Toplantı kavramı, Türk Dil Kurumu tarafından: “Birden çok kimsenin belirli amaçlarla bir araya gelmesi, içtima” olarak tanımlanmaktadır.

Bir toplantının bileşenleri; insanlar (kim?) , içerik (ne?) , süreç (nasıl?) ve amaçtır(neden?).

Toplantılar insanların, içeriğin ve sürecin bir amaç için bir araya gelmesidir. Bunun nedeni, “toplantı”nın işbirlikçi bir çalışma süreci oluşu ve “iş” kavramının sahip olduğu tüm olanakları kapsamasıdır.

Toplantılardan beklenen; bir örgütün belirli bir zamandaki amaçlarının gerçekleşmesi için planlama yapmaktır, denilebilir.

Toplantıların etkili olup olmadığını anlamanın bir yolu, etkisiz toplantıların özelliklerine bakarak, etkili bir toplantının özelliklerinin ortaya çıkmasıdır. Bir diğer deyişle, mühendislik alanındaki gibi, olmayana ergi metodunun toplantı yönetimine uygulanmasıdır.

Etkisiz bir toplantının özellikleri şöyle sıralanabilir:

• Zayıf liderlik
• Yetersiz hazırlık
• Zamanlama
• İlgisiz üyeler
• Yıkıcı üyeler
• Çevre

Yönetim, bir anlamda, farklı çıkar grupları, farklı düşüncedeki kimseler ve farklı amaçlara sahip kişiler arasında denge bulma, dengeyi koruma ve örgütsel amaçları gözetme etkinliğidir.

Ne türden bir toplantı olursa olsun, toplantıların yönetimi, toplantıların ve örgütün başarıya ulaşmasında anlık etkilere en duyarlı aşamadır.

Bir toplantda lider kolaylaştırıcı, yazıcı, katkıcı, uzman rolleri yer almaktadır.

Toplantı liderlerinin sorumlulukları şu şekilde sıralanmaktadır:

• Toplantının amaç ve hedeflerini belirlemek, toplantı sırasında ve sonrasında gerekli görevlendirmeleri yapmak. Bu sorumluluk genellikle toplantıları yöneten liderin iş tanımında da yer alır.
• Toplantının istenilen sonuçlara erişmek için en iyi yöntem olup olmadığına karar verir. Başka bir deyişle, toplantının gerekli olup olmadığını saptar.
• Kimlerin toplantı planlamasına yardımcı olacağını belirler.
• Bir ekiple ya da kendi başına toplantı gündemi oluşturur. Bir toplantı sürerken, bir sonraki toplantının gündeminin oluşturulması da liderin sorumluluğundadır.
• Bir örgütün çalışma takvimine göre, toplantıların zamanı ve yerinin belirlenmesinden sorumludur.
• Toplantı öncesi yapılacak olan hazırlıkları örgütler. Örneğin, finansal bilgilerin önceden okunması, işletmenin tarihine ilişkin verilerin derlenmesi ve mevcut toplantıyla ilişkili diğer toplantı bilgilerinin sentezlenmesi liderin sorumluluğundadır.
• Katılımcıları davet etmek, toplantıya ilişkin görevlendirme yapmak ve katılımcıların hazırlıklı gelebilmeleri için gerekli ön bilgileri sağlamak gibi işlemlerin gerçekleştirilmesini sağlar.
• Toplantının sonucunda komitelerin oluşturulması, eylem planlarının çıkarılması ya da kararların yazımında not tutma ya da kayıt alma görevlerinin verilmesinden sorumludur. Toplantıda zamanın etkin yönetimi için toplantıda bir kişiyi zamana uygun olarak davranılması konusunda görevlendirmek de liderin sorumlulukları arasındadır.
• Liderin bir diğer sorumluluğu ise toplantıya erken gelmek ve toplantının gündeme odaklı ve amaca uygun geçmesini  ağlamaktır.
• Tüm katılımcılara, toplantıya katılmalarının önemli olduğunu hissettirmek de bu sorumluluğun kapsamındadır.
• Toplantı sırasında alınan eyleme dönük kararlarda kişilerin görevlendirilmesinden ve sonrasındaki denetimden sorumludur.
• Toplantı sonunda toplantının özetlenmesi ve bir sonraki toplantı gündeminin duyurulması liderin sorumluluğundadır.
• Toplantı bitiminde yapılan görevlendirmelerin uygunluğunu kontrol eder ve görevlendirmelerle ilgili sorun yaşayan çalışanların desteklenmesini sağlar.

