İnsan sağlığını ilgilendiren konularda yapılan çalışmalar sonucu elde edilen bilgileri düzenli bir biçimde kapsamına alan belgelere tıbbi belge denir.

Hastalıklar, yaralanmalar, ameliyatlar, teşhis ve tedavilere ilişkin araştırmalar ve çalışmalar, koruyucu hekimlik ve sağlıklı hayatla ilgili belgeler, özetle insan ve toplum sağlığına ilişkin her türlü belge tıbbi belge kapsamına girmektedir.

Sağlık kurum ve kuruluşlarına başvuran hasta, yaralı, hamile ve kontrole gelen kişilerin sağlık kurumlarında kaldıkları süre içerisinde teşhis,
tedavi ve bakımları ile ilgili olarak yapılan çalışmalardan elde edilen bilgileri kapsamına alan belgelerin bilimsel kurallara uygun olarak düzenlenmesi sonucu elde edilen belge topluluğuna hasta
dosyası adı verilir.

• Arşivler kişilerin, devletin ve milletlerin haklarını belgeler ve korur,
• Bir konuyu aydınlatmaya, düzenlemeye ve saptamaya yarar,
• Ait olduğu dönemin ahlâk anlayışını, geleneklerini, sosyal yapısını, değerlerini, kurumlarını ve aralarındaki ilişkiler hakkında bilgi verir.

• Hasta kabul ünitesinden gelen hasta dosyalarını zimmet karşılığı teslim almak.
• Teslim alınan bu dosyaları inceleyerek varsa dosyadaki eksik belgelerin tamamlanmasını sağlamak.
• Bu bölümde tamamlanmak için bekleyen dosyalar için eksik dosya fişi düzenleyerek vekil dosyalara (dosyanın izleme fişi ile takip edildiği geçici dosya) yerleştirmek ve bu dosyaları dosyalama ünitesindeki uygun
rafa yerleştirmek.
• Eksik dosyaları bölümlere veya doktorlara göre düzenleyerek eksikliklerinin tamamlatılması için ilgili doktorlarla iletişime geçerek eksiklikleri tamamlatmak. Bu konu ile ilgili olarak gerektiğinde hastane yönetimine rapor vermek ve durumu yönetime iletmek.
• Eksiklikleri tamamlanan dosyaları kodlama ve tıbbi istatistik bölümüne göndermek.

Hastaya ait bilgilerin korunması ve yeniden düzenlenmesini kolaylaştırmak için iki önemli araç kullanılır. Bunlar hasta dosyaları ve indekslerdir.

Elle yazılmış veya diktafonlara dikte edilmiş çıkış özeti, ameliyat notu ve sağlık raporu gibi, hasta ile ilgili çeşitli belgelerin ve özel formların yazılması ve yazılanların ilgili dosyalara konulması ayrıca işi biten
dosyaların dosyalama bölümüne gönderilmesi tıbbi sekreterler bölümünün başlıca görevidir.

• Poliklinik, klinik hastalarının yaş, cinsiyet ve bölgelere göre dağılımları,
• Ölümlerin yaş, cinsiyet, bölge ve ölüm nedenlerine göre dağılımları,
• Yapılan tetkiklerin poliklinik, klinik ve tetkik türlerine göre dağılımları,
• Yatan hastaların hastalık türü, ameliyat türü, yattığı klinik ve yatış sürelerine göre dağılımları,
• Hastane istatistiklerinden; ölüm hızları, otopsi, ortalama yatış süresi, yatak işgal oranı vb.nin tespit edilmesidir.

• Hasta dosyaları arşivinin diğer bölümlerinden, bu bölüme gelen ve işlemi tamamlanmış olan hasta dosyalarını hastane yönetimi
tarafından belirlenmiş olan dosyalama yöntemlerine göre düzenlemek ve ilgili raflara kaldırarak dosyalamak.
• İstenilen hasta dosyasını ilgili raflardan bularak ilgililere zimmet karşılığında teslim etmek.
• Bulunduğu raflardan alınan hasta dosyaları
için, dosyanın ne zaman alındığını ve hangi bölümde veya kimde olduğunu gösterir bilgileri vekil dosyaya kaydetmek ve vekil
dosyaları, alınan hasta dosyasının yerine koymak.
• Zaman zaman hasta dosyalarını kontrol ederek yıpranmış olan dosyaları yenilemektir.

