Yönetici asistanlığı tüm örgütlerde
yönetimin temel birimi, yönetici asistanları da örgütte yöneticiden sonra gelen en önemli ikinci kişi
olmuştur. Çünkü yönetici asistanları özel ve kamu kurum ve kuruluşlarında yönetim ile iç içedir ve
yönetici ile birlikte; yöneticinin ve yönetimin başarısını sağlamak için çalışırlar.

Yönetici asistanları protokol
kurallarını bilip uymazlarsa, kurumsal düzeyde ast-üst ilişkileri bozulur ve bu durum yönetici asistanı
aleyhinde disiplin sorunu bile olur. Kurumlar arası düzeyde, resmi protokol kurallarının uygulanmaması durumunda ise, hem kurumlar arası ilişkiler bozulur, hem de kurumun prestiji sarsılır. Bu nedenle iş
yaşamında herkes gibi, hatta daha da fazla yönetici asistanlarının bu kuralları bilmesi gerekir.

İstenen standardı yakalayabilmek için:
1. Önce ana altyapı ve görgü kuralları bilinmelidir
2. Şirketlerin de aileler gibi kendi kuralları vardır. Bu nedenle şirket kurallarının bilinmesi şarttır.
3. Belli protokol kurallarının uygulanması zorunludur.

Yönetim bilimlerine göre protokol, bir anlamda resmi görgü kuralları demektir. İş yaşamında özellikle
üst düzey yöneticilerin iş yaşamları daha çok protokol kuralları içinde geçer. Resmi toplantılar,
seminerler ve konferanslar, kokteyller, ziyafetler ikramların yapıldığı ve protokol kurallarının uygulandığı
yerlerdir.

Başlarken altın kurallar;
1. Dengeli olun.
2. Dürüst olun.
3. Gerçekçi yaklaşın.
4. Görgülü olun.
5. Toplumda geçerli kurallara göre hareket edin.
6. Kendinizi ifade edebilin. Değer yargılarınızı, duygu ve düşüncelerinizi ifade edin.
7. Kendinizi her zaman en iyi göründüğünüz biçimde gösterin. Bu, her şeyden önce kendinize
saygınızın bir göstergesidir.
8. Kendinize, başkasının bakış açısıyla bakın ve değerlendirin. Kendinizi umursayın.
9. Konuşmadan önce düşünün.

Güne Başlarken
Sabahları işyerlerimize gittiğimizde herkesi selamlamalıyız. Aynı şekilde ayrılıyorken de ortamda
bulunan herkese selam verilmelidir. Yürüyen kişi duranı, hızlı yürüyerek bir tanıdığını geçen kişi arkada
kalanı, arabadakiler yaya olanları selamlamalıdır.

