Müzakerenin amacı anlaşmaya varmaktır.

Nasıl çatışmanın varlığına ilişkin benimsenen farklı yaklaşımlar varsa, aynı şekilde müzakere araçlarına ilişkin de farklı yaklaşımlar mevcuttur. Bu yaklaşımlardan biri olan bütünleştirici müzakere yaklaşımının temelinde, kazan-kazan yaklaşımı bulunmaktadır. Kazan-kazan yaklaşımı, tarafların birlikte ortak kazançlar elde etmek amacıyla uyguladıkları strateji ve taktiklerden oluşmaktadır.

Paylaştırıcı yaklaşım sert politik taktiklerin kullanıldığı, karşı tarafı yenmek ve tek başına olası en yüksek kazançlara ulaşmayı amaçlayan bir yaklaşımdır.

Müzakere için öncelikle çatışmanın varlığı ve taraflarca çatışmanın algılanması gereklidir. Çatışma meydana geldiğinde müzakere, çatışmanın çözümünde kullanılan oldukça etkili bir yöntem olarak karşımıza çıkar.

Müzakere, tarafların bilgilerini, ürün veya hizmetleri değiş tokuş ettikleri ve değiş tokuş oranı üzerinde uzlaşmaya çalıştıkları iletişim sürecidir.

Karşılıklı bağımlılık, derecesi değişse de sosyal etkileşimlerin önemli bir parçasıdır. Karşılıklı bağımlı olmak, tek başına yapılmak zorunda kalınan işler için başkalarına ihtiyaç duyulması anlamına gelmektedir ya da işleri tek başına yapmak, birlikte yapmaktan daha maliyetli olduğu için karşı tarafa ihtiyaç duyulmasıdır. Bu olasılık, karşılıklı bağımlılığı müzakere ortamlarının temel özelliklerinden biri yapmaktadır. Bireylerin çatışmayı çözememeleri ve ortaklaşa davranarak çatışmayı çözebileceklerine inanmaları karşılıklı bağımlılığın taraflarca kabul edilmiş olduğunu gösterir.

Algılanan Çatışma: Farklı çıkar ve algılamalar, çatışma potansiyelini artırır. Kaynakların sınırlı olması, otorite boşluğu veya otoritenin kabul edilmemesi gibi durumlar, potansiyel çatışma nedenlerinden en göze çarpanlarıdır. Çatışmanın taraflarca algılanması, müzakerenin potansiyel varlığını ortaya çıkaran bir durumdur.

Fırsatçı Etkileşim: İki veya daha fazla birey, müzakere yoluyla birbirlerinin kararlarını etkilemeye çalıştıklarında, bazı bilgileri saklarlar, daha güçlü olacakları bir konuma geçmeye çalışırlar, karşı tarafın algılama ve tercihlerine yön vermek için çabalarlar. Müzakere sürecindeki bu etkileşimin amacı, karşı tarafın eylem ve planlarını dikkate alarak taktik geliştirmek ve bu taktiklere karşı tarafın vereceği tepkiyi tahmin etmektir.

Ekonomik boyut, somut sonuçlardır; bir örgütün elde ettiği kar gibi.

Sosyo-psikolojik boyut ise ilişki kalitesi, iletişimden duyulan tatmin, sürecin adilliğine ilişkin algı, karşı tarafın izlenimi gibi ilişki odaklı unsurları içinde barındırır.

