Olay, insan ya da doğa kaynaklı yıkıcı etkiler nedeniyle yaşam kaybını, mülk ve / veya çevrenin zarar görmesini önlemek ya da en aza indirmek için yanıt gerektiren durumlardır.

Olay Komuta Sistemi, acil ya da acil olmayan her türlü küçük ya da büyük durumlarda bir olayı yönetmek için kullanılır. Olay Komuta Sistemi (OKS) bir acil duruma müdahale sırasında komuta, kontrol ve koordinasyon için kullanılan sistematik bir araçtır. OKS olay mahallinde personel, tesis, teçhizat ve iletişimi kontrol etmek için ortak terminoloji ve işletim prosedürleri kullanarak birlikte çalışma olanağı sağlar. Olay Komuta Sistemi; tüm olaylara karşı, tekli ya da bütünleşik yönetim gerektiren olayların boyutlarına bağlı olarak yetki sınırları ve müdahale alanları aşılmadan bütünleşik yönetim sağlaması, değişen ekip sayısına bağlı olarak genişleyip daralma kapasitesine ve kullanılan dokümanlar da dahil olmak üzere standart bir yapıya sahip olması, kendini oluşturan tüm unsur ve fonksiyonların birbirleri ile tutarlı şekilde bütünlük sağlaması gibi nedenlerle tüm dünyada yaygın şekilde kullanılmaktadır.

• Ortak bir organizasyon yapısı içinde faaliyet gösteren tesislerin, ekipmanların, personelin, prosedürlerin ve iletişimlerin entegrasyonuna izin verir.
• Kamu ve özel olmak üzere çeşitli yetki alanlarında ve işlevsel kuruluşlar arasında koordineli bir yanıt sağlar.
• Kaynakları planlamak ve yönetmek için ortak süreçler oluşturur.

OKS, acil ya da acil olmayan, planlanmış olayların organizasyonunda ve yönetiminde on yıllarca test edilerek öğrenilen tecrübe ve derslerin sonucu sistemin temel yetenekleri üzerine kurulmuştur. Bu Sistem “en iyi uygulamaları” temsil eder ve uluslararası acil durum yönetimi için standart komuta, kontrol ve koordinasyon yapısı haline gelmiştir. En iyi uygulamaların kullanılması sayesinde aşağıda belirtilen üç temel amacı hedefler:

• Olaya müdahale edenlerin ve olay yerindekilerin güvenliğini sağlamak,
• Stratejik ve taktik hedefleri başarmak,
• Kaynakları etkin kullanmak.

Komuta; kanun, yönetmelik veya verilen yetki sayesindeki kontrol eylemidir. Bir olay esnasında komuta fonksiyonu iki şekilde gerçekleştirilebilir:

• Olay yönetim sorumluluğunu üstlenen tek bir olay yöneticisinin sorumlu olacağı ve kaynakların tek elden yönetileceği bir yapı içerisinde olabilir.
• Olayın yönetim sorumluluğunu üstlenen ve yanıt veren kurumların ya da yetkili sistemlerinin olay yönetimini paylaştığı Birleşik Komuta yapısı içerisinde olabilir.

Plan; bir amaca ulaşmada izlenecek yol ve davranış biçimidir. Planlama; geniş anlamda şimdiki veriler ve gelecekteki muhtemel gelişmelerin ışığı altında belli bir amaca ulaşmada izlenecek yolu gösteren bir süreçtir. Dar anlamda; ne yapılacağına, nasıl yapılacağına, neden yapılacağına, ne zaman yapılacağına, nerede yapılacağına ve bunları kimin yapacağına önceden karar vermektir. Dolayısıyla, Planlama, olay yönetim sürecinin ilk aşamasını oluşturan en önemli yönetim fonksiyonudur. Diğer yönetim fonksiyonlarının başarısı, her şeyden önce iyi bir planlamaya bağlıdır. Planlama, örgüt faaliyetlerini önceden tanımlanmış ve kararlaştırılmış amaçlara doğru götürür.

• Ortak Terminoloji
• Modüler Organizasyon
• Hedeflere Göre Yönetim
• Olay Eylem Planlaması
• Yönetilebilir Kontrol Kapsam
• Olay İmkan ve Tesisleri
• Kapsamlı Kaynak Yönetimi
• Bütünleşik İletişim
• Komutanlığın Kuruluşu ve Devri
• Komuta Zinciri ve Komuta Birliği
• Birleştirilmiş Komuta
• Hesap Verilebilirlik
• Sevk / Dağıtım
• Bilgi ve İstihbarat Yönetimi

OKS içerisindeki yönetici görev pozisyonları için standart ünvanlar; Olay Komutanı, Sorumlu, Şef, Direktör, Süpervizör, Lider gibi rol ve sorumlulukları tanımlayan ortak terminoloji kullanır.

