Başarılı bir sekreterin sahip olması gereken temel özellikler "kişilik özellikleri" ve "mesleki özellikler" olmak üzere iki gruba ayrılır.

Kişilik, bireylerin kendilerine özgü özelliklerini ve bu özellikler arasındaki ilişkileri; kişinin diğer insanlara ve durumlara uyum gösterme tutumunu kapsayan bir kavram olarak düşünülmelidir. Kişilik; bir insanın bütün ilgilerinin, niteliklerinin, yeteneklerinin, konuşma tarzının, dış görünümünün ve çevresine uyum tarzının özelliklerini özetleyen bir kavramdır.

Yapılan araştırmalarda sekreter sorumluluk sahibi olmalı, güler yüzlü ve nazik olmalı, mesleğini sevmeli, düzenli, tertipli, pratik olmalı, sır saklayabilmeli, temiz olmalı, dürüst olmalı, kendini yenileyebilmeli, saygılı olmalı, dedikodu yapmamalı, sağlıklı ve iyi görünümlü olmalı, hoşgörülü olmalı, sabırlı olmalı, sadık olmalı, soğukkanlı olmalı, prezantabl olmalı, alçakgönüllü olmalı sonucu elde edilmiştir.

Mesleki bilgi ve becerilere sahip olmak sekreterin başarısı için gereklidir, ancak yeterli değildir. Yazışmalar konusunda bilgili olmanız, büro makinelerini kullanabilmeniz tek başına ya da birlikte sizin başarıya ulaşmanız için yeterli değildir. Yabancı dilden Türkçeye çok başarılı çeviriler yapan ama arkadaşları ile uyumsuz bir sekreter başarılı olamaz. Sekreterliğin iş hayatındaki önemi ve gerekliliği, sekreterin pek çok kişisel özelliğe sahip olmasını gerektirmektedir.

Sekreterin güler yüzlü olmasının, ilişkilerin olumlu olmasına büyük etkisi vardır. Gülümsemesini beceremeyen bir sekreter başarısızlığa da hazır olmalıdır. İş yerinin ilk karşılaşılan temsilcisinin sekreter olduğu düşünülürse, gelen ziyaretçilerin güler yüzle ya da asık suratla karşılanmalarının ya da telefon konuşmalarında gülümsemenin yaratacağı olumlu-olumsuz farkı kestirmek zor olmayacaktır.

Prezantabl kelimesinin Türk Dil Kurumu'nun sözlüğündeki anlamı "sunulabilir". Günlük dilde sözcük, eli, yüzü düzgün mümkünse güzel ve bakımlı çalışan olarak tanımlanabilir.

Sekreterler açısından prezantabl olmayı; örgütü temsil edebilme yeteneğine sahip olma, dış görünüşüne, kişisel temizlik ve bakımına önem verme, giyimine profesyonel ortam çerçevesinde özen gösterme olarak tanımlayabiliriz.

Sekreter giyimine özen göstermelidir çünkü sekreter çalıştığı örgütün vitrinidir.

Sağlıklı yaşam için bilinmesi gereken konular; hijyen ve temizlik (cilt, saç, yüz, göz, kulak, ağız ve diş temizliği, tuvalet sonrası temizliği, el, tırnak ve ayak temizliği, ortam temizliği, yiyecek ve içeceklerin temizliği) dir. Sağlıklı giyinme, beslenme, spor, düzenli yaşam ve uyku, büro ortamında ergonomi, kazalardan korunma, stres ve zaman yönetimi, sigara, alkol, madde kullanımı da en az hijyen ve temizlik kadar önemsenmelidir.

Güvensiz kişilerin, kendilerine ilişkin duyguları başkalarına ve onlardan alacakları onaya bağlıdır. Güvensiz kişiler başarılı değil başarısız olmayı bekler ve o korkuyla, risk almaktan kaçınırlar. Kendilerine düşük değer biçerler, kendilerine söylenen olumlu sözleri görmezden gelir ya da dikkate almazlar.

