Ekip çizelgeleme probleminin kapsamlı ve karmaşık bir problem olmasından dolayı problem genellikle ekip eşleme ve ekip atama olmak üzere iki aşamalı olarak çözümlenmektedir. 

Havayolu operasyonel planlama sürecinde ilk olarak uçuş çizelgesi hazırlanmaktadır.

Uçuş çizelgeleme problemi çözüldükten sonra uçak çizelgeleme problemi çözülür.

Uçak çizelgeleme aşamasında filo atamaları yapıldıktan sonra uçak rotalama problemi çözümlenir.

Uçak rotalama problemi çözüldükten sonra ekip planlaması aşamasına geçilir ve ekip çizelgeleme problemi çözülür. Ancak olası beklenmeyen durumlar için yeniden planlamanın yapılması gereken bir aşama daha gerekebilir ve  “düzensiz operasyonların yönetilmesi” olarak adlandırılır. 

Uçucu ekip planlama ve koordinasyon sorumlusu Havayolu işletmelerinde ekip planlama faaliyetlerinin havacılık otoritelerinin kurallarına uygun olarak planlanmasından sorumlu olan ve SHGM tarafından yetkilendirilen kişidir.

Ekip çizelgeleme probleminin çözümünde sıklıkla kullanılan optimizasyon yaklaşımlarına matematiksel programlama yöntemleri (büyük ölçekli doğrusal programlama ve tamsayılı programlama), yapay zekâ yöntemleri (mantıksal programlama, benzetimli tavlama, yapay sinir ağları, bulanık mantık ve genetik algoritmalar), sezgisel yaklaşımlar ve bunların kombinasyonları örnek olarak verilebilir (Çetin, 2008).

Ekip çizelgeleme probleminde dikkate alınması gerekli temel kısıtlar; uçucu ekip üyeleri ile ilişkili olan uluslararası ve yerel yasal düzenlemeler, havayolu şirketinin kendi iç düzenlemeleri ve politikaları ve iş akdi kurallarıdır.

Türkiye’de havayolu işletmeleri ekip çizelgelerini oluştururken, Sivil Havacılık Genel Müdürlüğü tarafından hazırlanan “Uçucu Ekip Uçuş Görev ve Dinlenme Süreleri ile Uygulama Esasları Talimatı”na uymak zorundadırlar.

Ekip çizelgeleme (ekip planlama); ekip eşleme (crew pairing) ve ardından ekip atama (crew rostering) problemlerinin çözümü olmak üzere iki aşamalı olarak gerçekleştirilmektedir.

Uçuş tarifesi Havayolu işletmesinin hangi şehirlere, hangi zamanlarda, hangi uçuş numarası ile sefer düzenleyeceğini gösteren listedir.

Eşleme bir ekip üssünde başlayan ve aynı ekip üssünde sonlanan, bir uçuş seferinin varış şehrinin bir sonraki uçuş seferinin kalkış şehri ile aynı olduğu uçuş seferleri sıralamasıdır.

Ekip eşlemenin oluşturulması, ekip planlama sürecinin ilk ve en önemli aşaması olarak kabul edilir. Ekip planlamasının başarısı ve maliyetlerin minimize edilebilmesi tamamen bu aşamada kullanılan matematiksel modellerin ekip eşleme kümesi oluşturabilme yeteneğine bağlıdır (Zeren, 2017).

Havayolu işletmelerinde ekip üyeleri ekip, pilot, kokpit ekipi, kabin ekibi, kaptan pilot, sorumlu kaptan pilot, uçuş mühendisi, ilave ekip, nöbetçi ekip, yedek ekipten oluşur.

Uçak rotalamada planlamaya konu olan unsur makineler (uçak) iken, ekip eşleme probleminde planlamaya konu olan unsur insandır. Bu nedenle ekip eşleme ile uçak rotalama probleminin çözümleri birbirinden farklılık göstermektedir.

Ekip planlamasının zamansal ve konumsal kısıtlar ile Uçucu Ekip Uçuş Görev ve Dinlenme Süreleri ile Uygulama Esasları Talimatı ve/veya havayolu şirketinin ekip planlama politikalarından kaynaklı kısıtlara uyularak gerçekleştirilmesi gerekmektedir.

Ekip eşleme problem kategorileri ekip eşleme problemi günlük, haftalık ve ileri tarihli olarak 3 farklı kategoride çözülebilmektedir.

Ekip eşlemesi yapıldıktan sonra ekip çizelgelemenin ikinci aşaması olan ekip atama problemi çözülür.

Ekip atamaları gerçekleştirilirken maliyetlere dikkat edilmesi ekip planlamanın başarısını etkileyecek önemli bir unsurdur. Atama gerçekleştirilirken kilometrede koltuk başına düşen ekip maliyetinin zaman içerisinde düşürülmesi ya da sabit tutulması hedeflenmektedir.

Havayolu işletmeleri tarafından ekip üyelerinin uçuşlara atanmasında benimsenen 3 farklı yaklaşım bulunmaktadır. Bu yaklaşımlar aylık ekip atama yaklaşımı, emir çizelgesi ve tercihli emir listesidir

Havayolu operasyonel planlama aşamalarından olan uçuş planlama, uçak rotalama ve ekip eşleme aşamalarında insana yönelik herhangi bir planlama gerçekleşmemektedir. Ancak ekip atama aşamasına gelindiğinde planlamaya konu olan insandır. Bu da ekip atama problemini diğer problemlerden farklılaştırmaktadır. Örneğin ekip atama sonucunda oluşturulan görev dağılımları ekip üyelerinin verimliliğine ve moraline doğrudan etki etmektedir. Havayolu taşımacılığında uçuş emniyetini etkileyen en önemli insan grubu ise pilotlardır (Şekerli ve Gerede, 2011). Bu nedenle ekip üyelerinin atanmasında yasal kısıtlamalara uyulmakla birlikte ekiplerin yorgunluk seviyeleri de göz önüne alınarak atamaların gerçekleştirilmesi önemlidir (Akyurt, 2018).