Uluslararası ticarette sınırların giderek ortadan kalkması ve artan rekabet, işletmelerin küresel pazarın taleplerini karşılayabilmek için kendilerini sürekli biçimde yenilemeleri ve değiştirmelerini zorunlu kılmaktadır. İşletmelerin, hızla değişen çok çeşitli tüketici taleplerine uygun mal ve hizmetleri daha kaliteli, daha ucuza ve zamanında üretip teslim etmeleri ve şiddetlenen rekabet koşullarında varlıklarını sürdürebilmeleri ihtiyacı envanter yönetimi konusunun önemini her zamankinden daha fazla artırmıştır.

İhtiyaç duyulana kadar muhafaza edilen her türlü malzeme stok olarak adlandırılır. Bütün örgütler stok bulundururlar. Örgütlerin türüne göre bulunan stoklar farklılaşır. Özetle, bir örgüt tarafından gelecekteki kullanımlar için depolanan her türlü ürün ve malzemeye stok denir.

Envanter kavramı genellikle, stoklarda yer alan malzemelerin tamamını ifade etmek için kullanılmaktadır. En genel tanımla envanter, müşteri taleplerini karşılamak üzere işletmeler tarafından sahip olunan parçaların tamamıdır.

 Envanter varlıkları birkaç madde toplanmıştır. Bunlar:

• İşin normal akışı gereği satış¸ amaçlı bulundurulan varlıklar,

• Üretim sürecinde satış¸ amaçlı üretilen varlıklar,

• Ürünlerin veya hizmetlerin satışa hazır hâle getirilmesi sürecinde kullanılmak üzere bulundurulan varlıklardır.

İşletme içindeki her stok kalemi işletme envanteridir. Fakat her envanter stok değildir. Çünkü envanter listelerine tüm stoklara ek olarak işletme içindeki tüm ekipmanlar da dâhildir. Bu bağlamda, envanter kavramı stok kavramında daha kapsamlıdır ve stokları da içermektedir.

Üretim süreci içindeki durumlarına göre envanter türleri;

• İşlem öncesi stoklar

• Yarı mamuller (üretim aşamaları arasındaki parçalar)

• Mamuller (tamamlanmış¸ ürünler)dir.

Bir ürünün elde edilmesinde kullanılan gerekli bileşenlerin işlenip ürüne dönüşmesinden önceki durumunu ifade eder. 4 basamaktan oluşur. Bunlar:

1) Hammaddeler,

2) Yedek parçalar,

3) Satın alınan montaj parçaları,

4) İşletme malzemeleridir.

Daha önceden üretim sürecine girmiş¸ veya üretilmekte olan fakat kullanılabilir mamul hâline gelmemiş¸ maddelerdir. Yarı mamuller, üzerlerinde yapılması gereken işlemler henüz tamamlanmamış¸ olan ve iş istasyonları arasındaki ara depolarda tutulan varlıklardır.

Üretimi tamamlanmış¸, satışa hazır olan mallardır. Bir işletmenin mamulü, başka bir işletmenin hammadde, yardımcı madde veya malzemesini oluşturabilir. Mamuller, belirli bir aşamayı tamamlayıp belirli bir yerde hareketsiz durdukları için sayma, değerleme ve kontrol açısından pek güçlük göstermezler. Hammadde ve yarı mamullerde belirsizlik nispeten fazla olduğundan kontrolleri daha güçtür.

Satılamayan, kullanılmayan veya sürümü az olan mamullerdir. Yavaş¸ hareket eden stokların tanımı stok kaleminin türüne göre ve işletmeden işletmeye farklılık göstermektedir. Yavaş¸ hareket eden stokların tanımlanmasında teslimat sıklığı, mamule olan talebin kapsadığı zaman dilimi, stok devir hızı gibi ölçütler kullanılmaktadır.

Bir mamul toplumdaki mevcut eğilime bağlı olarak moda ürün olarak tanımlanır. Teknolojik, politik ve sosyal değişimler modayı etkiler. Modaya tabi stoklar bu değişimlerden etkilenerek demode olabilmekte ve değer kaybına uğrayabilmektedir.

Belirli bir süre boyunca talebi veya tüketimi gerçekleşmemiş¸ stoklardır. Örneğin, satılmak üzere alınmış¸ ancak 1 yılı aşkın süredir satılamadan stokta duran mallar ölü stok olarak değerlendirilir. Bir stok kaleminin ne zaman ölü stok olarak nitelendirileceği işletmenin faaliyet alanına göre farklılık gösterebilmektedir.

