Örgütsel etkililiği yükseltmenin en etkili yöntemi, her türlü üretim için takımlar kurmak; takımları oluşturan çalışanlarda takım bilincini geliştirmek ve sorunları takımlar eliyle çözmektir.

Toplam kalite yönetiminin ilkesi, çalışanların ürettikleri mal, hizmet ya da düşüncenin daha nitelikli olmasına yarayacak görüşlerin alınarak üretime ilişkin sorunların çözümünde kullanılmasıdır.

Üyelerinin ortak ve belli bir amaca yönelik olarak bağlılık içinde olduğu fonksiyonel birim; olumlu bir sinerji içinde bir arada çalışan personelin, amaçlara ulaştıracak belli performansı göstermek üzere çalıştığı yapılanma; birarada çalışan bireylerin özel ve genel amaçlara ulaşmak için örgütsel karar alma süreçlerine katılarak kendini geliştirme fırsatlarını elde ettiği ve sorun çözücü iletişim becerilerini kullanarak bireysel iş tatmini sağladığı oluşumlar gibi tanımlar bunlardan bir kaçıdır. Basit olarak tanımlarsak bir takım, iki ya da daha fazla kişinin ortak bir amacı gerçekleştirmek için birlikte çalışmasıdır.

Takım çalışması, kısaca çalışanların ve yönetimin iş süreçlerini ve yöntemlerini sürekli olarak geliştirmek ve örgütsel faaliyet ve amaçları tespit etmek için birlikte çalışmaları şeklinde tanımlanabilir.

Takım çalışması, takımın birlikte çalışma süreçleri üzerine odaklandığı, takım üyelerinin katılımlarını değerleyen ve teşvik eden bir hava yaratmak için harekete geçtiği bir çabadır. Takımla çalışmak bir ortaklık kültürü gerektirir. Bireyler, diğer takım üyeleriyle sağlıklı ve sürekli ilişkiler kurmak için dinlemeye, anlamaya, paylaşmaya ve gerektiğinde özveride bulunmaya da hazır ve istekli olmalıdırlar. Takım çalışması hoşgörünün, önyargılardan arınmanın, empatik düşünme ve davranmanın en fazla ihtiyaç duyulduğu bir süreçtir. Takım çalışması sürecinde takım üyeleri bilgilerini, yöntemlerini, amaçlarını ve daha da önemlisi bazı inanç ve değerlerini takımla uyum sağlamak adına gözden geçirmek ve değiştirmek zorunda kalabilirler.

Örgütlerde görülen takım türleri aşağıda şunlardır:

• Problem çözme takımları
• Çapraz fonksiyonlu takımlar
• Kendi kendini yöneten takımlar
• Sanal takımlar

Bu tür takımlar genellikle aynı mesleki faaliyet içinde olan veya aynı üniteye bağlı olarak çalışan ve sayıları 5-10 kişi arasında değişen gönüllü kişilerin oluşturduğu küçük bir gruptur. Birlikte çalışma yoluyla periyodik toplantılar yaparak, belirlenen problemlerin kaynaklarını, nedenlerini araştırır, bulur, çözer ve üst yönetime sunarlar. Problem çözme takımlarına üye olanlar
kendi aralarında çalışma prosedürleri ve yöntemleri üzerinde düşünceler ortaya koyar veya bazı görüşleri paylaşırlar.

Örgütler çalışanların sinerjik etkilerinden yararlanabilmek ve belirli projeleri yerine getirebilmek için işletmelerin farklı departmanlarında çalışan bireyleri bir araya getirerek çapraz fonksiyonlu takımlar oluşturmaktadırlar.

Kendi kendini yöneten (otonom) takımlar genellikle toplam kalite yönetimi ve kalite kontrol çemberlerinin olgunlaşmış ve kurumsallaşmış bir boyutunu oluştururlar. Genel olarak 5 ile 10 kişiden oluşurlar. Tanımlanabilir nitelikte tek bir ürün ya da
hizmet üretim sürecinde yer alırlar. Bu takımlar bir ölçüde kendi programlarına ilişkin planlar yapar, program geliştirir, uygular ve programlarına yönetici veya sorumlu atayabilirler.

