Halkla ilişkiler; kuruluşların kendilerini hedef kitlelerine, paydaşlarına ve toplumun geneline anlatma/bilgi verme çabalarının stratejik olarak yönetilmesidir. Halkla ilişkiler ortam ve araçlarının anlaşılması, doğru ve etkin kullanımları bu yönetim anlayışının önemli bir parçasıdır. Planlanan halkla ilişkiler faaliyetleri, ancak uygun ortam ve araçların doğru kullanımıyla başarıya ulaşabilir.

Kitle iletişim araçlarının halkla ilişkiler alanında kullanılmasının nedenleri, erişim alanlarının geniş olması, aynı anda ve kısa sürede çok sayıda insana ulaşması ve yapım ve yayın maliyetinin ucuz olması olarak sıralanabilir. Kitle iletişim araçları, yani medya; halkla ilişkiler uzmanlarının doğrudan kontrol edemediği bir yapı sergiler. Medya, halkla ilişkiler temalı mesajların geniş kitlelere ulaşmasını sağlayan pek çok aracı barındırır. Televizyon kanalları, gazeteler ve radyo istasyonları milyonlarca kişiye aynı anda ulaşmanın yolunu açsa da, bir halkla ilişkiler uzmanı öncelikle medya ile nasıl ilişki kuracağını bilmek zorundadır. Kuruluşla ilgili medyanın ilgisini çekecek haberler üretmek, üretilen haberlerin doğru yer ve zamanda, hedef kitlenin dikkatini çekecek şekilde yayınlanmasını sağlamak için, uygun teknikleri ve yaklaşımları kullanmak gerekir.

Çalışanların kuruluşa yönelik aidiyetlerini kuvvetlendirmek için çeşitli halkla ilişkiler ortam ve araçlarından yararlanılır. Tedarikçiler ve kuruluşun farklı boyutlarda iş ilişkisi olan kesimler de iç halkla ilişkilerin hedef kitleleri arasında sayılabilir. Bahsedilen kesimlerin kurumla ilgili gelişmelerden haberdar edilmeleri, memnuniyetsizliklerinin belirlenmesi, çeşitli ortamlarda yöneticilerle bir araya gelerek; iş yaşamı dışında sosyal ilişkilerin güçlendirilmesi, iç halkla ilişkilerin amaçları içinde yer alır. İç halkla ilişkilerde kullanılan ortam ve araçları; toplantılar, çalışanlar ve ailelerine yönelik etkinlikler, kuruluş yayınları, kurum gazeteleri ve dergisi, kitap, mektup, broşür, duyuru panosu ve afiş olarak sıralanır

Toplantı gündeminin net olması ve önceden duyurulması önemlidir. Katılımcıların farklı konu başlıklarında kurumdan beklentileri olabilir. Toplantıda bu konulara değinileceğini düşünen bir kitlenin yanlış beklentileri, motivasyon kaybına ve hayal kırıklığına sebep olacaktır. Diğer yandan yöneticilerin zamanları kısıtlıdır. Toplantı konusuyla ilgisiz soruların gelmesi zaman israfına ve toplantının verimsiz geçmesine sebep olacaktır. Halkla ilişkiler uzmanı her iki taraf için de verimli bir iletişim ortamı yaratmaktan sorumludur.

Çeşitli geziler, piknik veya kuruma ait bir ortamda çalışan ve aileleriyle bir araya gelen kurum yetkilileri, sıcak bir aile ortamı yaratmayı amaçlarlar. Halkla ilişkiler uzmanı bu tarz etkinlikleri planlarken, tüm çalışanların ve ailelerinin katılmaktan keyif alacağı bir ortam yaratmaktan sorumludur. Bu tarz etkinlikler, kurum çalışanları ve yöneticiler arasındaki bağları kuvvetlendirdiği gibi, çalışanların aileleri arasında da sosyal bir ortam doğmasına sebep olacaktır. Kurulan sosyal bağlar, kurum aidiyetini daha da pekiştirecektir. Kurumda uzun süredir çalışanlara plaket verilmesi, emekliliği hak edenler için veda partileri ve belirli bir başarıya ulaşmada katkı sağlayanların  ödüllendirildiği törenler gibi daha birçok sebeple etkinlikler düzenlenebilir. Tüm bunlar iç halkla ilişkilerin yaratmaya çalıştığı karşılıklı anlayışa hizmet eden ortam ve araçlardır. 