Olay Komuta Sisteminin organizasyon yapısı, olayın boyutuna, karmaşıklığına ve olayın yarattığı tehlikeli ortamının özelliklerine bağlı olarak modüler bir şekilde gelişir. İhtiyaç duyulduğunda, ayrı fonksiyonel ve operasyonel unsurlar oluşturulabilir. Bunların her biri, organizasyon içi yönetimi ve organizasyon dışı koordinasyonu artırmak için daha da alt düzeylerde bölümlere ayrılabilir. Olayın gereksinimlerine göre modüler organizasyonun kurulması ve genişletilmesi için sorumluluk Olay Komutanına aittir. Olayın boyutu ve karmaşıklığı arttıkça, olay komutanının fonksiyonel sorumlulukları devredildiğinden yukarıdan aşağı doğru genişler. Yapısal genişleme ile eş zamanlı olarak komuta ve kontrol pozisyonlarının sayısı yönetilebilir kontrol kapsamına göre genişler.

Hedeflere göre yönetim, başlıca aşağıda listelenenleri içerir:

• Kapsamlı olay hedeflerinin oluşturulması,
• Olay hedeflerini temel alan stratejilerin geliştirilmesi,
• Görevlerin, planların, prosedürlerin ve protokollerin geliştirilmesi,
• Çeşitli olay yönetim faaliyetleri için spesifik ve ölçülebilir taktik görevler oluşturmak ve tanımlanmış stratejileri desteklemek için bunları gerçekleştirme çabalarının yönlendirilmesi,
• Performansı ölçmek ve düzeltici faaliyetleri kolaylaştırmak için sonuçların belgelenmesi.

Olay eyleminin planlaması işlemindeki ilk aşama olay hedeflerini geliştirmektir. Olay Komutanı kısa bir süre zarfında olay hedeflerini geliştirmek zorundadır. Olay hedefleri belirlendikten sonra, hedeflere ulaşmak için stratejiler ve görevler geliştirilir. Ayrıca bazı hedefler olayın seyri esnasında değişiklik gösterebilir. Bazı hedeflere de ulaşılmış olacağı için yeni hedeflerin geliştirilmesine ihtiyaç duyulacaktır. Bu nedenle stratejiler de değişebilir. Olay Eylem Planı, olayı yönetmek için genel stratejiyi yansıtan, genel hedefleri içeren sözlü veya yazılı bir plandır. Bir OEP operasyon kaynakları ve atamaları ile operasyonlara yön verici ekleri içerir. OEP’in amacı; olaydaki tüm yöneticilere planda tanımlanan operasyon dönemi süresince uygulanacak taktikler için yön vermeyi sağlamaktır. OEP, ulaşılabilir ve ölçülebilir stratejik operasyonlar içerir. OEP tüm müdahale faaliyetlerine rehberlik etmelidir. Her olay bir OEP’e sahip olmalıdır. Çoğu küçük olaylarda sözel OEP yeterli olmakta ve yazılı bir plan gerektirmemektedir. Yazılı OEP olayın özelliklerine ve boyutuna bağlı olarak Olay Komutanının kararına dayanmaktadır. Operasyon periyodu olarak adlandırılan belirli bir zaman dilimi çerçevesinde hazırlanır. (24 saatlik gibi) OEP, hem olay hem de operasyon faaliyetleri bağlamında genel olay hedeflerini sürdürmek için tutarlı bir araçtır.

OEP en basit düzeyde dört unsura sahip olmalıdır. Bunlar;

• Ne yapmak istiyoruz?
• Bunu yapmaktan kim sorumludur?
• Nasıl birbirimizle iletişim kurarız?
• OYS organizasyonunda herhangi bir görevli yaralandığında prosedür nedir?