Sanal takımlar yüzyüze görüşme olanağının bulunmadığı durumlarda maliyet verimliliği, hızlı iletişim sağlama gibi bir takım üstünlüklere sahiptirler.

Takımlar gerçekleştirecekleri amaçlar, çalışma süreleri, yapıları ve üyelerinin nitelikleri yönünden birbirlerinden ayrılırlar.

Takım kurmada en önemli sorun, takımın işinin çözümlenmesi, görevlere ayrılması ve her görevin gerektirdiği çalışan yeterliliğinin ortaya çıkarılmasıdır. T

Bir takım oluşturma sürecinin tanışma, çatışma, alışma, çalışma ve dağılma olmak üzere beş aşaması bulunmaktadır.

Bir grubun takım olabilmesi için aşağıdaki özellikleri daha yüksek düzeyde göstermesi gerekir:

• Takımdaki her üye, takımın etkin, saygın ve vazgeçilmez bir üyesi olduğunun bilincine ulaşmıştır.
• Takım çalışması, kenetlenmiş üyelerin, koordine edilmiş, uyumlu eylem ve işlemlerinden oluşur. Her üye işlevini gerçekleştiremediğinde takımın etkililiğini düşüreceğini bilir.
• Takım üyeleri ulaşacakları hedefe-atacakları gole-coşku ile güdülenmiştir.
• Takımda düşünce üretmeye, seçenek bulmaya, öneri geliştirmeye uygun bir ortam vardır.
• Üyeler birbirlerine dayanır, inanır ve güvenirler.
• Takım üyeleri birbirlerine bağlıdır. Ancak bu bağlılık üyelerin eylemlerini engelleyecek düzeyde bağımlılığa dönüşmemiştir; takımın amaçlarına ulaşması ve üyelerin iş doyumları için gereken düzeydedir.
• Takım üyeleri birbirlerini en azından kimin ne yapabileceği, ne yapamayacağı yönünden tanırlar. Bundan da ötede üyelerin kaygı, korku, cesaret, heyecan gibi yönlerini bilirler.
• Takımın hedefleri ile üyelerin hedefleri (ihtiyaçları) uyumludur.
• Kararlar ve çözümler, takımın her üyesinin katkısıyla oluşturulur.
• Takım üyelerinin işe ilişkin geliştirdikleri değer ve ilkelerde, görevi engelleyecek aşırı bir ayrılık yoktur.
• Takım üyeleri, çalışma ortamını uygun koşullara kavuşturmak için elbirliği ederler.
• Takım üyeleri, kendilerini ve öteki üyeleri geliştirmek için çaba harcarlar.
• Takım üyeleri, karşılaşacakları engelleri ortadan kaldıracaklarına inanırlar.
• Takım lideri, her üyenin yeni düşünce ve yöntemler yaratacağına inanır.
• Her üye üyelerin uyumsuzluk sorunlarını çözmesine yardım eder.
• Her üye, birbirini anlamaya ve tanımaya çalışır; etkilemeye ve etkilenmeye açıktır.
• Takımın her üyesinin işe ilişkin eylem ve işlemleri açıktır; takımın işe ilişkin topladığı bilgiler her üye tarafından bilinir.

Başarılı takımların ortak özellikleri arasında güven ortamının oluşması ve tüm takım üyelerinin kendilerine ve birbirlerine güvenmeleri başta gelmektedir. Güveni sağlayan unsur ise açık ve dürüst iletişimdir. Takım üyelerinin birbirlerini dinlemeleri, anlamaları, duygu ve düşünceleri paylaşmaları güveni oluşturur ve sürdürür. Başarılı takımlarda iş bölümü, dayanışma, destek, inanç, azim ve hırs vardır. Takım üyeleri arasında ortak sahiplenme, aidiyet duyguları gelişmiş, biz bilinci yerleşmiştir. Yüksek moral, çalışma isteği, heves, heyecan ve bir ekip ruhu vardır. Özverili çalışma, adanmışlık duygusu yaygın olarak gözlenir. Sürekli kendilerini geliştirirler, değişime ve ilerlemeye açıktırlar.

