Proje, başlangıcı ve bitişi belli olan planlı faaliyetler dizisidir.

Proje yöneticisi; yönetim, liderlik, teknik ve müşteri ilişkilerini iyi yönetme vasıflarına sahip tecrübeli sistem analistidir.

Proje yöneticisi, alan ve genel proje yönetimi ile ilgili yeterliliklerinin yanı sıra etkin proje yönetimi için aşağıdaki özellikleri de bünyesinde barındırmalıdır. Performans: Proje yöneticisi sahip olduğu proje yönetim yaklaşımını uygularken neyi yapabildiğini ve neyi yerine getirebileceğini bilmelidir. Kişilik: Proje veya proje ile ilgili faaliyetleri yerine getirirken proje yöneticisi ekibine nasıl davranması gerektiğini bilmelidir. Proje yöneticisi, proje hedeflerine proje kısıtlarını dengeleyerek yürürken proje ekibine yön gösterme yeteneği olan liderlik, bireysel tutumlar ve kişiye özel karakteristiklerinden yararlanır.

Proje yönetim planını ve tüm ilgili bileşenlerin planlarını hazırlanmak,
? Projenin oluşturulan zaman çizelgesi ve bütçeye göre ilerlemesini sağlamak,
? Riskleri tanımlamak, izlemek ve oluşması hâlinde müdahale etmek,
? Proje ölçümlerini doğru ve zamanlı olarak oluşturmaktır.

? Kapsam tanımlama
? Planlama
? Tahminleme
? Çizelgeleme
? Organize etme
? Yönetme
? İzleme – Kontrol etme
? Kapatma

PERT şeması; proje görevleri arasındaki bağımlılıkları göstermek için kullanılan grafiksel ağ modelidir.

PERT şemasına göre Mantıksal tasarım sonrasında Tasarım Analizi yapılması durumunda proje 405 günde, Tasarım Analizi yapılmadığı durumda ise 390 günde tamamlanacaktır. Bu şekilde projenin PERT şemasında başlangıçtan bitişe olan tüm yolların süresi hesaplanır ve bu alternatif yollardan en uzununa kritik yol denir.

Gantt şeması 1917 yılında Henry L. Gantt tarafından tasarlanmıştır. Gantt şeması proje zaman çizelgesinin oluşturulması ve değerlendirilmesi için kullanılan bir araçtır. Gantt şemasında, projede yürütülecek görevler bir takvim üzerinde yatay çubuklar ile gösterilir. Her bir yatay çubuk projedeki bir göreve karşılık gelir. Görevler en solda dikey olarak listelenir. Yatay eksen takvim zaman çizgisini oluşturur.

Gantt şeması, hazırlanması, öğrenmesi, okunması ve kullanımı kolay olduğu için çok kullanılır.

Proje yönetim yazılımları, proje yöneticilerine proje süresince yardımcı olmak için geliştirilmiştir. Proje yöneticisi proje planlama ve zaman çizelgesi oluşturmak, bütçe oluşturmak, ilerleme ve maliyetleri izlemek, raporlama ve değişikliklerin etkisini görmek için bu yazılımları kullanır.

Proje yaşam çevrimi faaliyetleri, aslında ünitenin başlangıcında incelenmiş olan proje yönetim faaliyetleridir

Kapsam, projeden beklentileri tanımlar. Proje kapatıldığında ya da sonlandırıldığında bu beklentilerin karşılanma oranı projenin başarı derecesini belirler. Kapsam; üzerinde çalışılan, analiz edilen, tasarlanan, inşa edilen ve uygulanılan iş parçalarının ve projenin sınırlarını tanımlar. Kapsam aynı zamanda sistemin proje dışında kalan yönlerini de tanımlar.

Sistem analisti projeyi başlatmadan önce, işletme ve proje kullanıcıları için projenin gerçekleştirilmesinin mümkün olup olmadığını saptamalıdır. Bu işlem fizibilite çalışması olarak adlandırılır

Ekonomik fizibilite ile analiz edilecek temel kaynakların maliyetleri; sistemin çalışması için müşterilerin ve sistem analiz ekibinin maliyeti, işletmedeki çalışanların zaman maliyeti, öngörülen donanımın ve geliştirilecek yazılımın maliyetidir.