Üretim süreci içindeki durumlarına göre yapılan envanter sınıflandırılmasının yanı sıra envanteri stok kalemlerinin fonksiyonlarına göre de sınıflandırmak mümkündür. Bunlar:

• Dağıtım stokları

• Örgüt envanterleridir.

Üretim kaynağı ile tüketici arasında taşınan miktarı karşılamak amacı ile oluşturulan dağıtım stoklarıdır. Hareket stokları olarak da adlandırılır. Basit olarak bir yerden başka bir yere hareket eden envanter olarak düşünülebilir. Örneğin, fabrikadan müşteriye yakın olan bir dağıtım merkezi depolama noktasına taşınan stoklar gibi. Belirli miktarlarda bir envanterin sürekli olarak bir yerden bir yere taşınıyor olması ve bu durumun işletmelerin tedarik zamanlarını ve envanter düzeylerini etkilemesi nedeniyle böyle bir kategori oluşturulmuştur.

Çeşitli amaçlarla örgütlerde bulundurulan ve belirli fonksiyonlara sahip stok kalemlerinin yer aldığı envanterlerdir.

Örgüt envanteri çeşitleri 3 grupta toplanır:

1) Emniyet (güvenlik) stokları: Stoksuzluk olasılığına karşı emniyet supabı olarak tutulan ek stoklardır. Tampon stok olarak da adlandırılırlar. Fiilî talebin hesap edilen ortalama talepten fazla olması, tedarik süresinin uzaması gibi durumlarda işletmeyi stok tükenmesine karşı korur. Emniyet stoku, stoksuzluk giderlerini azaltmasına karşın stoklama giderlerini artırmaktadır.

2) Beklenilen veya mevsimlik dalgalanmalara karşı koruyucu stoklar: Tahmin stoku veya mevsim stoku olarak da adlandırılır. Belli dönemlerde temin edilebilen stokların, tüm üretim dönemi dikkate alınarak elde bulundurulması sonucu ortaya çıkar. Mevsimsel talep yoğunluklarını karşılamak, üretim hattındaki planlanmış¸ kesintilerin yaratacağı darboğazların önüne geçmek, yakın zamanda geleceği bilinen talep yoğunluğuna cevap verebilmek gibi nedenlerle bulundurulan envanterlerdir.

3) Devre (çevrim) stokları: Verilen iki sipariş¸ arasındaki zaman zarfında ortalama talebi karşılamak üzere bulundurulan stoktur. Aslında çevrim stokları, satın almalar genellikle partiler hâlinde gerçekleştiği için ortaya çıkar. Dolayısıyla satın alma parti büyüklüklerine göre eldeki çevrim stoklarının miktarı da değişecektir. Şayet satın almalar istenilen zamanda ve ihtiyaç duyulan net miktar üzerinden gerçekleştirilebilseydi çevrim stoklarından söz etmek mümkün olmayacaktı. Fakat satın almaların bu şekilde gerçekleştirilebilmesi hem zor hem de yüksek maliyetlidir.

Envanterlerin dört temel işlevi bulunmaktadır. Bunlar;

1) Kabul edilebilir envanter düzeyleri maliyetlerin en aza indirgenmesine yardımcı olur,

2) Müşterilere sunulan hizmetlerin istenilen seviyede olmasını sağlar,

3) Birbirini takip eden işlemler arasındaki bağımlılığın azaltılmasına yardımcı olur,

4) Üretimin dengelenmesine ve böylece sermaye gereksinimlerinin azaltılmasına yardımcı olur.

Envanter kontrolü ve yönetiminde amaç; işletmenin o anda ihtiyacı olan stok miktarına yetecek kadar malın işletmede bulundurulması, üretim yapan işletme için üretimin kesilmeden devam etmesi, toptancı ve perakendeci işletme için ise müşteri taleplerinin zamanında karşılanmasıdır. İşletme envanteri arz ve talep arasında bir tampon görevi görür. Üretim ihtiyaçlarının veya müşteri taleplerinin zamanında karşılanabilmesi adına envanterde yüksek miktarlarda stok bulundurulması işletmeler açısından büyük maliyetler doğurabilmektedir. Diğer taraftan bu maliyetlerden kaçınmak adına işletme envanterinde stok bulundurulmaması da işletmeye birtakım maliyetler getirmektedir. Dolayısıyla her işletme makul düzeyde bir envantere sahip olmak durumundadır.

İşletmeleri envanterlerinde makul düzeyde stok bulundurmaya zorlayan gerekçeler:

• Belirsizlik faktörü,

• Talepteki dalgalanmalar,

• Tedarik sürecine ilişkin olası aksaklıklar,

• Miktar ıskontosu avantajlarından yararlanma ve daha düşük sipariş¸ maliyeti,

• Değişen pazar koşullarına uyum sağlama,

• İşletme faaliyetlerinin sürekliliğini sağlama,

• Firma Prestijidir.

