Hasta dosyasının istendik düzeyde oluşturulması; tıbbı bakımın değerlendirilmesinden başlayıp, araştırmalara kaynak teşkil etme,
adli tıp vakalarında belge özelliği oluşturma, olası tazminat davalarında hukukun korunmasını sağlama, kural koyucular ve makro düzeyde sağlık hizmetlerini planlayıcılara yol göstermeye kadar geniş bir yelpazede yararlı olmaktadır.

İsim, adres, doğum tarihi, aile, ırk, cinsiyet, gelir kaynağı, iş durumu ve eğitim gibi bilgileri içeren veri türü sosyoekonomik veriler olarak adlandırılmaktadır. Bu nedenle cevap “D” seçeneğidir.

Hasta dosyalarının niceliksel yönden analizi, hasta dosyaları arşivindeki görevlilerin dosyada eksik belge bulunmaması amacıyla yaptıkları incelemedir. Bu işlemler, hasta dosyaları
arşivinin Eksik Dosyalar Bölümü’nde yapılır. Doğru yanıt A'dır.

Organizasyon Odaklı Standartlar
• Kalite İyileştirme ve Hasta Güvenliği
• Enfeksiyonların Önlenmesi ve Kontrolü
• Yönetim, Liderlik ve Yönlendirme
• Tesis Yönetimi ve Güvenlik
• Çalışanların Vasfı ve Eğitimi
• İletişim ve Bilgi Yönetimi

Sağlık bilgi sistemleri gelişiminde 2000’lerde gerçekleşen gelişmeler şunlardır:
• Standartlar
• E- Saglık
• Kurum içi aglar
• Dıs aglar
• Internet
• Klinik bilgi havuzları
• Veri depoları
• Veri madenciligi

Organizasyon Odaklı Standartlar
• Kalite İyileştirme ve Hasta Güvenliği
• Enfeksiyonların Önlenmesi ve Kontrolü
• Yönetim, Liderlik ve Yönlendirme
• Tesis Yönetimi ve Güvenlik
• Çalışanların Vasfı ve Eğitimi
• İletişim ve Bilgi Yönetimi. Cevap: E şıkkıdır.

Sağlık kayıtları hükümlerinin yer aldığı yasa ve yönetmelikler şöyledir:

• Türkiye Cumhuriyeti Anayasası
• Türk Ceza Kanunu
• Ceza Muhakemesi Kanunu
• Bilgi Edinme Hakkı Kanunu
• Türk Medeni Kanunu
• Tıbbi Deontoloji Tüzüğü
• Hasta Hakları Yönetmeliği
• Elektronik Haberleşme Kanunu
• Aile Hekimliği Uygulama Yönetmeliği
• Avrupa İnsan Hakları Sözleşmesi
• Biyotıp Sözleşmesi

Doğru cevap E'dir.

Dosyalama bölümünde yapılan işler şöyledir:

• Hasta dosyaları arşivinin diğer bölümlerinden, bu bölüme gelen ve işlemi tamamlanmış olan hasta dosyalarını hastane yönetimi tarafından belirlenmiş olan dosyalama yöntemlerine göre düzenlemek ve ilgili raflara kaldırarak dosyalamak.
• İstenilen hasta dosyasını ilgili raflardan bularak ilgililere zimmet karşılığında teslim etmek.
• Bulunduğu raflardan alınan hasta dosyaları için, dosyanın ne zaman alındığını ve hangi bölümde veya kimde olduğunu gösterir bilgileri vekil dosyaya kaydetmek ve vekil dosyaları, alınan hasta dosyasının yerine koymak.
• Zaman zaman hasta dosyalarını kontrol ederek yıpranmış olan dosyaları yenilemektir.

Doğru cevap A'dır.

Elektronik hasta kayıtlarının birçok kullanım amacı vardır. Bunlar:

• Sağlık hizmeti sunucuları arasındaki iletişim
• Akreditasyon ve lisans kararları
• Finansal kapasitenin değerlendirilmesi ve hizmetlerin geri ödemesi
• Uzmanlık eğitimleri, ve
• Bakım kalitesinin değerlendirilmesidir.

Doğru cevap C seçeneğidir.

Enfeksiyonların Önlenmesi ve Kontrolü, organizasyon odaklı standartlardan biridir. 

Hasta indeks kartında, hastanın soyadı, adı, baba adı, ana adı, doğum yeri, doğum tarihi (gün, ay, yıl), dosya numarası ve adresi bulunur. Dolayısıyla II. ve IV. maddede verilen bilgiler yanlış, diğer maddelerde verilen bilgiler doğrudur.

Hastanın hastaneye her gelişinde yeni bir dosya açılır. Bu nedenle hastanın hastanede birden fazla dosyası bulunur. Hastanın her bir dosyası arşivde sıralanırken, sahip olduğu dosya numarasına göre farklı bir rafta sıraya dizilir.