Kuruluş yayınlarını; Kurum gazetesi ve dergisi, kitap, mektup, broşür, duyuru panosu ve afiş olarak sıralayabiliriz. Kuruluş yayınlarının içeriği kuruluşun özelliğine göre değişmekle beraber, genellikle, kuruluşun fiziki koşullarına, sahip olduğu teknolojiye, çalışanların çalışma yaşam ve koşullarına, kuruluşun sunduğu ürün ve hizmetlere, iş ve sosyal güvenliğe, sosyal etkinliklere ilişkin bilgilere yer verilir. Bu yayınlar, tam, güncel ve doğru bilgi vermeli, hizmetleri ön plana çıkarmalı, kamu yararına ilişkin faaliyetleri sunmalıdır.

Halkla ilişkiler çalışma alanı da internetin bu hızlı gelişimine ayak uydurmak, internet temelli araçları
en etkin şekilde kullanmak zorundadır. İç halkla ilişkiler söz konusu olduğunda; intranet, extranet ve
sosyal medya uygulamalarından söz etmek olasıdır.

İnternet ortamında halkla ilişkiler; kurumsal kimliği oluşturmada, sürekliliği sağlamada, ürün ve hizmetleri tanıtmada, iş geliştirmede, sanal ortamda daha fazla ürün satmada, küresel medyada yer alarak, habercilere video, ses, metin ve fotoğraf içeren haberi anında gönderebilmede, döküman arşivleme ve güncellemede, sıkça sorulan sorular bölümü oluşturmada, iş takibi yapma ve müşteri portföyü oluşturmada, hedef kitlenin desteğini kazanmada ve etkileşimli iletişim kurmada ve zengin bir veri bankası oluşturmada oldukça etkilidir.

Intranet; kuruluşa özel, sadece çalışanların yararlanabildiği bir internet ağı gibi düşünülebilir. Bu ağ üzerinden çalışanlar çeşitli bilgilere ulaşabilir, haberleşebilir, iş süreçlerini takip edebilirler. Intranet çalışanlara önemli ve acil bilgilerin ulaştırılmasında büyük önem taşır. Özellikle büyük kuruluşlarda, tüm  çalışanlara hızlı şekilde mesaj iletmek zaman almaktadır. Bazen de kurum içinde sadece belli bir kitleye iletilirken, diğer kesimlerin haberdar olmaması gereken konular olabilir. Intranet halkla ilişkiler mesajlarının iletilmesinde etkin ve hızlı bir araçtır. Ayrıca kurum içi iletişimin sağlanmasında güvenilir bir ortam oluşturur, yönetimin kurumsal söylentilere karşı hızlı tepki vermesini sağlar.

Extranet, intranet teknik altyapısı ve mantığı üzerine yapılandırılmıştır. Kuruluş tedarikçileri, bayileri, yatırımcıları, farklı şehirler ve ülkelerdeki iş ortaklarıyla da güvenli bir ağ kullanarak iletişim kurmak isteyebilir. Extranet, çeşitli önlemler ve parolalar sayesinde, kuruluşun iletişim ağına dışarıdan güvenli erişim sağlar. Bu sayede halkla ilişkiler mesajları, kurumdan ne kadar uzak olurlarsa olsunlar, tüm paydaşlara ulaştırılabilir.

Facebook ve Twitter günümüzün en popüler sosyal paylaşım ağlarının başında gelmektedir. Kuruluşlar Facebook profilleri ve sayfalarıyla olduğu kadar, Twitter hesapları aracılığıyla da iç halkla ilişkiler faaliyetleri yürütmektedirler. Bir kurum, Facebook’da oluşturacağı ve sadece çalışanlarının abone olabileceği profili veya Twitter hesabı aracılığıyla birçok mesaj iletebilmektedir. Sosyal paylaşım ağları sıcak ve samimi ortamlardır. Bu yüzden halkla ilişkiler uzmanının kullanacağı dil de ortamın atmosferine uygun bir şekilde yapılandırılmalıdır. Sanal dünyada iş ortamının resmiyetinden uzak bir şekilde ulaştırılan mesajların etkisi de daha farklı olmaktadır.

