TDK sözlükte sergi kavramına yönelik üç tanım bulunmaktadır. Buna göre yapılan;

• İlk tanım; alıcının görmesi, seçmesi için dizilmiş şeylerin tümü ve bu nesnelerin serildiği yerdir.

• Diğer bir tanım; halkın gezip görmesi, tanıması için uygun biçimde yerleştirilmiş ürünlerin, sanat eserlerinin tümünü sergi olarak açıklamaktadır.

• Üçüncü tanıma göre ise sergi; bir yerin, bir ülkenin veya çeşitli ülkelerin kendine özgü tarım, sanayi vb. ürünlerini tanıtmak için bunların uygun bir biçimde gösterildiği yerdir.

TDK’da yer alan fuar tanımı; belli zamanlarda, belli yerlerde ticari mal sergilemek amacıyla açılan büyük sergidir. Aynı zamanda fuar; yurtiçi ya da dışı ticareti geliştirmek amacıyla düzenlenen ve yerli ve/veya yabancı firmaların mallarının belli süreler içinde sergilendiği büyük ticari merkez olarak da ifade edilebilmektedir.

Bir ana endüstrinin pazarlama etkinliği; ticaret mallarının tanıtılması ve pazarlanması amacıyla, belli bir zaman ve belli bir yerde kurulan satış merkezleri ya da büyük pazarlar olarak tanımlanmaktadır. Diğer taraftan fuar; ticaretle ilgili ürün ya da hizmetlerin, teknolojik gelişmelerin, bilgi ve yeniliklerin tanıtımı, pazar bulunabilmesi ve satın alınabilmesi, teknik işbirliği, geleceğe yönelik ticari ilişki kurulması ve geliştirilmesi için, belirli bir takvime bağlı olarak, düzenli aralıklarla, genellikle de aynı yerlerde gerçekleştirilen bir tanıtım etkinliğidir. Tanımlamalardan yola çıkılarak genel olarak pazarlama ve tanıtım kavramlarının ön plana çıkartıldığı görülmektedir.

Eski Mısır’a kadar uzanan tarihsel köklere sahip olan fuarlar, özellikle Ortaçağ Avrupası’nda düzenli olarak gerçekleştirilen ticari toplanmalar olarak ortaya çıkmıştır. İlk kez Mezopotamya’da panayırlar ile birlikte ortaya çıkan ticari sergi ve fuarlar M.Ö. 5. Yüzyılda pers kralının açtığı sergi ile başlamıştır. 

Ticari sergi ve fuarlar, ortaçağda yılda bir veya iki kere büyük şehirlerde düzenlenmektedir. Ancak sanayi devrimi ile birlikte bir dönüm noktası yaşanmıştır. Sanayi devrimiyle birlikte, üretilen ürünlerdeki artış ve yeni pazarlar bulmak ihtiyacı, ticari sergi ve fuarları önemli bir araç haline gelmesine neden olmuştur.

Türkiye’de fuarcılık, Osmanlı dönemine kadar uzanmaktadır. Ancak fuar, gerçek anlamda ilk kez, 1923 yılında İzmir’de gerçekleşmiştir

Osmanlılarda ilk fuar alanı 1863 yılında görülen Sergi-i Umum-i İstanbul’dur. Bu alan, Sultan Ahmet bölgesinde kurulan 3.500 metrekarelik sergi salonudur.

1998 yılında denetim ihtiyacından hareketle, fuarların denetimi Sanayi ve Ticaret Bakanlığı’na verilmiştir. Bu süreçte, “Yurtiçinde Fuar Düzenlenmesine Dair Yönetmelik” yayınlanmıştır.

2004 yılında Türk Standartları Enstitüsü Fuar Standartları, TFYD ve Türk Standartları Enstitüsü ortak çalışması ile oluşturulmuştur.

2005 yılında fuarcılık konusunda yetkiler ve denetim hakkı, Bakanlıktan alınarak 5057 sayılı yasa değişikliği ile Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği’ne devredilmiştir.