Talep tahminlerindeki hatalar, işçi grevleri, değişken üretim, yüklemedeki gecikmeler gibi işletmenin karşılaşabileceği birçok belirsizlik talep ve tedarik arasındaki dalgalanmaları artırarak üretimin kesintiye uğraması, üretim araçlarının atıl kalması, potansiyel satış¸ imkânlarının kaçırılması gibi riskler oluşturmaktadır. Bir işletme bu beklenmedik belirsizliklerin olumsuz sonuçlarından kendini korumak için belirli düzeyde stok (emniyet stoku) bulundurmak zorundadır.

Emniyet Stoku; tedarik süresi ve tüketim (üretim, satış¸) hızında ortaya çıkabilecek beklenmeyen durumlar sonucunda stoksuz kalma durumuna düşmemek için tutulan stok miktarıdır. Talepteki belirsiz değişimlere karşı, talebi yine de karşılayabilmeye yönelik stok olarak da tanımlanır. Optimal güvenlik stoku düzeyinin   belirlenmesinde, geçmiş¸ veriler ve öngörülen hizmet düzeyi dikkate alınır.

Üreticiler genellikle yüklü miktarlarda alımlar yapan müşterilerine çeşitli iskontolar uygular. İşletmeler bu fiyat avantajlarından faydalanabilmek için mal alımlarını yüklü miktarlarda gerçekleştirme yoluna gider. Bunun yanı sıra, sipariş¸ usulü ile çalışan işletmeler için her siparişin, sipariş¸ miktarından bağımsız bir sabit maliyeti vardır. Dolayısıyla her siparişte verilen sipariş¸ miktarı arttıkça birim başına düşen sipariş¸ maliyeti azalmaktadır. Fakat yüksek miktarlarda sipariş¸ verilmesi durumunda işletmenin bulundurduğu envanter düzeyi artıracak ve bu artış¸ birtakım maliyetler doğuracaktır. Bu noktada, işletmenin ölçek ekonomilerinin sağladığı faydanın envanter maliyetlerinin üstünde olup olmadığını değerlendirmesi gerekmektedir.

Ölçek Ekonomileri; üretimin veya satın almanın yüksek miktarlarda yapılması sebebiyle birim başına satın alma veya üretim maliyetinde azalmalar şeklinde ortaya çıkan tasarruflardır.

Envanter yönetimi en sade tanımla, stok kalemlerinin izlenmesi, gereken miktar kadar elde bulundurulması ve bitmeden sipariş¸ verilmesi olarak ifade edilebilir. Fakat günümüzde tedarik kaynaklarının ve müşterilerin artması, dağıtım kanallarının çeşitlenmesi, müşteri beklentilerinde yaşanan hızlı değişiklikler envanter yönetimi konusunun daha geniş¸ bir bakış¸ açısıyla değerlendirilmesini zorunlu kılmaktadır. Bu nedenle envanter yönetimi denildiğinde sipariş¸ miktarının belirlenmesi, siparişlerin teslim süresi ve koşulları, depolanması, stokta bekleme süresi, üretim sürecinde geçtikleri aşamalar, müşterilere ulaştırılması, yeni siparişlerin verilmesi ve benzeri konulara ilişkin bütün süreçlerin planlanması, izlenmesi, kontrolü ve değerlendirilmesi faaliyetlerini içine alan kapsamlı uygulamalar anlaşılmalıdır. Bu kapsamlı bakış¸ açısıyla ele alındığında envanter yönetimini; her türden stok kaleminin tedariki, islenmesi ve üretim sonrası bitmiş¸ ürünlerin müşterilere ulaştırılması sürecinin planlanması, organize edilmesi, yürütülmesi ve denetimi süreci olarak tanımlayabiliriz.