Yönetilebilir kontrol kapsamı etkin olay yönetimi için anahtardır. Yönetilebilir kontrol kapsamı acil müdahale olayları sırasında herhangi bir düzeydeki yöneticinin etkili bir şekilde yönetebileceği kişi ya da kaynak sayısını ifade eder. Yöneticiler, kontrolü altındaki tüm kaynaklarla iletişim kurmanın yanı sıra astlarını da yeterince denetleyebilmelidir. OKS’ de, kontrol ve denetim sorumluluğu olan herhangi bir kişinin yönetilebilir kontrol kapsamı aralığı en iyi 5 olmak üzere; 3 ila 7 kişi arasında değişmelidir. Sayı bu kapsam aralığının üstüne çıkarsa organizasyonun genişletilmesi ya da konsolidasyonu gerekir. Olay türü, görevin niteliği, tehlikeler, güvenlik faktörleri ve personel ile kaynaklar arasındaki mesafeler, yönetilebilir kontrol kapsamı konusundaki tüm hususları etkiler. Genellikle daha alt düzey atamalarında ve kaynakların birbirlerine çok yakın olduğu bir yerde çalışılan durumlarda istisnalar olabilir.

Kapsamlı kaynak yönetimi aşağıda listelenen süreçler içerir;

• Kaynakları sınıflandırma,
• Kaynakları talep etme,
• Kaynakları gönderme,
• Kaynakları takip etme,
• Kaynakları kurtarma.

Operasyon sırasında yürütülen faaliyetlerde doğrudan görev alabilen mevcut personeller ile ekipmanlar taktik kaynaklar olarak adlandırılır. Taktik kaynaklar daima üç şekilde sınıflandırılır; Atanmış kaynaklar; Bir Süpervizörün komuta ve kontrolü altında yürütülen bir görev üzerinde faal olarak çalışan kaynaklardır. Mevcut kaynaklar; Kullanılabilir durumda olan ve her an göreve hazır kaynaklardır. Hizmet dışı kaynaklar: Atanmış kaynaklar ya da mevcut kaynaklar pozisyonları için henüz hazır olmayan potansiyel mevcut kaynaklardır.

Bir olaya müdahale edenlerin birbirleriyle iletişim kurabilmeleri için ortak bir iletişim planının kullanılması şarttır. İletişim ekipmanları, protokolleri, prosedürleri ve sistemleri de dahil olmak üzere entegre bir ses ve veri iletişim sisteminin geliştirilmesi herhangi bir olay olmadan önce planlanmalı ve kurumlar kendi yetki alanları içerisinde “birlikte çalışabilirlik” ilkesine dayalı olarak çalışmalıdır. OKS etkili bir iletişim için üç unsuru içerir:

• Modlar; Veri ve bilgileri aktaran “donanım” sistemleri,
• Planlama; Kullanılabilecek tüm iletişim kaynaklarının planlanması,
• Şebekeler; İç ve dış aktarma işlemleri.

Komuta devrinin gerçekleşebileceği durumlar;

• Daha kalifiye bir kişi komutayı devraldığında,
• Olayın durumunda meydana gelen değişim nedeniyle yönetici değiştirilmesi için yasal bir gereklilik ortaya çıktığında,
• Olayın daha karmaşık hale gelmesi ya da kriz doğması nedeniyle bir yerel yetkilinin olayın komutasını devralmasının mantıklı olduğu durumlarda,
• Uzun süreli olaylarda, iş ve dinlenme gereksinimlerinin karşılanmasında,
• Olaya gereken yanıt verilip olayla ilgili sorumluluk sonlandırıldığında.

Check-In işlemi ve bilgileri aşağıdakilere yardımcı olur:

• Personelin hesap verebilirliğinin sağlanması,
• Kaynakların takip edilmesi,
• Mevcut görevler ve yeniden görevlendirmeler için personelin hazırlanması,
• Acil bir durumda personel bulunması,
• Personel zaman kayıtları ve bordro dokümantasyonunun oluşturulması,
• Personel demobilizasyon işlemlerinin planlanması,
• Demobilizasyon sürecinin organize edilmesidir.

OKS organizasyonu; Komuta, Operasyon, Planlama, Lojistik ve Finans olmak üzere beş ana fonksiyonu içerir. Her bir fonksiyonel alanın temel sorumlulukları şunları içerir:

• Komuta - Olay yönetim ve kontrol yetkisini sağlar.
• Operasyon - Doğrudan olay taktik operasyonlarını yönetir.
• Planlama - Olay Eylem Planını hazırlar ve kaynakların durumunu korur.
• Lojistik - Olaya hizmet ve destek sağlar.
• Finans - Olay maliyetlerini ve ödeme hesaplarını takip eder.

