PROJE YÖNETİMİ Dersi PROJENİN BAŞLATILMASI soru detayı:
SORU:
Proje başlatma toplantısı hangi amaçlara hizmet eder?
CEVAP: Proje sponsoru, proje yöneticisi, proje ekibi, müşteri ve diğer temel paydaşların katılımıyla gerçekleştirilen proje başlatma (açılış) toplantısı, projenin resmen başladığını ilan etmek için gerçekleştirilir.
Toplantı öncesinde hazırlığı tamamlanmış olan proje başlatma belgesi, toplantıya katılan tüm taraflarla paylaşılır. Bu yapıldığında projenin tüm tarafları projenin kapsamı, amaçları, genel olarak faaliyet planı, proje süresince kullanılacak teknik ve yöntemlerin neler olduğu gibi konularda açık ve net bilgiye sahip olacaktır.
Başlatma toplantısı proje ekibinin nasıl bir atmosferde çalışacağına ilişkin fikir sahibi olmasını da sağlar. Bu toplantı, ekipte yer alan kişilerde oluşabilecek; “Ekipteki diğer üye- ler kimlerdir? Onlarla uyum sağlayabilecek miyim? Bu insanlarla çalışabilecek miyim?” biçimindeki bazı endişeleri gidermeye imkân verir. Bu toplantıda proje yöneticisi ekip üyelerinin davranışlarını ilk kez görecek ve değerlendirecektir. Bu değerlendirme, özellik- le değişik kültürlerden gelen, farklı davranış ve kişilik özelliklerine ve yüksek derecede zıt düşme (çatışma) potansiyeline sahip bireylerden oluşan ekiplerde önemlidir. Proje yöneticisi, bu toplantıyı proje ekibinde motivasyon sağlayıp takım ruhu oluşturacak bir fırsata dönüştürebilir.
Toplantı, ekip üyelerinin birbirlerini tanımasına fırsat vermenin yanında, projenin diğer paydaşlarını tanımaları için de bir ortam oluşturur. Ekip üyeleri, proje yöneticisinin çalışma tarzı ve ekipten beklentileri ile diğer paydaşların projeye bakış açısı hakkında fikir sahibi olur.
Başlatma toplantısının gündemi belirlenmeli ve katılacaklara önceden bildirilmelidir. Gündem, ekip üyelerinin tanışması, proje amaç ve kapsamı konusunda bilgilendirilmesi, kendilerinden beklenenlerin ifade edilmesi, çalışma kurallarının ve iletişim kanallarının açıklanması, proje başlangıç planlarının incelenmesi, bireysel ve grup taahhütlerinin alın- ması ve varsa ekip üyelerinin sorularının cevaplanması konularını içermelidir.
Müşterilerin ve diğer paydaşların başlangıçta projeye dâhil edilmesi, genellikle ortak sahiplenme duygusu oluşturur ve memnuniyet olasılığını arttırır.
Proje sponsoru, proje yöneticisi, proje ekibi, müşteri ve diğer temel paydaşların katılımıyla gerçekleştirilen proje başlatma (açılış) toplantısı, projenin resmen başladığını ilan etmek için gerçekleştirilir.
Toplantı öncesinde hazırlığı tamamlanmış olan proje başlatma belgesi, toplantıya katılan tüm taraflarla paylaşılır. Bu yapıldığında projenin tüm tarafları projenin kapsamı, amaçları, genel olarak faaliyet planı, proje süresince kullanılacak teknik ve yöntemlerin neler olduğu gibi konularda açık ve net bilgiye sahip olacaktır.
Başlatma toplantısı proje ekibinin nasıl bir atmosferde çalışacağına ilişkin fikir sahibi olmasını da sağlar. Bu toplantı, ekipte yer alan kişilerde oluşabilecek; “Ekipteki diğer üye- ler kimlerdir? Onlarla uyum sağlayabilecek miyim? Bu insanlarla çalışabilecek miyim?” biçimindeki bazı endişeleri gidermeye imkân verir. Bu toplantıda proje yöneticisi ekip üyelerinin davranışlarını ilk kez görecek ve değerlendirecektir. Bu değerlendirme, özellik- le değişik kültürlerden gelen, farklı davranış ve kişilik özelliklerine ve yüksek derecede zıt düşme (çatışma) potansiyeline sahip bireylerden oluşan ekiplerde önemlidir. Proje yöneticisi, bu toplantıyı proje ekibinde motivasyon sağlayıp takım ruhu oluşturacak bir fırsata dönüştürebilir.
Toplantı, ekip üyelerinin birbirlerini tanımasına fırsat vermenin yanında, projenin diğer paydaşlarını tanımaları için de bir ortam oluşturur. Ekip üyeleri, proje yöneticisinin çalışma tarzı ve ekipten beklentileri ile diğer paydaşların projeye bakış açısı hakkında fikir sahibi olur.
Başlatma toplantısının gündemi belirlenmeli ve katılacaklara önceden bildirilmelidir. Gündem, ekip üyelerinin tanışması, proje amaç ve kapsamı konusunda bilgilendirilmesi, kendilerinden beklenenlerin ifade edilmesi, çalışma kurallarının ve iletişim kanallarının açıklanması, proje başlangıç planlarının incelenmesi, bireysel ve grup taahhütlerinin alın- ması ve varsa ekip üyelerinin sorularının cevaplanması konularını içermelidir.
Müşterilerin ve diğer paydaşların başlangıçta projeye dâhil edilmesi, genellikle ortak sahiplenme duygusu oluşturur ve memnuniyet olasılığını arttırır.