Envanter yönetimi sadece üretim fonksiyonu açısından değil, pazarlama ve finansman fonksiyonları açısından da önem taşır. Envanterde bulunan stok kalemleri, müşteriye verilen hizmeti sağlamaları nedeniyle pazarlama fonksiyonunu, stoklara bağlanan fonlar açısından finansman fonksiyonunu, üretimin kararlı ve verimli bir şekilde sürdürülmesi açısından üretim fonksiyonunu ilgilendirir. Bu bağlamda, envanter yönetimi işletme içinde her birimin yöneticisini ilgilendiren bir konudur. Finansman fonksiyonu yöneticisi, stoklara bağlanan fonların düşürülmesini sağlamak için envanter düzeylerinin düşük tutulmasını; pazarlama fonksiyonu yöneticisi, satışları artırmak ve müşteriye verilen hizmeti kolaylaştırmak açısından envanter düzeylerinin yüksek tutulmasını arzular. Üretim fonksiyonu açısından, üretimin verimli bir şekilde sürdürülmesi ve istihdamda kararlılık sağlanması için belirli bir düzeyde stok bulundurulması istenir. Envanterde yer alan stok kalemlerinin sadece işletmede bulundurulan varlıklarla sınırlandırılmayıp sipariş¸ ve üretim sürecindeki varlıkların da işletme stokları içinde değerlendirilmesiyle envanter yönetiminin önemi artmıştır. Stok uygulamalarının optimizasyonu ancak envanterin etkin yönetimiyle mümkündür. Envanterin etkin yönetimi; faaliyette bulunulan sektör, stok konusu varlıkların türü gibi hususlar dikkate alınarak uygun envanter yönetimi modelinin seçimi ile sağlanabilir.

Stok devir hızı, belli bir dönem içerisinde firmanın stoklarının satış¸ yoluyla kaç defa kullanıldığını yani kaç kez satılıp tüketildiğini gösterir.

İşletmenin farklı satış¸ mağazalarına ait satış¸ verilerinin işletme merkezindeki bilgisayara aktarılmasını sağlayan elektronik bilgi sistemleridir. Satış¸ noktası terminalleri aracılığıyla merkez bilgisayara aktarılan veriler sayesinde işletme yönetimi hangi stok kalemlerinin hızlı tükendiğini, hangilerinin daha az satıldığını veya satılmayan stok kalemlerinin hangileri olduğunu açıkça görebilmektedir.

Etkin bir envanter yönetimi birbiriyle bağlantılı yedi adımın uygulanmasını gerektirmektedir. Bu adımlar:

1) İsabetli satış¸ tahminlerinde bulunulması,

2) İşletme envanterinin müşteri taleplerini zamanında ve tam olarak karşılamasını sağlayacak bir plan geliştirmesi,

3) İhtiyaç duyulan ticari emtianın ihtiyaç duyulduğu anda temin edilebilmesi için kritik öneme sahip tedarikçilerle ilişkiler kurulması,

4) Gerçekçi stok devir hızı hedefleri belirlenmesi,

5) Gerçek envanter bulundurma (taşıma) maliyetinin hesaplanması,

6) İşletmede kritik envanter kararları alabilmek için gerekli olan kesin verileri sağlayacak etkin bir bilgi sisteminin kullanılması,

7) İşletme çalışanlarına envanter kontrol sistemlerinin nasıl çalıştığının öğretilmesi ve böylece işletme envanterinin yönetilmesinde rol almalarının sağlanmasıdır.

Envanter yönetiminin öncelikli amaçları;

I. Müşteriye sunulan hizmetlerin seviyesini yükseltmek,

II. Hammadde, yedek parça ve benzeri stok kalemlerinin eksikliği nedeniyle işletmenin üretim sürecinde aksaklıkları en aza indirgemek,

III. Satın alma ve üretimin verimliliğini artırmak,

IV. Envantere bağlanan sermaye yatırımlarını aşağıya çekmek ve

V. Kârlılığı en yüksek seviyeye çıkarmaktır.

İşletmede yüksek miktarda envanter bulundurulması; firma fonlarının atıl kalması, kârlılığın düşmesi, yüksek envanter bulundurma maliyetleri ve likidite riskine maruz kalma gibi olumsuzluklar doğuracaktır. Dolayısıyla envantere aşırı kaynak bağlanması kaçınılan bir durumdur.

Düşük envanter seviyeleri ise üretim sürecinde aksamalara ve dolayısıyla düşük kapasite kullanımı ve satışlarda azalmaya neden olacaktır.

Envanter yöneticisinin hedefi; aşırı ya da yetersiz envanter seviyelerinden kaçınmak ve işletme faaliyetlerinin dengeli biçimde sürdürülebilmesini sağlayacak yeterli envanter seviyelerinin sağlanması olmalıdır. Envanter yöneticisi çok fazla envanter ile çok az envanter arasında bir denge kurmalıdır.

Envanter yönetiminde temel amaç, envanter bulundurma maliyeti ile müşteri taleplerini zamanında karşılayabilecek yeterli stok düzeyi arasında doğru bir dengenin kurulması ve sürdürülmesidir. Envanterin etkin yönetimi ve etkili kontrolü, en iyi faaliyet sonuçlarına ulaşılmasına ve envanter yatırımlarının düşmesine yardımcı olarak işletme kârlılığını olumlu yönde etkileyecektir.