Operasyonel fizibilitede; yeni sistemin kurulum ve tesliminden sonra, son kullanıcıların isteklerini karşılayıp karşılamadığına bakılır. Eğer kullanıcılar mevcut sistemlerinden memnunsa, herhangi bir problem görmüyorlarsa ve yeni sistemin gereksinimlerinin oluşturulması sürecine dâhil edilmedilerse, yeni sistemin uygulamaya alınmasına güçlü bir direnç gösterirler. Kullanıcıların işlemlerini daha kolay ve verimli bir şekilde yapabilmesi hâlinde yeni sistemin kabulü daha kolay olacaktır. Bu nedenle operasyonel fizibilitede daha çok kullanıcı arayüzleri ve operasyonel kullanımdaki veriler incelenir.

Proje kapsam belgesi, projede yapılacak olan işlerin özet bir tanımıdır. Genel olarak kapsamı, proje tanımını, projeye genel bakışı ve bilgi sistemi paydaşları arasında uzlaşmayı içerir.

PMBOK proje planına göre oluşturulacak proje ana planı içinde önemle ele alınması gereken dokuz temel konu bulunur. Bunlar; Genel bakış, Amaçlar, Yönetsel yaklaşım, Sözleşme konuları, Takvim, Kaynak ihtiyaçları, İnsan kaynağı, Değerlendirme yöntemleri, Potansiyel problemlerdir.

İş kırılım yapısı: Projenin fazlara, faaliyetlere ve görevlere hiyerarşik olarak ayrıştırılmasını ifade etmek için kullanılan grafiksel gösterimdir.

Kilometre taşı: Projenin bazı faz, faaliyet ya da görevleri tamamlandığında varılan önemli teslim zamanlarını, çıktıları gösteren olaydır.

Özet görev, alt görevleri ve alt özet görevleri içermekte olup fazları veya faaliyetleri tanımlar.

Verimlilik: Hiç bir çalışan %100 verimlilikle çalışamaz. Her çalışan kahve arası, öğlen yemeği, lavabo ihtiyacı, haberleşme, yazışma, proje ile ilgili olmayan görevlerde yer alma için ara verir. Bir çalışanın verimliliğinin oranı için farklı görüşler bulunsa da genelde %75 varsayılır. Tamamlanmış projelerden toplanmış olan veriler varsa daha doğru verimlilik tahminleri yapılabilir.
? Kesme: Çalışanlar telefon görüşmeleri ve diğer plansız kesmeler (interrupts) nedeniyle işine ara vermek zorunda kalır. Kesmelerin oranı, farklı çalışanlar için değişmekle birlikte bir çalışan için günde %10’dan %50’ye kadar değişebilir.

? Büyük ihtimal ile gerçekleşme süresi
? Ayrıştırma
? COCOMO (COnstructive COst MOdel-Yapısal Maliyet Modeli)
? Fonksiyon Puanlama

? Bitiş-Başlangıç (FS-Finish to Start); bir görevin bitişi diğer bir görevin başlangıcını tetikler.
? Başlangıç-Başlangıç (SS-Start to Start); bir görevin başlangıcı diğer bir görevin başlangıcını tetikler.
? Bitiş-Bitiş (FF-Finish to Finish); bir görevin bitişi diğer bir görevin bitişini tetikler.
? Başlangıç-Bitiş (SF-Start to Finish); bir görevin başlangıcı diğer bir görevin bitişini tetikler.

Proje zaman çizelgesini kullanarak proje tamamlama tarihini hesaplamak için iki yaklaşım bulunur:
? İleri yönlü zamanlama: Projenin başlangıç tarihi verildiğinde bu tarihten başlayarak zaman çizelgesi oluşturulur. Gereken görevlerin planlanan süreleri, aralarındaki bağımlılıklar ve kaynak atamalarına bağlı olarak proje tamamlama tarihi hesaplanabilir.
? Geri yönlü zamanlama: Projenin tamamlama tarihi verilerek, bu tarihten geriye doğ- ru zaman çizelgesi oluşturulur. Yine görevlerin süreleri, bağımlılıkları ve atanan kaynakları kullanılarak proje başlangıç tarihi hesaplanır.

Kaynaklar aşağıdaki biçimde sınıflandırılır:
? İnsan: Sistem sahiplerini, kullanıcıları, analistleri, tasarımcıları, geliştiricileri ve projede yardımı olacak tüm kişileri kapsar.
? Hizmetler: Dışarıdan alınan kalite kontrol hizmetleri buna örnek olarak verilebilir.
? Tesisler ve cihazlar: Projeyi tamamlamak için gerekli tüm mekân, teknoloji ve donanımı içerir.
? Malzemeler ve araç gereçler: Kalem, kâğıt vb. kırtasiye ve sarf ürünlerinin tamamını kapsar.
? Para: Yukarıda verilmiş olan kaynakların tümünün proje bütçesindeki karşılığıdır.

