Koordinasyonu herkesten önce, her grubun başındaki yönetici sağlamalıdır. Ancak o, kişisel ilişkilerinde kimlerin amaçlara uygun veya karşı davrandığını görebilecek pozisyonda olmaktadır. Ancak kurum büyüdükçe yönetim hiyerarşisi basamakları artmakta, buna paralel olarak görüş de zorlaşmaktadır.

Koordinasyon ve işbirliği çoğu zaman eşanlamlıolarak kullanılmaktadır. Oysa işbirliği kişilerin birbirlerine yardımcı olmaları konusunda istekli olmalarını ifade ederken, koordinasyon istekli olmaktan daha fazlasını ifade etmektedir. İşbirliği işin yapılması sırasında danışma ve yardımlaşma anlamına gelirken, koordinasyon işlerin belirlenmiş yönlere yönlendirilmesidir.

Koordinasyon sağlamak için dikkat edilmesi gerekli ilkeler aşağıda sıralanmıştır:

• Örgüt faaliyetlerinden sorumlu kişiler arasında yüzyüze ilişki sağlanmalıdır;

• Herhangi bir sorun ile ilgili bütün konuların karşılıklı etkilerinin neler olacağı düşünülerek

  koordinasyon sağlanmalıdır;

• Koordinasyon birkez değil, sürekli olarak yapılmalıdır;

• İşletme ve birimleriyle ilgili plan ve programlar oluşturulurken, en başında koordinasyon sağlanmalıdır.

Koordinasyon işlevinin örgütsel amaçlar açısından daha etkili şekilde yerine getirilmesi için;

• Basit bir örgüt yapısının oluşturulması,

• Plan ve programların uyumlaştırılması,

• İyi bir iletişim sisteminin kurulması,

• Örgüt içinde işbirliği anlayışının geliştirilmesi,

• Hiyerarşik yapı içerisinde her kademede eşgüdümlemenin özendirilmesi konularına dikkat etmek gerekmektedir.

Örgütlerde karşılaşılan koordinasyon türleri dikey, yatay ve çapraz koordinasyon olarak sınıflandırılabilir.

• Dikey koordinasyon: Örgütün farklı kademeleri arasında yapılan uyumlaştırmadır. Gözetim ve denetim araçlarıyla birlikte yetki devri yoluyla sağlanabilir.

• Yatay koordinasyon: Örgüt hiyerarşisinin aynı düzeyinde bulunan bölümler arasında yapılan koordinasyondur. Her yönetici kendi biriminden sorumludur, diğer bölümler üzerinde yetkisi yoktur.

  • Çapraz koordinasyon: Proje tipi veya matriks örgütlerde çapraz koordinasyon bir zorunluluktur. Bu tür koordinasyon faaliyetinde, örgütsel yapıdaki komuta zincirinin yerini projeler için kullanılan özel bölümler alır.

Örgütlerde üç tip bağımsızlık derecesi belirlenmiştir. Bunlar toplu, sıralı ve karşılıklı bağımsızlık dereceleridir.

Toplu bağımsızlık dereceleri olan birimler lokasyon olarak birbirinden ayrı, ancak aynı şekilde yönetilen ve benzer birimler arasında bulunur. Ortakları aynı olan ve aynı büyük şehirdeki farklı yönlerde bulunan birden fazla evde bakım şirketi arasında toplu bağımsızlık söz konusudur.

Sıralı bağımsızlık dereceleri olan birimler lokasyon olarak aynı yerde bulunan ve sıra ile birbirini izleyecek şekilde hizmet üreten birimler arasında bulunur. Hastaneye yeni kabul edilen hastanın yatışının gerçekleştirilmesi sırasında hizmet alınan tüm birimler arasında (hasta kabul ünitesi, labaratuvarlar, teşhis birimleri gibi) sıralı bağımsızlık dereceleri bulunmaktadır.

Karşılıklı bağımsızlık dereceleri olan birimler, aralarında sıkı ilişkileri olan ama aslında birbirlerinden tamamen bağımsız birimlerdir. Örneğin bir yoğun bakım ünitesi ile herhangi bir kronik hastalık hizmeti veren servis arasındaki ilişki bu şekildedir. Yoğun bakım hastalarını belirli bir sürede taburcu etmediğinde, yeni hasta alamayacaktır.

Mintzberg, örgüt parçalarını altı farklı grupta toplamıştır. Bunlar: stratejik tepe, orta kademe, teknik yapı, destek kadrolar, üreticiler ve kültürdür.

altı temel koordinasyon mekanizması, biçiminden söz etmektedir. Bu koordinasyon mekanizmaları: karşılıklı düzeltme, doğrudan denetim, işsüreçlerinin standartlaştırılması, çıktıların standartlaştırılması, kabiliyetlerin (çalışan becerilerinin) standartlaştırılması ve son olarak da normların standardizasyonudur.