Olay Komutanlığı, herhangi bir kişiyi değil, bir fonksiyonu temsil eder. Komuta fonksiyonu, bir Olay Komutanı (OK) ya da Birleşik Komutanlık (BK) tarafından gerçekleştirilir. Olay Komutanı, komuta fonksiyonuna özgü görevleri yerine getiremiyor ise, herhangi bir bölümden herhangi birine ait olan yönetim görevlerini Bölümlere devretmek için Komuta Kadrosu ve Genel Kadro pozisyonlarını oluşturur. OKS organizasyonu yapılandırılırken üç önemli amaç öncelikle değerlendirilir:

• Yaşam Güvenliği - Acil müdahalecileri, olay mağdurlarını ve halkı korumak.
• Olay İstikrarı – Olay yerini çevreleyen alan üzerindeki olay etkilerini en aza indirmek ve kaynakları verimli bir şekilde kullanırken yanıt çabasını en üst düzeye çıkarmak.
• Mülk Koruma - Olay hedeflerine ulaşırken mülkiyet zararını en aza indirmek.
• Olayın hedef ve stratejileri belirlenirken “büyük resim” perspektifi korunmalıdır.

Kısımlar ve gruplar sırasıyla coğrafi alanlar ve fonksiyon alanlarına sahip OKS organizasyonunun unsurlarıdır. Kısımlar, coğrafi bölge ve alanlardaki ayrımlara dayalı olarak kaynakları organize etmektedir. Her bir kısım veya grubu yönetmek için bir Kısım veya Grup Süpervizörü görevlendirilir. Süpervizör, komuta zincirinde bir üst düzey üst denetleyici olan Direktöre doğrudan rapor verir. Bir Kısım veya Grup Süpervizörünün temel sorumlulukları şunları içerir:

• Olay Eylem Planında kısım veya gruba verilen görevi uygulamak,
• Kısım veya grup içinde kaynakları atamak,
• Kısım veya grup içindeki operasyon faaliyetlerinin ve kaynak durumunun ilerleyişini izlemek.

Olay türü, aşağıdakileri içeren çok sayıda dinamik özellik ile tanımlanır:

• Olayın meydana geldiği tarih/saat,
• Olayın tipi ve durumu,
• Yaralanmalar ve gerekli kurtarma,
• Ölümler,
• Yangın veya tehlikeli madde salınım olaylarının meydana gelme olasılığı,
• Hava koşulları,
• Kriminal veya terörist faaliyet.

Olayın durumu, olayın hedefleri ile yasal düzenlemeler ve kurum politikaları, OKS organizasyonunun bir olayın yaşam döngüsü boyunca genişleme hızını etkiler. OKS organizasyon yapısını yönetmek için iki temel kural vardır. Bunlar:

• Organizasyonun, operasyon sürecinin herhangi bir periyodunda gerekli taktik operasyonların ve olay destek faaliyetlerinin seviyesini kısıtlamayan bir tempoda gelişmesini sağlamak,
• Olay hedeflerini yerine getirmek ve operasyonları gerçekleştirmek için gereken organizasyonun boyutu aşmamasını sağlamak.

İlk tepki ve değerlendirme sırasında, ilk yanıtlayıcı aşağıdaki işlevleri yerine getirir:

• Olayla ilgili önemli bilgileri toplama,
• Olayın mevcut durumunun kısa bir tarifi, alınan önlemler, açık güvenlik tehditleri ve gerekli kaynakları içeren olay boyutunun bildirimi,
• Olay yerini güvenlik altına alma.