Müzakere ortamına ilişkin özellikler şu şekilde özetlenebilir: 1. Müzakere sürecinde iki veya daha fazla sayıda birey, grup veya örgütten oluşan taraf vardır. Gruplar arasında, grup içinde veya bireyler arasında meydana gelen müzakere bir süreç olarak karşımıza çıkmaktadır. 2. Taraflardan birinin istek ve ihtiyaçları, tam olarak diğer tarafın istek ve ihtiyaçları ile uyuşmamaktadır. Taraflar bu çatışmayı çözmek için yollar aramak zorundadırlar. 3. Taraflar müzakere etmeyi tercih ederler. Çünkü karşı tarafın vermeye gönüllü olduğu kadarını hemen kabul etmektense, müzakere ederek daha çok kazanacaklarını düşünürler. Müzakere, bir gönüllük sürecidir. 4. İletişim, müzakerenin en temel aracıdır. Çünkü taraflar, karşılıklı iletişim kanallarını kullanarak ortak bir karara varmaya çalışırlar. İletişim sayesinde taraflar güven ilişkisi kurar, tercihlerini, fikirlerini açıklar ve karşı tarafın gerçek niyeti, amacı hakkında bilgi sahibi olurlar. 5. Müzakere, “ver-al” sürecidir; kavramın temelinde bu varsayım mevcuttur. 6. Başarılı bir müzakerede somut kaynaklar yönetilirken; soyut kaynaklar çözülür. Para gibi somut kaynaklar yanında “kazanma ihtiyacı”, “başarılı gözükme”, “adil bulunma ihtiyacı” gibi psikolojik güdülerden oluşan soyut kaynaklar da müzakere sürecini doğrudan veya dolaylı olarak etkilemektedir.

Planlama ve hazırlık aşaması, müzakere sürecinin en önemli aşamasıdır.

Planlama kapsamlı, yeterli bilginin toplandığı, hedeflerin ve alternatiflerin belirlendiği bir aşama olmalıdır. Bu aşamada yapılacak faaliyetler şu şekilde özetlenebilir: • Konuları Belirlemek: Planlama aşamasının ilk adımı müzakere konularının tam olarak neler olduğunu belirlemektir. Tarafların müzakerede gündeme gelecek konuları ve olayları önceden tahmin edip, müzakere başlamadan bunlara hazırlanmaları gerekir. • Araştırma Yapmak: Tam ve tutarlı bilgi toplamak, müzakere sürecinde bir avantaj kazandırır. Araştırma sayesinde müzakere sürecine iyi hazırlanmak, pazarlık gücünü arttırır. • Hedefleri Belirlemek: Müzakere sürecinde bir tarafın pozisyonunu belirleyen en önemli etmen, onun müzakere sonunda ulaşmayı düşündüğü çıkar veya hedefleridir. Müzakereci neyi istediğini, ne elde etmek istediğini çok iyi belirlemelidir. • Alternatiflerin Farkında Olmak: Müzakere başlamadan hedef ve sınırları belirlemenin en iyi yolu, müzakere başarısızlıkla veya tarafın aleyhine sonuçlandığında, olası alternatiflerin belirlenmesidir. Müzakereye başlamadan bu alternatiflerin bilinmesi, müzakerede daha rasyonel kararların verilmesini sağlayacaktır.

Hazırlık aşamasında ise öncelikle “niçin buradayız?” sorusunun cevaplanması gereklidir. Müzakere sürecinin etkin olarak yürütülmesi amaçların açık ve net olarak belirlenmesine bağlıdır. Müzakere süreci başlamadan önce yapılan hazırlık aşamasında amaçların çekirdek ve ikincil amaçlar olarak belirlenmesi söz konusudur. Çekirdek amaçlar, müzakerecinin yapacağı anlaşmanın ruhunda olan planlı amaçlardır. Bu amaçlara ulaşılmazsa anlaşma gerçekleşmez. İkincil (Çerçeve) amaçlar ise, gerekli olmasa da elde edilmeye çalışılan ve varılan anlaşmanın ne kadar iyi olduğunu belirleyen amaçlar demetidir. Hazırlık safhasında bilgi ihtiyacının ortaya konması ve karşılanması da önemli bir konudur. Karşı tarafın konumunu zayıflatacak, kendi konumunu güçlendirecek gerekli bilgilerin elde edilmesi önemlidir. Bilgi, müzakere ortamında güç demektir. Hazırlık aşamasında yapılması gereken bir diğer önemli konu ise müzakerede alt sınırın belirlenmesidir. Müzakerede uygulanacak strateji ne olursa olsun, taraflar kendileri için mümkün olan en düşük beklenti konusunda müzakere öncesinde hazırlık yapmalı ve bu konuda kararlı olmalıdırlar.

Temel kuralların belirlenmesi: Hazırlık aşaması tarafların tek başlarına ilgilendikleri bir süreçken, temel kuralların belirlenmesi diğer tarafla birlikte yapılması gereken bir aşamadır. Müzakerenin temel aktörleri kimlerdir? Müzakere nerede gerçekleşecek? Konular neyle sınırlı olacak? Zaman sınırlaması olacak mı? Müzakere tıkandığında takip edilecek bir işlem olacak mı? gibi sorulara karşılıklı olarak cevap verilir. Bu aşamada ilk öneriler ve talepler de taraflarca birbirlerine bildirilir.

