Perakendecilikte satın alma bölümlerinin en önemli amacı, ihtiyaç duyulan malzemelerin doğru zamanda, doğru miktarda, istenilen kalitede, en uygun maliyetle, doğru kaynaktan temin edilmesidir. Çünkü müşteriyle muhatap olunan ve müşteriye ulaşan yüz olan perakendecide herhangi bir ürünün bulunmaması veya bozuk olması ya da iade veya teslim işlemlerindeki aksamalar bütün zincirdeki uygulamaların değerini etkilemektedir.

Tedarikçi seçimine verilen önem, tedarikçilerle sadece ürün maliyetine bağlı olmayan uzun dönemli ilişkilerin gelişmesini sağlamakta ve ortaya çıkan ilişkiler uzun dönemde işletmenin rekabet gücünü arttırmaktadır. Öte yandan etkin bir tedarik yönetimi de perakendecilerin tedarikçiler tarafından sunulan hizmeti en uygun koşullarda almasını sağlayabilmektedir. Sonraki aşamada da etkin bir perakende yönetimiyle müşteri memnuniyetinin sürdürülmesi amaçlanır.

Perakendecilerin müşterilerine iyi hizmet verebilmeleri, talep edilen ürün ve hizmetleri sunmaları için, ihtiyaç olan ve tedarik edilmesi gereken ürünlerin, etkin ve hızlı bir şekilde kapasiteye uygun olarak temin edilmeleri ve etkin olarak müşteriye sunulmalarına yönelik olarak gerçekleştirilen faaliyetlerin yönetilmesine, perakende tedarik yönetimi denir.

Tedarik sürecinin temel unsurları aşağıdaki gibi maddeleştirilebilir:

• Teslim sıklığı, 
• Sipariş döngü süresi, 
• Teslimde doğruluk ve güven, 
• Sipariş karşılama doğruluğu, 
• Dokümantasyon doğruluğu, 
• Dokümantasyonun örgütsel gereksinimlere uygunluğu, 
• Tedarikte süreklilik ve etkinlik, 
• Tedarik ile ilgili problemlerdeki şikayet çözümlemesi ve danışma imkanı, 
• Satış, teknik ve hizmetteki kalite.

Tedarik zinciri yönetiminin amacı ürünlerin doğru miktarda, doğru zamanda, doğru yerde bulunması ve toplam zincir maliyetinin düşürülmesi, beklenen müşteri hizmet düzeyinin karşılanması için hammadde tedarikçileri, yan sanayiciler, üretim tesisleri, depolar, satış noktalarının etkili entegrasyonudur.

Tekstil ve hazır giyim endüstrisine kısaca bir göz atacak olursak, perakendeciler (mağazalar vb.) üretici ve tedarikçilerin ürünlerini tüketiciye sundukları ve çoğu zaman yüz yüze satışın gerçekleştiği önemli bir noktadadır. Gerçekten de bir ya da birden fazla satış noktası ya da mağazada tedarikçilerin sundukları ürünler tüketiciye perakendeciler sayesinde ulaşmaktadır.

Ürün tedariki ve temini dört başlık altında açıklanabilir:

• Kurum içi geliştirme: Aynı kurumun bir departmanı veya birimi ya da aynı kuruma bağlı şirketler tarafından sağlanan tedarik sistemi içinde hizmet alınmasıdır. 
• Konsorsiyum alımlar: Burada bazen iş ortakları veya grup alımları şeklinde güç birleştirilerek yapılan tedarik söz konusudur. Fayda A.Ş. gibi kurumlar tarafından desteklenmektedir. 
• Ortak alımlar: Birden çok perakendeciyi veya nesneyi ilgilendiren, onlara özgü olan, onların katılmasıyla oluşan, müşterek satın almalardır. 
• Hazır alımlar: Piyasadan rutin olarak alınan, özel olarak üretilmeyen ürünler için yüklenicinin perakendeciye ürünü özel olarak üretmeyip piyasadan hazır olarak temin etme durumudur.

Perakendecilikte ürünler doğrudan tekrar alım, güncelleştirilmiş (modifiyeli) tekrar alım veya yeni alım şeklinde de tedarik edilirler. 

Güncelleştirilmiş tekrar alımda, perakendeci ürün veya hizmet özellikleri, detayları, fiyatları değiştirmek ister ya da piyasa koşulları tedarikçiyi buna yönlendirir. Süreç mevcut tedarikçi tarafından olumlu yönetilemediği takdirde, tedarikçi değiştirilmek de istenebilir. Özetle firma, benzer ürün veya hizmeti küçük ya da büyük (miktar, fiyat, özellikler bakımından) değişiklikler ile tekrar satın alır. Bir perakendecinin yıllardır satın aldığı ürünleri, fiyat ile ilgili anlaşmazlıklar sebebi ile başka bir tedarikçiden satın almaya başlaması, “güncelleştirilmiş tekrar alıma” örnektir. Bu tür durumlarda, perakendeci ile tedarikçi tekrar müzakere ve sözleşme döneminden geçer ve perakendecinin yeni istek ve ihtiyaçları doğrultusunda sözleşme revize edilir. Bazen de anlaşamama durumunda satış anlaşmasını karşılıklı olarak fesh ederler.

Etkileşimli İletişim: Buradaki etkileşim sürecinde bir kişiselleştirme ve sosyalleşme ile karşılıklı bir etkileşim sağlanmaktadır. Tedarikçinin yeni bir ürün tanıtımı veya beklenmedik şekilde siparişlerin yanlış gelmesi gibi durumlarda etkileşimli iletişim gerçekleştirilmektedir. Özellikle defolu ürünler, iade mallar, müşteri şikayetleri, yeni sezon siparişler gibi konularda gerçekleşen iletişim tarzıdır.