Tedarik zinciri açısından envanter yönetimi, envanterin kurum ağına ilk girişinden, son kullanıcının eline teslim edilmesine kadarki tüm süreçlerin envanter planlamasını ve kontrolünü kapsamaktadır. Envanterin tedarik zincirinde oynadığı önemli rollerden biri, elde bulundurulan hazır ürünler sayesinde, karşılanabilecek müşteri talebi miktarını artırmasıdır. Envanter aynı zamanda, tedarik zinciri boyunca malzeme akış¸ zamanını da etkilemektedir. Tedarik zinciri ve tedarik zinciri içinde envanter yönetimi teknik bir faaliyetin ötesinde bir yönetim felsefesi olarak görülmelidir.

Envanter yönetiminde etkinliğin sağlanması için yöneticilerin dikkat etmesi gereken bazı önemli noktalar vardır. Bunlar:

• Devre sayımlarıyla deponuzda bulunması gereken stok miktarlarının doğruluğunu teyit ediniz. Bütün malzeme hareketlerinin düzgün bir biçimde kayıt altına alınmasını ve envanterlerinizin çalınmaya karşı korunmasını sağlayınız.

• Depo organizasyonlarını malzeme çekme maliyetlerini en aza indirgeyecek şekilde planlayınız.

• Envanter yatırımlarınızın verimliliğini ve kârlılığını tam olarak hesaplayınız.

• Envanter hedeflerinizle örtüşmeyen stok kalemlerini tespit ediniz.

• Olası alışılmadık satışları ve kullanımları tespit ve analiz ediniz.

• Envanterde yer alan her stok kalemine ilişkin gelecekteki talebi doğru biçimde tahmin etmeye yardımcı olacak unsurları belirleyiniz.

• Talep tahminlerinizin doğruluğunu ölçmeye ve geliştirmeye yönelik çalışmalar yapınız.

• Ürünü bir tedarikçiden satın alma, merkez depodan transfer etme veya işletme içinde üretme seçeneklerinden hangisinin daha rasyonel olacağına ilişkin değerlendirmeler yapınız. En iyi seçenek doğrultusunda karar alınız.

• Kısa ve uzun tedarik sürelerinin, toplam envanter yatırımlarınız ve müşterilerinize sunduğunuz hizmet üzerindeki etkilerini tespit ediniz.

• Müşterilere sunulan hizmet ve kârlılık arasında dengeyi sağlayabilmek için envanterdeki her bir stok kalemine ilişkin doğru emniyet stoku miktarlarını belirleyiniz.

• Her bir tedarik kaynağınız için ne sıklıkta yenileme siparişi vermeniz gerektiğini belirleyiniz.

• Her bir stok kalemi için en iyi yenileme parametrelerini ve yeniden sipariş¸ miktarlarını tanımlayınız.

• Tedarikçilerinizin işletmenizi ne miktarda aşırı stok bulundurma yükü altına girmeye zorladıklarını tespit ediniz. Bu durumun, özel indirim avantajları, ödeme kolaylıkları ve benzeri teşvikler sağlayıp sağlamadığını belirleyiniz.

• İşletme amaçlarındaki değişimlerin envanter performansınızı nasıl etkilediğini oraya koyunuz.

• Envanter yatırımlarınız için en iyi “toplam performans” ölçütlerini uygulayınız.

İhtiyaç duyulana kadar muhafaza edilen her türlü malzeme stok olarak adlandırılır. Bütün örgütler stok bulundururlar. Örgütlerin türüne göre bulunan stoklar farklılaşır. Örneğin bir mağazanın toptancıdan tedarik edip müşterilerine satana kadar elinde bulundurduğu ürünler; üretim işletmelerinin mamullerin üretiminde kullanmak için depoladığı hammaddeler; hastanelerde ilaçlar, ameliyat araç-gereçleri; okullarda temizlik malzemeleri, kırtasiye malzemeleri; bankalarda gerçekleştirilecek işlemler için bulundurulan para birer stoktur. Özetle, bir örgüt tarafından gelecekteki kullanımlar için depolanan (elde bulundurulan) her türlü ürün ve malzemeye stok denir. Stok kavramı bazı durumlarda daha somut bazı durumlarda ise daha soyut bir unsur olarak karşımıza çıkmaktadır. Örneğin; müşterilerin ihtiyaçlarını karşılayacak ürünlerle dolu bir süpermarket ya da üretimi tamamlanmış mamullerin bulunduğu bir depo söz konusu olduğunda stoklar daha somut ve kolaylıkla tanımlanabilir unsurlardır. Diğer taraftan, hizmet sektöründe stok kavramı daha soyuttur. 

