Perakendecilerin satın alma kararlarının sağlıklı bir biçimde gerçekleştirilebilmesi için satın alma işlevinden önce yapılması gerekenler vardır. Bu bağlamda hedef pazarın belirlenmesi, hedef pazarın hangi ihtiyaçlarının karşılanacağı, perakendeci kuruluşun tipi, perakendecinin pazarda konumlandırılması, tedarikçilerin kapasiteleri, rakipler, maliyetler, ürün trendleri ve benzeri faktörler çok önemli olmaktadır.

Bir perakende satın alma organizasyonu, perakende işinde ürünlerin tüketicilere sunulmak üzere tedarik noktalarından alınarak getirilmesi görevini yerine getiren birim olarak tanımlanır.

Geleneksel örgütsel satın alma davranışı teorisi, perakendecilerin mağazalarında satmak amacıyla ürünleri satın alırken gösterdiği davranışları açıklamaya çalışır.

Webster ve Wind (1972), örgütsel satın alma süreci konusunda genel bir model geliştirmişlerdir. Bu modele göre organizasyonel satın alma karar sürecinin adımları şunlardır; 

• Perakende müşteri ihtiyaçlarını tanımlama 
• İhtiyacı karşılayacak ürün özelliklerini tanımlama 
• istenen özelliklere uygun ürünü sağlayacak tedarikçiyi seçme 
• Sipariş koşullarını belirleme (zaman, miktar ve teslim) 
• Ürün ve tedarikçi performansını değerlendirme 

Müşteri ihtiyaçlarının belirlenmesi konusunda bilgi sağlamak için aşağıdaki kaynaklardan yararlanılabilir;

• Şirket içi satış verileri
• Ticari yayınlar
• Magazin dergileri gibi müşteri yayınları
• Tedarikçiler
• Pazar araştırmaları
• Rakip analizleri

Tanımlanmış müşteri ihtiyaçları daha sonra perakendeci için ürün fırsatına dönüştürülür. Satın alma sürecinin bu aşaması, hedef müşteriye yarar sağlayacak bir dizi ürün özelliğini seçmeyi gerekli kılar. Bu süreç, ürünler için birçok özelliğin tanımlanmasını, ya da teknik özelliklere ilişkin bir form oluşturulması ya da ürün prototipi (ilk örnek) olarak onaylanmış fiziki bir format elde edilmesini esas alır.

İstenen özellikte ürünü sağlayacak tedarikçi siparişi almalı, istenilen miktarda üretebilecek kapasiteye sahip olmalı, tedarikçinin önerdiği fiyat rekabetçi olmalıdır. 

İstenen özellikteki ürünleri sağlayacak çok sayıda tedarikçi bulunabilir. Her perakendeci için farklılık gösterebilecek değişik ölçütler dikkate alınarak bir değerlendirme yapılır. Bu değerlendirme uyarınca tedarikçi seçimi yapılır. Bazen işletmeler değişik olasılıkları dikkate alarak birden fazla tedarikçi de oluşturabilir. Sözü edilen alternatif tedarikçilerin ileride doğabilecek olumsuzluklara karşı ayakta kalmalarına dikkat edilir.

Ürün ve tedarikçi konusunda karar verildikten sonra ürün ve tedarikçi konusunda karar verildikten sonra ürünün nasıl, ne zaman ve nerede teslim edileceği
belirlenir. Bu aşamada ayrıca teslim edilecek miktarların da belirlenmiş olması gerekir.

Performansı değerlendirmek hem satış bilgileri gibi nicel ölçütleri hem de müşteri
araştırmaları ve perakende satış personeli geri bildirimleri gibi nitel ölçütleri içerir. Belirli bir ürün ya da ürün grubu için birden fazla tedarikçi ile çalışan perakendeciler dönem sonunda performansı düşük olan tedarikçi ya da tedarikçileri çıkararak onların yerine yeni tedarikçiler koyabilirler. 

Satın alma teriminin kullanımında ilk sınırlama süreç ve görevlerin tanımlanması ile ilgilidir. İkinci sınırlama satın alma sürecinde ürün ve pazar özelliklerinin önemli bir etkiye sahip olmasıdır. Bir diğer husus,  perakendeci ve tedarikçi arasında geleneksel modellerde bulunmayan daha yakın bir ilişkinin varlığıdır. Son olarak da operasyonel görevlere yoğunlaşıldığı ve ürün çeşidi planlaması, alan yönetimi, tutundurma planlaması, tedarikçi geliştirilmesi ile karlılık yönetimi gibi boyutların ihmal edildiğidir.

Tüketici odaklı satın alma organizasyonunda en önemli amaç perakendecinin müşterisine memnuniyet sağlanmasıdır. Bunu başarmak, hep birlikte sorumluluğu gerektirir. Bu yapı çok iyi bir koordinasyona ihtiyaç gösterir. Tüketici memnuniyetini sağlayacak ürünlerin her türlü sorumluluğu kategori yöneticilerine aittir. Ancak, bu organizasyonda her bir kategori yöneticisinin beklenen performansı göstermesi beklenir

Merkezi satın alma, bir bölüm ya da birimin, şirketin diğer bölüm ya da birimlerinden bazılarının ya da tümünün gerek duyduğu bütün ürünleri tedarik eden bir sistem olarak tanımlanabilir.

