Etkili bir sunum gerçekleştirmek, öncesinde çalışma yapılmasını gerektirir. Bu çalışmaları sunum hazırlık sürecinde ele almak mümkündür.

Sunum bileşenleri olarak sunumun planlanması, hazırlanması ve gerçekleştirilmesi aşaması sayılabilir.

Etkili planlama, içeriğin toplanmasına, mantıklı bir sıralamaya konmasına ve sonuç odaklı bir şekilde sunulmasına yardımcı olur.

Sunuşlar, bir fikir ya da eylemin anlaşılmasını sağlama amacına yönelik olarak planlı bir biçimde, gerektiğinde görsel yardımcıların da kullanımıyla sözlü olarak gerçekleştirilen etkinliklerdir.

Sunumu gerçekleştirecek konuşmacının başarılı bir sunum yapmasındaki hazırlık sürecinde üç önemli adımdan söz edilebilir. Bunlar;

• Sunumu Planlama
• Sunum İçeriğini Hazırlama
• Sunumu Gerçekleştirme

olarak sıralanabilir.

Sunumu Planlama: Sunumun amacının belirlendiği, hedef kitle özellikleri ortaya konarak analizinin yapıldığı ve gerekli görsel yardımcıların kullanımı ile ilgili kararların verildiği adımdır.

Sunum İçeriğini Hazırlama adımı sunumun içeriğinin oluşturulduğu ve kaynaklardan yararlanılarak metnin yazıldığı adımdır.

Sunumu gerçekleştirme; sunum günü konuşmanın yapıldığı adımdır. Yapılan planlama ve içerik çalışmaları dinamik bir sunum için yeterli bir temel sağlayacaktır. Sunum zamanı etkili iletişim kurmaya ve sununun sorunsuz çalışmasına dikkat edilmelidir. Sunum sırasında açık konuşmaya, ses tonu, konuşma hızı ve ses seviyesini kontrol etmeye ve etkili vücut dili kullanmaya dikkat edilmelidir. Sunuyu güçlendirecek sunum yardımcılarının da kullanılmasında dikkatli olunmalıdır.

Sunum planlama aşamasında, sunum amacı, yeri, süresi, dinleyici özellikleri, görsel yardımcılar gibi unsurları dikkate almak gerekir.

Sunum yerinin bilinmesi, kullanılacak olan görsel yardımcıların kullanımı açısından önem taşımaktadır. Hangi araçların kullanılabileceği konusunda fikir sahibi olunması gerekir. Eğer bu bilgiye önceden sahip olmak mümkün değilse alternatif sunuş planları yapılmalıdır. Ayrıca mekânın genişliği hakkında fikir sahibi olunması görsel malzemelerin kullanımından yazı tipi büyüklüğü seçimine kadar isabetli bir sunum dosyası oluşturulmasını sağlayacaktır.

Sunumun planlanmasına yönelik önemli adımlar şunlardır:

• Sunum amacının belirlenmesi
• Hedef kitlenin özellikleri
• Görsel yardımcıların belirlenmesi

Bir sunum planında yapılacak ilk iş sunum amaç ve hedeflerinin tanımlanmasıdır.

Genel olarak konuşmalara yönelik amaçları şöyle listelenebilir:

• Bilgilendirme,
• İlham verme,
• Savunma,
• Teşvik etme,
• Eğlendirme,
• İkna etme.

Konuşmacının sunum yapacağı konuyu yapılandırmasına imkan veren noktalar şunlardır:

• Konuşmacı hakkında daha çok bilgi sahibi olduğu ya da kolaylıkla bilgi bulabileceği bir konuyu seçmelidir.
• Konuşmacı ilgi duyduğu konuyu seçmelidir.
• Konuşmacı dinleyenlerin ilgi duyduğu bir konuyu seçmelidir.
• Konuşmacı duruma ve ortama uygun bir konu seçmelidir.
• Konuşmacı sunum süresine göre konuşmasını oluşturmalıdır.

