İşletmeler, Kurumsal Kaynak Planlama yazılımı ile diğer işletmelerle karşılaştırmalar yapabilir ve rekabette üstünlük sağlayabilir.

İşletme, kurumsal kaynak planlamasını uygulamadan önce, işletme süreçlerinin ve işlemlerinin değişmek zorunda olduğunu örgüt olarak kabul etmelidir.

Kurumsal Kaynak Planlama sistemi, işletme için kritik ihtiyaçlar ve istenen özelliklere göre seçilmelidir. Seçim için iki farklı Kurumsal Kaynak Planlama sistemi vardır. Birincisi, bilginin merkezleşmesini ve kontrolünü sağlamak için büyük işletmelerin seçtiği sistemdir. İkincisi ise belirgin özellikler içeren ve özel işletmeler için hazırlanan daha özel Kurumsal Kaynak Planlaması sistemidir. Bu sistemlerin seçiminde en önemli dayanak, işletmenin büyük, orta veya küçük ölçekli olmasıdır.

Kurumsal Kaynak Planlaması seçiminde aşağıdaki 4 aşama göz önünde bulundurulmalıdır:

• Seçim Ekibinin Kurulması

• Kurumsal Kaynak Planlaması Yazılım Paketlerinin Karşılaştırılması ve Seçimi

• Danışman Girişimin Seçilmesi

• Yazılım ve Danışmanlık Sözleşmesinin Yapılması

Eğer işletme, seçim ekibini kuramazsa ya da seçim ekibi hangi Kurumsal Kaynak Planlama yazılımının işletmesine uygun olduğuna karar veremezse danışman şirketlere başvurulabilir. Danışman şirketlerden gelecek olan görevlilerle birlikte işletmeye uygun yazılım seçilir.

Kurumsal Kaynak Planlama tedarikçilerinin genel amacı, Kurumsal Kaynak Planlaması uygulamalarını bir işletmenin önemli sistemi hâline getirmektir. Ayrıca işletmenin, Kurumsal Kaynak Planlaması yazılımını kullanarak, işletmenin eski sistemine gereksinim duymamasını sağlar. Kurumsal Kaynak Planlaması yazılımı, eski sitemdeki verileri de içererek merkezî bilgi deposu ve bir veri dağıtım yeri olur.

Seçim ekibi Kurumsal Kaynak Planlaması yazılımını seçerken; teknolojik özelliklere, markaya, tedarikçi güvenirliliğine ve diğer birçok özelliğe önem vermelidir.

Firmanın güvenirliliği, tedarikçi firmanın referansları, kadrosu ve sermayesi gibi kriterlerle belirlenirken, firmanın marka güvenirliliği de dünya markası olup olmadığı ve uluslararası referanslar gibi kriterlerle belirlenir.

Danışmanlık, şirketlerin politika, prosedür, uygulama, yönetim problemleriyle ilgili analizlerinin yapılması, çözüm önerilerinin üretilmesi, derinlemesine bilgi desteğinin verilmesidir.

İşletmeler, bilgi birikimi ve tecrübeden yararlanmak, çözümü zor bir konuda objektif görüş almak, politik etkilerin dışında kalarak denenmiş bir sistemi sağlam temeller üzerine kurmak ve organizasyonun bilgi, görüş ve yeteneğini arttırmak için danışmanlık hizmetlerine gereksinim duyarlar. Özellikle teknolojik gelişmeleri işletmelere uyarlamada da danışmanlığa ihtiyaç vardır. Kurumsal Kaynak Planlaması yazılımlarının işletmelerde uygulanmasına geçilmeden önce, mutlaka danışmanlar tarafından eğitim verilmesi, onların görüşlerinin alınması ve tecrübelerinden yararlanılması işletmeler için şarttır.

Danışmanlık şirketlerinin pazardaki saygınlığı önemli olmakla birlikte, işletmelerin projelerine hangi danışmanı atayacağını öğrenmek de önemlidir. Diğer bir deyişle, şirketten ziyade danışmanı işe almak önemlidir. Her şeyi bilen, benmerkezci yaklaşımda olan danışmanı değil, profesyonel ve uzman danışman seçmek işletme için daha yararlı olur. İşletmenin problemlerini anlayan ve problemlerine çözüm üretebilecek danışmanı seçmek, işletmenin Kurumsal Kaynak Planlama yazılımının uygulamasında büyük bir avantaj sağlar.