Örgütsel yaşamda başarılı olabilmek için yönetici asistanının,
yönetici ile iletişiminde bilmesi ve dikkat etmesi gereken davranışsal kurallar ve sorumlulukları vardır:
• Yönetici asistanı, birlikte çalıştığı yöneticinin özelliklerini, karakterini, alışkanlıklarını, çalışma
ve yönetim politikasını; amaç, ilke ve hedeflerini, özel ve resmi çevresini bilmeli ve tanımalıdır.
• Yönetici asistanı, yöneticiye resmi ve özel işlerinde yardımcı olmalı; iş/görev alanıyla ilgili
sorunlarını çözmeli, gerektiğinde yöneticisine önerilerde bulunmalı; zor anlarında ve yorgun
zamanlarında kendisine moral vermeli, hatalarını ve zayıf noktalarını kapatmalı, ekip ruhu
taşımalı ve yönetici ile işbirliği ve uyum içinde çalışmalıdır.
• Yönetici asistanı, yöneticinin her zaman, her yerde gözü-kulağı olmalı; örgüt içinde veya dışında
hiçbir zaman yöneticisini eleştirmemeli, dedikosunu yapmamalı ve yaptırtmamalı, yöneticinin
iyi, olumlu ve başarılı yönlerini dile getirmeli ve onu desteklemeli; yöneticiye bağlı ve sadık
olmalıdır.
• Yönetici asistanı, işyerinde yönetici ile samimiyetinde ince çizgiyi hiçbir zaman aşmamalı,
yöneticiye adıyla veya akrabalık sıfatı kullanarak değil unvanıyla hitap etmelidir.
• Yönetici asistanı yönetici ile arkadaş, dost ya da akraba olsa da iş ortamında daima mesafeli,
ciddi ve resmi olmalıdır. İş yaşamıyla özel ve sosyal yaşamını ayırmalıdır. Örneğin, yöneticinin
bürosuna girdiğinde, yönetici kendisine “oturun” demeden ya da izin istemeden oturmamalı,
oturduğunda bacak bacak üstüne atmamalı; sakız çiğnememeli, kahkahayla gülmemeli, laubali
olmamalı, argo konuşmamalıdır.
• Yönetici asistanı yöneticinin bürosunda otururken içeriye biri girdiğinde, yönetici ayağa
kalkmadıkça yönetici asistanı kalkmamalıdır. Yönetici ayağa kalktığında ise kendisi de hemen
kalkmalıdır. Yönetici asistanı yöneticinin odasında iken kurum içinden kendi üstlerinden biri
içeriye girdiğinde göz temasıyla ve başıyla onu selamlamalıdır.
• Yöneticinin yanında başkaları varken -makamda, toplantıda veya herhangi bir yerde- yönetici
asistanı özel, önemli ya da gizli bir konuyu yöneticiye iletmek durumunda kalırsa, yöneticinin
kulağına fısıldamamalı; küçük bir not kâğıdına yazıp kendisine vermeli ya da makam
hizmetlisiyle kapalı bir zarf içinde iletmelidir.

Yönetici asistanı örgütte yöneticinin resmi işleri kadar özel işlerini de yürüten, zaman zaman ailesi,
akrabaları ve arkadaşları ile görüşen; yöneticinin resmi ve özel yaşamına giren; onun sırlarını, çıkarlarını,
hesaplarını, alışkanlıklarını bilen kişidir.

Örgütlerde yönetici asistanlarının başarısı, görgü kurallarına uymasına, protokol konusunda bilgi ve
becerisine bağlıdır. Bu yüzden her yönetici asistanı kurumsal, ulusal ve uluslararası protokol mevzuatı ve
ilkelerini bilmek ve en iyi şekilde uygulamak zorundadır.

