CEVAP:

Yönetici asistanlığında protokol olarak telefonda iletişim -yöneticiyi personel, müşteri, iş sahibi, diğer
kişiler ile görüştürme- yöntemleri şunlardır:
• Yönetici asistanı, yöneticinin görüşmesini sağlamak için telefon ettiğinde, “İyi günler, X Genel
Müdürlüğü özel kalemi, ben Ayşe). Genel müdürüm, sayın genel müdürünüz ile görüşmek
istiyor” demelidir.
• Yönetici asistanı karşı tarafı cevaben aradığında ise “X Genel Müdürlüğünden cevaben arıyoruz.
Sayın Başkan, Genel Müdürümle görüşmek istemişlerdi” veya “Genel Müdürüm, Sayın
Başkanla cevaben görüşmek istiyor” demelidir.
• Yönetici asistanı; yönetici adına telefon ettiğinde fiilleri daima üçüncü şahıs çoğul olarak
kullanmalıdır. (Sayın Genel Müdürüm yazıyı acele getirmenizi rica ettiler.” “Sayın Genel
Müdürüm sizinle görüşmek istiyor.)”
• Yönetici asistanı, yöneticiye gelen bir telefonu açınca, “İyi günler, X Genel Müdürlüğü, ben
Ayşe. Nasıl yardımcı olabilirim?” veya “X Genel Müdürlük Özel Kalemi, buyurun efendim!” ya
da “X Genel Müdürü Sayın Ali Esin’in makamı, buyurun efendim” demeli ve karşı tarafın ilk
sözünü dinlemeli; telefonu açınca kesinlikle “alo” dememelidir.
• Yönetici asistanı, yönetici ile görüşmek için telefon eden kişiyi yöneticiye aktarmadan önce,
telefon eden kişinin adını, soyadını, unvanını, telefon numarasını not almalı; görüşme konusunu
öğrenmeli; arayan kişiyi ve görüşme konusunu yöneticiye ileterek, aktarabilir miyim demelidir.
• Telefon eden kişi kendisini tanıtmadığında, yönetici asistanı “İsim alabilir miyim, efendim” veya
“Kimin aradığını ileteyim efendim?” gibi nazik sorularla kişiyi tanımaya (adı, soyadını, unvanını
öğrenmeye) çalışmalı; telefon eden kişiyi tanımadan (adını, soyadını ve unvanını almadan)
telefonu yöneticiye aktarmamalıdır.
• Yönetici asistanı telefonda konuşurken samimi olmadığı kişilere kesinlikle sen dememeli; daima
siz veya hanımefendi/beyefendi diyerek ya da sayın müdürüm gibi unvanıyla hitap etmelidir.
• Yönetici asistanı sürekli olarak görüştüğü ast ve eşdüzey kişilere Ali Bey ya da Ayşe Hanım
şeklinde adlarıyla hitap edebilir.
• Telefon eden kişi herhangi bir nedenle bekletilecek ise, yönetici asistanı bunu uygun bir dil ile
süresini belirterek ve özür dileyerek kendisine iletmelidir. (Özür dilerim, bir-kaç dakika
bekletebilir miyim?)
• Örgütsel yaşamda telefon protokolü en önemli iletişim konularından biridir. Bu nedenle yönetici
asistanı devlet ve il protokol sıradüzenini -yani kurumların ve kişilerin öndegelme sıralamasınıbilmelidir. Kamusal ve kurumsal yaşamda ast, eşdüzey ve üst yöneticileri telefonla görüştürme
konusunda sorun yaşanmaması için başkentte devlet protokolü, il ve ilçelerde il protokol listeleri
öndegelme sırası açısından dikkate alınmalıdır.