Merkezileşmiş bir perakende satın alma organizasyonu, perakende ürün yönetimi açısından birçok avantaj sağlar.

• Satın alma gücünün artması, satın almacıya tedarikçilerle müzakerelerinde avantaj sağlar.
• Uzman satın almacılar ürün ve pazar analizi için daha fazla zaman ayırabilirler.
• Doğru satış tahmini yapılabilmesi için satış verileri birlikte değerlendirilir.
• Büyük miktarlarda satın alma yapılması nedeniyle ürün başına satın alma maliyetleri düşer.
• Merkezi depolarda bulundurulabilecek teknoloji uzmanı ya da kalite kontrol uzmanları sayesinde ürün kalitesi daha iyi bir biçimde sağlanır.
• Ürün çeşitlendirmesi daha kolay yapılır ve perakendeci markalı ürünlerle diğer firma markalı ürünler arasında uyum sağlanır.
• Mağazalar arasında satın alma kalitesi ve stok kontrol kararları uyumludur.
• Mağaza personeli, satın almadan sorumlu olmadığından mağazalarında yüksek seviyede müşteri deneyimi yaşanmasına ve müşteri memnuniyetine katkı sağlarlar.

Perakendecilerin her bir mağaza için yerel satın alma yapmasını gerekli kılan birçok etken vardır. Yerel satın almayı gerekli kılan etkenler şunlardır; 

• Perakende mağazada satılan ürünler görece süreklilik gösterebilir
• Ürünün kendisi merkezileşmemiş satın almaya ihtiyaç gösterebilir.
• Bazı ürünlerin yerel olarak temin edilmesi taşıma nedeniyle maliyet avantajı sağlayabilir.

Satın alma organizasyonunda yönetsel rol alan kişilerin unvanları şöyle sıralanabilir: 

• Satın Alma Direktörü
• Ürün Yöneticileri
• Satın Alma Kontrolörleri
• Satın Almacılar
• Stok Planlamacıları (Merchandisers)
• Kategori Yöneticileri
• Satın Almacı Yardımcısı (Satın Almacı Asistanı)
• Satın Alma Asistanları
• Bölüştürücü/Stok Dağıtıcı

Bir satın alma direktörü aşağıdaki karar türlerinde etkin olur;
• Başlıca tedarikçileri değiştirme
• Yeni ürün kategorilerine giriş
• Ürün kategorilerinden çıkış
• Tedarikçilere mağazada belirli bir alanın verilmesi anlaşmaları
• Önemli tutundurma kampanyaları
• Çok kanallı perakendecilik gibi stratejik çeşitlendirme planlaması
• Ürün yönetimi konusunda sistem ve yönetim yaklaşımını benimseme

Ürün yöneticileri, bir bölüm ya da birbiriyle ilgili birçok satın alma departmanını denetleyen deneyimli personellerdir.

Satın alma kontrolörleri, satın alma ve ürün yönetimi hiyerarşisinde satın alıcılar ve ürün yöneticileri arasında bir yerde bulunurlar. Genellikle az sayıda ürün çeşitliliğine sahip departmanların satın alma ve ürün yönetimi operasyonlarından sorumlu olurlar.

Geleneksel olarak, satın almacı, perakendeci adına satın alma işini gerçekleştiren departmanın görünürde temsilcisidirler. Satın almacılar, satın alınacak ürünün
bütün özelliklerini bilmek isterler ve bu nedenle de satın almanın nitelik yönü ile daha fazla ilgilidirler.

Takım içerisinde stok planlamacısının rolü; önceki sezonun satış ve trendlerini analiz etmek ve değerlendirmek; ürün çeşitlendirmesini geliştirebilmek için satın almacı ve tasarımcılarla çalışmak; departmanın bütçesini teklif etmek, tedarikçilerle mükemmel ilişkiler geliştirmek ve yönetmek; stok devir hızını ve karlılığı en yükseğe çıkarmak.

Kategori yöneticisi, ürün yelpazesi içindeki ürünlerin üretim, tedarik, mağazalara dağıtımı ve satışlarını kapsayan performanslarından sorumludur. Kategori yöneticisi sorumlu olduğu ürün kategorisinin en yüksek satış ve en yüksek karı sağlamasından sorumludur.

Bir satın almacı asistanı satın alma sürecinde çok önemli bir rol oynar ve bazı satın alma kararlarından da tamamen sorumlu olabilir. Asistanlar, departmanın işleyişi ile ilgili tam bir anlayışa sahiptirler ve takım liderlerine departmanın operasyonel yönleri ile ilgili destek verirler.

Bir satın alma asistanı, takımın en genç üyesi olup, yönetim destek hizmetlerini ve departmandaki rutin görevleri yerine getirir.