Kolaylaştırıcı; toplantının tartışma, sorun çözme ve karar alma süreçlerinde katılımcılara yol göstericilik yapar. Toplantı öncesi ve sonrası lojistikten de o sorumludur. Konuşma yerine soru sormaya, etkin dinlemeye ve toplantı katılımcıları arasında konsensüs oluşturmaya odaklanan yönetsel roldür. Kolaylaştırıcının görevi, herkesin ne çok fazla ya da ne çok az katkı yaptığı, makul ve etkin bir katılımın sağlanmasını ve toplantı amacına uygun bir tartışma akışının gerçekleşmesini sağlamaktır. Zaman hakeminin gündem maddesine ilişkin süreyle ilgili uyarılarına göre, gündem maddesinin tam zamanında tartışılmasından, ilgili madde ile ilgili özetin yapılmasından ve öneriler sunulmasından ve yeni gündem maddesine geçilmesinden kolaylaştırıcı sorumludur. Kolaylaştırıcının en çok dikkat etmesi gereken görev, gündem maddesine ilişkin ne yapılacağının belirlenmesi ve bu belirleme yapılmadan gündem maddesinin kapatılmamasıdır.

Zaman hakemi: Bu roldeki toplantı üyesinin görevi toplantı lideri ya da kolaylaştırıcıyı zaman yönetimi konusunda yardımcı olmaktadır. Toplantı süresince toplantı süresine ilişkin ya da kalan zamana ilişkin sözlü hatırlatma yapabilir. Her bir gündem maddesinin tartışılması sırasında da “Beş dakika” kartlarını uygun zamanlarda kaldırarak toplantı katılımcılarını uyarabilir.

Yazıvı; toplantıdan çıkan kilit noktaların, fikirlerin ve kararların kaydını tutan kişidir. Toplantı sonrasında toplantı notlarına yönelik taslakları hazırlamaktan da sorumlu tutulabilir. Temel kararları, eylem planlarını ve toplantı özetini eşzamanlı olarak ya da toplantı sonrasında yazıya döker, toplantı tutanaklarını oluşturur.

Katkıcı: Fikir katkısında bulunarak ve tartışmaların tayından çıkmamasına yardımcı olarak, toplantıya etkin biçimde katılmaktadır.

Her ne kadar davranış kuralları belirlenmiş olsa da toplantıya katılan kişilerin farklı geçmiş yaşantıları, birikimleri, örgüt içindeki rol ve sorumlulukları, kişisel ilişkileri ve diğer başka nedenlerle toplantıların yürütülmesinde bir dizi güçlük yaşanabilmektedir.

Örtük program: Toplantının amaçları dışındaki öğrenme sürecini ifade etmektedir.

Çatışma yönetimi açısından ele alınan kazanma/kaybetme temelindeki karşıtlıklar farklı şekillerde ortaya çıkmaktadır. Bunlar:

Kazan durumu: Bu durumdaki kimseler için kazanmak dışında bir seçenek var olmamaktadır. Öte yandan, kazan durumu yaratıldığında diğer tarafın kaybedeceğine dair bir durum zorunlu değildir.

Kazan/ Kaybet durumu: Bu durumda, taraflardan birinin kazanması, diğerinin kaybı anlamına gelmektedir. Toplantıların nihai hedefi karar alma ise karar almada taraflardan birinin kazançlı, diğerinin zararlı olması istendik bir durum değildir. Bu durum ekip çalışmalarını ve işbirliğini engellemektedir.

Kaybet/ Kazan durumu: Toplantıda bir tarafın kendi çıkarları, beklenti ve isteklerinden diğer tarafın leyhine vazgeçmesi durumudur. Bu durum genellikle taraflardan birinin çatışmadan kaçınması ve toplantının ve ekibin korunması adına tartışmalardan çekilmesi ile karakterize edilmektedir. 

Kaybet/ Kaybet durumu: Toplantılarda iki tarafın da isteklerinin yerine gelmemesini kabul etmekle birlikte, diğer tarafın beklentilerinin gerçekleşmemesi için eyleme geçmeleri durumudur.

Toplantıya yönelik hazırlıkları kontrol eden toplantı lideri, toplantı başlamadan önce bir önceki toplantıya yönelik olarak aşağıdaki soruları gözden geçirerek toplantı yönetimi süreci başlatılabilir:

• Bir önceki toplantı neye benziyordu ve neler hissettirdi?
• Ekip bir arada iyi çalıştı mı?
• Sürekli konuşanlar ve hiç konuşmayanlar kimler?
• Ekip nasıl bir karar alma süreci izledi?
• Ekip üyeleri toplantıya yaptıkları katkılar bakımından sorumluluklarını yerine getirdi mi?

