İş planı, üç temel amaç için kullanılabilecek bir araçtır. Bunlar; iletişim, planlama ve yönetim olarak sıralanabilir. İletişim aracı olarak, iş planı sermaye sağlama, yapılacak yatırımı cazip hale getirme, stratejik iş ortakları bulma anlamında kullanılır. Geniş kapsamlı ve tüm detayları içeren bir iş planının hazırlanmış olması, kurulacak işletmenin ya da yeni girişimin potansiyel kârlılığını gösterir.

Yönetim aracı olarak iş planı, işletmenin gelişim evrelerine bağlı olarak takip edilecek yolların belirlenmesi, sonuçların izlenmesi ve gelişmenin değerlendirilmesinde kullanılır. Bu anlamda iş planı sürekli olarak yenilenen ve çeşitli aşamalarda kazanılan bilgi ve deneyimlerim sürekli olarak güncel tutulması gereken bir belgedir.

Planlama aracı olarak ise iş planı işletmenin her aşamasında yol göstericidir. Gelişim aşamalarına bağlı olarak ortaya çıkan engellerin ortadan kaldırılması ve yeni alternatiflerin oluşturulmasında da kullanılır.

İş Planının girişimciye sağlayacağı faydalar aşağıdaki şekilde sıralanabilir:

• Girişimcinin işletmeyi eleştirel ve objektif bir bakış açısıyla görmesini sağlar.

• İş planına dahil edilen rekabet, ekonomik ve finansal koşulları içeren analizler, girişimcinin işletmenin başarısı için yapacağı varsayımları dikkatli bir şekilde oluşturmasında yardımcı olur.

• İşletmenin bütün unsurları plan içerisinde gösterildiği için, girişimci, işletme stratejileri geliştirerek ve bunları sınayarak, dışarıdaki değerlendiriciler için de sonuçlar üretir.

• İş planı, amaçların değerlendirilebilmesi için tahminlerin ve gerçek sonuçların karşılaştırılmasıkonusunda da ölçütler oluşturur.

• Tamamlanmış bir iş planı, girişimciye dışarıdaki fon sağlayıcılar ve yatırımcılarla iletişim aracıolma ve işletme için de çalışma rehberi olma görevi yapar.

İş planı fon sağlayıcılara ve yatırımcılara da aşağıdaki faydaları sağlayacaktır :

• İş planı, fon sağlayıcılara ve yatırımcılara pazar potansiyeli hakkında bilgiler verir ve pazar payının nasıl korunacağını planlar.
• İş planı detaylı finansal tablolar aracılığıyla, işletmenin ihtiyacı olan borç çeşidi ve miktarı ile öz sermaye bileşimini gösterir.
• İş planı kritik riskleri ve önemli olayları tanımlayarak işletmenin başarısı için olası senaryolarıve eğer/ne (what/if) analizleri üretir.
• İşletmenin bütünü hakkında detaylı bilgiler sağlayarak fon sağlayıcılara ve yatırımcılara finansal değerlendirme konusunda gerekli bilgileri verir.
• İş planını okuyacak fon sağlayıcılar ve yatırımcılar, girişimcilik geçmişi olmayan bireylerin, planlama ve yönetim yeteneği konusunda fikir sahibi olur
• İş planı, yatırımcıların, yatırımdan beklediği özsermaye getirisini de gösterir.

İş planının girişimciye sağlayacağı faydalar aşağıdaki şekilde sıralanabilir:

• Girişimcinin işletmeyi eleştirel ve objektif bir bakış açısıyla görmesini sağlar.

• İş planına dahil edilen rekabet, ekonomik ve finansal koşulları içeren analizler, girişimcinin işletmenin başarısı için yapacağı varsayımları dikkatli bir şekilde oluşturmasında yardımcı olur.

• İşletmenin bütün unsurları plan içerisinde gösterildiği için, girişimci, işletme stratejileri geliştirerek ve bunları sınayarak, dışarıdaki değerlendiriciler için de sonuçlar üretir.

• İş planı, amaçların değerlendirilebilmesi için tahminlerin ve gerçek sonuçların karşılaştırılmasıkonusunda da ölçütler oluşturur.

• Tamamlanmış bir iş planı, girişimciye dışarıdaki fon sağlayıcılar ve yatırımcılarla iletişim aracıolma ve işletme için de çalışma rehberi olma görevi yapar.