Kendine güven duygusunu geliştirmek isteyen sekreter öncelikle “Herkesin sevgisini ve onayını kazanmalıyım” görüşünü değiştirmelidir (Kişi değerini tamamen başkalarının onayına bırakıp, adeta başkalarına onayına bağımlı yaşamamalı, kişisel değer ve ölçütler geliştirmelidir.) İkincisi “Tüm alanlarda yetenekli, yeterli ve başarılı olmalıyım” görüşünü değiştirmelidir. Bu kişisel değerimizi başarıyla ölçmeye dayanır. Oysa başarı doyurucu olabilse de sizi daha değerli kılmaz. Değerli olma, her insanın doğuştan sahip olduğu bir özelliktir. Üçüncüsü “Bugünkü bütün duygu ve davranışlarımı geçmişim belirler.” görüşüdür. Güven duygusunun dış etkilerden zarar görebildiği doğrudur, ancak bu etkilerin neler olduğuna ilişkin bir bilinç ve bakış açısı kazanabilir ve yaşamınız üzerinde ne gibi etkilere izin vereceğinize siz karar verebilirsiniz.

Kendine güven duyan bir tutum içine girmek için sözcükleri ağzınızda gevelemeden konuşmalısınız. Sesiniz duyulabilir olmalı. Duruşunuza dikkat etmelisiniz. Başınız dik, omuzlarınız kalkık olmalı. Emin adımlarla önemli bir yere gidiyormuş gibi yürümelisiniz. Tabii ki bunlar tek başına yeterli değildir. İnsanın kendine duyduğu güven, bilgisiyle de doğru orantılıdır. Bu nedenle mesleğinizle ilgili ne kadar çok bilgiye sahipseniz kendine duyduğunuz güven o derece artar.

Sekreter “her bildiğini söyleme, fakat söylediğini bil” ilkesine göre konuşmalıdır. Bir sekreter, diğer özelliklerinin yanında bir sır saklayıcıdır. Her zaman çalıştığınız örgüte ve yöneticinize sadık olmalısınız. İşinizin gizli yönleri olduğunu unutmamalı ve örgüt içinden veya dışından yöneticiniz hariç hiç kimse ile işle ilgili konuları tartışmamalısınız.

İşe alındığınızda size verilmiş görevler ya da görev tanımınızda yer alan görevler ile ilgili sorumluluklarınız açık sorumluluklarınızdır.

Sekreterin dürüst olması çok büyük önem taşır. Sekreter, kişisel avantajları için kendi durumunu kötüye kullanmamalıdır. Şirketin ve yöneticisinin sahip olduğu kaynakları kendi çıkarına kullanmamalıdır. Bulunduğu mevkii suistimal etmemelidir. Çalışma saatlerine özen göstermelidir. Öğle tatilini uzatmamalıdır. İşyerine ulaştığında çalışmaya hazır olmalı, zamanını boşa harcamamalıdır. Zorunlu olmadıkça mazeret izni istememeli, rapor almamalıdır. Ayrıca sekreterler, örgüt içinde kendi durumlarını kötüye kullananlar varsa, onlarla işbirliği yapmamalı ya da bu durum karşısında sessiz kalmamalıdır.

Yöneticiye bağlılık, sekreterin görevlerini gerçekleştirirken üstlerinin saygınlık ve pozisyonlarını göz önünde bulundurmasıdır.

Sekreter; iş yerine ve çalışma düzenine, yönetmeliklere, iş akışına alıştıkça, yöneticinin iş anlayışını sorumluluk ve yetki kavramını öğrendikten sonra, belirli işler hakkında kendi kendine karar verecek duruma gelebilmektedir. Bir sekreter inisiyatifini kullanması gereken işlerde; o işle ilgili belirlenmiş olan amacı düşünür. Konuyla ilgili bilgi ve deneyimlerinden yararlanır. Doğabilecek sonuçları tahmin eder. Riskleri göze alacak cesarete sahiptir. Sekreter bilgisi, becerisi ve kişiliğiyle kendisini kanıtlamışsa, yöneticisinin güvenini hak etmiş olması gerekir. Bu durumda yönetici ona güvenmeli ve gerektiği zaman inisiyatifini kullanması için desteklemeli ve bazı sınırlar içinde de olsa davranış özgürlüğü tanımalıdır.

Sekreterler için yardımseverlik elbette güzel bir insancıllık örneğidir. Ancak burada şunu belirtmek gerekir ki, sekreter başkalarına yardım ederken yöneticisinin verdiği işleri veya kendi planladığı işleri aksatmamalı ve yeri geldiğinde “hayır” diyebilme becerisini göstermelidir.

Sekreter, karşısındakinin davranışlarında bir kasıt yoksa sürekli tekrarlayan bir durum değilse, iyi niyetle davranıldığına inanıyorsa, hoş görmelidir.