Ekiplerle temel kurallar belirlenirken temel kuralların belirlenmesinde aşağıdaki temel kural kategorileri yardımcı olmaktadır:

Toplantıya katılım: Bir üyenin toplantıya katılması mümkün olmazsa haber vereceği kişinin belirlenmesi.

Dakiklik: Toplantıya zamanında başlayıp zamanında bitirilmesi.

Katılım: Toplantıda her üyenin bakış açısına yer verilmesi ve kararların her bir kişinin düşüncelerinden yararlanılarak oluşturulması.

Toplantı sürecinin kesintiye uğraması: Toplantı üyelerinin telefon aramaları ve internete erişimlerinin düzenlenmesi. Toplantıda telefonların sessize alınması ya da çok acil konuşmaların toplantı odası dışında yapılması gibi kararların alınması.

Diyalogdaki nezaket: Etkin ve saygılı biçimde diğerlerini dinlemek, söz kesmemek ve aynı anda yalnızca bir konuşmayı sürdürmek gibi davranışları içermektedir.

Hesap verme ve sorumluluk: Toplantı üyelerinin belirlenen davranış kurallarına uyulup uyulmadığı konusunda tartışmalarının desteklenmesi.

Sırdaşlık: Vegas kuralı olarak adlandırılan kurala göre, kamusal olarak yayımlanmadığı sürece, toplantıda yaşananların, toplantı üyelerinin arasında kalması.

Liderlik sorumluluğu yerine getirildiğinde aşağıdaki ilkeler yararlı görülmektedir:

• Ortak amaçları her bireyin sahiplenmesini sağlamak,
• Üyelerin düşünce ve duygularını titizlikle ele almak (dinleme, sorma ve konuşma)
• Diğer üyelerin etkin katılımını teşvik etmek ve katkılarını önemsemek.
• Uzmanlığa dayalı olarak ekibin birbirini etkilemesini, bilgiye erişimini sağlamak. Bunu yaparken güce ve otoriteye bağlı olmamak, eşitlik duygusu yaratmak.
• Durumun özelliklerine uygun karar verme prosedürlerinden yararlanmak.
• Tartışmalar yoluyla düşünce ve önerileri eleştirme ve yeniden yapılandırma olanağı sunan yapıcı çatışmalardan yararlanmak. Bu sayede, yaratıcı karar verme ve problem çözme ortamını sağlamak.
• Kendi adınıza değil, ekip adına konuşmak. “Ben değil biz” yaklaşımını yerleştirmek.
• Ekibin amaçlarını ve zaman kullanımını gözetmek. Yüksek standartlar ve başarılar hedeflemek. Küçük ya da büyük amaçların yerine getirildiğinden emin olmak.
• Farklılıklara anlayış ve saygı gösteren uyumlu bir kişilerarası ilişkiler ortamı oluşturmak.

Toplantıların değerlendirilmesinde aşağıdaki uygulamalar katkı sağlayacaktır:

• Katılımcıların her birinden toplantıyla ilgili duygu ve düşüncelerini özetleyen bir konuşma yapmalarını ya da büyük boyuttaki bir kağıda her birinin düşüncelerini yazmalarını istemek.
• Her katılımcıdan toplantının en güçlü ve en zayıf geçen anlarıyla ilgili örnekler vermelerini istemek.
• Bir değerlendirme anketi hazırlayarak toplantı sonunda katılımcılara dağıtmak.
• Katılımcılara toplantıda en çok akıllarında kalan bilgilerin neler olduğunu sormak.
• Toplantının başında katılımcılardan toplantıyla ilgili umut ve korkularını küçük kağıtlara yazmalarını istemek ve bu kağıtları duvara asarak toplantı sonunda bir karşılaştırma yapmalarını sağlamak. Sonrasında hangi beklentilerinin gerçekleştiğini ve hangi kaygılarının çözüldüğünü sormak.
• Toplantı başında katılımcılardan elde edilen beklentilerin bir listesini yapmak ve toplantı sonunda toplantının amaçları ve sürecini bu beklentiler açısından sorgulamalarını sağlamak.
• Büyük bir kâğıda toplantı sürecinin tümünü özetleyen bir grafik olarak çizmek. Grafiğin içinde yer alan kısa özetlerin toplantıda geçen süreyi ve çarpıcı olayları kapsamasını sağlamak. Katılımcılara renkli kalemler vererek grafik üzerinde toplantı sürecinden ne kadar yararlandıklarını ve toplantıdan tatmin olma derecelerini belirten dereceler çizmelerini istemek.