Envanter kavramı ise genellikle, stoklarda yer alan malzemelerin tamamını ifade etmek için kullanılmaktadır. İşletme içindeki her stok kalemi işletme envanteridir. Fakat her envanter stok değildir. Çünkü envanter listelerine tüm stoklara ek olarak işletme içindeki tüm ekipmanlar da dâhildir. Bu bağlamda, envanter kavramı stok kavramında daha kapsamlıdır ve stokları da içermektedir. En genel tanımla envanter, müşteri taleplerini karşılamak üzere işletmeler tarafından sahip olunan parçaların tamamıdır. Buna göre envanter;
a. İşin normal akışı gereği satış amaçlı bulundurulan varlıklar,
b. Üretim sürecinde satış amaçlı üretilen varlıklar ve
c. Ürünlerin veya hizmetlerin satışa hazır hâle getirilmesi sürecinde kullanılmak üzere bulundurulan varlıkların toplamından meydana gelmektedir.

Stok Kalemi; stokta bulunan malzemelerin her biridir.

Rasyonel bir envanter yönetiminde ilk hareket noktası, stokların bir sınıflandırmaya tabi tutulması olmalıdır.

• İşlem öncesi stoklar: Bir ürünün elde edilmesinde kullanılan gerekli bileşenlerin işlenip ürürne dönüşmesinden önceki durumunu ifade eder.

1. Hammaddeler: Üretim sürecinde kullanılan ilk madde ve malzemelerdir.
Hammaddelerin belirli bir ürünün parçası hâline gelebilmeleri için işlemden
geçmeleri gerekir. Örneğin, mobilya üretiminde kullanılan kereste bir hammaddedir.
2. Yedek parçalar: Üretim sürecinde kullanılan makine ve teçhizatın işlemez duruma gelen bölümlerinin yerine konulacak parçalardır.
3. Satın alınan montaj parçaları: Ürünleri oluşturan kısımların birleştirilmesi
ve ürünlerin tamamlanması için kullanılan parçalardır. Bunlar civata, somun
gibi basit fakat çok kullanılan parçalar olabilecekleri gibi elektrik motoru, dişli
kutusu ve jeneratör gibi mamullere monte edilen karmaşık mamuller de olabilmektedir.
4. İşletme malzemeleri: İşletmelerin faaliyet ve üretim işlemlerinin yürütülmesi
amacıyla kullanılan ve mamul bünyesine girmemekle beraber hammaddelerin mamullere dönüşmesinde rol oynayan esas ve yardımcı maddeler dışındaki
maddi unsurlardır. Ampul, makine yağı, temizleme malzemeleri gibi bir üretim tesisinin çalışması için gerekli ancak son ürünün bir parçasını oluşturmayan tüm unsurlar malzemeler grubunda yer alır.

Üretim süreci içindeki durumlarına göre yapılan envanter sınıflandırılmasının yanı sıra envanteri stok kalemlerinin fonksiyonlarına göre de sınıflandırmak mümkündür.
• Dağıtım stokları
• Örgüt envanterleri
1. Emniyet (güvenlik) stokları
2. Beklenilen veya mevsimlik dalgalanmalara karşı koruyucu stoklar
3. Devre (çevrim) stokları

Envanterlerin dört temel işlevi bulunmaktadır. Bunları aşağıdaki biçimde özetlemek mümkündür:
• Kabul edilebilir envanter düzeyleri maliyetlerin en aza indirgenmesine yardımcı olur.

• Müşterilere sunulan hizmetlerin istenilen seviyede olmasını sağlar

• Birbirini takip eden işlemler arasındaki bağımlılığın azaltılmasına yardımcı
olur.

• Üretimin dengelenmesine ve böylece sermaye gereksinimlerinin azaltılmasına
yardımcı olur.

İşletmeler envanterlerinde faaliyet alanlarına göre farklı stok kalemleri bulundurmaktadır. Envanter kontrolü ve yönetiminde amaç; işletmenin o anda ihtiyacı olan stok miktarına yetecek kadar malın işletmede bulundurulması, üretim yapan işletme için üretimin kesilmeden devam etmesi, toptancı ve perakendeci işletme için ise müşteri taleplerinin zamanında karşılanmasıdır. İşletme envanteri arz ve talep arasında bir tampon görevi görür.

Emniyet Stoku; tedarik süresi ve tüketim (üretim, satış) hızında ortaya çıkabilecek beklenmeyen durumlar sonucunda stoksuz kalma durumuna düşmemek için tutulan stok miktarıdır. Talepteki belirsiz değişimlere karşı, talebi yine de karşılayabilmeye yönelik stok olarak da tanımlanır. Optimal güvenlik stoku düzeyinin belirlenmesinde, geçmiş veriler ve öngörülen hizmet düzeyi dikkate alınır.