Empati, bir kişinin kendisini karşısındaki insanın yerine koyarak onun duygularını ve düşüncelerini doğru olarak algılaması olarak tanımlanabilir.

Yöneticinizle ilişkilerinizde unutmamanız gereken ilk konu, sekreteri olarak yöneticinizin astlarından biri olduğunuzdur. Yöneticinizle iletişim kurmadan önce, onunla aranızdaki karşılıklı ilişkinin taşıdığı anlamı saptamanız gerekir. Bunu yaparken, konuya kendi bakış açınızla değil, yöneticinizin bakış açısıyla bakmalısınız.

İkinci olarak, yöneticinizin de kendi yöneticisi ile iletişimi olduğunu hatırlamalı ve kendinize şu soruyu sormalısınız; “Acaba yöneticimle onun yöneticisi arasındaki durum nasıl?” Çünkü sizin yöneticinizle olan ilişkiniz, büyük ölçüde onun kendi yöneticisi ile olan ilişkisinin etkisi altındadır.

Sekreter kesinlikle kendi üstlerini veya personelini eleştirmemeli, çekiştirmemeli, onların dedikodusunu etmemeli, diğerlerinin de üstlerini ve çalışma arkadaşlarını çekiştirmesine izin vermemelidir.

Hangi mesleği yaparsanız yapın o meslekte başarılı olmanın ilk ve son şartı mesleği sevmektir. Mesleğini seven insan mesleğin gereklerini en iyi şekilde yerine getirebilir.

Başarılı bir sekreter olabilmek için öncelikle formel bir mesleki eğitim almış olmak gerekir.

Sekreterlik eğitimi yazışmalar, dosyalama, randevular, ziyaretçi kabulü, telefon konuşmaları gibi konularda bilgi ve becerilerin sağlandığı bir süreçtir.

Jargon, fikri, mesleki vb. ortaklık gösteren kişilerin kullandığı ortak ağız olarak tanımlanır. Genel olarak bu terim belli bir uğraş veya ilgiyi paylaşan kişilerin kullandığı dile karşılık gelir (Gençler, cerrahlar, Vikipedi yazarları, vb. Jargon belirli bir meslek veya uzmanlık dalının özelleşmiş sözcük hazinesi içeren dalıdır. Jargon söz varlığının önemli bir bölümünü oluşturur. Her uğraşın ve her örgütün, teknik terimlerden, sözcüklerin ilk harfleri yan yana getirilerek oluşturulmuş adlardan, unvanlardan ve özel anlamları olan sözcüklerden meydana gelmiş bir jargonu vardır.

Her uğraşın ve her örgütün, teknik terimlerden, sözcüklerin ilk harfleri yan yana getirilerek oluşturulmuş adlardan, unvanlardan ve özel anlamları olan sözcüklerden meydana gelmiş bir jargonu vardır. Bir iletişim ağı içindeki herkes bu sözcüklerin anlamını biliyorsa zamandan tasarruf etmek, açıklık sağlamak ve hatta grup üyeleri arasında bağlılığı güçlendirmek bakımından jargon kullanımı yararlıdır. Ama jargon bu grubun dışında kullanıldığında, bunların tam tersi olur. Üstelik söylenen şeyi anlamayan kişi, kendini dışlanmış hissederek rahatsız olabilir.

Yönetici yardımcısı olan sekreterin hızlı okuma yeteneğine sahip olması yöneticiye zaman yaratacak ve onun etkinliğini artıracaktır. İş yaşamında okuma büyük bir zaman aldığından sekreter okurken öncelikle bir amaç doğrultusunda okumalı, önce konunun özetine bakmalı, seçici okuma alışkanlığı elde edebilmeli, yazıda öncelikle hangi kısımların okunacağı tespit edilmelidir. Hızlı okuma alışkanlığı geliştirilmelidir.

Bir kişiyi dinlerken yüzüne bakmak, not almak, aynı fikirde olunan konularda hafif baş sallamak gibi tavırlar gerekir. Sözlü iletişim her zaman konuşanla dinleyen arasında bilgi, beceri, tutum, davranış yönünden bir etkileşimi gerektirir.

Etkin dinleme sadece “dinlemek” olarak algılanmamalıdır. Bu aynı zamanda karşı tarafı anlama, onun değerlerini benimseme olarak ta düşünülmelidir.

