Resmî yazılar iletilmek istenen mesajın türüne göre aşağıdaki gibi türlere ayrılır:

• Dilekçe
• Tutanak
• Sözleşme
• Şartname
• Müzekkere
• Tekit
• Tezkere
• Mazbata
• Genelge
• Vekaletname
• Form
• Rapor

Dilekçe yazarken şu hususlara dikkat etmekte fayda vardır:

• Dilekçeler çizgisiz düzgün, beyaz bir kağıdın tek bir yüzüne yazılır.
• İmkanlar dahilinde ise kolay okunup anlaşılabilmesi için daktilo ya da bilgisayar ile  yazılır. Böyle bir olanak söz konusu değilse kitap harfleriyle ve mürekkepli kalemle yazılmalıdır.
• Hitap edilen makam, bir diğer deyişle başlık, kağıdın üst kısmından 2 cm. kadar aşağıya, büyük harflerle ve ortaya yazılır.
• Adres yazılacak ise adresteki sözcüklerin ilk harfleri büyük yazılır.
• Tarih; gün, ay ve yıl olarak ya başlığın alt kısmına sağ kenara ya da son cümleden  sonra yazılır.
• Konu kısa, net ve anlaşılır ifadelerle yazılır.
• Olaylar paragraflar halinde özetlenir. Son paragrafta istek belirtilir.
• Dilekçeler “Saygılarımla arz ederim.” ifadesiyle bitirilir.
• Son satırın 2-3 satır altına, sağ tarafa ad-soyad yazılıp imzalanır.
• İmzanın hizasına sol tarafa “adres” ve onun altına da dilekçeye eklenen belgeler “Ek” başlığıyla ve maddelenerek (1, 2, 3…) alt alta yazılır.
• Dilekçeler katlanmadan, buruşturulmadan, kirletilmeden ilgili makama verilir.

Tutanak (Zabıt)

Taraflar kural olarak, bir sözleşme yaparken içeriğini  ve kapsamını diledikleri gibi belirleyebilirler. Buna sözleşme serbestisi denir.

Sözleşme serbestisinin sınırları ise şu şekilde belirtilmektedir:

• Sözleşmenin konusu kanunun emredici kurallarına aykırı olamaz.
• Sözleşmenin konusu kamu düzenine aykırı olamaz.
• Sözleşmenin konusu kişilik haklarına aykırı olamaz.
• Sözleşmenin konusu ahlaka aykırı olamaz.
• Sözleşmenin konusu imkansız olamaz.

Sözleşmenin yazılı olmasının yararları şunlardır:

• Taraflar yapacakları sözleşme üzerinde daha fazla düşünürler.
• Taraflar sözleşmenin kapsamını daha iyi bilirler.
• Tarafların hak ve yükümlülükleri sözleşmede yer aldığından taraflar arasında daha az anlaşmazlık çıkar.
• Taraflar sözleşmeden yer alan konuları daha kolay ispat ederler.
• Anlaşmazlıklar azalacağı ve ispat kolaylaşacağı için mahkemelerin iş yükü azalır veya kolaylaşır.

Sözleşme yazımında şunlara dikkat edilmelidir:

• Yeteri kadar açık ve anlaşılır olmalıdır.
• Yazım kurallarına uyulmalıdır.
• Sözleşmenin türüne göre, sözleşmede bulunması gereken tüm hususlara yer verilmelidir.
• Gereksiz ayrıntılardan kaçınılmalıdır.
• İlgili yasa, hüküm ve kavramlarına uyulmalıdır.
• Tarafların amaç ve istekleri yeterince gözetilmelidir.
• Tarafların hak ve yükümlülükleri tam ve anlaşılır şekilde açıklanmalıdır.

Kamu İhale Kanunu’na göre şartname “İdari Şartnameler” ve “Teknik Şartnameler” olmak üzere ikiye ayrılır. İdari Şartnameler; sözleşme çerçevesindeki şartnamenin  genel hükümlerini içeren işin nasıl gerçekleşeceğini (tarafların hak, sorumluluk ve ilişkilerini) gösteren yazılardır. Teknik Şartnameler ise ihaleyle alınacak malın cinsi ve teknik özelliklerine göre sınırları belirten yazılardır

Kendisine müzekkere yollanan kurum bunun gereklerini yerine getirmelidir. Gecikme olması halinde tekit yazısı yollanır. Bu noktada ayrıca belirtmek gerekir ki, kendisine bir yargısal makamdan müzekkere gönderilen kurum ya da kuruluş, müzekkerenin gereklerini yerine getirmek durumundadır. Müzekkereyi alan kurum ya da kuruluş, müzekkerenin  gereğini yerine getirmiyorsa ilk müzekkereyi yollayan yargısal makam üç kere “tekit” yazısı yazacaktır. Üç tekitin sonucunda ilgili kurum ya da kuruluş hâlâ müzekkerenin gereğini  yerine getirmekten kaçınıyorsa savcılığa suç duyurusunda bulunulacaktır.

