Farkındalık kampanyaları, halkla ilişkiler kampanyaları ile benzer bir sürece sahiptir ve genel itibariyle şu aşamalardan oluşmaktadır:

• Araştırma/ Durum analizi

• Planlama/ Strateji

• Uygulama

• Ölçme ve Değerlendirme

Farkındalık yaratmak, belirli bir amaç veya hedef doğrultusunda, insanların tutumlarını, davranışlarını ve inançlarını etkilemek için yapılan, bir konu ya da soruna dair insanları bilgilendirme ve eğitme amacı taşıyan eylemdir.

Farkındalık kampanyaları; sağlık, çevre, eğitim gibi belirli konulara dair nüfusun genelinde farkındalık ve davranış değişikliği yaratmayı amaçlayan ve toplumu daha iyi sonuçlara (daha iyi sağlık, daha fazla çevreyi koruma gibi) ulaştırmayı hedefleyen örgütlü iletişim faaliyetleri olarak tanımlanabilir.

Farkındalık kampanyalarının kapsamı şu şekilde özetlenebilir:

• Toplumu bilgilendirmek ve eğitmek

• Hazırlığı artırmak

• Problemi gündemde tutmak

• Cesaretlendirmek, motivasyonu ve iyi niyeti artırmak.

Farkındalığı arttırmak için yaygın olarak kullanılan yaklaşımlar ve teknikler şunlardır:

• Hedef kitleyle doğrudan kişisel iletişim kurulabilecek halka açık toplantılar, sunumlar, atölye çalışmaları ve sosyal etkinlikler,
• Okullar, kolejler, üniversiteler, yetişkin öğrenme merkezleri ve kütüphanelerde yapılandırılan eğitim ve öğretim programları,
• Kütüphanelerde, okullarda ve üniversitelerde bilgi okuryazarlığı becerilerinin geliştirilmesi,
• Durağan ya da gezici sergiler ve ekranlar,
• Broşürler, billboardlar, çizgi filmler, posterler ve kitaplar gibi basılı materyaller,
• Video, CD-DVD’ler gibi görsel-işitsel materyaller,
• Web sayfaları, bloglar, e-posta tartışma listeleri, forumlar
• Geleneksel ya da online gazete ve dergilerdeki makaleler ve röportajlar,
• Radyo ve televizyonlardaki röportajlar ve haberler,
• Ünlülerin sözcü olarak kullanılması,
• Stratejik ortaklıklar ve diğer kuruluşlarla ittifaklar (Örneğin, yerel kütüphaneler, okullar ve sivil toplum)
• Halkla ilişkiler
• Siyasal savunuculuk ve lobicilik.

Afet farkındalık kampanyaları, oluşabilecek doğal afetlere karşı toplumda farkındalık oluşturarak, davranış değişikliği yaratarak ya da mevcut farkındalık düzeyini arttırarak önceden önlem alınmasını amaçlayan, birbiriyle bağlantılı ve etkileşimli bir dizi iletişim faaliyetinden oluşan bir süreçtir. Afet farkındalık kampanyalarında sel, yangın, deprem gibi doğal afetlere karşı toplumun önceden bilinçlenmesi ve böylece doğal afetlerin topluma ve çevreye zararının en aza indirgenmesi hedeflenir. Afet farkındalık kampanyalarının amacı, halkı mekân, sokak, mahalle, ilçe ve şehirlerde deprem, yangın, su baskını, tehlikeli madde serpintisi gibi tehlikeler ve afetler konusunda bilgilendirmek ve eğitmek, zararların azaltılabileceği ve hazırlık yapılabileceği görüşünü gündemde tutmak, cesaretlendirmek, motivasyonu ve iyi niyeti arttırmaktır.

Durum analizi temel olarak; içinde bulunulan mevcut duruma içeriden ya da dışarıdan etki eden her türlü faktöre dair verilerin toplanması ve bu verilerin sistematik olarak analiz edilmesi süreci olarak tanımlanabilir. Analiz, bir sorunun henüz başlangıç aşamasında doğru sorular sorma yeteneğini ifade etmektedir.