Katılımcı Firmalar açısından, sosyo-kültürel ve ekonomik açıdan ve pazarlama ve iletişim açısından ticari sergi ve fuarların öneminden söz etmek mümkündür. Ticari sergi ve fuarlar; ürün veya hizmeti, sektör ile doğrudan ilgili kişi ve kurumlarla bir araya getirdiği için firmalar açısından çok önemli bir araç ve ortam yaratmaktadır. Ayrıca hem is turizmi açısından söz konusu bölgenin ve ülkenin turizm gelirlerini artırmakta, hem de fuarın düzenlendiği bölgedeki işletmelerin tanıtımını sağlamaktadır. Diğer taraftan bu ortam, kültürlerarası iletişim ve etkileşim açısından değer taşır. Pazarlama ve iletişim açısından ise etkin bir imaj yaratılır, alıcı ve satıcıyı bir araya getirerek etkin iletişim ortamı sağlar. Bilgi ve deneyim paylaşımı sağlanır.

Düzenleniş amacına göre fuarlar;

• Genel (yatay) fuarlar,

• İhtisas (dikey) fuarları,

• Tüketici fuarları ve 

• Solo fuarlar olmak üzere dört gruba ayrılmaktadır.

Genel (yatay) fuarlar; hemen herkese açık olan, her çeşit tüketim, tarımsal ve sanayi mallarının sergilendiği ticari ya da sosyal içerikli fuarlardır.

İhtisas (dikey) fuarları; düzenlendiği ihtisas alanına göre üretilen ürün ve hizmetlerin sergilendiği, genellikle bu alana ilgi duyan, bu alanda faaliyet gösteren kişi ve kurumlar tarafından ziyaret edilen fuarlardır.

İhtisas fuarları;

• Büyük ihtisas ve

• Küçük ihtisas fuarları olmak üzere iki gruba ayrılmaktadır

Büyük ihtisas fuarları, ileri derecede uzmanlaşmış genellikle yalnızca is adamlarına açık olarak, sektör ve pazar dilimi bazında gerçekleştirilmektedir.

Küçük ihtisas fuarları ise genellikle perakendecilere yönelik olarak düzenlenen nispeten küçük kapsamlı, ticari fuarlar içinde sayı itibarıyla çoğunluğu oluşturan ikinci derecede ihtisas fuarlarıdır.

İhtisaslaşma;

• Endüstriye göre ve

• Pazar bölümüne göre gerçekleşmektedir. 

Endüstriye göre ihtisaslaşma; belirli bir endüstri kolu üzerinde ihtisaslaşan fuarlar acente ve distribütör bulma açısından iyi bir araç olarak görülmektedir. İhtisaslaşma oranı tüm endüstriyi içerebildiği gibi endüstrinin belirli bir kolunu da kapsayabilmektedir.

Pazar bölümüne göre ihtisaslaşma ise genellikle doğrudan doğruya tüketiciye hitap etmek yerine, perakendecilere yönelik olarak çok küçük ölçeklerde, küçük salonlarda ve otellerde organize edilebilmektedir.

Doğrudan tüketiciye ulaşarak satın alma kararının anında sonuçlandığı, ürün yelpazesinin oldukça geniş olduğu, gerek katılımcı sayısı, gerekse ziyaretçi sayıları açılarından diğer fuarlarla karşılaştırılamayacak sayılara ulaşan fuarlardır.

Tüketici fuarlarında;

• Son tüketici ve
• Tüketim odaklılık öne çıkmaktadır. 

Bir ülkenin başka bir ülkede organize ettiği, ülkenin ürün ve hizmetlerinin tanıtıldığı fuarlardır. Ülke markalaşması etkinliği olarak da görülebilmektedir.

Hedeflenen kitlenin coğrafyasına göre fuarlar;

• Bölgesel,

• Ulusal ve

• Uluslararası fuarlar olmak üzere üç grupta incelenmektedir. 

Bölgesel fuarlar, belli bir coğrafi bölgeye ve oradaki hedef kitleye yönelik olarak yapılan fuarlardır. Ulusal fuarlar ise bölgesel fuarlara göre daha büyüktür. Ulusal fuarlar, çeşitli konularda ve sektörler özelinde düzenlenen tek bir ülkeden katılımcıların ve ziyaretçilerin yer aldığı fuarlardır.

EXPO, uluslararası sergi anlamına gelmekte ve evrensel sergileri ifade etmektedir. Diğer bir bakış açısıyla, bu açılım bir ülkenin ekonomik ve teknolojik değerlerini tanıtmakla kalmayıp, aynı zamanda yerel ve kültürel değerleri de tanıtmaya aracılık eden organizasyonları ifade etmektedir.

İlk EXPO, 1851 yılında Londra’da Crystal Palace’da gerçekleştirilmiştir.

EXPO’lar genellikle üç ila altı ay arasında sürmektedir.