Hasta dosyalarının hasta yönünden önemi

• Hastaya psikolojik olarak rahatlık sağlayarak, tedavi olduğu sağlık kuruluşuna ve çalışanlara güven duymasına yardımcı olması,

• Hastaya zaman kazandırması,

• Hastanın gereksiz yere harcamalar yapmasını önlemesi,

• Hastaya kısa zamanda kesin tanı konulmasına yardımcı olması,

• Hastaya etkili tedavinin yapılmasına katkı sağlaması olarak özetlenebilir.

Dijital hastane dijital kartla çalışmaktadır. Hastaneye gelen her hasta için kendisine ait bir akıllı hasta kartı tanımlanmaktadır. Hasta hastanenin hangi bölümüne giderse gitsin tanındığından yanlış tedavi uygulamaları veya yanlış ilaç kullanma riskleri ortadan kalkmaktadır. Seçenekler arasında en dikkat çeken uygulama, hastalar için kullanılan akıllı dijital kartlardır. Diğer seçeneklerdeki uygulamalar, hemen hemen birçok hastanede kullanılan standart uygulamalardandır. Doğru cevap C seçeneğidir.

Arşivde çalışma yerleri güney-güneybatı yönünde, depolar kuzey-kuzeydoğu yönünde inşa edilmelidir. Ayrıca, hasta dosyalarının bulunduğu bölümlerdeki sıcaklık 12 0C - 18 0C ’de olmalıdır. Bu nedenle ısıyı sabit tutacak bir ısıtma sistemi kurulmalıdır. Dolayısıyla I. ve II. maddede verilen bilgiler yanlış, diğerleri doğrudur.

Kişisel sağlık kayıt­larının güvenliğinin ve mahremiyetinin sağlanması 101. sayfada için çeşitli kurallar sıralanmıştır. B şıkkı hariç verilen diğer şıklar bu kuralların ihlali niteliğindedir.

İlk elektronik hasta kaydı 1960’larda Amerika’da Massachusetts Genel Hastanesi, Bilgisayar Bilimleri laboratuvarında geliştirilmiştir.

Tek dosya ve merkezi hasta dosyaları arşiv sisteminin uygulanmasının faydaları:

• Tıbbi kayıtlar ve hasta dosyaları daha düzenli tutulacaktır.
• Hastanede kullanılan formlara belli bir standart getirilecek, dolayısıyla çalışmalar daha rahatlıkla yapılabilecektir.
• Daha az personelle daha etkin bir hizmet sunulmasını sağlayacaktır.
• Tıbbi karar verme sürecinde özellikle hekimlerin ihtiyaç duydukları bilgi ve belgeye daha kısa sürede ve daha kolay ulaşmasını sağlayacaktır. Bu şekilde, karar verme süreci kısalarak, hataların minimize edilmesi sağlanacaktır.
• Hastane maliyetlerinin düşmesine ve maliyet kontrolüne yardımcı olacaktır.
• Hastane yataklarının en etkin şekilde kullanılmasına katkı sağlayarak kapasite kullanım oranının yükselmesine dolayısıyla ortalama yatış süresinin kısalmasına etki edecektir.
• Hastaya daha önceki çeşitli sağlık kurumlarında verilen sağlık hizmetlerine ait bilgilerin birleştirilmesine zemin hazırlayacaktır.
• Hastanın önceki sağlık durumu ile ilgili bilgilere kolayca ulaşılacağından gereksiz tetkik yapılması önlenecek ve masrafların azaltılmasını sağlayacaktır.
• Çok yönlü istatistiki çalışma yapılmasına imkan sağlayacak ve istatistiklerin güvenilir ve doğru veriler üzerinden yapılmasını sağlayarak çalışmalara hız verecektir.
• Uzmanlık eğitiminde ve diğer sağlık personellerinin mesleki ve tıbbi çalışma ve araştırmalarına kolaylık sağlayarak araştırma yapma isteğinin artmasına ve araştırmaların doğru ve güvenilir veriler üzerinden ve kolaylıkla yapılmasını sağlayacaktır.
• Hastanenin bütün üniteleri arasındaki iletişimin kolaylaşmasını sağlayarak yöneticiye üniteler arasındaki koordinasyonun sağlanması konusunda yardımcı olacaktır.
• Hastanenin diğer resmi ve özel kurumlara karşı saygınlık kazanmasını ve güven duygusunun artmasına yardımcı olacaktır.
• Özellikle mahkemelerden gelen yazılara zamanında verilen cevabi yazılar ile mahkemelerin daha kısa sürede karar vermesine yardımcı olacaktır.
• Adli olaylarda veya dava konusu olmuş tıbbi tedaviye yönelik dava ve olaylarda sağlık çalışanlarına güvence vererek gereksiz ve haksız suçlanmalarında delil niteliği ile güvence içerisinde çalışmalarını sağlayacaktır.
• Elektronik tıbbi kayıt sisteminin kurulmasına ciddi bir alt yapı oluşturacaktır.

İlk elektronik hasta kaydı 1960’larda Amerika’da Massachusetts Genel Hastanesi, Bilgisayar Bilimleri laboratuvarında geliştirilmiştir. Doğru cevap D' dir.