Durum analizi aracılığı ile ortaya çıkan veriler bir yandan kuruma kendisini ve çevresini tanıma imkânı verirken, diğer yandan belirlenen amaçlara ulaşmanın mümkün olup olmadığı sorusuna yanıt vermektedir. Kullanılacak veriler kampanyanın tüm aşamalarına etki edeceğinden, verilerin toplanması ve analiz edilmesi süreci dikkatli bir şekilde yönetilmelidir.

Araştırma süreci en genel anlamda, belirli bir konuyla ilgili sonuçlara ulaşmak amacıyla verilerin toplanmasını ve bu amaçla yapılan her türlü sistematik çalışmayı içeren inceleme olarak tanımlanabilir. Araştırma süreci, durum analizinin başlangıç noktasını oluşturmaktadır. Durum analizinin her adımı önemli olmakla birlikte, diğer tüm aşamaların araştırma aşamasında edinilen bilgiler üzerine inşa edilmesi bakımından, bu aşama ayrı bir öneme sahiptir.

Araştırma süreci; verilerin toplanması, analizi ve yorumlanması olmak üzere üç aşamadan oluşmaktadır. Araştırmanın ilk ve görece en maliyetli aşaması verilerin toplanması aşamasıdır. Verilerin toplanmasından sonraki aşama ise verilerin analiz edilmesidir. Analiz nasıl yapılırsa yapılsın, araştırmacılar kendi analitik işlem ve süreçlerini mümkün olduğunca tam ve dürüstçe izlemeli ve rapor etmelidir. Araştırmanın son aşaması ise verilerin yorumlanması aşamasıdır. Bu süreçte veriler, araştırma amaçları çerçevesinde yorumlanmalıdır. Verilerin eksik veya yanlış yorumlanması toplanan tüm verileri anlamsız kılabileceğinden, araştırmacı bu süreçte olabildiğince dikkatli davranmalıdır. Hatta, bu süreçte gerekiyorsa bir uzmandan yardım alınmalıdır.

Durum analizinin, ikinci aşaması kurum analizidir. Kurum analizi; kampanyayı yürütecek olan kurumun iç ve dış yapısının, güçlü ve zayıf yönlerinin, tarihsel gelişim sürecinin, alt yapısının, kurum kültürü ve imajının, kurumsal kimliğinin, vizyonu ve misyonunun, yönetim politikasının, kurumsal hedeflerinin, önceliklerinin ve daha önceki iletişim faaliyetlerinin ve uygulamalarının analizini içermektedir.

Kurumun mevcut durumunun ve geçmişteki pozisyonunun ortaya çıkarılabilmesi için şu soruların cevaplanması gerekmektedir:

• Kurum kimdir ve pozisyonu nedir?

• Kurum nasıl bir vizyon ve misyona sahiptir?

• Kurumun yönetim politikası nasıldır?

• Tarihsel süreçteki gelişimi nasıl şekillenmiştir?

• Mevcut ve geçmişteki iletişim faaliyetleri ve uygulamaları nelerdir?

• Kurumsal hedefleri nelerdir?

• Kurumun kimliği nasıl tanımlanmaktadır?

• Kurum nasıl bir imaja sahiptir?

Paydaş, en genel tanımıyla, belirli amaçlar çerçevesinde bir organizasyon ya da kurumla iş birliği içerisinde bulunan, organizasyon ya da kurumun faaliyetlerinden, politikalarından ve gerçekleştirdiği uygulamalardan etkilenen veya kurumun politikalarına, hedeflerine ve uygulamalarına etki eden kişiler, gruplar, kurum ve kuruluşlardır.

Paydaş analizi;

• Paydaşların tanımlanması,
• İstek ve beklentilerinin ortaya konulması,
• Şikayetlerinin incelenmesi,
• Kampanyadaki iş birliği ve diyalog noktalarının ve paydaşların faaliyet alanlarının belirlenmesi,
• Kampanyaya etkilerinin ve kampanyadan etkilenme düzeylerinin ortaya konulması olarak beş aşamadan oluşmaktadır.

Hedef kitle genel itibariyle, oluşturulan kampanya mesajlarının ulaşmasının amaçlandığı, kampanya ile etkilenmesi hedeflenen kişiler, topluluklar ya da gruplardır. Afet farkındalık kampanyalarını bir halkla ilişkiler faaliyeti olarak ele aldığımızda ise hedef kitle, kampanya faaliyetlerinin muhatabı olan ve bu faaliyetler sonucunda kendilerinden eylem ve düşünce değişimi beklenen kişiler ya da gruplar olarak tanımlanabilir.