İkna; inançları, tutumları, niyetleri veya davranışları değiştirmeye yönelik iletişim sürecidir.

Ses tonu, vurgular, kullanılan sözcükler gibi söz ötesi iletişim kanalı ikna sürecinde belirleyici rol oynamaktadır. Konuşmacının statüsü ve konuya hâkimiyeti de ikna sürecinde etkilidir. Sekreter karşısındakini ikna etmek, mesajı desteklemek için kanıtlar sunmalıdır. Bunlar benzerlikler, kısa açıklamalar, karşılaştırmalar, farkların vurgulanması, kavramların tanımlanması, örnekler, istatistikler ve atasözleri ve deyimler olabilir. Bir başka önemli konu da ikna sırasında alınan geribildirimlerin değerlendirilmesidir. Örneğin ziyaretçi yöneticiyi görmek istiyor, siz de o konunun bir başkası ile görüşülmesi gerektiğini ileri sürüyorsunuz. Bunun için dinleyicinin değişme sürecini izlenmeli ve doğru yönlendirmeler yapmak için gelen geribildirimler kullanılmalıdır. Doğal olarak; amaçlanan bir değişimse (başka biriyle görüştürmek gibi), buna hangi ölçüde yaklaşıldığı sorgulanmalıdır.

Yabancı dil bilen sekreter yabancılarla iş yapan işletmelerde çalışabilir, yabancı dilde raporlar ve özet formlar hazırlayabilir, yabancı ortakları karşılayabilir ve onlarla ilgili yükümlülükleri yerine gertirebilir.

Karar vermede en önemli etken karar verenin özellikleridir. Karar veren kişi bütün tarafsız yargıların yanında psikolojik ve biyolojik özelliklerinin etkisi altındadır. Karar, her zaman sadece rakamlara, somut göstergelere kesin ve tamamıyla yeterli bilgilere dayanarak verilmeyebilir. Hatta bazen, bölük pörçük bilgiler içeriği tam anlaşılamamış bir takım veriler, karar vermede tek dayanak ve gösterge olabilir. Bu gibi durumlarda sezgilerin kullanılabilmesi, sezgisel yeteneklerin gelişmiş olması, önemli rol oynayabilir.

Eğer karar vermekten kaçınıyorsanız bu muhtemelen yapmakta olduğunuz iş veya çözmeye çalıştığınız sorun hakkında yeterli bilgiye sahip olamamanızdan kaynaklanır. Kararsızlığın nedeni bazen de karar vermenin riskli oluşundan ve kişilerin başarısız olmayı göze alamamalarındandır.

Yaratıcı olmak için yenilikçi, bağımsız, maceracı, kararlı, heyecanlı, duygusal, kendine güvenli ve kendi kendine sorular soran bir kişilik yapısına sahip olunması şarttır. Yönetici asistanı bir iş yaparken daima bu işi daha iyi nasıl yapabilirim, sorusunu sormalıdır. Bilinen kalıplar dışına çıkarak esnek olmaya, meraklı ve yeniliklere ilgi duymaya çalışmalıdır. Örneğin, çalışma yöntemlerine yeni bir anlayış getirmek; belgeleme ve dosyalama sisteminde bir iyileştirme yapmak; büro içinde etkinliği artıracak bir dekor değişikliği sağlamak; sorunlara acilen akılcı çözümler bulmak; büroda alışılmışın dışında bir hava estirmek sekreterin yaratıcı yönü ile yakından ilgidir.

Problem Çözerken

• Ayrıntıya değil, bütüne odaklanın.
• Çözüme ilişkin değişik alternatifler geliştirip, her bir alternatifin olası sonuçlarını birbiri ile karşılaştırın.
• Mevcut alternatiflerden daha iyi bir alternatif olup olmadığını araştırın.
• Yeni yöntem ve donanımlardan yararlanın.
• Modellerden ve benzemelerden yararlanın.
• Zamanlı ve doğru sorular sorun. Bunun için çok bilinen 5N-1K kuralından yararlanın.
• Gerekiyorsa problemi parçalayın.
• En iyi çözüm için arkadaşlarınızla tartışın.
• Sezgi ve duygularınıza güvenin.
• Etik ilkelerini göz önünde bulundurun.

