Toplantı kavramı, geleneksel olarak insanları belirli bir toplantı salonunda bir araya getiren yüz yüze toplantıları ifade etmektedir.

• Yüz yüze toplantılar, örtük bilgiyi açık bilgiye dönüştürerek bilgi aktarımını sağlamaktadır.
• Yüz yüze iletişimde konuşmacı dinleyicilerden görsel işaretlere (dış görünüm, jest, mimik gibi işaretler) dayanarak ani ve hızlı dönütler alarak gerektiğinde düzeltmelere başvurabilir.
• Görsel işaretler ve fiziksel varlık, toplantı üyelerinin geçmiş deneyimleri, yetenekleri ve uzmanlık alanları hakkında daha kolay bilgi sahibi olunmasını sağlar.
• Görsel işaretler, yüz yüze etkileşimde güven duygusu yaratır.
• Pahalı ve bir dizi zorluğa sahip olmasına rağmen, katılımcıları için bir değer duygusu
yaratır.

Örtük bilgi: Sözcüklere dökülebilen, formüllerle, şekillerle veya rakamlarla ifade edilebilen, nesnel –belirli bir kişiye özgü olamayan ve sahibinden bağımsız- bilgiye “açık bilgi” denilirken, kişilerin zihinlerinde olan, bildikleri ancak çoğu zaman ifade edemedikleri bilgiye ise örtük bilgi adı verilmektedir. Örtük bilgi, kişinin inançları, değerleri, hisleri, beceri ve deneyimleri ile ilişkili; ileri derecede öznel,
durumsal ve kişiye özeldir.

• Dezavantajlı grupların toplantılarda söz alma hakkı sınırlıdır.
• Bireysel farklılıkların yoğun olduğu gruplarda güven ortamını sağlamak zordur.
• Yüz yüze toplantılarda grup üyelerinin eşit katılımını sağlamakta güçlükler yaşanmaktadır.
• Başta uluslararası örgütler olmak üzere, kimi örgütlerde iş arkadaşlarıyla ve müşterilerle
yüz yüze toplantı yapmak neredeyse olanaksızdır. Bunun nedenleri, seyahat
masraflarının yüksek ve katılımcıları bir araya getirmenin güç oluşudur.

Telekonferans, birbirinden coğrafi olarak uzakta olan üç ya da daha fazla katılımcının etkileşimini ifade eden konferanstır. Telekonferanslar; audio konferans, veri konferans ve video konferans olmak üzere üç tür konferansı kapsamaktadır

Telekonferanslar; audio konferans, veri konferans ve video konferans olmak üzere üç tür konferansı kapsamaktadır.

Veri konferansı, katılımcıların uygulama paylaşımlarını sağladıkları sanal toplantı biçimini ifade etmektedir

Video konferans, en basit ifadesiyle, iki ya da daha fazla farklı yerdeki insanın aynı video, ses ya da veriler kombinasyonundan eş zamanlı olarak yararlanmasını ve iletişime geçmesini ifade etmektedir.

• Ekrana sanki odada başka biri oturuyormuş gibi bakmak konuşmayı doğal kılacaktır.
Gözlerinizi ekrana dikmek ise rahatsız edici bir görüntü yaratabilir.
• Yavaş ve tane tane konuşmak söylediklerinizin anlaşılmasına yardımcı olacaktır.
Uzun bir süre yüksek ses tonu ile konuşmak rahatsız edici olabilir.
• Mikrofonu düzeltirken gürültü yapmamaya özen göstermek gerekir. Benzer biçimde, kâğıtla oynama, kaleminizi açıp kapama gibi sesler dikkat dağıtıcı olacaktır. Hapşırma, öksürme gibi durumlarda masa mikrofonundan uzaklaşma, bireysel mikrofonu kapama gibi eylemlerde bulunulmalıdır.
• Videokonferansı ilginç kılan başka bir özellik ise jest, mimik ve diğer sözsüz iletişim araçlarının yerinde ve etkili kullanılmasıdır. Bunu sağlayabilmek için yüz yüze iletişimdeki doğallığı yakalamak ve bazen de belirli canlandırmalara başvurmak gerekebilir.
• Toplantının sonunda katılımcılarla birlikte toplantıyı değerlendirmek için zaman ayırılması gerekmektedir. Bu sürede toplantının olumlu ve olumsuz yönleri hakkında tartışma yürütmek ve sonraki toplantılar için öneriler oluşturmak iyi olacaktır.

İletişimi sağlıklı ve işe vuruk kılmak için aşağıdaki noktalara dikkat edilmelidir:
• Tahmin edilebilir ve zamanında yazılmış yanıtların sanal ekiplerde güven oluşturacağı,
• İletişimi yalnızca elektronik posta ile sağlamayıp, önceden kararlaştırılmış zamanlarda BAİ olanaklarıyla zenginleştirilmesi gerektiğini,
• Üyelerin bilgi paylaşımında yalnızca ortak veri tabanını kullanmaları,
• Üyeler arasında iş dışındaki diyalogların da kurulması,
• Üyelerin teknolojinin olanakları dâhilinde yüz yüze iletişim kuracakları ortamları da sağlamak.