İlk EXPO’ların endüstri temelinde ve önemli kutlamalar çerçevesinde düzenlendiği görülmektedir. Ancak zaman içinde temalar çerçevesinde işleyen bir süreç benimsenmiştir

Expolar’da;

• Dünya (evrensel) EXPO ve

• Uluslararası EXPO iki önemli Expo türüdür.

Ancak bunlar dışında;

• Bahçecilik fuarları ve

• The Triennale Di Milano’da EXPO çeşitleri arasında yer almaktadır.

Dünya (Evrensel) EXPO, 5 yılda bir gerçekleşir, en fazla 6 ay sürer, tema evrenseldir. Uluslararası (İhtisas) EXPO ise iki dünya expo’su arasında gerçekleşir, en fazla üç ay sürer, tema kente veya ülke özelliklerine bağlıdır.

Triennale Di Milano tasarım sektörünü hedef almaktadır. Üç yılda bir düzenlenen fuar, tasarım sektörünün temel aktörlerini ve genel olarak ilgili kişileri ve halkı bir araya getirmektedir.

Fuara katılım süreci stratejik bir planlama sürecidir. Fuarlara katılma ihtiyacının ortaya çıkması ile başlayan süreç, amacın belirlenmesi, doğru fuar seçiminin ve fuar seçildikten sonra ise belirlenen fuara yönelik çalışmalar ile devam etmektedir. Bu çalışmalar;

• Stand yeri ve türünün seçimi ve tasarlanması,

• Fuarda görev alacak personele yönelik çalışmalar,

• Tanıtım faaliyetlerinin planlanması,

• Ürün transferlerinin nasıl yapılacağının belirlenmesi ve

• Bütçe hazırlanması konularını kapsamaktadır.

Fuarların seçilmesi konusunda dikkat edilmesi gereken hususlar şunlardır:

• Ürünlerin pazara uygunluğu,

• Ürün fiyatlarının pazara uygunluğu,

• Ürün kalitesinin pazara uygunluğu,

• Pazar talebinin karşılanabilirliği,

• Pazarın sorunlarına karsı hazırlıklı olunup olunmadığı,

• Fuara etkin katılım yolunun belirlenmesi.

Bu konuların irdelenmesi işletme için hangi fuara katılımın uygun olacağına ilişkin bilgi verecektir.

Fuar alanı içinde koridorlara olan cephe ve şekillerine göre standlar şöyle sıralanabilir:

• Sıra Stand,

• Köşe stand,

• İki cepheli stand,

• Üç cepheli stand,

• Ada stand ve

• L stand.

Sıra stand, tek tarafı koridora bakan ve girişin sadece koridordan yapılabildiği, en düşük ücretli stand çeşididir. Stand alanının büyüklüğü veya derinliğinden çok, koridora bakan cephesinin genişliği önemlidir.

Köşe stand, iki cephesi koridora açık olan stand çeşididir. İki cepheli stand ise iki ayrı koridora cephesi olan standlardır.

Bu standlar “yarım ada” veya “baş stand” olarak adlandırılmaktadır. Bu standın üç tarafı sergilemeye imkân vermektedir. Ancak, grafik kullanımlar için tek duvarı bulunan standlardır.

Dört tarafı da koridora açık olan stand Ada standdır. L Stand ise birbiri ile kesişen iki koridora bakan, uzun mesafeden görülebilen standdır.

Fuarlarda sergileme türleri yapılırken üç sergileme tipinden birine karar vermek gerekmektedir. Bunlar;

• Açık,

• Yarı açık ve

• Kapalı sistemlerdir.

Açık sistem, standda görüntüyü engelleyen hiçbir şeyin olmadığı ve sergilenen ürünler ile uygulamaların tamamen serbest olarak göründüğü bir stand sistemidir.

Yarı açık sistemde, standın bazı alanlarında ziyaretçiler veya görevliler için ayrılmış mekânların pano, perde sistemleri, cam gibi ürünler ile yarı kapatıldığı görülmektedir.

Standın tümünün kapatılmış olduğu kapalı sistemde ise ziyaretçilerin standın içine girmeleri zorunlu tutulmaktadır.

Fuar personelinin dört temel görevi bulunmaktadır. Bu görevler ziyaretçilere yöneliktir. Bunlar şöyle sıralanabilir:

• Ziyaretçileri karşılamak,

• Ziyaretçilerin ihtiyaçlarını açığa çıkarmak,

• İhtiyaca yönelik çözümler üretmek,

• Görüşmeyi sonuçlandırma.