İletişim sürecinde gönderici (kaynak), kod, ileti (mesaj), iletişim kanalı ve alıcı (hedef) olmak üzere beş temel öğe yer almaktadır. Bu beş ögenin yanında geri bildirim (feedback) ve gürültü unsurları da iletişim sürecinde etkili olan unsurlardır.

Geribildirim, iletişimin iletişimde bulunanlar arasında etkili olup olmadığını kontrol etmek için bir yoldur. Geribildirim sayesinde vericinin alıcıda yaratmak istediği tepki veya değişimin gerçekleşip gerçekleşmediği ve iletişimin başarısı kontrol edilebilir. Eğer iletişim başarısız olmuşşa, iletişim sürecinde değişiklik yapılarak tekrar iletişime geçmek gerekebilir.

İletişim türleri genel olarak sözlü, sözsüz ve yazılı iletişim olarak üç grupta toplanmaktadır. Bunlar aşağıda kısaca açıklanmıştır.

• Sözlü iletişim; iletişim türleri arasında en çok kullanılan türdür. İletişim sürecinde kaynak, alıcıya yollamak istediği bilgi, fikir ve duyguları sözcükleri ve sözel sembolleri kullanarak iletir. Hedef doğrudan ya da belli kanallar aracılığıyla (radyo, televizyon, telefon vb.) iletiyi alır.

• Sözsüz iletişim; söz ve sözcük gerektirmeden, jest, mimik, göz kontağı gibi beden dili unsurlarıyla gerçekleştirilen iletişim çeşididir.

• Yazılı iletişim; iletinin aktarılması için yazılı iletişim araçları kullanılarak yapılan iletişim türüdür. Daha az hatalı ve uzun iletişim kurmak mümkündür.

Sağlık kurumlarında tüm iletişim türlerinin bir araya getirilmesine iletişim ağı denir. Bu iletişim ağları farklı yayınlarda iletişim modelleri adı ile de yer almaktadır. Bu modeller, merkezi model, Y modeli, zincir modeli, dairesel (çember) model ve serbest model olarak beş grupta incelenmektedir.

Serbest model; iletişim kanallarının her zaman herkese açık olduğu herkesin birbiriyle kısıtlama olmaksızın iletişim kurduğu model en demokratik iletişim modelidir.

Etkin dinleyici, dinlediği, işittiği konularda karşı tarafa soru sorabilen dolayısı ile de geri bildirime neden olabilen kişidir.

• İlk alan açık serbest alan penceresidir ki, bireyin düşüncelerinin ve ruh halinin kendisi ve başkaları tarafından da bilinmesini ifade eder.

• İkinci alan kör alan penceresidir ki, bireyin kendi özellliklerini bildiği, başkalarının ise onu niteleyebildiği durumu ifade eder.

• Üçüncü alan gizli alan penceresidir ki, bu alanda diğerleri bireyin düşüncelerini bilmemekte, fakat kişi kendini tanımlayabilmektedir.

• Son alan bilinmeyen alan penceresinde ise, ne birey ne başkaları kişiyi niteleyememektedir. Bir bilinmezlik durumu söz konusudur.

Toplumbilimciler bireylere iş yaptırabilmenin üç temel yolu olduğunu ifade etmişlerdir. Bunlar:

1. Bireyler üzerinde zor kullanarak yaptırmak,

2. Bireyleri para ile satın alarak yaptırmak,

3. Bireyleri inandırarak veya ikna ederek yaptırmaktır.

Örgütlerde, yönetsel olarak ve hasta ile ilişkilerde de kullanılabilecek tek yöntem bireyleri ikna etmektir. İknaya yönelik iletişim üç amacı hedefler. Bunlar;

1. Karşı tarafta yeni bir tutum geliştirmek,

2. Karşı tarafta var olan tutumun şiddetini artırmak,

3. Karşı tarafta var olan bir tutumu değiştirmek.

• Kitle iletişimi düzeyindeki sağlık iletişimi

• Toplum iletişimi düzeyindeki sağlık iletişimi

• Örgütsel düzeyde sağlık iletişimi

• Küçük grup yapıları arasındaki iletişim

• Kişilerarası iletişim

• Kişisel iletişim

• Yansımalı etkileşim modeli

• Tabu iletişim yaklaşımı

• Retorik iletişim

• Empatik (Terapötik) iletişim yaklaşımı