İlk olay brifingi olayla ilgili yasal ve / veya işlevsel yetkiye sahip kurumların temsilcilerini bir araya getirir. Brifinge başlamadan önce Olay Komutanı, olayın durumunu ve yanıt faaliyetlerini matbu bir form kullanarak belgelemelidir. Form, olayın bir harita taslağını, mevcut eylemlerin bir özetini, mevcut OKS organizasyonunun bir grafiğini ve talep edilen kaynakların bir özetini içerebilir. Form, ilk OEP olarak hizmet ederek sözlü olarak Olay Komutanı tarafından diğer müdahale görevlilerine bildirilir. Resmi bir OEP belirli bir operasyon süresi için hazırlanıncaya veya normal fonksiyonlar düzelinceye kadar gelişmeye devam eder. Olay Komutanı, olayı etkili ve verimli bir şekilde yönetmek için uygun OKS yapısını kurmada ve başlatmada kilit olarak ilk olay brifingini kullanır. Kurum temsilcileri gerekli bir komuta devrini tanıyabilir veya Olay Komutanını bir Birleşik Komuta (BK) yapısıyla değiştirmeyi seçebilir. Bu durumda, mevcut Olay Komutanı, yürüttüğü faaliyetleri özetlemeli ve olay yerindeki tüm müdahale görevlilerine Komutanlık devrini derhal haber vermelidir. Kurulu tesislerin gözden geçirilmesi, ilk OKP’yi kalıcı hale getirme veya başka bir mobil olay yeri tesis belirleme kararı içerebilir. Kurumlar arası iletişim kurulan ağlar ve protokoller aracılığıyla başlatılmalı ve sürdürülmelidir. Komuta devri yapılmış ise, OKP’de kısa bir komuta toplantısı gerçekleşir ve birleşik planlama süreci başlatılır. Taktik operasyonları yönetmek, Komuta Kadro pozisyonlarını atamak (Kamu Bilgilendirme Sorumlusu, Güvenlik Sorumlusu ve İrtibat Sorumlusu) ve Genel Kadro pozisyonlarını atamak (Operasyon, Planlama, Lojistik, Finans) ve Birleşik Komuta yönetimini etkileyen konuların çözümünü sağlamak için, toplantıya yalnızca Birleşik Komuta yapısını oluşturan yetkili kurum yetkilileri katılır. Birleşik Komuta katılımcıları, olayların ortak stratejilerini belirler ve bunlara öncelik verir.

Bir komuta toplantısının sonuçları, ilk operasyon dönemi için resmi bir OEP oluşturmak amacıyla yürütülen kurumlar arası planlama toplantısına girdi olarak hizmet eder. Çoğu olaylar için sözlü OEP yeterlidir. Yazılı OEP’ler tipik olarak büyük ölçekli veya kompleks acil durum olayları için söz konusudur ve Birleşik Komuta kapsamında hazırlanmalıdır. Temel OEP spesifikasyonlar; olay hedeflerini, hedef başına bir veya daha fazla stratejiyi ve hedefleri gerçekleştirmek için ilgili operasyon taktikleri ve kaynak atamalarını içerir. Bir sonraki bölümde, OEP hakkında daha ayrıntılı bilgi verilmektedir. Bir planlama toplantısı, bir olay brifingi ve olay hedefleri, kurum politikası sorunları ve birincil alternatif stratejilerin gözden geçirilmesi ile başlayabilir. Anahtar görevler, operasyon taktiklerini belirlemek ve ilk operasyon periyodu için etkin bir OKS yönetim yapısını oluşturmakla ilgilidir. Yönetilebilir kontrol kapsamı sınırları dahilinde komuta zincirini oluşturmak; yeni şube, yeni grup ve kısımların belirlenmesini içerebilir. Planlama toplantı katılımcıları ayrıca taktik ve destek kaynak gereksinimlerini belirler, kaynak kullanılabilirliğini ölçer ve gerekli kaynakları belirler. Olay Komutanı ya da Operasyonlar Bölüm Şefi, olay destek tesisi sağlamak için bir Operasyon Konuşlanma Bölgesi ve taktiksel kaynak eşgüdümünü denetlemek üzere bir Operasyon Konuşlanma Alanı görevlisi belirlemelidir. OEP uygulaması ilk operasyon periyodunu başlatır. Bu noktada, muhtemelen bir Operasyon Bölümü ve bir Planlama Bölümü OKS organizasyon ilk unsurları olacaktır. Büyük ölçekli, karmaşık acil durum olayları, ek bölümlerden birinin veya daha fazlasının tahsisini gerektirecektir. Olay Brifingi Periyodik olay brifingleri, operasyon periyotları boyunca önceden belirlenmiş aralıklarda (örn., Her 15-30 dakikada bir) yapılmalıdır. Olay Komutanı, OKP’deki her bir brifingi Komuta Kadrosu, Genel Kadro ve uygun kurum temsilcileri ile yürütür.

Bir OKP’nin çalışma özellikleri aşağıdaki gibidir:

• Olay Komutanı, görev yapan personel de dahil olmak üzere derhal taktik düzeyinde olay yeri komuta yönetim organizasyonunun yani OKP’nin yerini belirtir ve diğer belirlenmiş olay yönetim yetkilileri ve müdahale görevlilerini içerebilir.
• Olay yerinde veya yakınında tipik olarak bulunur ve olay yerinde taktik operasyonları yürütmek için kullanılır.
• Olay planlamasını yürütmek ve olay iletişim merkezini barındırmak için kullanılır.