Teknolojinin hızlı değişimiyle beraber Kurumsal Kaynak Planlaması yazılımı geliştirme döngüsü ortaya çıkmıştır.Kurumsal Kaynak Planlaması Yazılımı geliştirme döngüsü, çok sayıda kullanıcıyı içeren büyük projelerde ortaya çıkan problemlerin üstesinden gelmek için başvurulan aşamalar bütünüdür. Bu döngüsel sistem tasarımında, birçok açılımcı ve yazılımcı, binlerce saat çalışarak, ideal bilgi sistemini kurmaya çalışır. Kurumsal Kaynak Planlaması yazılımı geliştirme döngüsü yaklaşımının en önemli özelliği, çok amaçlı ve kapsamlı bir yöntem olmasıdır.

Kurumsal kaynak planlaması yazılımı geliştirme döngüsü, başlıca şu beş aşamada tamamlanır:

• Yapılabilirlik araştırması

• Sistem analizi

• Sistem tasarımı

• Sistemin uygulamaya konulması

• Sistemin bakım ve onarımı

• Sistemin değerlendirilmesi

Yapılabilirlik araştırması, mevcut sorunların, istenenlerin ve istekleri karşılayacak yeni sistemin beklenen maliyetinin, önceden, hızlı bir öngörülmesidir. Amaç, sorunların bilgisayar destekli bilgi sistemiyle çözülüp çözülmeyeceğini, yapılabilirlik araştırmasıyla belirlemektir. Bu belirleme sonunda, kurulması düşünülen yeni sistemin amaca uygunluğu, maliyeti, yararları, üstünlükleri ve sakıncaları değerlendirilir.

Yapılabilirlik araştırması, projeyi ekonomik, işlev, işlem ve teknik açıdan enine boyuna inceleyip, fayda maliyet karşılaştırmasıyla birlikte bütünlüğe kavuşturmalıdır. Söz konusu araştırma, en azından şu sorulara yanıt vermelidir:

• Kurumsal Kaynak Planlaması yazılımı projesinin beklenen maliyeti uygun mudur, yoksa daha düşük maliyetli bir çözüm de olabilir mi?

• Önerilen Kurumsal Kaynak Planlaması yazılımı işlev ve işlemlerin verimliliğini artıracak mıdır, yoksa bunları daha da karmaşık bir duruma sokarak amaçlara ulaşmayı engelleyecek midir?

• Önerilen sistem için geliştirilmiş bir teknoloji ve yazılım var mıdır?

• İşletme, önerilen teknolojiyi işletecek yeterli uzmanlara sahip midir?

Sistem analiz sonunda en az şu belgelerin hazırlanmış olması gerekir:

• Ayrıntılı iş planları

• Performans hedefleri

• Uygulamalar

• Prosedürler

• Kullanıcı girdileri ve girdi denetimi

Kurumsal Kaynak Planlaması uygulamasının başarılı olması için gerekli faktörleri şöyle sıralamıştır:

• Yeni sistemin uygulanabilirliğinin testi

• Kullanıcıların katılımının sağlanması

• Kullanacakların eğitilmesi

• Kullanımda esnekliğin sağlanması

• Yeni sistemin işletme çalışanlarına olumsuz etkilerinin azaltılması

• Yeni sistemi uygulamaya koyma biçiminin seçimi

• Uygulamaya Doğrudan Geçiş
• Uygulamaya Paralel Geçiş
• Pilot Uygulama
• Aşamalı Geçiş

• Kurumsal Kaynak Planlaması Sisteminin Değerlendirilmesi ve Performansının Ölçülmesi

Uygulama sürecinin ilk aşaması, geliştirilen yeni sistemin uygulanabilirliğinin, son bir kez daha test edilmesidir. Aslında test ve denetleme, Kurumsal Kaynak Planlaması yazılımı geliştirme döngüsünün her aşamasında yapılmıştır. Bununla beraber, sistem uygulanmaya konulmadan önce, Kurumsal Kaynak Planlaması yazılımı değişkenlerinin ideal işleyişe sahip olup olmadığını anlamak için, bütünleşik Kurumsal Kaynak Planlaması yazılımı son bir kez daha gözden geçirilmeli ve işlerliği test edilmelidir. Bu son test sırasında, bazı küçük sorunlar not edilmeli, ancak çözümleri sonraya bırakılmalıdır. Bilgi sistemlerinde, hatalar ve gerekli değişiklikler için belirli bir sınır olmalıdır. Bu sınır içinde kalan hata ve değişiklikleri, sistem içinde yer alan bakım-onarım ekipleri yapar. Daha kapsamlı hata ve değişiklikler için, dışarıdan danışmanlık hizmeti yoluna gidilmelidir.