• Örgütte, evsahipliğini yöneticinin yaptığı törenleri ve etkinlikleri, resepsiyon, kokteyl ve resmi
yemek gibi davetleri; toplantı, seminer ve konferansları bizzat veya ilgili birimlerle ve kişilerle
işbirliği yaparak düzenler; bu tür organizasyonlarda yöneticisi adına evsahipliği görevini
üstlenir.
• Dış ülkelerle ya da diğer kurum ve kuruluşlarla yapılacak anlaşma ve sözleşmeler için imza
töreni düzenler.
• Resmi toplantı, kongre, konferans, tören ve törensel etkinlikler için kullanılacak salon ve
alanlara Türk Bayrağı ile kurumsal bayrak ve flamaları yerleştirir veya yerleştirilmesini sağlar.
• Ulusal ve resmi bayramlarda, Atatürk günlerinde, tarihi günlerde ve kurumun kuruluş
yıldönümlerinde örgütte iç ve dış mekânlara Atatürk afiş ve panolarının yerleştirilmesini sağlar,
Türk Bayrağı ile kurumsal özel bayrakların uygun yerlere yerleştirilmesini ve direğe çekilmesini
sağlar.
• Örgüt binası önünde, yöneticinin makam odasında ve yönetim kurulu odasında, konferans,
kongre, toplantı ve tören alanı veya salonlarında Türk Bayrağı ile kurumsal bayrakları; yabancı
devlet adamlarının, yabancı heyetlerin toplantı ve ziyaretlerinde Türk Bayrağı ile yabancı
bayrakları mevzuata uygun olarak çekilmesini ve/veya yerleştirilmesini sağlar.
• Örgütte, uluslararası düzeyde ve nitelikte düzenlenen toplantı, kongre, konferans ve törenler ile
dış ülkelerden gelen resmi kişi ve heyetlerin kabulü, bu kişi ve heyetlerle yapılan toplantı ve
görüşmeler; yöneticinin dış ülkelere yapacağı resmi görüşme ve ziyaretler, katılacağı konferans,
toplantı ve törenlerle ilgili olarak Dışişleri Bakanlığını yazılı olarak bilgilendirir, gerektiğinde bu
Bakanlık ile işbirliği yapar.
• Kurumda düzenlenen ulusal ve kurumsal her türlü toplantı ve törenlerde ve törensel
etkinliklerde, davet ve ziyafetlerde alan, salon, masa ve oturma düzenlerini planlar; bu tören ve
törensel etkinliklerde, davet ve ziyafetlerde davetlileri karşılar ve protokole uygun olarak
oturmalarını sağlar.
• İsimlikleri hazırlar ve protokole uygun olarak yerleştirir.
• Kurumsal tören ve etkinlikler, davet ve ziyafetler için davet kartı veya mektubunu hazırlar ve
davet edilen kişi ve kuruluşlara ulaşmasını sağlar.
• Yönetici ile görüşmek veya kendisini ziyaret etmek amacıyla yurt dışından davet edilen veya
kabul edilen kişi ve/veya heyetle ilgili olarak karşılama, ağırlama, konaklama, toplantı, ziyaret,
gezi, eğlenme, dinlenme ve uğurlama programını ilgili birimlerle işbirliği yaparak ve
yöneticiden onay alarak, hazırlar.
• Yabancı bir ülke ya da yabancı bir kurum tarafından yapılan bir davete kurum olarak uyulup
uyulmayacağı konusunda yöneticinin onayını alır; davet sahibi ülkeye ya da kuruma yazılı
ve/veya sözlü olarak bildirir, organize eder, ilgili iş ve işlemleri takip eder, gerektiğinde bu gezi
ve ziyaretlerde yöneticiye eşlik eder.
• Dış ülkelerden kuruma gelen ve yöneticiyi ziyaret eden konuklara; yönetici dış ülkelere davetli
olarak gittiğinde gidilen ülkedeki kuruluşun yöneticisine ulusal ve kurumsal nitelikte hediye
alınmasını ve sunulmasını sağlar.
• Yabancı konuk kişi ve/veya heyetlerin, kurumda ve diğer kurumlarda yöneticilerle görüşme
ve/veya ziyaretlerini organize eder, bu ziyaret ve görüşmelerde konuklara eşlik eder;
gerektiğinde çevirileri yapar/yapılmasını sağlar.

Kurum yöneticisinin görev devir teslim törenlerini ya da göreve başlama törenlerini ve ilgili üst
makamları ziyaretlerini organize eder.
• Yöneticilerin kartvizitlerini tasarlar ve bastırır.
• Yöneticisinin tebrik, teşekkür ve taziye mesajlarını hazırlar ve bunları ilgili kişi ve kuruluşlara
ulaşmasını sağlar.
• Her yıl ya da 5 yılda bir gerçekleştirilen örgütsel kuruluş yıldönümü kutlama programını
hazırlar; ilgili birimlerle işbirliği yaparak organize eder ve resepsiyon programı düzenler.
• Gerektiğinde kurum yöneticisinin ve/veya çocuklarının evlenme törenlerinin organizasyonunda
protokol yönünden yardımcı olur.
• Yöneticinin makam odasını; kurumda toplantı, brifing, tören alanı veya salonunu mevzuata ve
protokole uygun olarak düzenler/düzenletir.
• Kurumda protokol, basın, halkla ilişkiler, danışma, ziyaretçi kabul, özel kalem ve/veya
sekreterlik birimlerinde ve makam hizmetlerinde görev yapan personel ile halka hizmet sunan
bütün görevliler için “görgü ve protokol kuralları” kurs veya seminerleri düzenler ya da
düzenlenmesini sağlar. Gerektiğinde bu kurs ve seminerlerde ders verir.
• Kurumun Şeref Defterini tutar. Kuruma onur konukları geldiğinde Şeref Defterini önceden
yöneticiye sunar.
• Kurumun aldığı kupa, şilt, madalya gibi ödüllerin ve hediyelerin sergilendiği Şeref Köşesini
düzenler.
• Yöneticiye gelen özel mektuplar ile davetiye, tebrik, teşekkür, taziye ve protokol yazılarını alır,
bu konuda yetkili ise açar ve yöneticiye sunar.
• Yöneticinin talimatına göre cevaplarını hazırlar, yöneticiye imzalatır, ilgili kişi ve kuruluşlara
gönderir. Gerektiğinde yönetici adına tebrik, teşekkür ve taziye telgrafları çeker ve çiçek
gönderir.
• Yöneticiye gelen yabancı dildeki tebrik, teşekkür ve davetiyeleri Türkçeye çevirir/çevirtir ve
yöneticiye sunar.
• Yöneticiye gelen tüm ziyaretçilere ilgi gösterir, yardımcı olur ve gerektiğinde ikramda bulunur.
• Yöneticinin bürosunda yöneticinin onur konuklarına evsahibi olarak ikram servisini özenli
biçimde bizzat yapar.
• Toplantılarda yapılacak ikramların hazırlanmasını ve sunulmasını sağlar.
• Kurum personeline ve yön