Resmî  yazışma esasları çerçevesinde tekit, daha önce yazılıp gönderilmiş resmî yazıya bir karşılık alınamaması ya da bu yazının gereklerinin yerine getirilmemesi durumunda, önceki yazıyı anımsatmak ya da yinelemek anlamında yazılan yazıdır.

Resmî kurumların hukuksal bir olayı belgelendirmek için yazdıkları yazılara mazbata denir.

Formların yararlarını şu şekilde belirtebiliriz:

• Formlar büro işini basitleştirir ve standardize ederler.
• Zaman, emek ve maliyet tasarrufu sağlarlar.
• Formlar sayesinde etkili bir yazılı iletişim ağı kurulur.
• Formlar aynı zamanda bir rapor niteliği taşır.
• Bilgileri sadeleştirir.
• Bilgilerin stoklanması ve gereğinde başvurulması için yardımcı olur.
• Kontrollerin kolaylıkla yapılmasını sağlar.

Tasarımlarına göre ise formlar; çizgi formlar, kutu formlar, yazışma formları, karma formlar olarak sınıflandırılır.

Üzerlerindeki veriyi işleme yöntemlerine göre ise formlar; optik işaret tanıma, manyetik mürekkep karakterleri tanıma, optik karakter tanıma sistemlerine göre hazırlanmış formlar olarak sınıflandırılır.

Form hazırlanırken çeşitli hususlara dikkat etmek gerekir:

• Formun hangi kuruluşa ait olduğu formun üst kısmına ilgili örgütün ismi yazılarak
  belirtilmelidir: “Ulaştırma ve Alt Yapı Bakanlığı”; “Personel Müdürlüğü” gibi.
• Formun üst kısmında bir başlığı olmalıdır. Bu başlık formun hangi iş için kullanılacağını belirtir. “Memurlar İçin Yıllık İzin İstek Formu” gibi.
• Formdaki sorular tutarlı bir sıra izlemelidir. Örneğin adı, soyadı, baba adı, anne
  adı gibi.
• Uluslararası standartlara göre kabul edilen A, B, C standart boy kağıtlar kullanılmalıdır.
• Formda bilimsel, hukuksal, tıbbi ya da teknik sözcüklere yer verilmemelidir. Bu tip
  sözcükleri herkesin bilmesi olağan değildir.
• Formun doldurulmasına ve kullanılmasına ilişkin bir “Açıklama” bulunmalıdır.
• Yazıların yazılacağı, kayıtların yapılacağı ve cevapların verileceği boşluklar, satır
  araları ve sütunlar soru ya da cevaplama için uygun ve yeterli genişlikte olmalıdır.
• Form görüntü olarak karmaşık olmamalı; ilk bakışta “kolay doldurulabilir” duygusu yaratmalıdır.
• Sorular formu dolduranın kolayca anlayıp doğru cevap verebileceği biçimde olmalıdır.
• Formun en alt kısmında formun ilk kullanılmaya başlandığı tarih, formun numarası, stok numarası, formun son basıldığı tarih ve kaç adet basıldığına ait bilgiler bulunmalıdır. (Matbu formlar için)
• Form daktilo makinası ile doldurulacaksa çizgiler ve cevap boşlukları makina aralığı ve harf genişliği göz önünde tutulmalıdır.

İş yaşamında en fazla kullanılan raporlar genel olarak; bilgi veren raporlar, öneri raporları, çalışma ve faaliyet raporları, iş/görev raporları, değerlendirme raporları, teftiş (denetleme) raporları ve araştırma raporlarıdır.

Raporlar genel olarak üç ana bölümden oluşur: Ön bölüm, ana bölüm ve son bölüm.

Ön Bölüm

• Kapak
• Özet
• Önsöz
• İçindekiler
• Tablolar ve Şekiller Listesi
• Kısaltmalar Listesi

Bir rapor birtakım aşamalar dikkate alınarak hazırlandığında etkili ve verimli olur ve daha kolay yazılır. Söz konusu aşamalar şunlardır:

• Rapor konusunun belirlenmesi
• Raporu okuyacak ve yararlanacak kişi/kişilerin belirlenmesi
• Bilgi kaynaklarının araştırılması
• Raporun yazımı
• Tablo ve grafiklerin gösterilmesi
• Alıntıların gösterilmesi
• Kaynakların gösterilmesi
• Raporun kontrolü
• Raporun çoğaltılması ve ilgililere iletilmesi

3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanunun 02.01.2003 tarihli ve 4778 sayılı Kanunla değiştirilen 7’nci maddesinde, yapılmakta olan işlemin safahatı veya sonucu hakkında, yetkili makamlarca dilekçe sahiplerine en geç 30 gün içinde gerekçeli olarak cevap verileceği ve sonucun ayrıca bildirileceği hükmüne yer verilmiştir.