Öneriler ve talepler paylaşıldıktan sonra her bir taraf, diğer tarafa taleplerini açıklar, anlatır, gerekçelerini bildirir ve taleplerine ilişkin destek noktalarını ifade eder. Tarafların açık, anlaşılır bir şekilde kendilerini ifade etmeleri önemlidir. Bu aşamanın yüz yüze olması gerekmemektedir. Amaç, karşı tarafı bilgilendirmektir.

Müzakerenin amacı anlaşmaya varmaktır. Bunun için tarafların tüm güçleriyle çabaladıkları aşama, pazarlık ve problem çözme aşamasıdır.

Müzakere sürecinin başarıyla sonuçlanma olasılığını azaltan bazı hatalar bulunmaktadır. Bu hatalar aşağıdaki gibi sıralanabilir: 1. Müzakerelere belli bir katı zihinsel model veya bakış açısıyla (koşullanmışlıkla) girme, 2. Muhataplardan kimin son sözü söyleyebilecek kişi olduğunu tahmin edememe, 3. Kendi gücünü ve bunu nasıl etkili kullanacağını tam olarak bilememe, 4. Müzakereye tek bir genel amaç/çıktı için girme, 74 5. Konumunu ve somut tezleri geliştirememe, 6. Zamanlama ve görüşülecek meseleleri sıralama gibi önemsiz görülen birtakım işlerde denetimi kaybetme, 7. Karşı tarafın ilk teklifi yapmasına izin vermeme, 8. Zaman ve yer seçimini kendine avantaj getirebilecek bir şekilde düzenlemeyi önemsememe, 9. Bir “çıkmaz sokak”a girildiği düşünüldüğünde, hemen pes etme, 10. Kapanış için doğru zamanı bilmeme.

Bazı kişilik özellikleri, müzakere sürecini etkileyebilmektedir. Örneğin uyumlu ve dışa dönük kişiler, paylaştırıcı müzakere stratejilerini ve taktiklerini kullanmakta başarısız olabilmektedirler. Uyumlu kişiler ise bütünleştirici yaklaşımı tercih etmeye daha yatkındırlar; işbirliğinden yana olmaları, rekabeti sevmemeleri paylaştırıcı müzakere stratejilerini kullanmalarını zorlaştırabilir. Bu nedenle de paylaştırıcı müzakerede uyumsuz, içe dönük kişilerin daha başarılı olduğunu söyleyebiliriz. Yaratıcı kişiler de bütünleştirici müzakerede daha başarılı olmakta, her iki tarafın birlikte kazanacağı çözüm yollarını keşfetmede yaratıcılık becerilerinden faydalanmaktadırlar. Özgüvenleri yüksek olan kişiler, müzakereleri başlatmak ve kendileri için müzakerede elde edilecek yüksek hedefler belirleme konusunda özgüvenleri düşük olan kişilere göre daha başarılıdır.

Müzakere yaklaşımına göre bireyin duygu durumu ile müzakere başarısı arasında bir ilişki olduğunu söylemek mümkündür. Paylaştırıcı müzakerede bireyin sinirli davranması, karşı tarafı olumsuz etkilemektedir. Öfke, kızgınlık gibi olumsuz duygular, karşı tarafta korku ve suçluluk duygusu yaratmaktadır. Karşı taraf, isteklerinden daha fazla ödün verebilmekte veya diğer tarafın isteklerine daha kolay boyun eğebilmektedir. Bireyin bu nedenle gerçekte sinirli olmasa bile, sinirliymiş gibi davranması faydalı olabilmektedir. Olumlu olmak, olumlu duygulara sahip olmak ise bütünleştirici müzakere yaklaşımında her iki taraf için daha olumlu sonuçların elde edilmesine neden olmaktadır. Bununla birlikte bireyin kendi amaçlarına ulaşması konusunda olumlu duygulara sahip olması bazen başarısızlıkla sonuçlanabilmektedir.