Toplantılar koordinasyon, sorun çözme, karar verme ya da bilgilendirme ve yöneltme yöntemidir.
Protokol kurallarının uygulandığı önemli yerler ve etkinliklerden biri de kurumsal, kurumlararası ve
uluslararası toplantılardır. Toplantının başarısı toplantı salonunun fiziksel olarak uygun olmasına; masa
ve oturma düzeninin amaca ve protokol kurallarına uygun olarak hazırlanmış olmasına bağlıdır.

Yönetici asistanı yöneticisinin solunda yürümeli ve oturmalı, merdivenden çıkarken ve inerken
yöneticiyi solda ve bir adım geriden takip etmeli, yöneticinin önüne geçmemelidir. Bu kural yönetici
asistanının ya da yöneticinin erkek ya da kadın olması durumunda da geçerlidir.
• Yönetici asistanı -yöneticisi taşıtta olsa da olmasa da- makam arabasında ön sağa oturmalıdır.
• Kurumsal hizmet arabasına tek olarak bindiğinde arka sağa, üstüyle birlikte bindiğinde ise arka sola
oturmalıdır.
• Yönetici asistanı iş ortamında ast olarak görevli bir memurdur. Dolayısıyla özel ve sosyal yaşamda
geçerli olan kadın olma önceliği ve özelliği iş ortamında geçerli değildir.
• Yönetici asistanı ayakta dururken, iki ayağı üstünde rahat ve dik durmalı; kendine güvendiğini
göstermelidir.
• Yönetici asistanı ağır ve ölçülü hareket etmeli, kadınsa oturup-kalkarken, eğilip-uzanırken eteğine ve
dekoltesine dikkat etmeli fakat ikide birde eteğini çekmemelidir.
• Yönetici asistanı otururken dik durmalı, omurgası koltuğa dayanmalı, ayakları yan yana olmalı, dizleri
ve topukları birbirine değmelidir.

Yönetici asistanı ister kadın ister erkek olsun bacaklarını açarak veya öne doğru uzatarak ya da
ayaklarını çapraz tutarak oturmamalıdır. Yöneticinin, üstlerin ve üst konukların yanında bacak bacak
üstüne atmamalıdır.
• Bürosunda otururken, bir üstü ya da yaşça büyük bir ziyaretçi geldiğinde hemen saygıyla ve
gülümseyerek ayağa kalkmalıdır. Gelen üstlere, büyüklere ve konuklara yer göstermeden ve onlar
oturmadan yerine oturmamalıdır.