Stand personeli öncelikle ziyaretçiyi en olumlu şekilde karşılamak ve onunla ilgilenmekle görevlidir. Eğer stand personelinin ziyaretçiyi karşılama yöntemi doğru değilse her şey başladığı anda sona ermektedir.

Fuar alanında görevli olan personel, ziyaretçileri karşıladıktan ve hangisi ile öncelikli olarak ilgileneceğine karar verdikten sonra, söz konusu müşterileri mümkün olduğunca hızlı bir biçimde standa almak ve ihtiyaçlarını ortaya çıkarmak durumundadır.

Ziyaretçiyi en doğru şekilde karşılayıp, onun ihtiyaç duyduğu konuları ortaya çıkardıktan sonra personelin görevi, ürün ve hizmetlerini tanıtıp, ön plana çıkararak ziyaretçinin isteklerini nasıl karşılayabileceklerini anlatmaktır.

Görüşme sonunda personel, edindiği bilgileri not alır ve henüz anlaşma imzalanmadıysa bir sonraki görüşme için randevu talep eder. Personelin ziyaretçi üzerinde yaratacağı son etki de önemlidir. Bu nedenle, ziyaretçileri karşılama sırasında olduğu gibi içten ve sıcak bir şekilde uğurlamak da gerekmektedir.

Fuarlarda ödenmesi gereken ücretler altı ana başlık altında incelenmesine rağmen kendi içlerinde de çeşitlenmektedir. Bunlar kısaca şöyle açıklanabilir:

• Fuar organizatörüne ödenecek ücretler: Yer kirası, kayıt ücreti, katılımcı giriş kartları, park kartları, standa ilave malzemeler olarak karşımıza çıkmaktadır.

• Sergi mallarının maliyeti: Numunelerin maliyeti, ambalaj, nakliye, depolama, gümrükleme ve sigorta masrafları, gümrük vergilerini içermektedir.

• Stand konstrüksiyon ve dekorasyon masrafları: Konstrüksiyon bedeli, konstrüksiyon içinde kullanılacak her türlü malzeme bedel, dekorasyon masrafları, telefon, faks, internet, elektrik, su, temizlik giderleridir.

• Reklam-promosyon giderleri: Firma tanıtım materyallerinin basımı ve postalanması, stand’da dağıtılacak eşantiyonlar ve ikram malzemeler, ziyaretçi giriş kartları olarak tanımlanmaktadır.

• Personel giderleri: Ulaşım ve konaklama masrafları, harcırah, tercüman ve hostes ücretlerini içermektedir.

• Diğer giderler ise otel-fuar alanı-otel transferleri, günlük hayata ilişkin giderlerdir.

Bir fuar organizasyonu söz konusu olduğunda birkaç aktör ve bileşenden söz etmek mümkündür: Bunlar;

• Fuar alanları ve sorumluları,

• Fuar katılımcıları,

• Fuar ziyaretçileri,

• Fuar organizatörleri ve

• Tedarikçilerdir.

Fuar alanları, fuarların gerçekleştirildiği yerlerdir. Bu alanlar, daha önce de söz edildiği gibi çeşitli büyüklüklerdedir ve çeşitli altyapı olanaklarına sahiptir. Bu olanaklar arasında sergi alanları, toplantı salonları, yiyecek-içecek alanları, teknik donanım gibi unsurlar sayılabilmektedir. Fuar alanlarından sorumlu kişi ve kuruluşlar, fuar öncesinde, sırasında ve sonrasında katılımcıların beklentilerinin karşılanması için gerekli düzenlemeleri yapar.

Fuar katılımcıları; fuara ürün ve hizmetlerini tanıtmak, satışını yapmak, müşteri ilişkilerini geliştirmek ve sürdürmek gibi amaçlarla katılan ve ürünlerini sergileyen firmalardır.

Fuar ziyaretçileri; fuarın konusuna ve içeriğine bağlı olarak bilgi edinmek, satın almak, sipariş vermek, iş bağlantıları kurmak gibi amaçlarla fuar alanlarını ziyaret eden kişi ve kurumlardır.

Fuar organizatörleri; fuar alanlarında belirlenen bir fuarı organize etmekten sorumlu firmalardır. Fuar öncesinde, sırasında ve sonrasında fuar organizasyonu ile ilgili tüm süreçlerden sorumludur. 