Belirsizlik faktörü: Talep tahminlerindeki hatalar, işçi grevleri, değişken üretim,
yüklemedeki gecikmeler gibi işletmenin karşılaşabileceği birçok belirsizlik talep
ve tedarik arasındaki dalgalanmaları artırarak üretimin kesintiye uğraması, üretim araçlarının atıl kalması, potansiyel satış imkânlarının kaçırılması gibi riskler oluşturmaktadır.

Ölçek Ekonomileri; üretimin veya satın almanın yüksek miktarlarda yapılması sebebiyle birim başına satın alma veya üretim maliyetinde azalmalar şeklinde ortaya çıkan tasarruflardır.

• Belirsizlik faktörü

• Talepteki dalgalanmalar

• Tedarik sürecine ilişkin olası aksaklıklar

• Miktar iskontosu avantajlarından yararlanma ve daha düşük sipariş maliyeti

• Değişen pazar koşullarına uyum sağlama

• İşletme faaliyetlerinin sürekliliğini sağlama

• Firma Prestiji

Envanter yönetimi en sade tanımla, stok kalemlerinin izlenmesi, gereken miktar kadar elde bulundurulması ve bitmeden sipariş verilmesi olarak ifade edilebilir. Fakat günümüzde tedarik kaynaklarının ve müşterilerin artması, dağıtım kanallarının çeşitlenmesi, müşteri beklentilerinde yaşanan hızlı değişiklikler envanter yönetimi konusunun daha geniş bir bakış açısıyla değerlendirilmesini zorunlu kılmaktadır. Bu nedenle envanter yönetimi denildiğinde sipariş miktarının belirlenmesi, siparişlerin teslim süresi ve koşulları, depolanması, stokta bekleme süresi, üretim sürecinde geçtikleri aşamalar, müşterilere ulaştırılması, yeni siparişlerin verilmesi ve benzeri konulara ilişkin bütün süreçlerin planlanması, izlenmesi, kontrolü ve değerlendirilmesi faaliyetlerini içine alan kapsamlı uygulamalar anlaşılmalıdır. Bu kapsamlı bakış açısıyla ele alındığında envanter yönetimini; her türden stok kaleminin tedariki, işlenmesi ve üretim sonrası bitmiş ürünlerin müşterilere ulaştırılması sürecinin planlanması, organize edilmesi, yürütülmesi ve denetimi süreci olarak tanımlayabiliriz.

Etkin bir envanter yönetimi sisteminin kurulması, belirlenecek performans ölçüleri ve yararlanılacak değerleme araçları stokların etkin bir biçimde yönetilebilmesine olanak tanıyacaktır. Etkin bir envanter yönetimi birbiriyle bağlantılı şu yedi adımın uygulanmasını gerektirmektedir:
1. İsabetli satış tahminlerinde bulunulması

2. İşletme envanterinin müşteri taleplerini zamanında ve tam olarak karşılamasını sağlayacak bir plan geliştirmesi

3. İhtiyaç duyulan ticari emtianın ihtiyaç duyulduğu anda temin edilebilmesi için
kritik öneme sahip tedarikçilerle ilişkiler kurulması

4. Gerçekçi stok devir hızı hedefleri belirlenmesi

5. Gerçek envanter bulundurma (taşıma) maliyetinin hesaplanması

6. İşletmede kritik envanter kararları alabilmek için gerekli olan kesin verileri
sağlayacak etkin bir bilgi sisteminin kullanılması

7. İşletme çalışanlarına envanter kontrol sistemlerinin nasıl çalıştığının öğretilmesi ve böylece işletme envanterinin yönetilmesinde rol almalarının sağlanması

Envanter yönetiminin öncelikli amaçları;

i. Müşteriye sunulan hizmetlerin seviyesini yükseltmek,

ii. Hammadde, yedek parça ve benzeri stok kalemlerinin eksikliği nedeniyle işletmenin üretim sürecinde aksaklıkları en aza indirgemek,

iii. Satın alma ve üretimin verimliliğini artırmak,

iv. Envantere bağlanan sermaye yatırımlarını aşağıya çekmek,

v. Kârlılığı en yüksek seviyeye çıkarmaktır.