İş planının güncellenme nedenleri şu şekilde sıralanabilir :

• Zaman içerisinde finansal ihtiyaçlar değişebilir. Nakit girişleri ve nakit çıkışları arasında farklılıklar oluşabilir.

• Pazara ilişkin değişmeler söz konusu olabilir. Müşteri beklentilerindeki değişmeler, rakipler ya da düzenleyici kurallar pazar yapısını etkiler.

• Üretim sürecine ilişkin değişmeler olabilir. Yeni bir ürün, yeni teknolojiler ya da yeni süreçler geliştirilebilir.

• Yönetim takımında ya da anahtar yöneticilerde zaman içerisinde değişmeler olabilir. Amaç ve hedefler doğrultusunda yeni bilgilerle donatılmış insanlar yönetim takımında yer alabilir.

• Zaman içerisinde plandaki bilgiler eskimiş ya da gerçeği yansıtmıyor olabilir.

• Beklenmeyen olaylarla karşılaşılabilir.

İş planının girişimci tarafından yazılması gerekir. Daha önceden başkasının yazdığı veya çeşitli danışmanlara yazdırılan iş planları bir işe yaramayacaktır. Çünkü girişimcinin kafasındaki iş fikrinin kağıda dökülmesi hiçbir danışmanın yapamayacağı kadar önemli bir iştir. Ancak bu ifade danışmanlardan hiçbir şekilde faydalanılmamalı şeklinde algılanmamalıdır. İş planının hazırlanmasında gerekli durumlarda danışmanlık hizmetlerinden yaralanılmalı ancak planın tamamı girişimci tarafından hazırlanmalıdır.

Giriş bölümü aşağıdaki bilgileri kapsamalıdır:

• İşletmenin adı ve adresi

• Girişimcinin ismi ve telefon numarası

• Kısaca işletmenin tanımı

• İşletmenin ve endüstrinin yapısı

• Finansal ihtiyaçların tutarı ve finansal yapının bileşimi

Bu bölümün alt başlıklarında aşağıdaki sorulara cevap verilmelidir.

• Ne tür bir işletme kurmayı planlıyorsunuz? İşletmenizi tanıtınız.

• Üretilecek mal ve hizmetlere ilişkin endüstri yapısı nasıl?

• Kurmayı düşündüğünüz işletmenin hedef ve amaçları nelerdir?

• Kurulacak işletme ile ilgili deneyiminiz var mı?

• Hangi ürün ya da hizmetleri sunacaksınız?

• Kurmayı düşündüğünüz işin niteliği nedir? (Yeni, Yarı-Zamanlı, Mevsimlik, Franchise vb.)

Bu bölümün alt başlıklarında aşağıdaki sorulara cevap verilmelidir:

• Potansiyel müşterileriniz kimler?
• Pazarın şu anki büyüklüğü nedir?
• Rakipleriniz kimler? İşletmelerinin nitelikleri nelerdir?
• Satışlarınızı nasıl arttıracaksınız ya da koruyacaksınız?
• Başlangıçta beklediğiniz pazar payı nedir?
• Fiyatlama politikanız gerçekçi mi?
• Fiyatların düşmesi ya da artması durumunda pazar payınızın seyri değişecek mi? Rekabetçi bir fiyat politikanız var mı?
• Ürün ya da hizmetlerinizin fiyatı ne olacak?
• Reklam ve tanıtım stratejiniz ne olacak?
• Reklam ve tanıtım stratejiniz ne olacak?
• Ürününüze yönelik dağıtım kanallarınızı belirlediniz mi?
• Zaman tablosuyla uyumlu bir pazar hedeflemeniz var mı?
• Pazar izlemeye yönelik ne tür çalışmalar yaptınız?
• Rakiplerinizi nasıl tanımlarsınız? (İhtiyatlı, Atak, Ilımlı) Neden?

Bu bölümün alt başlıklarında aşağıdaki sorulara cevap verilmelidir:

• İşletmenizin kuruluş yeri neresi olacak?
• Kuruluş yeri seçiminizi etkileyen faktörler nelerdir?
• Bina, makine ve üretimle ilgili diğer araç ihtiyaçlarınızı tanımladınız mı?
• Tedarikçileriniz kimler olacak?
• Ulaşım imkanları nelerdir?
• İş gücü olanakları nelerdir?
• Tahmini üretim maliyetleriniz nedir?

Bu bölümün alt başlıklarında aşağıdaki sorulara cevap verilmelidir:

• İşletmeyi kim yönetecek?

• Yöneticinin kişisel özellikleri nelerdir?