Hedef kitleyi belirlemeyi etkileyen faktörler şu şekilde sıralanabilir:

• Geçmişteki deneyimler: Daha önce gerçekleştirdiğiniz bir kampanyada belirlemiş olduğunuz hedef kitleye dair tecrübeler, hali hazırda yapmak istediğiniz kampanya için aynı hedef kitlenin uygun olup olmadığı konusunda fikir verir.

• Kaynaklar: Bütçenin sınırı, ulaşılmak istenen hedef kitle seçeneklerini, sınırını ve ölçeğini belirler.

• Pazar araştırması: Belirli bir grubu hedef almayı destekleyecek veri elde edilebilir ve böylece ortaya farklı ve yaratıcı kampanyalar çıkarılabilir.

• Değişim ihtiyacı: Bu ihtiyaç yeni ürün gelişimleri veya ekonomideki değişimler sonucu oluşabilir, bu da yeni gruplara ve kitlelere ulaşmayı gerekli kılabilir.

• İş akış sıralaması ve zamansal öncelikler: Bu nokta, görüşmenin gerektiği grupları ve bu görüşmelerdeki öncelikleri ortaya koyar. Başka bir deyişle, “önce kime, ne zaman ulaşılmalıdır” sorusuna bağlı olarak hedef kitle değişebilecektir.

• Yatay ve dikey pazarlama gereksinimi: Hedef kitleler, tiplerine (cinsiyet ve yaş gibi) veya gruplarına (muhasebeci, dişçi, sosyal grup mensubu gibi) göre bölümlere ayrılmalıdırlar.

   

Farkındalık kampanyalarında hedef kitle demografik, psikolojik ve sosyolojik olmak üzere genel olarak 3 bağlamda analiz edilir.

Demografik analiz; hedef kitlenin cinsiyet, yaş, eğitim düzeyi ve gelir düzeyi gibi demografik özelliklerinin analizini içermektedir.

Demografik analizden sonra, kampanyanın tasarımlanması aşamasında hedef kitlenin davranışlarını belirleyen psikolojik etmenlerin de göz önünde bulundurulması gerekir. Özellikle günümüz dünyasında, sadece demografik özelliklere bağlı bir hedef kitle tanımlaması yeterli değildir. Bireyin psikolojik özelliklerinin, tutumlarının, algılarının ve inançlarının da dikkate alınması ve hedef kitle tanımlanmasına dahil edilmesi gerekir.

Sosyolojik analiz kapsamında ele alınması gereken faktörler şunlardır:

PESTEL analizi; bir ülkede ya da belirli bir bölgede, hazırlanan kampanyaya ya da kampanyayı yürüten kuruma etki etme ihtimali olan ya da etki edeceği düşünülen politik (political), ekonomik (economic), sosyal (social), teknolojik (technological), çevresel (environmental) ve yasal (legal) faktörlerin analiz edilmesidir.

Farkındalık kampanyalarında durum analizinin son aşaması SWOT analizidir. SWOT analizi; araştırmadan elde edilen verilerin incelenmesi, raporlanması ve kampanyaya etki edecek tüm faktörlerin ortaya konulmasının ardından, mevcut durumda kurumla ilgili güçlü/zayıf yönlerin ve tehditlerin/fırsatların analizini ve değerlendirilmesini kapsamaktadır. SWOT analizinin son aşamada yer almasının nedeni kurumun güçlü ve zayıf yönlerinin, kurumun sahip olduğu fırsatların ve kuruma yönelik tehditlerin ancak diğer analizler (kurum analizi, hedef kitle analizi, paydaş analizi, vd.) gerçekleştirildikten sonra ortaya çıkmasıdır. SWOT analiziyle ilgili yanlış anlaşılmaların temel sebebi de burada yatmaktadır. SWOT analizi, tek başına yürütülebilecek ya da diğer analizlerden tamamen bağımsız düşünülebilecek bir analiz türü değildir. Aksine, SWOT analizinin temelini diğer analizler oluşturmaktadır.