Makam otomobillerinde arka sağ koltuk onur yeridir ve makam sahibine
aittir. Makam sahibi arka sağ koltuğa oturur. Makam sahibi otomobilde olmadığında arka sağ koltuk boş
kalır; makam sahibinin eşi, yardımcısı, arkadaşı veya akrabası makam otomobiline bindiğinde arka sol
koltuğa oturur. Makam otomobilinde arka sağ koltuğa makam sahibi dışında sadece vekili, üstü ve eş
düzey resmî konuğu oturabilir. Makam sahibi üstünü, resmî konuğunu veya onur konuğunu makam
otomobiline aldığında üstünü, resmî konuğunu veya onur konuğunu sağına buyur eder; kendisi soluna
geçer.

Toplantıda yapılan içecek servisleri, oturanların sağından yapılmalı, boşlar solundan alınmalıdır.

Örgütsel ve toplumsal yaşamda ziyaretçiye ve konuğa verilen önem ve değer; karşılanan yer,
oturtulan yer, ikram edilen şey, ilgi ve güler yüz ve uğurlanan yer ile gösterilir. Örneğin, bir
ziyaretçiyi kapıda karşılamak, ona önem ve değer vermek, oturulan masada ayağa kalkarak ve
elini sıkarak karşılamak az önem vermek, ayağa kalkmadan karşılamak ve oturtmamak ise hiç
önem vermemek demektir.

Çalışma ortamında ve sosyal yaşamda daima ast üstü, erkek kadını selamlar.
• Açık alanda ise bir astın üstü, bir erkeğin kadını selamlaması için, önce üstün ya da kadının
bakması gerekir. Bir kadının ve/veya üstün bakması selamlama olarak kabul edilir. Üst ya da
kadın bakmadan kendisine selam vermek doğru değildir.
• Yönetici asistanı örgüt içinde karşılaştığı herkesi selamlamalı; verilen her selamı mutlaka
almalıdır. Örgüt dışında karşılaştığı ve tanıdığı örgüt tanıdığı çalışanlarına ise gülümseyerek
bakmalı ve selamlamalıdır.
• Sekreteryaya gelen herkes, içeride önce ev sahibi rolündeki yönetici asistanını ve sonra varsa
orada bulunanları selamlamalıdır. Yönetici asistanı da mutlaka bu selama karşılık vermelidir.
• Selam nasıl verilirse, aynı biçimde karşılık verilmelidir. Günaydın diyene günaydın, iyi günler
diyene iyi günler, merhaba diyene merhaba, selamünaleyküm diyene aleykümselam gibi.
Selamünaleyküm diyene günaydın demek saygısızlıktır.

Tanıtma ve tanıştırma kamusal, kurumsal ve sosyal yaşamda resmi ve sosyal ilişkilerin başlangıcını
oluşturur. Bu yüzden sosyal yaşamda ve iş ortamında kendini veya başkasını tanıtma önemli bir protokol
konusudur. Özel ortamda kişi kendini ve başkasını adıyla; sosyal ortamda adı ve soyadıyla; resmi
ortamda unvanı ve adı-soyadıyla tanıtır. Özel ve sosyal ortamda kişinin kendini veya başkasını yalnızca
unvanıyla tanıtması ya da unvanını önce adını soyadını sonra söylemesi, kendisinin veya tanıştırdığı
kişinin unvanıyla övünmesi demektir.

Bir devlet adamıyla, üst yönetici, yaşlı veya önemli biri ile tanışan bir kişi, hemen elini
uzatmamalı, tanışma sonunda hafif baş eğerek tanıştığı kişiyi saygıyla selamlamalıdır. Bir
kadınla ya da bir üst ile tanıştırılan kişi, tanıştığı kadın ya da üst elini uzattığında hafifçe sıkmalı,
öpmeye kalkmamalıdır. Tanıştırıldıktan sonra konuşmaya kadın ya da üst olan başlamalıdır.