Olay Komuta Sistemi (OKS) bir acil duruma müdahale sırasında komuta, kontrol ve
koordinasyon için kullanılan sistematik bir araçtır. OKS olay mahallinde personel, tesis, teçhizat ve iletişimi kontrol etmek için ortak terminoloji ve işletim prosedürleri kullanarak birlikte çalışma olanağı sağlar. Olay Komuta Sistemi; tüm olaylara
karşı, tekli ya da bütünleşik yönetim gerektiren olayların boyutlarına bağlı olarak yetki sınırları ve müdahale alanları aşılmadan bütünleşik yönetim sağlaması, değişen ekip sayısına bağlı olarak genişleyip daralma kapasitesine ve kullanılan dokümanlar da dahil olmak üzere standart bir yapıya sahip olması, kendini oluşturan tüm unsur ve
fonksiyonların birbirleri ile tutarlı şekilde bütünlük sağlaması gibi nedenlerle tüm dünyada yaygın şekilde kullanılmaktadır.

OKS, standartlaştırılmış olay yönetim yaklaşımını şöyle ele alır:

• Ortak bir organizasyon yapısı içinde faaliyet gösteren tesislerin, ekipmanların, personelin, prosedürlerin ve iletişimlerin entegrasyonuna izin verir.
• Kamu ve özel olmak üzere çeşitli yetki alanlarında ve işlevsel kuruluşlar arasında koordineli bir yanıt sağlar.
• Kaynakları planlamak ve yönetmek için ortak süreçler oluşturur.

Olaylara müdahale sırasında OKS ilgili kurumlar için büyük ve / veya çok paydaşlı operasyonlara
geçişi sağlar.

OKS, 1970’li yıllarda büyük ölçekli olaylar için komuta, kontrol ve koordinasyon ilişkilerini açıklığa kavuşturmak için bir yönetim sistemi olarak Kaliforniya ve Arizona’daki itfaiye hizmetleri tarafından geliştirildi. İlk kez 1973 yılında “Incident
Command System (ICS)” adını taşıyan bir sistem ortaya çıkmıştır. Bu sistem 1975 yılından itibaren orman yangınları başta olmak üzere birçok alanda
kullanıma geçerek yaygınlaşmıştır. Sistem 1982’debir revizyon geçirerek, 1987 yılında A.B.D.’de itfaiyenin müdahale standartlarını belirleyen NFPA (National Fire Protection Association) tarafından NFPA 1561 standart dokümanı NFPA 1561 İtfaiye Teşkilatı Olay Yönetim Sistemi Standardı [Standard on Fire Department Incident Management
System]) ile ulusal olarak tanımlanmıştır.

OKS En iyi uygulamaların kullanılması sayesinde aşağıda belirtilen üç temel amacı hedefler:
• Olaya müdahale edenlerin ve olay yerindekilerin güvenliğini sağlamak
• Stratejik ve taktik hedefleri başarmak.
• Kaynakları etkin kullanmak.

Bir olay esnasında komuta fonksiyonu iki şekilde gerçekleştirilebilir:
• Olay yönetim sorumluluğunu üstlenen tek bir olay yöneticisinin sorumlu olacağı ve
kaynakların tek elden yönetileceği bir yapı içerisinde olabilir.

• Olayın yönetim sorumluluğunu üstlenen
ve yanıt veren kurumların ya da yetkili sistemlerinin olay yönetimini paylaştığı Birleşik Komuta yapısı içerisinde olabili

Bilgi yönetimi, bilginin üretilmesi, yapılandırılması ve iletilmesini sağlamak üzere gerçekleştirilen ve çoğunlukla bilgi depolama ve erişim teknikleri ile bilgi ve iletişim
teknolojisine dayanan eylemleri düzenleyen sistemin kurulması ve yönetimi olarak tanımlanabilir. İletişim, kişiler ve/veya kurumlar arasında, hizmet sunumu, kararları destekleme ve paylaşma, faaliyetleri yürütme ve koordine etme gibi amaçlarla yapılan bilgi değişimidir.