Başarısız bir takımın özellikleri şunlardır:

• Grup dışı iletişim
• Liderlere aşırı bağlılık
• Gizlenen çatışmalar
• Sadece kendi çıkarlarını düşünen alt grupların oluşumu
• Çözümsüz tartışmalar veya kavgalar
• Gerçekleşmemiş kararlar

Yönetici ile üretken bir takım oluşturmak isteyen yönetici asistanı aşağıdaki ilkelere uymalıdır.

• Yeni yönetici ile çalışma
• Yöneticinin amaçlarını bilme
• Yönetici temsilcisi olarak güven kazanma
• Yöneticinin zamanını yönetme
• Yöneticinin sırdaşı olma
• Yöneticiye önerilerde bulunma
• Hatalardan ders alma
• Yöneticinin zayıf notalarını ve hatalarını kapatma
• Şikâyet ve söylentileri yöneticiye iletme
• Yöneticinin başarısı
• Bağlılık gösterme
• Gerektiğinde yöneticiye “Hayır” demek
• Yöneticinin amiri ile ilişkileriniz
• Yönetici ile kişisel ilişkiler
• Yöneticiye hediye verme
• Yöneticinin eşi ve diğer akrabaları ile ilgilenme

Yönetici asistanı yöneticiye öneride bulunurken aşağıdaki konulara dikkat etmelidir. 

• Önerilerin, yöneticinin bakış açısına, politikasına, ilke, amaç ve hedeflerine uygun olmasına dikkat etmelidir.
• Öneri sonucunda elde edilecek verim, kazanç ya da tasarrufu çok iyi ortaya koymalı ve kanıtlamalıdır.
• Öneride bulunurken yöneticiyi ikna etmek için konuyu abartmaktan kaçınmalı ve yönetici yanıltılmamalıdır.
• Öneride bulunurken soğukkanlı olmalı; yönetici öneriye karşı belirli görüş belirtince takdirle karşılamalıdır.
• Önerinin uygulanmasından sonra, elde edilen sonuçtan dolayı herhangi bir ödül, terfi, prim istememelidir (Bunu yönetici takdir eder).

Executive Counterparts adlı kuruluş, yöneticilerin yardımcılarında en fazla şikâyet ettikleri beş noktayı tespit etmiş:

• Katılımcı değil
• Organize değil
• İşleri zamanında raporlamıyor
• Öncelikleri belirleyemiyor
• Ayrıntıya boğuyor (Yöneticiniz ile konuşurken önce en önemli noktaları dile getirip sonra
  gerekirse ayrıntıya giriniz.)

Etkili eleştiri ilkeleri şu şekilde sıralanabilir:

• Eleştirmeden önce durumu iyice algılayın.
• Gerçekleri düşüncelerden ayırın.
• Hatanın bir kısmını kendi üzerinize alarak eleştirin.
• Eleştirileriniz karşınızdakinin doğru yaptıklarından çok, yaptığı yanlışları ön plana çıkarmasın.
• Eleştiriniz, eleştirdiğiniz kişinin gelecekteki davranışlara yol göstersin. (Eski bir davranışı eleştirmeyin)
• Eleştiriniz karşınızdakinin iş başarısını ve sizinle olan ilişkisini geliştirmeye yönelik olsun.
• Eleştiriniz, soruna bir çözüm seçeneği sunsun. Sadece olumsuzlukları sergilemesin.
• Karşınızdakinin niçin böyle yaptığına veya niye böyle hissettiğine dair empati kurun.
• Eleştirileriniz kişiliğe değil, davranışlara yönelik olsun.
• Yıkıcı değil, yapıcı cümleler kullanın.
• Genel olarak değil, sadece bir konuda eleştiri yapın.
• Eleştirilerinizin bir sonu olsun ve eleştiri için doğru zamanı seçin.
• “Asla”, “her zaman”, “tamamıyla” gibi sözcükler kullanmayın.