Değişime direnci azaltmada en önemli yaklaşım, sistemi geliştirirken ve uygularken kullanıcıların katılımını sağlamaktır. Katılımın başlıca üç büyük yararı vardır. Bunlardan ilki, kullanıcıların gereksinmeleri olan sistemi, tartışarak kavramalarıdır. İkincisi, sistem geliştirmeye katıldıkları için uygulamada güçlük çekmemeleridir. Üçüncüsü ise, gelişimine katkıda bulundukları projenin başarılı olması için ellerinden geleni yapma isteği duymalarıdır.

Eğitimin sınıflarda yapılması, kullanıcılardan gelen sorulara yanıt olanağı verir; gözden kaçan bazı sorunların görünmesini sağlar, bu arada da bazı eksik ya da yanlış anlamaları ortadan kaldırır. Ayrıca, Kurumsal kaynak planlaması yazılımı geliştirme ekibi, sınıf ortamında, sistemden geri bildirim alarak son dakika değişikliklerini yapar veya ilerde yapılması gerekli değişiklikleri not eder.

Eğer sistemin güvenliği açısından veya yasal bir zorunluluk açısından, bir engel varsa, kullanıcılar, ögelerde bir değişiklik yapamazlar. Bu konuda temel kural, veri ve bilgi bütünlüğünü korudukları sürece, kullanıcılara elden geldiğince esnek davranma özgürlüğü vermektir. 

Kurumsal Kaynak Planlama sisteminin işletmelerde uygulamaya geçilme şekli dört biçimde olabilir; uygulamaya doğrudan geçilebilir, uygulamaya paralel geçiş yapılabilir, pilot uygulama yöntemi kurulabilir ya da aşamalı geçiş yöntemi kullanılabilir.

Analist ve yazılımcıların, aksayan sistemi iyileştirmek için onun işleyişini uzunca bir süre gözlemleyerek iyice anlaması gerekir. İyileştirilecek yazılımın birçok kısmını, vaktiyle farklı ekipler yazmış olduğu için, bakım onarımcıların bunların bütünlüğünü kavramaları zaman almaktadır. Örneğin, eski yazılımda yapılacak en ufak bir değişiklik, girişim veya işletmenin diğer alanlarında birçok hataya ve daha çok değişiklikler yapmaya yol açacaktır. Yazılım bakım-onarımında karşılaşılan zorluklardan en önemlisi, uygulamadaki her değişikliğin sistemde hatalara yol açma riski taşımasıdır. Ayrıca, yapılan her değişiklik, zamanla ilk başlangıçta yürürlüğe konmuş olan sistemin bütünlüğünü bozar ve sistemi karmaşık ve anlaşılmaz bir duruma sokar. 

Kurumsal Kaynak Planlaması yazılımı geliştirme sürecinin önemli aşamalarından birisi de uygulamaya konulan yeni sistemin başarısını değerlemektir. Bu değerlemede, birçok soruya yanıt aranır: Proje, işin başında öngörülen maliyette gerçekleşti mi? Proje, işin başında öngörülen zamanda gerçekleşti mi? Kullanıcılar, yeteri kadar bilgilendirildi mi? Bakım-onarım masrafları, işin başında öngörülen miktarda mı oluyor?

 • İyi bir sistem, maliyetleri azaltırken geliri artırmalıdır.

• İyi bir sistem, yarış (rekabet) üstünlüğü sağlamalıdır.

• İyi bir sistem, kolay kullanımlı olmalıdır.

• İyi bir sistem, iç ve dış çevredeki değişikliklere uyum sağlayacak esneklikte olmalıdır.

• İyi bir sistem çalışanların, müşterilerin ve diğer kullananların şikâyetlerini azaltmalıdır.

• İyi bir sistem güvenilir olmalıdır.

• İyi bir sistem, zamanında, doğru ve anlaşılır çıktılar vermelidir.

• İyi bir sistem, hataları anında göstermelidir.

• İyi bir sistem, kendini yedekleyebilmelidir.

• İyi bir sistem, kullanıcıları, uygulama sırasında bilgilendirmelidir.

• İyi bir sistem, amaçlara ulaşılıp ulaşılmadığını ölçerek geribildirim sağlamalıdır.