Kültür ve Turizm Bakanlığı’nın uluslararası kongre fuarlarını organize etmek, • Benzeri fuarlara ve destinasyonlar arası iş borsalarına İstanbul adına katılmak ve kongre imkânlarını araştırmak, • Yurtdışında tanıtım faaliyetleri yürütmek ve potansiyel kongreler için satış ziyaretlerinde bulunmak, • Alıcılara yönelik olarak İstanbul’a tanıtım gezileri organizasyonu yapmak, basılı ve görsel tanıtım malzemeleri üretmek ve uluslararası düzeyde dağıtımını gerçekleştirmek, • Uluslararası kongre sektörü dernek ve birliklerinin organize ettiği genel kurullar ve çalıştaylara katılarak İstanbul adına ağ oluşturmak ve destinasyonun temsilini üstlenmek, • Kongre adaylık sürecinde İstanbul adına ihale dosyası hazırlamak ve sunum yapmaktır.

Ulusal kongre büroları, bir ülkenin ya da bölgenin tanıtım ve pazarlama amacıyla kurulmuş, temsil ettikleri bölge ya da ülkenin kongre olanaklarını tanıtıcı ve pazarlayıcı bir görev üstlenir.

Dünya genelinde bazı bölgelerde, farklı ülkelerde bulunan kongre bürolarının bir araya gelerek oluşturdukları yöresel birlikler ya da oluşumlardır. Bu oluşumlar aracılığıyla bölgeler, kongre pazarında daha güçlü olmaya çalışmaktadır.

Profesyonel kongre organizatörleri, bir kongrenin organizasyonunda tüm işleri koordine eden, rehberlik yapan ve tüm insani, teknik ve parasal kaynakları harekete geçiren kişi ya da kuruluşlardır. Profesyonel kongre organizatörleri, kongre organizasyonu içinde yer alan tüm faaliyetleri kapsayan paket programlar hazırlar ve uygular.

Kongre organizatörlüğü, dünya genelinde 1970’li yıllarda başlamış ve bir iş alanı haline gelmiştir.

Profesyonel kongre organizatörleri, kongre organizasyonları içinde yer alan tüm faaliyetleri kapsayan bir paket program hazırlar ve uygular. Bu paket program çerçevesinde kongre organizatörlerinin bilgi sahibi olması ve dikkat etmesi gereken konular aşağıda sıralanmıştır (Boz, 2010; Özer 2010): • Organizasyon komitesine finansal işlerle ilgili bilgi verilmesi, • Kongre bütçesi ile ilgili bilgi verilmesi, • Katılımcıların konaklama ihtiyaçlarının karşılanması, • Karşılama ve transfer hizmetlerinin sağlanması, • Kongre yayın işlerinin planlanması ve yürütülmesi, • Kongrenin düzenleneceği resmi dil veya dillerin belirlenmesi ve anında (simültane) çeviri hizmetlerinin sağlanması, • Kongre malzemelerinin temin edilmesi ve dağıtılması, • Kongrede ihtiyaç duyulacak görsel ve işitsel ekipmanların dış kaynaklardan kiralanması, kontrol edilmesi ve çalıştırılması, • Katılımcıların kayıtlarının tutulması, • Sergi ve stant hizmetlerinin planlanması ve yönetilmesi, • Katılımcı veya refakatçiler için sosyal, kültürel ve rekreatif tur veya gezilerin düzenlenmesi, • Ziyafet (banket), açılış kokteyli, gala yemeği vb. sosyal olayların düzenlenmesi, • Teknik personelin sağlanması, • Bilgisayar programlarının kullanılması ve faydalanılması, • Kongre salonları oturma düzenlerinin planlanması, • Kongre organizasyon komitesi veya sekreteryasına oturumlarla ilgili bilgi verilmesi.

Destinasyon yönetim örgütleri (DMO), kongre ve toplantı gibi organizasyonların lojistiğinin, ulaşımının ve sosyal aktivitelerinin tasarlanması ve uygulanmasında uzmanlaşmış, geniş yerel bilgi, uzmanlık ve kaynaklara sahip profesyonel hizmetler şirketleri olarak tanımlanmaktadır (Boz, 2010).

Uluslararası kongreler açısından 18 Temmuz 1914 - 09 Haziran 1915 tarihleri arasında yapılan Viyana Kongresi modern anlamdaki ilk ve dünyanın en uzun kongresi olarak bilinmektedir (Çizel, 1999, s. 17).

ICCA, üyelerinin toplantı sektöründe gelişmelerini ve önemli rekabet avantajı elde etmelerini sağlamak amacıyla kurulan küresel bir topluluktur.

DMAI, 1914 yılında Uluslararası Kongre Büroları Derneği adı altında, kongre, turizm ve toplantı hizmet ve isteklerinin profesyonelce uygulanması amacıyla kurulmuştur. 1975 yılında değişen adını daha sonra 2005 yılının ağustos ayında dernek adını tekrar değiştirerek şimdiki adı olan “Uluslararası Destinasyon Pazarlama Birliği” adını almıştır.

AIPC (Uluslararası Kongre Merkezleri Birliği) dünya genelindeki profesyonel kongre ve sergi merkezleri yöneticileri için kurulmuş bir sektör birliğidir. AIPC, araştırma, eğitim ve iletişim ağı programları aracılığıyla yüksek standartlara ulaşmak amacıyla gerekli araçları sağlarken aynı zamanda kongre merkezi yönetiminin mükemmelliği için gerekli tanıtım ve teşvikleri sunmaktadır (Delice, 2012).