5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu’nda yer alan şekliyle elektronik imza; başka bir elekt­ronik veriye eklenen veya elektronik veriyle mantıksal bağlantısı bulunan ve kimlik doğ­rulama amacıyla kullanılan elektronik veriyi tanımlar. Elektronik imza; bir bilginin üçün­cü tarafların erişimine kapalı bir ortamda, bütünlüğü bozulmadan (bilgiyi ileten tarafın oluşturduğu orijinal hâliyle) ve tarafların kimlikleri doğrulanarak iletildiğini elektronik veya benzeri araçlarla garanti eden harf, karakter veya sembollerden oluşur.

Elektronik imza kavramı çok genel bir tanım olup kişilerin elle atmış olduğu imzaların tarayıcıdan geçirilmiş hâli olan sayısallaştırılmış imzaları, kişilerin göz retinası, parmak izi ya da ses gibi biyolojik özelliklerinin kaydedilerek kullanıldığı biyometrik önlemleri içeren elektronik imzaları veya bilginin bütünlüğünü ve tarafların kimliklerinin doğrulu­ğunu sağlayan sayısal imzaları içermektedir.

Portal giriş işlemlerinde elektronik imza kullanılmaktadır. Elektronik imza ve şifresi nin 3.şahısların eline geçmesi durumunda elektronik imzanın geçerli olduğu her yerde ıs­lak imza ile yapılabilen tüm işlemler yapılabilir. E-İmza şifresinin alındığı ilk günkü şifresi ile bırakılmaması gerekmektedir.

• Şifreniz sizi tanıyan birileri tarafından tahmin edilemeyen,
• En az 8 karakterden oluşan,
• Büyük ve küçük harflerden oluşan,
• İçeriğinde en az 3 rakam olan,
• Standart klavye karakterleri dışında karakter kullanılan (% , ! , + , ^ , & , { , }) şifre­lerin oluşturulması güvenliğiniz açısından önemlidir.

• Şifrenizi üçüncü kişilerle paylaşmayınız,
• Güçlü bir şifre seçiniz,
• Farklı hesaplarınızda (e-Posta, bilgisayar açılış (domain) şifreniz vb.) farklı şifreler kullanınız,
• Şifrelerinizi bilgisayarınızda veya herhangi bir kâğıt üzerinde not olarak eklemeyiniz

Elektronik imza elektronik belgeye eklenmiş bilgidir. Gönderilecek belgeden matematik­sel yöntemler yardımıyla ve özgün bir biçimde kısaltılmak suretiyle sabit uzunlukta sayı­sal bir bilgi elde edilir ki buna mesajın özeti veya hash adı verilir. Hash metodu ile elde edilen bilgi, geri dönüşümü olmayan bir bilgidir. İkinci adım olarak mesaj özeti gönderen tarafın özel anahtarıyla şifrelenmektedir. Bu kodlanmış olan hash, elektronik imza olarak adlandırılmaktadır. Elektronik imza belgeye eklenir ve belgeyle birlikte alıcıya gönderilir. Her mesajın farklı bir özeti vardır. Belgede en ufak bir değişiklik yapılması hâlinde şifre­lenmiş olan mesaj özeti ile sonradan oluşturulan mesaj özeti arasına fark olacaktır. Fark yoksa imza geçerli bir elektronik imza demektir. Bu şekilde belge içeriğinin değişmediği ispatlanmış olur.

5070 Sayılı Elektronik İmza Kanununa göre elektronik sertifika hizmet sağlayıcıların­dan nitelikli elektronik sertifika temin edilmiş olan avukatlar, Avukat Bilgi Sistemi üzerin­den dava açabilmekte, dava harçlarını yatırabilmekte ya da mevcut dava dosyasına evrak gönderebilmektedirler.