Sistemin gücüne ve verimliliğine katkıda bulunan kanıtlanmış on dört (14) yönetim ilkesi aracılığıyla uygulanmaktadır. Bu ilkeler:
1. Ortak Terminoloji
2. Modüler Organizasyon
3. Hedeflere Göre Yönetim
4. Olay Eylem Planlaması
5. Yönetilebilir Kontrol Kapsamı
6. Olay İmkan ve Tesisleri
7. Kapsamlı Kaynak Yönetimi
8. Bütünleşik İletişim
9. Komutanlığın Kuruluşu ve Devri
10. Komuta Zinciri ve Komuta Birliği
11. Birleştirilmiş Komuta
12. Hesap Verilebilirlik
13. Sevk / Dağıtım
14. Bilgi ve İstihbarat Yönetimi

Hedeflere Göre Yönetim
Belirli bir süre içerisindeki yürütülecek tüm faaliyetler genel öncelik hedefleri üzerine kurulur.
Sırasıyla ana öncelikler;
İlk Öncelik; Olaya müdahale edenlerin ve diğerlerinin yaşam güvenliğinin sağlanması,

İkinci Öncelik: Olayın kontrol altına alınması - eylemi başlatmanın yanı sıra komuta sistemini kurma, amaçları belirleme, liderlik ve taktik geliştirilmesi,

Üçüncü Öncelik: Mülk/Çevre Koruma - acil durumun daha fazla hasar oluşturmasını önlemek, daha fazla mal kaybının önüne geçilmesini sağlamak, olaylara müdahale sırasında çevrenin zarar görmesinin önlenmesidir.

OKS organizasyonu boyunca tanımlanan faaliyetleri sürdürmek için kullanılan bir yaklaşımdır. Sırasıyla aşağıdaki altı adımı içeren olay eylem planlama süreci ile başarılır:
1. Adım: Kurum politikasını ve istikametini anlamak
2. Adım: Olayın durumunu değerlendirmek
3. Adım: Olayın hedeflerini belirlemek (Ne yapacaksınız?)
4. Adım: Hedeflere ulaşmak için uygun ve doğru stratejileri seçmek (Nasıl yapacaksınız?)
5. Adım: Taktik yönlendirme yapmak (Seçilen stratejiye uygun taktik uygulamak, doğru kaynakları atamak ve performanslarını izlemek)

6. Adım: Gerekli takibi sağlamak (Strateji veya taktik değiştirme, kaynak ekleme veya
çıkarma vb.)

Olay Yönetim Sisteminde kaynaklar iki kategoriye ayrılır;
• Taktik Kaynaklar
• Destek Kaynaklar

OKS etkili bir iletişim için üç unsuru içerir:

1. Modlar; Veri ve bilgileri aktaran “donanım” sistemleri
2. Planlama; Kullanılabilecek tüm iletişim kaynaklarının planlanması
3. Şebekeler; İç ve dış aktarma işlemleri

Olay Komutasının devri, olay yönetim sorumluluğunu bir olay komutanından diğerine taşıma süreci veya komuta devri olarak adlandırılır. Komuta devrinin gerçekleşebileceği durumlar;
• Daha kalifiye bir kişi komutayı devraldığında,
• Olayın durumunda meydana gelen değişim nedeniyle yönetici değiştirilmesi için yasal
bir gereklilik ortaya çıktığında,
• Olayın daha karmaşık hale gelmesi ya da kriz doğması nedeniyle bir yerel yetkilinin
olayın komutasını devralmasının mantıklı olduğu durumlarda,
• Uzun süreli olaylarda, iş ve dinlenme gereksinimlerinin karşılanmasında,
• Olaya gereken yanıt verilip olayla ilgili sorumluluk sonlandırıldığında,

Bilgi ve istihbarat analizi ve paylaşımı OKS’nin önemli bir bileşenidir. OKS organizasyonu olayla ilgili bilgi ve istihbaratları toplamak, paylaşmak ve
yönetmek için bir süreç oluşturur. İstihbarat yalnızca güvenlik ya da sınıflandırılmış bilgi türlerini değil, aynı zamanda farklı kaynaklardan gelen diğer operasyon bilgilerini de içerir. Bu bilgiler;
• Risk değerlendirmeleri
• Tıbbi istihbarat
• Hava durumu bilgileri
• Yapısal tasarımlar
• Zehirli kirletici tehlikeli madde seviyeleri
• Kamu hizmetleri
• Konum bilgi ve verileri

OKS organizasyonu; Komuta, Operasyon, Planlama, Lojistik ve Finans olmak üzere beş ana fonksiyonu içerir.