Meslek etiği, bütün mesleki etkinliklerin iyiye yönlendirilmesi konusunda düzenlemeler getiren, meslek üyelerinin kişisel arzularını sınırlayıp belli bir çizginin dışına çıkmalarını önleyen, mesleki idealleri geliştiren, ilkesiz üyeleri meslekten dışlayan bir ilkeler ve kurallar sistemidir.

Meslek etiği belirli bir meslek grubunun mesleğe ilişkin olarak oluşturup, koruduğu, meslek üyelerine emreden, onları belli bir şekilde davranmaya zorlayan; kişisel eğilimleri sınırlayan, yetersiz ve ilkesiz üyeleri meslekten dışlayan; meslek içi rekabeti düzenleyen ve hizmet ideallerini korumayı amaçlayan mesleki ilkeler bütünüdür.

Yöneticiye zaman kazandırmak için randevularda görüşülecek kişinin adını, görüşme zamanını ne hakkında görüşüleceğini gösteren küçük notlardan oluşan hatırlatma sistemini kullanabilirsiniz. Çok sayıda çalışan sık sık yöneticiyi görmeye çalışıyorsa, yöneticinize personel toplantılarını daha sık düzenlemesini önerebilirsiniz. Ayrıca yöneticiler her an, en yoğun çalışma tempolarında aniden gelen ve haberli dahi gelmiş olsa bile, “gitmek bilmeyen” ziyaretçilerle karşılaşabilirler. Bu konuda sekreter telefonla toplantı, randevu hatırlatmaları (gerçek olmasa bile) öne sürerek özel görüşmelerin kısa kesilmesini sağlayabilir. Sekreter, yöneticinin bürosuna girerek ne içileceğini hemen sorabilir ve ziyaretin bir an önce tamamlanmasına katkıda bulunabilir. Telefonun yarattığı zaman kayıplarının önlenmesinde sekreterlere büyük görevler düşmektedir. Sekreter gelen telefonlardan önemli olanlarını yöneticisine bağlamalı, diğerlerini uygun bir dille geri çevirmelidir. Bazı telefonları ise kendisi cevaplamalı veya başka bir kişi ya da birimle ilgili olanları aktarmalıdır.

Sekreterlikte yenilenme olmadığı zaman, duraklama ve giderek mesleki açıdan gerileme başlar. Hatta bu gerileme öyle bir hal alır ki, sekreter büro teknolojileri alanında yenilik ve ilerlemelere karşı cephe alır. Sürekli olarak çalışan ve kendisini yenileyen meslektaşlarını eleştirir.

Hiç kimse bir büroda tek başına çalışmaz. Sekreterinde kendisine ait bir bürosu olmasına karşın, sık sık diğer insanlarla ilişkide bulunur. Sekreterin örgüt içinde yöneticiler ve diğer çalışanlarla iletişimleri, ziyaretçilerle iletişimi ve telefon konuşmaları insan ilişkileri kapsamındadır. Sekreter etrafındakilerle her zaman iyi diyalog kurmalı, dertleriyle, sorunlarıyla, başarılarıyla ilgilenmelidir.

Sekreter, çalıştığı kurumdaki yöneten ve yönetilen kişileri bilmeli, yönetici ile görüşen veya iletişim kuran kurumları, kuruluşları ve kişileri tanıyarak, protokol kurallarını uygulamalıdır. Sekreter görgü kuralları kitapları okumalı; sinema, tiyatro, konferans, seminer gibi sosyal etkinliklere katılmalı ve bu ortamlarda insanları gözlemlemeli; uyarıcı, kültürlü ve iyi arkadaşlar edinmeli; yanlış hareketlerden doğrular çıkarmaya çalışmalı ve bilmediklerini de sorarak öğrenmelidir.

Sekreterin çalışma ortamında üstlendiği rolleri aşağıdaki gibi üç grupta inceleyebiliriz: Yöneticisine karşı; “itaat eden, yöneltilen, perde arkasında ise yöneten.”, meslektaşlarına karşı; “paylaşan ve yardımlaşan”, astlarına karşı; “yöneten.”

Lider bulunduğu çevreye yarar sağlayan, süregelen gelenekte köklü değişiklikler yapan, çevreyi yönetmek için, sorumluluğu; sezgi, zeka ve bilgiye dayalı karar ve uygulamalarla taşıyan kişiye denir.Lider; elindeki gücü kullanabilme kapasitesine bağlı olarak, çevresini etkileyen kişidir.