Ürün yönetiminde başlangıç seviyesindeki diğer bir görev de bölüştürücü ya da stok dağıtıcılığıdır. Bu görevi yürütenler perakendecinin her mağazasında doğru ürünün doğru zamanda bulunmasını sağlarlar.

Satın alma kararlarında etkili diğer personel şunlardır;  teknoloji uzmanları, ürün geliştirme takımları, kurumsal tasarım ekibi ve lojistik takımı dırlar.

Teknoloji uzmanları, ürün standartları, üretim süreçlerinde yenilikler ve hammadde kalitesi gibi konularda bilgi sahibidirler. Teknoloji uzmanları ürünün satış ve karlılığı konusunda uzman olmayabilirler. Ancak, ürünün belirli kalite standartlarını sağlaması ve perakendecinin uzun dönem başarısı üzerinde önemli rol oynarlar.Bir teknoloji uzmanı, kalite kontrol takımıyla birlikte büyük perakende organizasyonlarında ürün ve tesislerin perakendecinin beklentilerine uygun olmasına çaba gösterir.

Bir perakendeci, müşterilerine yeni bir ürün sunmak istediğinde, bu konuda tedarikçiler gerekli yenilikleri yapamazlarsa perakendeci belirli bir ürün alanında ürün geliştirme takımı oluşturmak zorundadır.

Eğer bir perakendeci kendi mağaza markasında etkinse, kurumsal marka yönetimini yapmak için bir departman oluşturması gerekir.Bu takım kurumsal tasarım takımıdır. 

Ürün ambalajlarında logo kullanımı, kurumsal tarz ve renkler önemli olduğundan, perakendeci kendi özel markalı ürünlerinde birliktelik sağlamak ve tüm tedarikçilerin aynı standardı yakalayabilmeleri için bir kurumsal tasarım rehberi oluşturabilir.

Gıda ve hızlı tüketim ürünleri ile ilgili satın alma kararlarında lojistik departmanının çok önemli bir yeri vardır. Bazı özel ürünlerin (dondurulmuş vb.) taşınması çok önemlidir. Lojistik, bir ürünün taşınması (ulaştırılması), depolanması ve ürünün mağazada bulunurluğu ile ilgilidir. 

Satın alma komitelerinin olumlu ve olumsuz yönleri şunlardır: 

Olumlu Yönleri

• Satın alma en yüksek yetkili tarafından onaylanır, böylece karar bireysel değil tüm organizasyona ait olur.
• Karar verme sürecinde, perakendeci bünyesinde görev alan birçok deneyimli insanın birikimi etkili olur.
• Kararın belirli bir yönüne katkı sağlamak üzere gerektiğinde uzmanlar çağrılır.

Olumsuz Yönleri 

• Komiteyi toplamak zaman aldığından, satın alma fırsatları kaçırılabilir.
• Deneyimli bireyler, statülerini kişisel fikirlerini komiteye kabul ettirmek için
  kullanabilirler.
• Komitenin farklı üyeleri farklı alanlarda uzmanlığa ve farklı bilgi eksikliklerine sahip olabilirler. Bu durum fikir birliğini güçleştirerek çatışmaya yol açabilir. Kaynak: Varley, R. (2006). Retail Product Management, Second Edition, Routledge, London and Newyork, s.37.

Satın alma komite üyeleri perakende satın alma için bir araya geldiklerinde “karar verme birimi“ (KVB) olarak hareket ederler. Organizasyonel satın almada karar verme biriminin içerisindeki insanların rolleri şöyledir; 

• “Kullanıcı”, ürünü doğrudan kullanan kişidir. Bazen “başlatıcı” olarak da tanımlanır
• Satın alma karar sürecinde çeşitli kaynaklardan gelen “etkileyici” rolü oynayan insanlar vardır. Teknoloji uzmanları, tasarımcılar, ürün geliştiricileri ve mühendisler belirli ürün özellikleri konusunda uzman görüşü sunarlar.
• “Satın almacı” gündelik satın alma işlerini organize eden kişidir.
• “Kontrol elemanının” rolü karar verme birimine gelen bilgileri kontrol etmektir.

Perakende satın alma organizasyonunda, perakende ürün yöneticilerinde başarılı bir kariyer için  aşağıdaki niteliklerin bulunması gereklidir:

• Analitik Beceriler
• İletişim Becerileri
• Objektiflik
• Ürün Bilgisi
• Kariyere Yönelik Eğitim İhtiyacı

Satın alma grupları aynı zamanda uluslararası perakende sahnesinin oyuncularıdır. Satın alma grupları, kendilerine bağlı perakendeci kuruluşlara; geniş bir tedarikçi pazarından ekonomik satın alma ve uzmanlık deneyimi nedeniyle önemli yararlar sağlarlar. Ayrıca, ticari yapılar, teknoloji ve marka oluşturma konularında birikimlerini perakendecilerle paylaşırlar.  Satın alma grupları, daha büyük ve daha güçlü perakendecilerin küresel ölçekte daha geniş bir alana yayılmalarına katkı sağlar.