CEVAP:

• Bir toplantı organize etmenin ilk aşamasını tarih belirlemek oluşturur. Toplantı, tüm davetlilerin katılabileceği ve medya organlarının haber yapma olasılığının yüksek olduğu gün ve saatlerde gerçekleştirilmelidir.
• Toplantının ne kadarlık bir bütçeyle gerçekleştirileceği önceden belirlenmelidir. Bunun için katılımcı sayısı, katılımcı sayısına uygun büyüklükte mekân alternatifleri, konaklama gerekip gerekmeyeceği, ne tür ikramların yapılacağı, ulaştırma sağlanıp sağlanmayacağı gibi birçok sorunun önceden cevaplanması gerekir. Bütçe belirlerken opsiyonlu davranmakta fayda vardır. 
• Toplantı yerinin belirlenmesi oldukça stratejik bir karardır. Konuklar toplantı mekânına girdiklerinde etkilenmeli ve kurumun imajı hakkında bir fikir edinebilmelidirler. 
• Toplantı başlamadan önce katılımcıların kayıtlarının alınması, organizasyona kimlerin geldiğinin belirlenmesi ve bu kişilerin güncel iletişim bilgilerinin edinilmesi açısından önemlidir. Toplantı sonrası değerlendirme aşamasında da bu veriler önem taşıyacaktır. Kayıt masalarının karışıklığa yol açmayacak şekilde düzenlenmesi, karşılama elemanlarının organize edilmesi, toplantıyla ilgili doküman ve hediyelerin nasıl sunulacağının önceden kararlaştırılması gerekir. Toplantının amacına bağlı olarak sunum dokümanları; dosya, CD veya farklı teknolojik formatlarda katılımcılara verilebilir. Kuruluşla ilgili çeşitli bilgiler de bu bilgilendirme setleri içinde yer alabilir. 
• Bir toplantı organize edilirken, konukların nelere ihtiyaç duyacakları öngörülerek hazırlık yapılmalıdır.
• Bazı toplantılar aynı gün başlayıp bitmeyebilir. Seminer, sempozyum gibi toplantı çeşitleri günlere yayılabilir. Bu durumda katılımcıların konaklamalarının, havaalanı/tren garı/ otobüs terminali gibi yerlerden karşılanmalarının sağlanması önemlidir. Konukların akşamları katılacakları ve keyif alacakları sosyal aktivitelerin planlanması da gerekecektir.
• Halkla ilişkilerin temel amaçlarından biri; medyada kuruluşla ilgili olumlu haberlerin herhangi bir ücret ödenmeden yayınlanmasının sağlanmasıdır.
• Katılımcıların toplantıdan ne derece memnun kaldığı, medyada toplantıyla ilgili ne türde haberlerin yer aldığı analiz edilmelidir.