CEVAP:

Yöneticiye zaman kazandırmak için randevularda görüşülecek kişinin adını, görüşme zamanını ne hakkında görüşüleceğini gösteren küçük notlardan oluşan hatırlatma sistemini kullanabilirsiniz. Çok sayıda çalışan sık sık yöneticiyi görmeye çalışıyorsa, yöneticinize personel toplantılarını daha sık düzenlemesini önerebilirsiniz. Ayrıca yöneticiler her an, en yoğun çalışma tempolarında aniden gelen ve haberli dahi gelmiş olsa bile, “gitmek bilmeyen” ziyaretçilerle karşılaşabilirler. Bu konuda sekreter telefonla toplantı, randevu hatırlatmaları (gerçek olmasa bile) öne sürerek özel görüşmelerin kısa kesilmesini sağlayabilir. Sekreter, yöneticinin bürosuna girerek ne içileceğini hemen sorabilir ve ziyaretin bir an önce tamamlanmasına katkıda bulunabilir. Telefonun yarattığı zaman kayıplarının önlenmesinde sekreterlere büyük görevler düşmektedir. Sekreter gelen telefonlardan önemli olanlarını yöneticisine bağlamalı, diğerlerini uygun bir dille geri çevirmelidir. Bazı telefonları ise kendisi cevaplamalı veya başka bir kişi ya da birimle ilgili olanları aktarmalıdır.