Tedarikçiler; fuar organizatörlerinin ve katılımcıların ihtiyaç duyabileceği ürün ve hizmetleri sunan kurumlardır. Güvenlik, iç mimari ve tasarım, yiyecek içecek hizmetleri, teknik konular gibi çeşitli alanlarda tedarikçiye ihtiyaç duyulabilmektedir.

Fuar organizatörleri, belirlenen bir fuar alanında belirlenen sektöre özgü fuarları organize ederler. Bu organizasyon,

• Fuar öncesi,

• Fuar sırasında ve

• Fuar sonrasında yapılacak çalışmalar olmak üzere üç ayrı süreç izlenerek incelenebilir. 

Organizatör firmalar, fuar öncesinde başlıca şu hazırlıkları yapmalıdır:

• Fuar yerinin ve tarihinin belirlenmesi,

• Fuara katılacak ürün gruplarının belirlenmesi,

• Fuarı tanıtıcı broşür ve katalog hazırlığı,

• Pazarlama stratejilerinin belirlenmesi,

• Katılım şartlarının belirlenmesi,

• Reklam faaliyetleri,

• Katılımcılara sağlanacak olanaklar,

• Katılım sözleşmesinin hazırlanması,

•Seyahat organizasyonunun yapılması,

• Fuarda düzenlenecek etkinliklerin planlanması,

• Gümrük, nakliye işleri.

Fuar sırasında yürütülmesi gereken çalışmaların başlıcaları şöyle sıralanabilir:

• Fuar alanının düzeni ve güvenliğinin sağlanması,

• Katılımcı firmalara yönelik çalışmaların yürütülmesi,

• Basına yönelik çalışmaların yürütülmesi ve

• Ziyaretçilere yönelik çalışmaların yürütülmesi.

Organizatör firma, fuar alanında meydana gelen her türlü olayı takip etmek ve alanın düzenini sağlamak durumundadır. Bu sebeple fuarın düzenlendiği alanda, fuarın açık olduğu saatlerde bu düzeni ve güvenliği sağlayacak bir ekip görevlendirilir.

Fuar katılımcılarının memnuniyetinin sağlanması amacıyla katılımcılara yönelik stand ziyaretleri, ihtiyaçların tespit edilmesi ve giderilmesi, açılış kokteyli gibi uygulamalar yürütülmelidir.

Basın mensuplarının fuar organizasyonu sırasında en iyi şekilde ağırlanması, fuar ile ilgili doküman ve materyallerin hazır bulundurulması gibi uygulamalar yürütülmelidir.

Fuara gelmesi amaçlanan ziyaretçiler, fuar sırasında da izlenmeli ve memnuniyetleri için gerekli çalışmalar yapılmalıdır. Bu çalışmalar arasında fuara ulaşımı kolaylaştıracak önlemler (servis vs.), danışma masaları, ziyaretçilere ilişkin kayıtların alınması gibi uygulamalar yer almaktadır.

Fuar organizatörleri, fuar sonrasında öncelikle katılımcı firmalar ve ziyaretçiler ile ilgili ilişkileri sürdürmek amacıyla gerekli analizleri yapar ve süreçleri planlar. Diğer taraftan fuar organizasyonuna destek veren sponsorlar, tedarikçiler gibi firmalara yönelik teşekkür amaçlı uygulamalar planlanmaktadır.

Son olarak fuar organizasyonunun başarısının ölçümlenmesi de çok önemli bir konudur ve gelecek fuarlara yönelik alınacak dersleri ve önlemleri ortaya çıkarmaktadır. Bu nedenle fuar organizatörü firma bir değerlendirme raporu hazırlamalıdır.

Değerlendirme raporu, fuar organizasyonu hazırlıklarından fuarın sona ermesine kadar yapılan tüm çalışmalar ile ilgili aşağıdaki bilgileri içermelidir:

• Pazarlama çalışmaları hakkında bilgiler,

• Tanıtım çalışmaları hakkında bilgiler,

• Fuarın düzenlendiği alan ile ilgili bilgiler,

• Fuarda yer alan katılımcı sayısı ve katılımcılarla ilgili bilgiler,

• Katılımcı sayısında yıllara göre meydana gelen değişimler,

• Ziyaretçi sayısı ve ziyaretçilerle ilgili bilgiler,

• Ziyaretçi sayısında yıllara göre meydana gelen değişimler,

• Fuar organizasyonu ile ilgili haberler.