Dava Açılış uygulaması İnternet üzerinden dava açılış harç ve masraf yatırma işlemle­rini içerdiğinden bu işlemleri temin amacıyla bir banka ile protokol yapılmıştır. Dolayısıyla sertifika sahibi avukatların “Dava Açılış” ekranlarını kullanabilmeleri için ilgili banka şube­sinden interaktif bankacılık işlemlerini gerçekleştirebilecekleri bir hesap açtırmaları gerekir.

Dava Açılış ekranları üzerinden;

• Hukuk dava açılış ve harçlandırma
• İdari yargı dava açılış ve harçlandırma
• İcra dosya açılış ve harçlandırma
• Dosya tevzi durumu bilgilerini takip etme
• Dava açılış dosyasına evrak ekleme
• Banka işlemleri takip etme işlemleri gerçekleştirilebilmektedir.

Dava Açılış işlemleri tamamlandığı zaman ilgili birimde UYAP sisteminde bir dava açılış dosyası (tevzi dosyası) oluşturulur. Oluşturulan bu tevzi dosyası dava açacağınız adli bi­rimdeki tevzi memuruna bağlı UYAP tevzi işlemi ekranında görüntülenir ve tevzi memu­ru dosyanızı ilgili mahkemeye tevzi eder. Dosyanın hangi mahkemeye hangi esas no ile tevzi edildiği Dosya Tevzi Durumu Bilgileri ekranından takip edilebilmektedir.

UYAP kapsamında e-İmza altyapısına uygun olarak çalışan Doküman Yönetim Siste­mi (DYS), fonksiyonel kapsamdaki uygulamalara girdi olarak gelen veya bu uygulamalar dâhilinde üretilen tüm evrakların elektronik ortamda yönetimini, onay işlemlerinin gerçek­leştirilmesini, arşivlenmesini ve “full text search” ile aranabilmesini sağlamaktadır. Merkez Birimler ile Taşra Birimleri arasındaki evrak ve bigi akışı DYS ile elektronik ortamda gerçek­leştirilmektedir. UYAP doküman yönetim sisteminin temel işlevlerini şöyle sıralayabiliriz;

• Her türlü veri, bilgi ve belgeyi otomatik yön tanımlama ile anında ilgili makamlara ulaştırılmasını sağlamak
• Yetki tanımları ve kanunlar çerçevesinde iş akış yönetimini sağlamak.

 Doküman Yönetim Sistemi’nin genel özellikleri şöyledir:

• Platform bağımsız çalışabilmektedir. (Java ile yazılmıştır)
• Kaynak kodlarının tamamı Adalet Bakanlığına ait olduğu için ihtiyaçlara göre de­ğişiklikler yapılabilmektedir.
• XML tabanlıdır. Diğer uygulamalar ile entegre çalışmaktadır.
• Evraklar veritabanı yerine Content Manager üzerinde saklanmaktadır.
• Elektronik imza desteği vardır.
• TUBİTAK, e-Güven, e-Tuğra, TÜRKTRUST, TURKCEL mobil imza, AVEA mobil imza uygulamaları UYAP doküman editörünün (udf) desteklediği elektronik imza altyapılarıdır.
• Standart hâle gelmiş bir çok doküman formatı desteklenmektedir.
• UYAP doküman yönetim sisteminin desteklediği formatlar: “tif ”, “tiff ”, “jpeg”, “jpg”, “gif ”, “txt”, “text”, “xml”, “udf ”, “pdf ”, “doc”, “rtf ”, “xls”, “ppt”, “zip”, “rar” bu formatların dışında oppenoffice doküman desteği de mevcuttur.
• Gelişmiş evrak sorgusu yapma seçeneği mevcuttur. (Dosya numarası, evrak türü, tarih, numara, tekid bilgisi vs.)
• Kelime bazlı arama yapılabilmektedir. (Full text search)
• UYAP Editör ile kullanılabilmektedir.
• Personelin performans sorgusu yapılabilmektedir.
• Personel üzerindeki işler takip edilebilmektedir.
• Yetki devri yapılabilmektedir.
• İlgilenilen dokümanlara sorgulama yapmadan direkt erişim imkânı mevcuttur.
• Evrakların tüm versiyonlarına erişilebilmektedir.
• Yapılan tüm işlemlerin safahatı takip edilebilmektedir.
• Yapılan işlemler loglanmaktadır.

