Teknik, bir sanat, bir bilim, bir meslek dalında kullanılan yöntemlerin hepsidir.

Kamu kurumları için iletişimin çalışma alanı, kurumun ve hizmetlerinin kamuda nasıl algılandığı ve farklı paydaş grupları ve kurum arasındaki ilişkilerin nasıl olduğudur

Farklı paydaş grupları ile sürekli ve doğrudan temas halinde olan çalışanlar, kuruma yönelik olumlu imajın inşa edilmesinde önemli rol oynamaktadır

Kurum içi halkla ilişkiler tekniklerini kullanmanın avantajları şu şekilde sıralanabilir:

• Çalışanlar kurumun kendilerine verdiği değeri hissettiklerinde verimlilikleri, kuruma bağlılıkları ve motivasyonları artar.

• Teknikler hem kurumu tanıtmaya hem de çalışanları bilgilendirmeye yönelik olduğundan kurumun işleyişi hızlanır, işin niteliği artar.

• Çalışanların kurumla ilgili sahip oldukları her bilgi dış paydaşların gözünde kurumun itibarına katkı sağlar.

Kamu kurumlarında çalışanlara yönelik olan tüm bu güçlükleri aşmanın en etkin yöntemi, kamu kurumunun çalışanlarına karşı şeffaf olmasıdır.

Kurum içi yayınları aşağıdaki konulara odaklanmalıdır;

• Çalışanları kurumla ilgili yeni gelişmeler (yeni yöneticiler ya da pozisyonu değişen çalışanlar)

• Yeni çalışanların tanıtımı,

• Çalışanların deneyimleri

• Özel yetenekleri veya hobileri olan çalışanların projeleri

• Eğitimler, seminer ve diğeretkinlik haberlerini • Kurumun yeni hizmetleri

Bir yıl boyunca kurumda gerçekleştirilen etkinliklerin, kutlamaların, varsa ödüllerin, hizmet alanlarına ilişkin yeni değişiklilerin yer aldığı, iş performanslarının, üretim veya hizmet ile ilgili niceliksel verilerin, niteliksel değerlendirmelerin bulunduğu tarihsel sıralamaların yapıldığı kitapçık şeklinde hazırlanan materyallerdir. Yıllıklar

El kitapçıklarında yeni çalışanların kurum ile ilgili hak ve sorumlulukları, eğitim olanakları, mesai saatleri, yükselme sistemleri gibi doğrudan çalışanları ilgilendiren daha özel konulardaki duyurular yer alırken, kitapçıklarda ise kurumun hikâyesi, yöneticileri, kurumsal kimliğe ilişkin bilgiler, kurumun misyonu ve vizyonu yer almaktadır

Kurum içindeki gündelik akıştaki ani değişimlerden ve bu değişimlerle ilgili sonuçlardan çalışanları haberdar etmek açık sistemli kurumların önemli misyonlarından biridir. Bu nedenle kamusal halkla ilişkilerin bilgilendirici notlara başvurması ve çalışanları güncel bilgilerden haberdar etmesi çalışanların kurumun kendilerine verdiği değeri ve önemi anlamaları için büyük rol oynadığı gibi, kurumun işleyişindeki aksaklıkları da ortadan kaldırmaya fayda sağlayacaktır.

Kurum ile ilgili haberler: Yeni uygulamalar, yeni projeler, hizmetler, yeni yapılanma, yöneticilerin mesajlarına ilişkin haberler

Çalışanların ihtiyaç duyduğu hizmetlere ilişkin haberler: Çocuk bakım hizmetleri, gündüz bakım evleri, hobi merkezleri gibi sosyal konularda sağlanan imkânlara ilişkin haberler.

E-posta mesajlarının yazımı ile ilgili şu noktalara dikkat edilmelidir (Holtz, 1999, s.44-45);

• İletiler tıpkı bir mektupta olduğu gibi normal uzunluktaki cümlelerle yazılmalıdır. Kısa mesaj diliyle, kısaltmalarla yazılmamalıdır.

