CEVAP:

Toplantılarda en kritik ve önemli karar alanları şu şekildedir:

• Gün ve saat belirlemek (doğa koşullarından özel günlere değin takvime ve gündeme hakim olmak)
• Toplantı bütçesi tayin etmek (katılımcı sayısı, mekan maliyetleri, konaklama, ulaşım ve ikram gibi unsurları planlamak)
• Mekan seçmek ve düzenlemek (etki yaratacak, fiziki koşulları uygun ve toplantının/ kurumun imajına uygun stratejik bir yer belirlemek, konuk düzeni/yerleşim planı yapmak ve gerekli durumlarda güncel protokol listesini kontrol etmek)
• Toplantıya özel koşulları organize etmek (karşılama, transfer, konaklama, kayıt/ katılım kontrolleri, katılımcıların iletişim bilgileri, medya yerleşimi, doküman/hediye dağıtımı, teknolojik altyapı/ekipman dizaynı, simültane (anında) çeviri, kroki ve yönlendirme tabelaları, sosyal aktivite planlamaları, toplantı akış planı gibi gerekleri karşılamak ve gözden geçirmek)
• Toplantı sonrası değerlendirme (not tutulması, raporlama, toplantı öncesi/sonrası amaç/hedef eşleşmesi ile verim değerlendirmesi yapmak, katılımcı memnuniyetini ölçmek, medya yansımalarını gözlemlemek ve analiz etmek).