CEVAP:

1. Mektup yazılacak kâğıt şekil yönünden düzenli ve temiz olmalıdır.
2. Bu tür mektuplar, mümkünse daktilo ya da bilgisayarla yazılmalıdır. Mümkün değilse, özel mektuplarda olduğu gibi siyah mürekkep ya da tükenmez kalemle yazılmalıdır.
3. Resmî mektuplarda yazının çıktığı kurumun adı, kâğıdın üstüne ortalanarak büyük harflerle yazılmalıdır.
4. Kâğıdın sağ üst köşesine tarih yazılmalıdır.
5. Mektubun gideceği makamın adı ve yeri ise kağıdın orta üst yerine ortalanarak yazılmalıdır.
6. Yazı metnine başlamadan hangi tarih ve sayılı yazının cevabı olduğu yazılmalıdır.
7. Mektubun giriş paragrafında sorun ya da konu kısaca belirtilmelidir. Gelişme paragraflarında ise konu ve sorun açılmalıdır. Sonuçta ise, arz/rica ifadelerine yer verilmelidir.