• Başlık/konu kısmında herkesin anlayabileceği bir ifade seçilmelidir. Anlaşılmayı zorlaştıracak kavramlar kullanılmamalıdır.

• Mesaj alındıktan sonra mutlaka hızlıca yanıtlanmalı, yanıtta çok kısa olmadan yazılmalıdır.

Kamu kurumların açık sistemli olmalarından kasıt sadece çalışanlara şeffaf ve dürüst bir biçimde bilgi aktarmaları değil, aynı zamanda çalışanlarından gelecek önerilere ve fikirler -olumlu olsun ya da olmasın- açık olmaları da demektir.

Kurumu ile ilişkisi sadece iş üzerinden gerçekleşen bir çalışan kuruma karşı bazı olumsuz duygular geliştirebilir. Özellikle mesai saatlerinin yoğun olduğu, iş akışının zorlayıcı olduğu durumlarda çalışanların iş stresi geliştirmesi kaçınılmaz bir sonuçtur. Özel gün kutlamaları bu açıdan iş ve çalışan ilişkisini rahatlatıcı bir tür sosyal deşarj alanı oluşturmaktadır. Diğer taraftan mesai arkadaşlarının sosyal alanda bir araya gelmeleri, var olan iş gerginliği dışında etkileşim kurmaları, bir işbirliği kazanımını sağlamaktadır.

Kamusal halkla ilişkilerin kurumları öğrenen ve gelişen organizmalara dönüştürebilmesine giden yol çalışanların kişisel gelişimlerini desteklemekten geçmektedir. Öyle ki çalışanları birer makine olarak görmek yerine kurumun gelişmesine katkı sağlayan bireyler olarak görmek ve kariyer gelişimlerini desteklemek kurumların öncelikli görevlerinden olmalıdır.

Örgüt içi motivasyonun ve verimliliğin arttırılmasında geziler de bir araç olarak kullanılabilir. Dikey ve yatay hiyerarşideki çalışanların birbiri ile etkileşim kurduğu, ortak zaman geçirdikleri bir sosyalleşme aracı olan gezilerin bir diğer misyonu da kuruma yeni katılan çalışanların kuruma uyum sağlamasına, çalışma arkadaşlarını tanımasına katkı sağlamasıdır.

Açık sistemli kurumlardan beklenen halkla ilişkiler tekniklerinden biri de açık kapı günleridir. Adından da anlaşılabileceği gibi, bu günlerde kurum dış paydaşlarına çalışma sistemini, birimlerini, fiziki olanaklarını kısaca kurumun işleyişini anlatabilmek için “kurumun mutfağına” ilgili herkesi davet etmektedir. Bu günlerde yöneticiler dış paydaşlarla yüz yüze görüşme fırsatı bulabilmekte, paydaşlar ise kurumu en yakından tanıma olanağı yakalamaktadır.

Kurumlar hizmetlerini, ürünlerini paydaşlarına tanıtma amacıyla sergilerden ve fuarlardan bir teknik olarak faydalanmaktadır. Sergilerde kurumun gelişimini gösteren çeşitli fotoğraflar, geçmişe ait belgeler, afişler kurumun paydaşları gözündeki imajını da olumlu yönde etkilemektedir.

da sıklıkla kullandığı tekniklerden biri afişlerdir. Geniş kitlelere farklı sloganlarla hizmeti tanıtman ve yararlanılmasını sağlamak amacıyla afişler etkili tekniklerden biridir. Zira insanlar için görsel uygulamalar sözel anlatımlardan çok daha etkili ve akılda kalıcıdır. Afiş kullanmanın bir başka kolaylığı ise bu tekniğin pratik olmasıdır. Detaylı planlamaları gerektirmez.

Farklı paydaş gruplarının ilgisini kamu kurumunun bir hizmetine ya da daha genelde kurumun kendisine çekmek amacıyla kamu kurumları farklı yarışmalar düzenleyebilmektedir. Yarışmaların sonunda katılımcılara verilen ödül ve ödül töreni kamu kurumunun hem görünürlüğü arttırmada hem de paydaş gruplarınca algılanan imajını olumlu yönde desteklemektedir