OKS organizasyonu yapılandırılırken üç önemli amaç öncelikle değerlendirilir:

Yaşam Güvenliği - Acil müdahalecileri, olay mağdurlarını ve halkı korumak.

Olay İstikrarı – Olay yerini çevreleyen alan üzerindeki olay etkilerini en aza indirmek ve kaynakları verimli bir şekilde kullanırken yanıt çabasını en üst düzeye çıkarmak.

Mülk Koruma - Olay hedeflerine ulaşırken mülkiyet zararını en aza indirmek.

Olay Komutanının Sorumlulukları
• Komuntanlığı devralmak ve duyurmak
• Kurum politikası konusunda net bir yetki ve bilgiye sahip olmak
• Olay güvenliğini sağlamak
• Bir Olay Komuta Postası (OKP) oluşturmak
• İzlenecek olay hedeerini ve stratijilerini belirlemek
• Acil öncelikler belirlemek
• OKS organizasyonundaki iletişim sürecini başlatmak, bakımını yapmak ve denetlemek
• İstihbarat bilgilerini analiz etmek
• İhtiyaç duyulan OKS organizasyonunu kurmak ve etkinliğini izlemek
• Birden çok yetkili alanda tra?k yönetimi ve kontrol operasyonlarını koordine etmek
• Planlama toplantılarını gerektiği gibi yönetmek
• Olay Eylem Planı’nı (OEP) onaylamak, uygulamak ve değerlendirmek
• Tüm komuta kadrosu ve Genel kadro için koordinasyon faaliyetini yürütmek
• Ek kaynakların talebi ya da kaynakların serbest bırakılmasına yönelik taleplerini onaylamak
• Gönüllü ve yardımcı personellerin görevlendirilmesini onaylamak
• Kamu Bİlgilendirme Sorumlusu aracılığla bilgilerin serbest bırakılmasına izin vermek
• Uygun olduğunda operasyonları sonlandırma emri vermek
• Olay sonrası faaliyet raporlarının tamamlanmasını sağlamak

Her bir kısım veya grubu yönetmek için bir Kısım veya Grup Süpervizörü görevlendirilir. Süpervizör, komuta zincirinde bir üst düzey üst denetleyici olan Direktöre doğrudan rapor verir. Bir Kısım veya Grup Süpervizörünün temel sorumlulukları şunları içerir:
1. Olay Eylem Planında kısım veya gruba verilen görevi uygulamak,
2. Kısım veya grup içinde kaynakları atamak,
3. Kısım veya grup içindeki operasyon faaliyetlerinin ve kaynak durumunun ilerleyişini
izlemek.

Olay türü, aşağıdakileri içeren çok sayıda dinamik özellik ile tanımlanır:
• Olayın meydana geldiği tarih/saat
• Olayın tipi ve durumu
• Yaralanmalar ve gerekli kurtarma
• Ölümler
• Yangın veya tehlikeli madde salınım olaylarının meydana gelme olasılığı
• Hava koşulları
• Kriminal veya terörist faaliyet

Birleşik Komutanlık Kullanmanın Avantajları
• Tüm olay için tek bir hedef grubu oluşturulmasını sağlar.
• Olay hedeerine ulaşmak için stratejiler geliştirmede kollektif bir yaklaşım sağlar.
• Olayda yer alan tüm yetkili kurumlar arasında bilgi akışı ve koordinasyonu geliştirir.
• Olayın sorumluluğunu taşıyan tüm kurumların ortak öncelikleri ve kısıtlamaları anlamaları sağlar.
• Kurumların ve yetkili mercilerinin tehlikeye atılmasını veya edilmesini önler.
• Her kurum, diğer kurumların planları ve eylemleri hakkında eksiksiz bir bilgiye sahip olmasını sağlar.
• Tüm kurumların birleşik çabaları tek bir Olay Eylem Planı kapsamında gerçekleştirilmesini optimize eder.
• Uygulamaların tekrarını ortadan kaldırır, maliyet etkinliğini arttırır ve çatışmaları en aza indirger.

Olay Brifing Konuları
• Hedeer, öncelikler, tehlikeler ve kaynak ihtiyaçları ve genel durum
• Olay Eylem Planı ve ilerleme durumu
• Mevcut Olay Komuta Sisteminin organizasyon yapısı
• Kaynak tahsisi (personel ve teçhizat)
• Talep edilen kaynaklar
• Kurulmuş tesisler
• Durumun potensiyeli, güvenlik endişeleri ve ilgili konular