Konuşmacı konu ile ilgili sınırlama getirebilmesi ve konunun belirli bir bölümü ele alabilmesini sağlaması açısından yol gösterecek şu sorulara cevap aramalıdır:

• Önemli bir konu mu?
• Konu uygun mu?
• Başlık ilginç mi?

Sunum hakkında hedefleri belirlerken taşıması gereken birtakım özellikler dikkate alındığında sunum mesajının şekillenmesi sağlanacaktır. Bunlar:

• Açık ve kesin,
• Dikkate değer,
• Özel,
• Belli bir zamanla sınırlı,
• Gerçekçi,
• Rekabetçi,
• Katılıma yöneltici,
• Sunuma değer.

Sunum amacını belirlerken yapılması gereken sunum hedefini, hedef kitleye odaklanmış bir ifadeye dönüştürmektir. “Neden yapıldığı”, “Nasıl yapılacağı”, “Elde edilecek faydaların neler olduğu” sorularının yanıtları amacın belirlenmesine yardımcı olacaktır.

Hedef kitleyi analiz ederken göz önüne alınması gereken dört öge vardır. Bunlar:

• Değerler
• İhtiyaçlar
• Kısıtlamalar
• Demografik Bilgi

Sunum planlama sürecine hedef kitlenin özellikleri göz önünde bulundurularak başlanması gerekir. Bu amaçla bilinmesi gereken özellikler farklı açılardan da ele alındığında genel olarak şu özellikler karşımıza çıkmaktadır:

• Kitlenin Boyutu
• Dinleyicilerin İlgili Özellikleri
• Dinleyicilerin Sunuşa Katılma Nedenleri
• Dinleyenlerin Özel İhtiyaçları, İlgi Alanları Ve Endişeleri
• Dinleyenlerin Halihazırdaki Bilgileri
• Dinleyicilerden Beklentiler
• Kitlenin Konumu
• Sunumcu ve Dinleyici Etkileşimi

Sunumun planlama aşamasında odak noktaların saptanması işlemi gerçekleştirilmektedir. Bundan sonra yapılacak iş hedef kitle özelliklerini dikkate alarak sunumda verilecek bilgilerin yazılması yani sunum metninin oluşturulmasıdır.

Sunumun gövde kısmına hangi bilgilerin ekleneceğine karar vermek ve bu bilgileri mantıksal bir sıraya göre düzenlemek için şu adımlar izlenmelidir:

• Birincil mesajınızı ifade eden bir cümle yazın.
• Birincil mesajınızı destekleyen gerçekleri ve fikirleri listeleyin.
• Anahtar noktaları belirleyin.
• Anahtar noktaları özetleyip sıraya koyun.
• Her anahtar noktasını destekleyen alt noktaları listeleyin.

Sunumlarda ana noktaların sıralanmasında yol göstermesi açısından şu düzenlemelerden söz edilebilir:

• Kronolojik Düzenleme
• Tarihsel Düzenleme
• Mekansal Düzenleme
• Konusal Düzenleme
• Neden-Sonuç İlişkisine Göre Düzenleme
• İlişki Ağları Düzenlemesi
• Problem – Çözüm Düzenlemesi
• Tümevarım Yöntemi ile Düzenleme
  

Bir sunum oluştururken yararlanılabilecek kaynaklar şunlar olabilir:

• Konuşmacının deneyimi,
• Daha önce yapılmış araştırmalar,
• Yüz yüze görüşmeler,
• Kurumsal bilgiler,
• İnternet.

Sunumları planlarken, genel olarak giriş, gelişme ve sonuç bölümlerinin her birinde neler yapılması gerektiğine karar verilir. Giriş, kısa, ilgi çekici olmalıdır. Dinleyici ile olan bağı kurulmalı ve dinleyicilerin dikkatini çekecek biçimde sunulmalıdır. Ayrıca samimi bir yaklaşım izlenmelidir. Gelişme bölümünde ise bir fikir uyumu ve ortaklığını gözetecek biçimde bilgilerin sunumu gerçekleştirilir. Sonuç ya da kapanış bölümünde ise kapanış cümlelerine yer verilir ve önemli konuların vurgulanması gerçekleştirilir.