• Ne kadar çalışana ihtiyacınız var? Görevleri ne olacak?

• Çalışanlara verilecek ücretler tahmini olarak ne kadardır?

• Ne tür danışmanlara ya da uzmanlara ihtiyacınız var?

• İşletmenizin yasal statüsü ne olacak?

• Ne tür lisans ve izinlerin alınması gerekiyor?

• Ne tür yasal düzenlemeler işletmenizi etkileyecektir?

Bu bölümün alt başlıklarında aşağıdaki sorulara cevap verilmelidir:

• Tasarım ve geliştirme faaliyetlerinizi dikkatli bir şekilde tanımladınız mı?
• Dışarıdan teknik destek alınacak mı?
• Ne tür araştırmalara ihtiyacınız olacak?
• Araştırma ve geliştirme faaliyetlerinin maliyeti nedir?
• Finans planında yer alan bütçeler içerisinde Ar-Ge bütçesi yer alıyor mu?

Bu bölümün alt başlıklarında aşağıdaki sorulara cevap verilmelidir:

• Rakiplerin yapacağı olası fiyat indirimlerini dikkate aldınız mı?

• Endüstride meydana gelebilecek olası riskler nelerdir?

• Üretim maliyetlerinizin beklenenden daha yüksek olabileceğini hesapladınız mı?

• Gerçekleşemeyecek satış düzeylerine hazır mısınız?

• Uzun süreli tedarik güçlüklerine hazır mısınız?

• Tedarikçilerle uzun dönemli sözleşmeleriniz var mı?

• Alternatif eylem planlarınız hazır mı?

Zaman tablosu yaklaşımı, yapılacak işlerin adımlar şeklindeki gösterimini içerir. Zaman tablosundaki bu aralıklar üçer aylık, aylık ya da haftalık olarak verilebilir. Zaman aralıklarının koordine edilmesi sadece öncelikler anlamında değil, yeni ürün geliştirilmesi, yönetim takımının kurulması, üretim ayarlamaları ve pazar planlaması anlamında olduğu gibi şu çalışmaları da içermelidir:

• İşletmenin kurumsallaşması

• Araştırma ve geliştirme çalışmalarının tamamlanması

• Prototiplerin üretilmesi

• Satış temsilcilerinin çalıştırılması

• Ticari fuarlarda ürünlerin sergilenmesi

• Dağıtımcılarla anlaşılması

• Üretim materyallerinin siparişi

• Siparişlerin listelenmesi

• İlk satışlar ve teslimler (maksimum aralıklar işletmenin güvenilirliği ve sermaye ihtiyacıaçısından önemlidir)

• İşletmeye yapılacak ilk ödemeler (nakit olarak)

Bu bölümün alt başlıklarında aşağıdaki sorulara cevap verilmelidir.

• İşletmenizin faaliyete geçmesi için ne kadarlık bir süre öngörüyorsunuz?
• Hedef ve amaçlarınız için zaman bölümlendirmesi yaptınız mı?
• Faaliyetlerinizin herbir aşaması için son tarihleri belirlediniz mi?

Planın bu son bölümü, olması zorunlu olan bir bölüm değildir, ancak planın ana bölümlerinde verilmesi uygun olmayan ek belgeler sağlamaktadır. Diyagramlar, planlar, finansal veriler, finansal tablolar (tahmini bilanço, gelir tablosu ve nakit akış tablosu), yönetim takımının özgeçmişleri ve kaynaklar ile diğer bölümleri destekleyen materyaller bu bölümün örnekleridir. Bu bölüme konulacak materyaller, girişimcinin kendi kararına bağlıdır. Ancak bu bölüm destekleyici bilgilerle sınırlandırılmalıdır.

Bir iş planı 50 sayfadan daha uzun olmamalıdır. İlk taslak bu uzunluğu geçecek olsa da düzenleme sonucunda bu uzunluğa ulaşmalıdır. Uzunluğun bu şekilde belirlenmesi girişimcinin fikirlerini daha keskinleştirmeye itecek ve fon sağlayıcıların ilgisinin dağılmasını önleyecektir. Detaylar, ek bir ciltte yer alabilir. 

Bu bölümün alt başlıklarında aşağıdaki sorulara cevap verilmelidir:

• İş planını destekleyecek belgeleri, çizimleri ve anlaşmaları plana eklediniz mi?

• Yararlandığınız teknik ve hukuki danışmanlardan referanslarınız var mı?

• Gerekli olan finansal tabloları planınıza eklediniz mi?