Envanter yönetiminde temel amaç, envanter bulundurma maliyeti ile müşteri taleplerini zamanında karşılayabilecek yeterli stok düzeyi arasında doğru bir dengenin kurulması ve sürdürülmesidir. İşletme yöneticilerinin sadece maliyetleri en aza indirmeye odaklanmaları hâlinde işletmede stokta bulunmama durumları, satış kayıpları, müşteri memnuniyetsizliği gibi problemlerle karşı karşıya kalınacaktır. Diğer taraftan, işletme yöneticilerinin müşteri taleplerindeki her türlü artışa cevap verebilecek düzeyde envanter bulundurma çabası içine girmeleri durumunda ise yüksek envanter bulundurma maliyetleri işletme kârlılığını olumsuz etkileyecektir. Bu nedenle, envanter yöneticisi çok fazla envanter ile çok az envanter arasında bir denge kurmalıdır. Envanterin etkin yönetimi ve etkili kontrolü, en iyi faaliyet sonuçlarına ulaşılmasına ve envanter yatırımlarınn düşmesine yardımcı olarak işletme kârlılığını olumlu yönde etkileyecektir.

Etkin envanter yönetimi için stokların sadece işletmeye ulaştıktan sonra değil, her aşamada izlenmesi ve aşamalara göre doğru envanter politikalarının uygulanması gerekmektedir. Envanter yönetimi üretim öncesi, üretim ve üretim sonrası aşamalar olmak üzere üç aşamada incelenebilir.

Lojistik; müşteri gereksinmelerini karşılamak üzere, üretim ve tüketim noktaları arasındaki mal, hizmet ve ilgili bilgilerin ileri ve geri yöndeki akışının ve depolanmasının etkin ve verimli bir şekilde planlanması, uygulanması ve kontrolünü kapsayan tedarik zinciri süreci aşamasıdır.

Malzeme akış zamanı, malzemelerin tedarik zincirine girdiği nokta ile tedarik
zincirinden çıktığı nokta arasında geçen süredir. Malzeme akış sürelerinin etkin envanter yönetimi uygulamalarıyla kısaltılması tedarik zincirinde stratejik avantajlar sağlayacaktır. Uygun envanter düzeyleri, tedarik zincirinin firmanın rekabetçi stratejisine destek verme kabiliyetini artıracaktır. Dolayısıyla, envanter yöneticileri, maliyetleri artırmadan ve talebe cevap verebilme hızını düşürmeden envanterde bulundurulacak stok miktarını optimum seviyelere getirmeye yönelik tedbirler almalıdır.

Envanter yönetiminde etkinliği artıracak bir takım uygulama önerileri yer almaktadır:
• Devre sayımlarıyla deponuzda bulunması gereken stok miktarlarının doğruluğunu teyit ediniz. Bütün malzeme hareketlerinin düzgün bir biçimde kayıt altına alınmasını ve envanterlerinizin çalınmaya karşı korunmasını sağlayınız.
• Depo organizasyonlarını malzeme çekme maliyetlerini en aza indirgeyecek şekilde planlayınız.
• Envanter yatırımlarınızın verimliliğini ve kârlılığını tam olarak hesaplayınız.
• Envanter hedeflerinizle örtüşmeyen stok kalemlerini tespit ediniz.
• Olası alışılmadık satışları ve kullanımları tespit ve analiz ediniz.
• Envanterde yer alan her stok kalemine ilişkin gelecekteki talebi doğru biçimde tahmin etmeye yardımcı olacak unsurları belirleyiniz.
• Talep tahminlerinizin doğruluğunu ölçmeye ve geliştirmeye yönelik çalışmalar
yapınız.
• Ürünü bir tedarikçiden satın alma, merkez depodan transfer etme veya işletme içinde üretme seçeneklerinden hangisinin daha rasyonel olacağına ilişkin değerlendirmeler yapınız. En iyi seçenek doğrultusunda karar alınız.
• Kısa ve uzun tedarik sürelerinin, toplam envanter yatırımlarınız ve müşterilerinize sunduğunuz hizmet üzerindeki etkilerini tespit ediniz.
• Müşterilere sunulan hizmet ve kârlılık arasında dengeyi sağlayabilmek için envanterdeki her bir stok kalemine ilişkin doğru emniyet stoku miktarlarını belirleyiniz.
• Her bir tedarik kaynağınız için ne sıklıkta yenileme siparişi vermeniz gerektiğini belirleyiniz.
• Her bir stok kalemi için en iyi yenileme parametrelerini ve yeniden sipariş miktarlarını tanımlayınız.
• Tedarikçilerinizin işletmenizi ne miktarda aşırı stok bulundurma yükü altına girmeye zorladıklarını tespit ediniz. Bu durumun, özel indirim avantajları, ödeme
kolaylıkları ve benzeri teşvikler sağlayıp sağlamadığını belirleyiniz.
• İşletme amaçlarındaki değişimlerin envanter performansınızı nasıl etkilediğini ortaya koyunuz.
• Envanter yatırımlarınız için en iyi “toplam performans” ölçütlerini uygulayınız.