Bürolarca hazırlanan yazışmaların, Doküman Yönetim Sistemi içinde dolaşımını ve işlem görmesini sağlamak için, öncelikle kullanıcının istemci bilgisayarından alınıp, Adalet Ba­kanlığı Doküman Yönetim Sistemi sunucusuna taşınması gerekmektedir. Bu işlem, Giden Evrak Oluşturma ve Akış Başlatma ekranı aracılığıyla gerçekleştirilir.

Giden Evrak İşlemleri ve Akış Başlatma ekranında izlenmesi gerek işlem sırası;

1. Doküman Seçimi
2. Dosya Seçimi
3. Evrak Hazırlama
4. Dağıtım Listesi Hazırlama
5. İş Akışı Düzenleme
6. Evrakı Kaydetme ve Onaya Sunma şeklindedir.

Doküman Seçme işlemi Doküman seçme paneli bölümünden gerçekleştirilmektedir.

Doküman seçme işleminde seçilecek doküman UYAP Editöründe hazırlanacak bir ev­rak ise Diskten Evrak Seç seçeneği kaldırılır. Kelime İşlemciyi Aç butonu vasıtasıyla UYAP Editörüne geçilir ve doküman seçme işlemi gerçekleştirilir.

Diğer formatlarda (tif, doc, pdf..) doküman seçmek için Diskten Evrak Seç seçeneği işaretlenir ve Doküman Seç butonuna basılarak diskten evrak seçilebilir.

Evrakın büro içinde hangi dosya veya dosyalara gireceği bilgisi girilir. Ekran aracılığı ile büro içindeki yeni dosya açma işlemi de gerçekleştirilir. Ya da sistemde son işlem yaptığı­mız dosya son dosya butonu ile seçilerek işlem yapılabilir.

Evrak Dağıtım Bilgileri ekranı aracılığı ile Giden Evrak Kayıt Ekranı’nda kayıt işlemleri sür­dürülen giden evraka ait dağıtılacağı yerler bilgilerinin girilmesi işlemleri gerçekleştirilir.

Dağıtım listesi hazırla butonu ile Dağıtım Listesi ekranına geçilir. Seçilecek yer türüne göre seçilen birimler evrakın Dağıtım Listesi birimlerine eklenir.

“Seçilecek yer türü” Combosunda;

• Birim/Dış Kurum: Adalet Bakanlığı’nın sıklıkla yazışma yaptığı ve çalıştığı ku­rumlar listelenir. Bu listede yer alan kurumların sisteme tanıtılması işlemi, Dokü­man Yönetim Sistemi yöneticisi tarafından gerçekleştirilir.
• Diğer Kişi/Kurum: Birim Dış Kurum listesinde yer almayan dağıtım yerlerinin veya şahısların yapılan yazışmaların gönderilmesi için bu alana elle veri girilebilir.

Gelen Evrak, Adalet Bakanlığı Merkez Teşkilatı’na gelen evrakları ifade eder.

Gelen evrak kayıt ekranında; kaydı yapılacak evrakın Evrak Bilgileri tabında,

Evrak Türü = Genel Evrak, Evrak Tipi = Gelen Evrak olarak otomatik seçilir. Daha sonra Dosya Bilgileri – Ek Listesi tabında evrakın hangi dosyaya kaydedileceği belirtilir. Son olarak kaydet tuşu ile evrakın kayıt işlemi gerçekleştirilir.

İlgili evrak listesi tabında evraka ait tanımlanan ilgili evraklar görüntülenebilir. Evrakı göster butonu ilgili evrakın gösterilmesini sağlar. Evraka ait ilgi tanımlamak ya da kaldır­mak için Evrak Ekle, Evrak Kaldır butonları kullanılır.