Yönetici asistanlığında protokol olarak telefonda iletişim -yöneticiyi personel, müşteri, iş sahibi, diğer
kişiler ile görüştürme- yöntemleri şunlardır:
• Yönetici asistanı, yöneticinin görüşmesini sağlamak için telefon ettiğinde, “İyi günler, X Genel
Müdürlüğü özel kalemi, ben Ayşe). Genel müdürüm, sayın genel müdürünüz ile görüşmek
istiyor” demelidir.
• Yönetici asistanı karşı tarafı cevaben aradığında ise “X Genel Müdürlüğünden cevaben arıyoruz.
Sayın Başkan, Genel Müdürümle görüşmek istemişlerdi” veya “Genel Müdürüm, Sayın
Başkanla cevaben görüşmek istiyor” demelidir.
• Yönetici asistanı; yönetici adına telefon ettiğinde fiilleri daima üçüncü şahıs çoğul olarak
kullanmalıdır. (Sayın Genel Müdürüm yazıyı acele getirmenizi rica ettiler.” “Sayın Genel
Müdürüm sizinle görüşmek istiyor.)”
• Yönetici asistanı, yöneticiye gelen bir telefonu açınca, “İyi günler, X Genel Müdürlüğü, ben
Ayşe. Nasıl yardımcı olabilirim?” veya “X Genel Müdürlük Özel Kalemi, buyurun efendim!” ya
da “X Genel Müdürü Sayın Ali Esin’in makamı, buyurun efendim” demeli ve karşı tarafın ilk
sözünü dinlemeli; telefonu açınca kesinlikle “alo” dememelidir.
• Yönetici asistanı, yönetici ile görüşmek için telefon eden kişiyi yöneticiye aktarmadan önce,
telefon eden kişinin adını, soyadını, unvanını, telefon numarasını not almalı; görüşme konusunu
öğrenmeli; arayan kişiyi ve görüşme konusunu yöneticiye ileterek, aktarabilir miyim demelidir.
• Telefon eden kişi kendisini tanıtmadığında, yönetici asistanı “İsim alabilir miyim, efendim” veya
“Kimin aradığını ileteyim efendim?” gibi nazik sorularla kişiyi tanımaya (adı, soyadını, unvanını
öğrenmeye) çalışmalı; telefon eden kişiyi tanımadan (adını, soyadını ve unvanını almadan)
telefonu yöneticiye aktarmamalıdır.
• Yönetici asistanı telefonda konuşurken samimi olmadığı kişilere kesinlikle sen dememeli; daima
siz veya hanımefendi/beyefendi diyerek ya da sayın müdürüm gibi unvanıyla hitap etmelidir.
• Yönetici asistanı sürekli olarak görüştüğü ast ve eşdüzey kişilere Ali Bey ya da Ayşe Hanım
şeklinde adlarıyla hitap edebilir.
• Telefon eden kişi herhangi bir nedenle bekletilecek ise, yönetici asistanı bunu uygun bir dil ile
süresini belirterek ve özür dileyerek kendisine iletmelidir. (Özür dilerim, bir-kaç dakika
bekletebilir miyim?)
• Örgütsel yaşamda telefon protokolü en önemli iletişim konularından biridir. Bu nedenle yönetici
asistanı devlet ve il protokol sıradüzenini -yani kurumların ve kişilerin öndegelme sıralamasınıbilmelidir. Kamusal ve kurumsal yaşamda ast, eşdüzey ve üst yöneticileri telefonla görüştürme
konusunda sorun yaşanmaması için başkentte devlet protokolü, il ve ilçelerde il protokol listeleri
öndegelme sırası açısından dikkate alınmalıdır.

Yabancı devlet adamları ile yabancı devlet kurumlarının başkanlarının resmî davet veya kabul sonucunda
Türkiye’de dengi olan devlet ve hükûmet adamlarına veya kamu kurumu başkanlarına yaptıkları her
ziyaret; Türk devlet adamları ile kamu kurumu başkanlarının davet veya kabul sonucunda yabancı
ülkelerdeki dengi olan devlet ve hükûmet adamlarının veya kamu kurumu başkanlarının iş görüşmesi,
anlaşma, toplantı, kongre veya konferansa katılma ya da iadeyi ziyarette bulunma amacıyla yaptıkları her
ziyaret resmîdir. Bu yüzden, resmî ziyaretler törensel ve biçimsel olarak protokol kuralları içinde
yürütülür. Resmî ziyaretler; göreve başlama ziyareti, tebrik ziyareti, iş (çalışma) ziyareti ve veda
ziyaretidir.