Proje çalışanlarının tüm yeteneklerini kullanmaları konusunda cesaretlendirilmesidir.

İşletmede kullanılan mevcut süreçleri (ya da yeni süreçleri) başlangıçtaki kapsamdan projenin kapatılmasına kadar uygulama yeteneğidir.

Sistemin geliştirilmesinde çalışanların proje kapsamı içinde kalmak şartıyla yeni fikir ve yaratıcılıklarını kullanmalarının cesaretlendirilmesidir.

Bu faaliyette, proje ekibinden ve müşterilerden projeyi ilgilendiren konularda deneyimleri ve önerileri alınarak işletmenin proje geliştirme sürecinin iyileştirilmesi amaçlanır.

Proje gözden geçirmelerinde bazı temel soruları cevaplamak gerekir. Bu sorular; “Sonuç (ürün), müşterinin beklentilerini karşılıyor mu?”, “Proje zaman çizelgesine uyuldu mu?”, “Proje öngörülen bütçe içinde tamamlandı mı?” biçimindedir. Bu soruların cevaplarına göre, gelecek projelerde kullanılmak üzere sistem geliştirme ve proje yönetim süreçlerinde iyileştirme yapılmalıdır.

Proje, zaman ek­seninde başı ve sonu olan, bir hedefe ulaşmak için planlı bir dizi faaliyetin verilen zaman ve bütçede uygulanması sonucunda çeşitli ürünlerin elde edildiği bir çalışmadır.

Etkin bir proje yönetimi insan, ürün, süreç ve proje olmak üzere dört ana unsura odaklanır.

Performans, kişilik

Proje yönetim planını ve tüm ilgili bileşenlerin planlarını hazırlanmak,

Projenin oluşturulan zaman çizelgesi ve bütçeye göre ilerlemesini sağlamak,

Riskleri tanımlamak, izlemek ve oluşması hâlinde müdahale etmek,

Proje ölçümlerini doğru ve zamanlı olarak oluşturmaktır.

En yaygın olarak kullanılanlar ; Grafik değerlendirme ve gözden geçirme tekniği (GERT: Graphical Evaluation and Review Tech­nique), Proje değerlendirme ve gözden geçirme tekniği (PERT: Project Evaluation and Review Technique), Kritik yol metodu (CPM: Critical Path Method) ve Gantt şemalarıdır.

PERT şeması bir projenin görevlerini ve bu görevler arasındaki ilişkileri gösteren grafik ağ modelidir.

Gantt şeması proje zaman çizelgesinin oluşturulması ve değerlendirilmesi için kullanılan bir araçtır.

GANTT şeması, proje zaman çizelgesinin takibi açısından daha kullanışlıyken PERT şeması görevler arası ilişkilerin izlenmesinde daha kullanışlıdır.

Proje yöneticisi proje planlama ve zaman çizelgesi oluşturmak, bütçe oluştur­mak, ilerleme ve maliyetleri izlemek, raporlama ve değişikliklerin etkisini görmek için bu yazılımları kullanır.

Proje yönetim sürecinde proje ekibi, projenin kapsamını, kaynakla­rını, zaman çizelgesini ve bütçesini oluşturur, projenin izleme – kontrol etme ve kapanış faaliyetlerini gerçekleştirir.

Ürün: Ne isteniyor?

Kalite: Ne kadar iyi olmalı?

Zaman: Ne zaman isteniyor?

Maliyet: Proje bütçesi ne kadar?

Kaynaklar: Hangi kaynaklar kullanılacaktır?

Projede yapılacak olan işlerin özet bir tanımıdır. Genel olarak kapsamı, proje tanımını, projeye genel bakışı ve bilgi sistemi paydaşları arasında uzlaşmayı içerir.

Projenin fazlara, faaliyetlere ve görevlere hiyerarşik olarak ayrıştırılmasını ifade etmek için kullanılan grafiksel gösterimdir.

Projenin bazı faz, faaliyet ya da görevleri tamamlandığında varılan önemli teslim zamanlarını, çıktıları gösteren olaydır.

Bitiş-Başlangıç

Başlangıç- Başlangıç

Bitiş- Bitiş

Başlangıç-Bitiş

Görevler arası bağımlılıklar, Gantt şemasında Öncüller sütununa girilebilir.

İleri yönlü zamanlama ve geri yönlü zamanlama

İnsan, hizmetler, tesisler ve cihazlar, malzemeler ve araç gereçler, para

Motivasyon, Organizasyon, Fikirler ve Yaratıcılık

Biçimlendirme, etkileşim, norm oluşturma, uygulama