Tedarik performansının etkinliği, perakende işletme üzerinde finansal ve operasyonel fayda sağlar. Mağaza türü ve yapılarına göre tedarikçi seçimi farklılaşabilmektedir. Tedarik konusunda oluşturulacak ortaklıklar, uzun dönemli olarak düşünülmeli ve ilişki neticesinde elde edilecek faydalar, gereken kaynak yatırımları ve risk belirlenerek harekete geçilmelidir. Tedarikçi seçiminde ilk aşama, verilerin toplanmasıdır. Sonra tedarikçilerin değerlendirilerek belirlenmesine geçilir. Bu seçimle ilgili olarak toplanan veriler, anketler veya aday tedarikçilere yapılacak ziyaretler ya da görüşmeler ile belirlenebilir. Değerlendirmeye alınan tedarikçilerin yetenekleri hakkındaki veriler (girdiler) ve performans ölçütleri burada önemlidir. Takip eden aşama, verimlilik skorlarının değerlendirilmesi ve tedarikçilerin sıralandırılmasıdır.

Tedarikçi seçiminde önemsenmesi gereken başlıca konular stratejik düşünmek, tedarikçi sayısı, tedarik sıklığı gibi konulardır. Tedarikçi sayısı giriş çıkış yapan ürünlerin kontrolü açısından önemlidir. Perakendecinin özelliğine göre çok sayıdaki tedarikçi grubu yerine dikkatle seçilmiş az sayıdaki firmayla çalışmak çok daha avantajlı olabilir. Ancak hızlı tüketim ürünleri sunan mağazalar veya zincir mağaza yapısındaki perakendeciler için anlaşmalı tedarikçi sayısı fazla olabilir.

Tedarikçi seçiminde dikkat edilmesi gereken kriterler; güvenilirlik, süreç yeteneği, kalite yönetim düzeyi, üretim/tedarik esnekliği ve teknik yeterlilik, performans/fiyat oranı, açık iletişim, finansal güç ve fiyat düzeyi, tedarikçinin çalışma tarzı/kültürü, iş ve ilişki yaklaşımı, tedarikçinin deneyimi, özgün teknik bilgi ve yetenekleri ve sertifikalarıdır.

Depolama yalnızca ürünü saklamak ve korumak için değil, ürünün özelliklerine ya da müşteri tiplerine veya belirlenecek diğer kriterlere göre ürünlerin sınıflandırılması, kalite kontrollerinin yapılması, ürünler için ambalaj, barkod, etiket, manyetik çözücü gibi unsurların teslimat ve güvenliği açısından yapılması veya hazır tutulması ayrıca bilgisayarda doğru bir envanter tutulması ve ilgili taraflarla iletişim sağlanması gibi çeşitli uygulamaların gerçekleştirilmesidir.

Depolama alanının uygun ve verimli hale getirilmesinden sonra süreç ürün girişi ve boşaltımın yapılmasıyla başlar. Boşaltılan ürünlerin fiziksel depolaması gerçekleştirilir, gerekiyorsa stoklar birleştirilir. Fiziksel depolamadan sonra sipariş alınır ve alınan siparişler teslimata hazır hale getirilir. Hazırlanan siparişler ambalajlandıktan sonra ürün çıkışı ve yükleme işlemi gerçekleştirilir. Depo iş süreçleri (S:103, Şekil 5.4)'de görülmektedir.

• Miktar iskontoları
• Hazırlık maliyetleri
• Fazla mesai ve vardiya maliyetleri
• Yeni işçi alma, eğitme ve işten çıkarma maliyetleri
• Müşterinin kaçırılması maliyeti
• Vergiler ve faiz masrafları
• Depolama maliyetleri
• Taşıma maliyetleri
• Fiyat değişiklikleridir.  

Raf bedeli, rafta kalma veya raftaki konuma ilişkin olarak tek seferde veya dönemler dahilinde talep edilen bedellerdir.

Teşhir alanı bedeli, ürünün tüketicilerin alışveriş davranışları paralelinde oluşturulan dikkat çeken alanlarda sergilenmeye ilişkin talep edilen bedelleri kapsamaktadır.

İlaç sektöründeki tedarik zincirinde soğuk depo yasal bir zorunluluktur. Bazı ilâçların belirli sıcaklık ve nem aralıklarında bulunması gerekmektedir. Ayrıca kırmızı ve yeşil reçeteli olarak bilinen ilâçlar özel koruma önlemleri altında olmak zorundadır.

ZARA ürünlerini sadece mevsimden mevsime sevk etmek yerine, dünyanın dört bir yanındaki 600 mağazasına haftada iki kez teslimat yapar. Yılda iki-üç yüz farklı ürün üretmek yerine yirmi binden fazla çeşit üretir. Hiçbir çeşit fazla stoklamaz ve hareket görmeyen modeller bir hafta içinde raftan indirilir. Müşterilerin ne aldığını, ne almadığını ve nelerin yok sattığını günlük rapor edebilmektedirler. Tasarım aşamasından satışa çıkarılmasına kadar bir giysinin modelinin yaratılması da on-on beş güne düşürülmüştür. Hızın, tasarımın ve fiyatın birleşimi de firmayı ‘dünyanın en yenilikçi ve rekabetçi perakende zinciri’ gibi tanımlamalara yol açmaktadır.