Kuruluşlar hedef kitlelerine ve paydaşlarına ulaşarak, karşılıklı anlayış sağlamayı amaçlarlar. Halkla ilişkiler bu yönetim sürecinin önemli bir ayağını oluşturur. Kurumun dış çevresini hedefleyen halkla
ilişkiler faaliyetlerinin gerçekleştirilebileceği pek çok ortam ve araç söz konusudur. Çeşitli organizasyonlar ve kitle iletişim araçlarının kullanımını buna örnek olarak verebiliriz. Dışarıdan bakıldığında kolayca organize edildiği sanılabilen her halkla ilişkiler faaliyetinin ardında, uzun bir hazırlık süreci yatmaktadır. Üstelik her faaliyet kendine ait dinamikler barındırır ve belli tekniklerin kullanımını zorunlu kılar.

Dış halkla ilişkilerde kullanılan ortam ve araçları; organizasyon faaliyetleri, kitle iletişim araçları ve medya ile ilişkiler olarak sıralanabilir.

Halkla ilişkiler uzmanı sadece şık davetlerin planlanmasından değil, stratejik mesajların en etkili şekilde iletilmesinden sorumludur. Kuruluşlar, halkla ilişkiler çalışmaları altında pek çok organizasyona imza atarlar. Her organizasyon faaliyetinin belli bir amacı ve hedef kitleye iletmek istediği farklı mesajları vardır. Halkla ilişkiler uzmanları da bu mesajların en doğru iletileceği ortamı yaratmaktan sorumludurlar. Diğer yandan organizasyon faaliyetleri hedef kitle ve paydaşlarla yüz yüze iletişim imkânı sunması açısından da kritik öneme sahiptir. Katılımcıların mutlu olduğu bir organizasyon esnasında ulaştırılacak mesajlar da daha etkili olmaktadır. 

Halkla ilişkilerde yer alan organizasyon faaliyetleri toplantılar, sergiler, fuar, festivaller, yarışmalar ve törenler olarak sıralanabilir.

• Bir toplantı organize etmenin ilk aşamasını tarih belirlemek oluşturur. Toplantı, tüm davetlilerin katılabileceği ve medya organlarının haber yapma olasılığının yüksek olduğu gün ve saatlerde gerçekleştirilmelidir.
• Toplantının ne kadarlık bir bütçeyle gerçekleştirileceği önceden belirlenmelidir. Bunun için katılımcı sayısı, katılımcı sayısına uygun büyüklükte mekân alternatifleri, konaklama gerekip gerekmeyeceği, ne tür ikramların yapılacağı, ulaştırma sağlanıp sağlanmayacağı gibi birçok sorunun önceden cevaplanması gerekir. Bütçe belirlerken opsiyonlu davranmakta fayda vardır. 
• Toplantı yerinin belirlenmesi oldukça stratejik bir karardır. Konuklar toplantı mekânına girdiklerinde etkilenmeli ve kurumun imajı hakkında bir fikir edinebilmelidirler. 
• Toplantı başlamadan önce katılımcıların kayıtlarının alınması, organizasyona kimlerin geldiğinin belirlenmesi ve bu kişilerin güncel iletişim bilgilerinin edinilmesi açısından önemlidir. Toplantı sonrası değerlendirme aşamasında da bu veriler önem taşıyacaktır. Kayıt masalarının karışıklığa yol açmayacak şekilde düzenlenmesi, karşılama elemanlarının organize edilmesi, toplantıyla ilgili doküman ve hediyelerin nasıl sunulacağının önceden kararlaştırılması gerekir. Toplantının amacına bağlı olarak sunum dokümanları; dosya, CD veya farklı teknolojik formatlarda katılımcılara verilebilir. Kuruluşla ilgili çeşitli bilgiler de bu bilgilendirme setleri içinde yer alabilir. 
• Bir toplantı organize edilirken, konukların nelere ihtiyaç duyacakları öngörülerek hazırlık yapılmalıdır.
• Bazı toplantılar aynı gün başlayıp bitmeyebilir. Seminer, sempozyum gibi toplantı çeşitleri günlere yayılabilir. Bu durumda katılımcıların konaklamalarının, havaalanı/tren garı/ otobüs terminali gibi yerlerden karşılanmalarının sağlanması önemlidir. Konukların akşamları katılacakları ve keyif alacakları sosyal aktivitelerin planlanması da gerekecektir.
• Halkla ilişkilerin temel amaçlarından biri; medyada kuruluşla ilgili olumlu haberlerin herhangi bir ücret ödenmeden yayınlanmasının sağlanmasıdır.
• Katılımcıların toplantıdan ne derece memnun kaldığı, medyada toplantıyla ilgili ne türde haberlerin yer aldığı analiz edilmelidir.