Erkekler, müzakerede kadınlardan daha başarılı olmaktadır. Bu fark çok küçük olsa da, müzakere sonuçlarında büyük farklılıklar ortaya çıkmaktadır. Erkeklerin rekabetçi, iddiacı yapıları müzakerede elde edilen sonuçlar bakımından erkekleri kadınlardan daha avantajlı duruma getirmektedir. Aynı zamanda erkeklerin kadınlara kıyasla profesyonel yaşamda daha üst pozisyonlarda olmaları, müzakerede kadınların daha güçsüz ve daha düşük statü sahibi olarak algılanmalarına neden olabilmektedir. Kadınlar, erkeklerle müzakere içerisindeyken, kadınlarla müzakere içerisinde olduklarına kıyasla daha uysal bir biçimde davranabilmektedirler. Ayrıca erkeklerin kadınlara kıyasla daha çok müzakere süreci içerisinde yer almaları, onları bu konuda daha deneyimli kılmaktadır. Diğer yandan müzakere ortamına rehberlik eden normlar mevcutsa ve taraflar kabul edilemez davranışlara başvurmuyorsa, kadın ve erkek müzakerecilerin başarıları arasındaki fark çok azalmaktadır.

Bu faktörleri mekân, fiziksel düzen, zaman ve izleyiciler olarak sıralamak mümkündür.

Rekabetçi veya kazan-kaybet olarak da ifade edilen paylaştırıcı müzakere yaklaşımında, kaynakların dağılımında bir taraf kazanırken, diğer taraf kaybetmektedir. Paylaştırıcı müzakere yaklaşımının, bir diğer ifadeyle kazan-kaybet yaklaşımının temel felsefesi, ortada duran pastanın sınırlı olduğunun düşünülmesi ve bu sınırlı kaynaktan her bir tarafın karşı tarafı düşünmeden ve savaşarak en fazla sonucu alması gerektiği düşüncesi üzerine kuruludur. Tarafların çıkarları arasında doğrudan bir çatışma vardır ve kaynaklar sınırlıdır. Böyle bir ortamda ise tarafların tek amacı, kendi kazanacaklarını en üst düzeye getirmektir

Sert politik taktikler arasında en çok kullanılanları şu şekilde özetlenebilir: • İyi Polis / Kötü Polis Taktiği • Bogey Taktiği • Büyük Kap/ Düşük Kap Taktiği • Sessiz Kalma Taktiği • Dişleme Taktiği (Nibbling) • Tavuk Taktiği • Kar Yağdırma Taktiği (Snow Job) • Zaman Sıçraması • Ültimatom Vermek

Paylaştırıcı müzakereden farklı olarak bütünleştirici müzakere, kazan-kaybet yaklaşımı yerine kazankazan yaklaşımını benimsemektedir. Bu yaklaşımın altında yatan temel felsefe müzakerecilerin birbirlerinin hedeflerine ortak çaba göstererek ulaşmaya çalıştıkça, her iki tarafın da daha çok kazanacağı yönündedir.

Bütünleştirici müzakerede kullanılabilecek stratejiler şu biçimde açıklanabilir: • Perspektif Kazanmak • Öncelikler ve İlgi Alanları Hakkında Bilgi Toplamak • Sizin Öncelik ve İlgi Alanlarınız Hakkında Bilgi Vermek • Eşit Değere Sahip Birden Fazla Teklifi Aynı Anda Önermek

Çıkarlar, amaçlar, değerler ve güdüler, müzakere sürecinde bireyin etik dışı davranışlarda bulunmasını etkileyen kavramlardır.

İş dünyasında dört kriter müzakere sürecindeki taktiklerin etik dışı olup olmadığını değerlendirmek için kullanılmaktadır. Bunlar Altın Kural, Evrensellik, Faydacılık, Dağıtım Adaleti olarak sıralanabilir.

Müzakeredeki etik dışı davranışlar şu şekilde özetlenebilir: • Geleneksel Rekabetçi Pazarlık, • Karşı Tarafın Sosyal İlişkilerine Saldırmak, • Uzlaşmaya Varılan Noktalarda Sözünü Tutmamak, • Gerçeğe Aykırı Bilgi Vermek, • Uygun Olmayan Yollardan Bilgi Toplamak