Giriş bölümünde öncelikle yapılacak sunumla ilgili tanıtımların yapılması gerekir. Tanıtımlar iki önemli işlevden oluşur. Bunlar; gerekli bilgileri sağlamak ve dikkat aşamalarıdır.

Dikkat çekilmesi aşamasında kullanılabilecek uygulamalar şunlar olabilir:

• Teknik arka plan
• Anekdot
• Mizah
• Soru sormak
• Şok Anlatımlar
• Teklifler

Etkili bir açılışın faydaları şunlardır:

• Kitlenin dikkatini çeker ve insanların yerleşmesine yardımcı olur,
• Sesi ayarlar: resmî, gayrı resmî, güler yüzlü, rahat, eğlenceli, ciddi,
• Uyum kurmaya yardımcı olur,
• Gerekli arka plan bilgisi sağlar,
• Dinleyicilere kim olduğunuzu söyler ve itibarını belirler,
• Dinleyicilerin neden orada olduğunuzu söyler,
• Ana noktanın önemini ortaya koyar (Onlara ne söyleyeceğinizi söyleyin),
• İnsanların endişelerini kabul etmenizi ve tanımlamanızı sağlar,
• Sunum içeriğinin ve biçiminin önizlemesini sağlar.

Konular arasında geçiş yaparken etkili bir bağlantıyı kullanmak gerektiğinde bazı olgulardan, dikkat toplayıcılardan yararlanılabilir. Bunlar:

• Kişisel deneyimler,
• Gerçekler,
• Alıntılar,
• İstatistikler,
• Gerçekler,
• Alıntılar,
• Tarihsel Öyküler,
• Örneklemeler,
• Şaşırtıcı istatistik veya olgular,
• Son haberlere referans verme,
• Anekdotlar.

Sunum sırasında not kağıtlarının kullanımı seyirci ile devamlı bağlantı halinde olmanızı sağlar. Ayakta düşünebilmeye olanak sağlar.

Sunum kartları özgüven oluşturmak için de kullanılabilir. Son ana kadar düzeltme yapılmasına olanak sağlayabilir. Spontan görünmenize olanak sağlar. Önemli konuları hatırlamada yardımcı olur. Ayrıca sunum heyecanı nedeniyle elinizin titremesini ya da nasıl hareket ettireceğinizi bilemediğiniz durumlarda eli meşgul bir nesne olarak da işe yarayacaktır.

Sunun kartlarının biçimsel özellikleri:

• 10-15 cm boyutunda olabilir.
• Kilit sözcük ve deyimlerden yararlanılır.
• Mutlaka numaralandırmak gerekir.
• Kürsüye olan bağlılığı ortadan kaldırır.
• Uzun metinlerin olmaması tek sakıncasıdır.
• Kartlar cebe ya da çantaya kolaylıkla sığabilir.

Prova yapmanın biçimleri:

• Yalnız prova yapma,
• Arkadaş ya da aileler için prova yapma,
• Görüntü ya da ses kaydedicisi önünde prova yapma,
• Gayri resmi prova yapma,
• Sunucuyla prova yapma.

Prova yapılmasının sağlayacağı avantajlar prova yapmanın önemini daha çarpıcı bir şekilde ortaya koymaktadır:

• Gerektiği kadar prova yapılır.
• Yapıcı eleştirilerle sunuş geliştirilir.
• Kullanılacak alet ve görsel desteklerin kontrol edilmesine olanak sağlar.
• Takım sunuşlarında akıcılığı ve koordinasyonu arttırır.
• Konuşmanın süresi hakkında kanaat sağlar.
• Geçişleri kontrol etme olanağı sağlar.
• Konuşmayı okumak durumunda kalmamak için prova yapılır.
• Rahat hissedilene kadar en az 2-3 kere prova edilir.