Defile haberi hem gazetelerde hem de dergilerde yayınlanabilir. Diğer yandan dergilerin basım kalitesi gazetelere oranla daha iyidir. Defilede sergilenen ürünlerin fotoğrafları dergilerde daha iyi görünecektir. Ayrıca dergiler daha uzun süre muhafaza edilir ve yeni koleksiyonun tanıtılmasında daha etkin olabilir.

Fuar; belli bir konu veya sektörle ilgili olarak düzenlenen ve pek çok firmanın katılarak, marka ve ürün/hizmetlerini tanıttıkları geniş kapsamlı organizasyonlardır. Fuarlar, kuruluşu hedef kitlesiyle yüz yüze getirmesi açısından önemli bir halkla ilişkiler ortamıdır. Diğer yandan, fuarlarda ulusal ve uluslararası yeni iş anlaşmaları imzalamak için fırsatlar söz konusudur. Halkla ilişkiler uzmanı fuarı ziyaret edecek hedef kitleleri önceden analiz etmeli, gerekli hazırlıklarını buna göre yapmalıdır. Medyanın fuarlara olan ilgisi genelde yüksektir. Burada kritik olan nokta, pek çok kuruluşun yer aldığı bir ortamda medyanın ilgisini çekecek bir standa sahip olmaktır. Standın tasarımı, gerçekleştirilecek etkinlik veya şovlar medyanın kuruluşa olan ilgisini artıracaktır. Halkla ilişkiler uzmanı fuar davetiyelerini medyaya ulaştırırken de bu açıdan yaratıcı ve bilgilendirici olmalıdır. Tüm bu çabaların amacı; medyada haber olma şansını artırmak içindir.

Kuruluşlar, hedef kitlelerinin ilgisini çekecek ve kurum imajını kuvvetlendirecek çeşitli yarışmaları, bir halkla ilişkiler organizasyonu olarak kullanabilirler. Sanat, spor, bilim ve farklı alanlarda düzenlenebilecek olan yarışmalar geniş halk kitlelerine yönelik olabileceği gibi, kuruluşun stratejik iletişim planı çerçevesinde ulaşmaya çalıştığı daha dar bir kesime de hitap edebilir. Kitlesel bir halkla ilişkiler aracı olan yarışmaların sonucunda bir ödül olması, kazananların bir törenle ödüllendirilmesi gibi ek etkinlikler medyanın ilgisini çekecek ve organizasyonun haber olma şansını artıracaktır.

Kuruluşlar pek çok tören düzenleyebilir ama bir dış halkla ilişkiler faaliyeti amacı güdülüyorsa, bu törenlerin medyanın ilgisini çekecek konularda hayata geçirilmesinde fayda olacaktır. Açılış ve yıldönümü törenleri bu kapsamda değerlendirilebilir. Kuruluşun yeni gireceği bir sektör, ürün/hizmetlerinin ilk kez piyasaya sürülmesi veya yeni açılan bir mağaza ya da fabrika; açılış törenlerine örnek olarak verilebilir. Piyasada belli bir süredir faaliyet gösteren kuruluşun yıldönümü kutlamaları da bu çerçevede değerlendirilir. Törenlerde organizasyonun zenginleşmesi için, kitap ve broşür hazırlamak, konferans düzenlemek, kokteyl ve yemek vermek yerinde olur. Toplantı başlığında incelediğimiz tüm süreçler bir tören organize edilirken de geçerlidir.

Halkla ilişkiler uzmanının medyaya ulaştırdığı her haberin yayınlanması garanti değildir. Medya kuruluşuyla olan ilişkinin zayıflığı, gündemin yoğunluğu, mesajın gerekli tekniklerden noksan şekilde yapılandırılması gibi nedenler, halkla ilişkiler mesajlarının yayınlanma şansını azaltır. Başarılı bir halkla ilişkiler uzmanı, kuruluşla ilgili mesajların yayınlanma şansını yüksek tutmak zorundadır. Medya kuruluşlarındaki önemli pozisyonlardaki insanlarla ilişkilerini kuvvetlendirmek, gündemi çok yakından takip ederek en doğru zamanlamayı yapmak, kitle iletişim araçlarının teknik diline hakim olmak, halkla ilişkiler uzmanının başarısının ardında yatan önemli faktörlerdir.