• Gönderilmesi gereken dosya veya evrakları zimmet karşılığı ilgililere teslim etmek veya gönderilmesini sağlamak.
• Kurum içi ve kurum dışına gönderilen dosyaların yerine vekil dosyalar düzenlemek ve bu vekil dosyaları gönderilen dosyanın yerine ilgili raflara koymak.
• Adli vakalar ile ilgili olarak kurum içi ve kurum dışı her türlü yazışmaları yapmak.

• Her şeyden önce arşivin havalandırma, aydınlatma ve ısıtmasına gereken önem verilmelidir.
• Çalışanlara rahat ve verimliliklerini artıracak bir ortam hazırlanmalıdır.
• Arşivde çalışma yerleri güney-güneybatı yönünde, depolar kuzey-kuzeydoğu yönünde inşa edilmelidir.
• Arşivin girişi, kontrollü geçiş ve güvenliği sağlayıcı teknik özelliklere sahip olmalıdır.
• Arşivdeki dosyalar ve içindeki belgeler neme, küfe, mantarlara ve sıcaklığa karşı korunmalıdır. Bunun için gerekli olan klimatizasyon
(iklimleme) sistemi kurulmalıdır.
• Hasta dosyalarının bulunduğu bölümlerdeki sıcaklık 12 0 C - 18 0 C ’de olmalıdır.

1. Hasta İndeksleri Bölümü
2. Dosyalama Bölümü
   Kodlama Bölümü
   Eksik Dosyalar Bölümü
   Araştırma Bölümü
   Haberleşme Bölümü
   Tıbbi Sekreterler Bölümü

Özel hastanenin tıbbi kayıt ve arşiv sistemini oluşturmak ve kayıtların düzenli ve doğru bir şekilde tutulmasını sağlamak görevi doğrudan Mesul Müdüre verilmiştir.

Uygulamada örgütlenme modeli olarak iki temel model kullanılmaktadır. Merkezi örgüt modeli

Birimleri esas alan örgüt modelidir.

Hasta dosyaları arşivlerinden istenilen verimliliğin elde edilebilmesinde önerilen model arşivin merkezi olmasıdır. Bu sistemde, hasta dosyalarının
tamamı merkezi hasta dosyaları arşivinde bulunur. Dolayısıyla, hastanede bir tek arşiv bulunur. Hasta dosyalarının toplanması, saklanması, düzenlenmesi ve gerektiğinde tekrar hizmete sunulması bu arşivden yapılır.

Etkin bir hasta dosyaları arşiv sisteminin kurulması için; ünite numaralama sistemi ile merkezi arşiv örgütlenme modelinin birlikte
kullanılması gerekir.

• Tıbbi kayıtlar ve hasta dosyaları daha düzenli tutulacaktır.
• Hastanede kullanılan formlara belli bir standart getirilecek, dolayısıyla çalışmalar daha rahatlıkla
yapılabilecektir.
• Daha az personelle daha etkin bir hizmetin sunulmasını sağlayacaktır.
• Tıbbi karar verme sürecinde özellikle hekimlerin ihtiyaç duydukları bilgi ve belgeye daha kısa sürede ve
daha kolay ulaşmasını sağlayacaktır. Bu şekilde, karar verme süreci kısalarak, hataların minimize edilmesi
sağlanacaktır.
• Hastane maliyetlerinin düşmesine ve maliyet kontrolüne yardımcı olacaktır.
• Hastane yataklarının en etkin şekilde kullanılmasına katkı sağlayarak kapasite kullanım oranının
yükselmesine dolayısıyla ortalama yatış süresinin kısalmasına etki edecektir.

Hasta dosyaları arşivlerinin örgütlenmesinde özellikle önerilen model merkezi hasta dosyaları arşiv modelidir. Hastanede bir arşiv vardır. Hasta dosyaların tamamı bu arşivde saklanır ve buradan hizmete sunulur. Uygulaması ve denetimi daha kolaydır. Hastanın bilgilerine daha kısa sürede ve kolaylıkla ulaşmak mümkündür

Hasta dosyaları arşiv sisteminin etkin ve verimli çalışabilmesi için gerek kurulması aşamasında gerekse kurulduktan sonra bazı temel özelliklere sahip olması gerekir. Bunlar;

• İnsan gücü
• Merkezi yerleşim alanı
• yeterli mali imkanlar
• Arşiv komitesi

Arşiv komitesi, hastanedeki tıbbi birim başkanları veya temsilcileri ile hasta dosyaları arşivi yöneticisinin katılmasıyla oluşturulur. Hastane yöneticisi veya görevlendirdiği kişinin başkanlığında çalışır. Komitenin sekreterliğini hasta dosyaları arşiv yöneticisi yapmaktadır.