Güncel yönetim yaklaşımında, çalışanları da kapsamak üzere işletme üretim süreçlerinde yer alan kişi ve birimler iç müşteriler olarak tanımlanmaktadır.

Web tabanlı sanal toplantılarda; internet erişimini sağlayan bilgisayar ve bilgisayar dışındaki araçlarla yapılan toplantılar ifade edilmektedir. Dört tür web tabanlı sanal toplantı bulunmaktadır. Bunlar, web konferans araçları, web toplantı araçları, Web 2.0 araçları ve sosyal ağlar ile elektronik postalardır.

Teknoloji içeren araçlar:
1. Sunumlar
2. Paylaşılan masaüstü
3. Paylaşılan uygulamalar (applications) ve whiteboardlar
4. Chat (anında konuşma ortamları)
5. Oylamalar
6. Kayıtlar

Sosyal ağlar– herkesin katılabildiği ve kamusal ya da özel bir profil oluşturabildiği üyelik siteleridir. Üyeler diğer üyelerle birlikte ağlar yaratarak bilgi paylaşmaktadır.

Etiketleme siteleri – Benzer düşüncelere sahip insanların bir araya geldiği ve belirli anahtar sözcüklerle ilginç ve anlamlı buldukları materyalleri paylaştıkları ortamdır.

Elektronik posta yoluyla yürütülecek sanal toplantılarda bazı sorulara dikkat etmek gerekmektedir:
• Toplantı katılımcılarının her an internete erişimleri mümkün mü?
• Katılımcılar elektronik postalarını düzenli olarak kontrol ediyor mu? gibi sorulara dikkat edilmelidir?

Başarılı bir sanal toplantının temeli, tüm yönetim fonksiyonlarının sanal
ortamda uyumlaştırılmasından  geçmektedir. Bu fonksiyonlar; planlama, örgütleme, yöneltme, denetleme, koordinasyon ve iletişimdir.

1. Somut ve soyut amaçlarımız nelerdir?
2. Eğer yüz yüze bir toplantı olsaydı, gündemim ne olurdu? Katılımcı etkileşimi hangi
düzeyde gerçekleşecek?
3. Her bir adım sanal olarak nasıl yürütülebilir?
4. Her bir adımda kimlerin dâhil olması gerekir?
5. Neler eş zamanlı tartışılmak durumunda, hangi maddeleri sonrasında tartışabiliriz?
6. Hangi teknoloji araçları sürecin adımlarını en iyi biçimde destekler?
7. Hangi sorunları öngörüyorum? Bunlara yönelik neler yapabilirim?
8. Müşteri ya da sponsorun hangi rolde olmasını istiyorum?
9. Katılımcıları en iyi biçimde nasıl hazırlarım?
10. Toplantıları koordine etmek için ne kadar süreye ihtiyacım var?

11. Fazladan desteğe ihtiyacım var mı?
12. Bu sanal süreç amaçlarımızla uyumlu mu? Tekrar gözden geçirmek için nelere ihtiyacım
var?

1. Toplantıya başlarken katılımcılara dikkatlerini dağıtan herhangi bir şey olup olmadığını sormak,
2. Katılımcıları çok görevli olmaktan uzaklaştırmak: Katılımcıları ilgili ve meşgul kılmak.
3. Katılımcıları etkin kılmak için üç slayttan ya da on dakikadan fazla bilgilendirme yapmamak,
4. Katılımcıların katılımlarını arttıracak yolları çeşitlemek,
5. Katılım ve konuşma kayıtlarını tutmak,
6. Sık sık katılımcılara sorular sormak ve sohbet havasında konuşmak,
7. Sorular sorarak, etkin dinleyerek ve oylamalar yaparak katılımcıların etkinliğini sağlamak,
8. Katılımcılara, kayıt tutucu, kolaylaştırıcı, zaman hakemi gibi görevler vermek,
9. Gündeme ve toplantının başlangıç bitiş zamanlarına bağlı kalmak, mümkünse toplantıyı zamanından önce bitirmek,
10. Gündem dışındaki maddeleri ekranda yansıtarak bilgilendirme sağlamak.

1. Paylaşılan amaçları göz önünde tutmak,
2. Süreci görülür kılmak. Örneğin elektronik sayaca başvurmak.
3. Başarıları kutlamak- ödüller ve kutlamalar yapmak,
4. Gözle görülmeyen performansları kamusal ve özel alanda fark etmek,
5. Takdirlerinizi belirtmek, meseleleri yüzeye çıkartmak ve olası gerginlikleri dindirmek
için ekip üyeleriyle sıklıkla iletişime geçmek,
6. Ekip üyeleriyle ayda en az bir kez birebir görüşme olanağı yaratmak.
Tablo 4.1
Devamı