Sunumlar için uygun şartların oluşturulması için dikkat edilmesi gereken özellikler şunlardır:

• Karşılıklı iletişimin sağlanması,
• Düşüncelerin hedef kitleye yöneltilmesi,
• Uyarı ve önerileri dikkate alınması,
• Yanlış anlamaların önlenmesi,
• Düşüncelerin açık ve net olarak iletilmesi,
• Delillerin sağlanması.

Dinleyenlerin konu hakkında bilgi sahibi olabilmesi ve anlatılanları benimseyebilmesi için dikkatli bir sunuşun yapılması gerekir. Bunun için;

• Düşüncenin temellerini sunulur.
• Ana fikir çerçevesinde anlatım gerçekleştirilir.
• Zamanı dikkatli kullanmak önemlidir.
• Düşünceleri plan dahilinde sunması takibini kolaylaştırır.
• Amaçları sınırlamak sunuşu kolaylaştırır.
• Sebep –sonuç ilişkinin kurulması gerekir.
• Otoritelere dayanılması ve
• Örneklerin kullanımı anlatımı destekleyecektir.

Sunum korkusu yaşayan insanların öne sürdükleri bazı gerekçeler şunlar olarak sıralanmaktadır:

• Buna layık olmadığından korkma.
• Aptalca görünme korkusu.
• Konuya yabancılık.
• Yeterli planlama ve hazırlık eksikliği.

Heyecanla başa çıkılamadığında yaşanabilecek olan bir takım genel sorunlardan söz edilebilir:

• Sıkıcı bir dil kullanma,
• Dile hakimiyetsizlik,
• Konuşmayı uzatma,
• Ayrıntılara boğulma,
• Ses tonu ve konuşma hızı uygunsuzluğu,
• Sessizliği kullanma becerisinin eksikliği,
• Beden dilinin cansızlığı,
• Yetersiz ve etkisiz göz teması,
• Başarısızlık korkusu,
• Konuşmanın açık olmaması ,
• İyi hazırlanmama.

Bu sorunların üstesinden gelebilmek için şu önerilerde bulunulmaktadır :

• Başarıya koşullanma,
• İyi konuşmacıları izleme,
• Sürekli uygulamak yapma,
• Ses gücünü geliştirme,
• Ses hızını ve yüksekliğini ayarlama,
• Ses tonunu ayarlama,
• Doğru nefes alarak sesi yönetme,
• Etkili beden dili kullanma,
• Boğaz kaslarını zorlamadan çalıştırma,
• Ana dile hakim olma,
• Mimik kullanma,
• Taklit ve ezberden kaçma.

Sunum öncesinde, sunum hazırlıkları aşamasında rahatlamaya yardımcı olacak önerilen uygulamalardan yararlanılabilir. Bu uygulamalar şunlardır:

• Görselleştirme,
• Meditasyon,
• Egzersiz yapma.

Sunuş öncesinde özgüveni kazanmak için yapılabilecek şu çalışmalar yararlı olacaktır:

• Konuşmanıza çok iyi hazırlayın,
• İyi bir konuşma planı oluşturun,
• İzleyicilerinizi tanıyın,
• Ortamı kontrol edin,
• Prova yapın,
• Pozitif yaklaşım kullanın,
• Konuşmadan önce rahatlamanın yollarını keşfedin.

Sunum yapma konusundaki endişeleri azaltabilecek adımlar şunlar olabilir:

• Endişenin nedenlerini belirleyin,
• Durumu iyileştirmek için neler yapabileceğinizi kendinize sorun,
• Enerjinizi sunumun planlanmasına ve uygulamasına yöneltin,
• Beklenmedik durumlar için yedek planların yapılması,
• Kendinizi iyi hissettirecek ve sağlıklı yaşamanızı sağlayacak uygulamalar yapılması.

Sunum sırasında heyecanın önüne geçecek bazı eylemler şunları içerir:

• Nefes alma,
• Yüz kaslarını gevşetme,
• Dinleyenlerle göz teması kurmak,
• Sessizliğin kullanılması,
• Hareket edilmesi,
• Sahne korkusunun farkına varılması,
• Rahatlama.