Giden evrak onay işlemlerinde notlar bölümünde evraka ait akıştaki kullanıcılar tarafın­dan yazılan notlar bulunur. Kullanıcı kendi notunu not girişi bölümüne yazabilir. Sağ taraf­taki büyük panelde evrakın formatı (tif, udf) uygunsa görülebilir. İş akışı bilgileri tabında evraka ait iş akış adı, iş akış tanımı, öncelik vb. iş akışı bilgileri görüntülenir. Eğer evrak uygunsa Onayla butonu ile akışta varsa bir sonraki kullanıcıya iletilir. Ret işlemi yapıla­caksa bilgi notu girildikten sonra Reddet butonu ile evrak işi oluşturan ve akışı başlatan kullanıcıya geri döner.

Gelen Evrak Büro Kaydı ekranında gelen bir evrakın büro kaydı alınırken o evrakın ilgili büroda veya ilgili Genel Müdürlük/Daire Başkanlığı altında yer alan diğer kullanıcılara bilgi amaçlı gönderilmesi işlemine “Gözden Geçirme” işlemi denir.

Akışı Bitir Butonu ile evrakı gözden geçirme işlemi tamamlanır.

• Dosya No bilgisi (…) butonu ile Dosya Arama ekranında (Bkz. Dosya Arama Ek­ranı) girilerek, seçilen Dosya Numarasındaki evrakların İşin Adı, Onaya Sunma Ta­rihi, Evrak Türü, Evrak Durumu, Konu vs. alanları hakkında bilgi sahibi olunabilir.
• Hazırlayan combosunda; kullanıcılar kendi birimindeki kişilerin başlattıkları işleri ve bu evraklara ait bilgileri görebilirler.
• İlgili Tarih Aralığı; evraklar için belirtilen tarih aralıklarında işlem yapılan evrak­ları ve evraklara ait bilgileri listeler.

Evrakın durumu com­bosunda Otomatik oluşturulmuş, Kullanıcı Tarafından Düzenlenmiş, Onaya Su­nulmuş, Dosyasına Aktarılabilir gibi seçenekleri içeren evrakları ve evraklara ait bilgileri listeler.

Performans Sorgusu ekranı aracılığıyla, kullanıcılar yetkileri dâhilindeki kullanıcıların sis­tem üzerinde gerçekleştirdikleri çeşitli işlemlere ait performans zaman ölçülerini sorgula­yabilirler. Hangi kullanıcının hangi kullanıcı grubunu sorgulayabileceğini tanımlanması ve güncellenmesi işlemleri, Doküman Yönetim Sistemi yöneticisi tarafından gerçekleştirilir.

Performans Ölçülecek Tarih Aralığı Bloğu: Alana sorgulanmak istenen tarih ara­lığı girilir.

Kullanıcı Bloğu: Alana sorgulanmak istenen kullanıcı girilir.

Görev: Olası değerleri “Bakanlık İade Kaydı”, “Evrak Büro Kaydı”, “Evrak Kayıt (Gn. Md.)”, “Gelen Evrak Kayıt”, “Gn. Md. İade Kaydı”, “Gözden Geçirme”, “Havale”, “Sisteme Aktarma” şeklindedir.

Ortalama Zaman: Alanda tarih bilgisi görüntülenir. Görüntülenen değer GG/AA/ YYYY biçimindedir.

Toplam: Alanda performans sorgusuna dair sayısal bilgiler görüntülenir.

Durumu: İki değer alır. BİTİRİLMİŞ GÖREVLER, AKTİF GÖREVLER.

Performans sorgusu sonucunda Rapor Al butonu ile rapor alınabilir.

Kelime işlemcide hazırlanan bir evrakı imzalamak için ‘imzala’ butonuna basılır,

• ESHS (e-Sertifika hizmet sağlayıcıları) seçimi yapılır.
• Sertifika seçiminde Nitelikli İmza Sertifikası seçilir.
• Sertifika şifresi (pin kodu) girilir.
• Bir saat içersinde tekrar şifre istemeden diğer evraklar imzalanabilir.