Hasta dosyaları arşiv sisteminin belirlenen hedeflere ulaşması, planların gerçekleştirilmesi dolayısıyla düzenli, sağlıklı ve verimli işlemesi için öncelikle amaca uygun olarak örgütlenmesi gerekir. Uygulamada örgütlenme modeli olarak iki temel model kullanılmaktadır. Merkezi ve birimleri esas alan örgüt modeli. Doğru yanıt D'dir.

Genel olarak bir arşivin başlıca fonksiyonları şu şekilde sıralanabilir:
• Arşiv malzemesini belirlemek ve ayırmak,
• Arşiv malzemesinin kayıp olmasını ve zarar görmesini engellemek,
• Arşiv malzemesini gerekli şartlarda saklamak ve korumak,
• Arşiv malzemesini tekrar yararlanmaya sunmak,

• Arşiv malzemesinin yeniden oluşması aşamasında bunu kontrol altına almaktır. Doğru yanıt A'dır.

Tablo 4.1 Tıp Fakültesi Hastanelerinde Hasta Dosyaları Ve Diğer Tıbbi Kayıtların Saklama Sürelerinde yer alan değerlere göre sürelere baktığımızda

Doğru cevap B’dir.                        

Renkli dosyalama sisteminde 8 pembeye karşılık gelmektedir. Doğru cevap C'dir.

Seri Numaralama Sistemi: Hastanın hastaneye her gelişinde yeni bir dosya açılır. Bu nedenle hastanın hastanede birden fazla dosyası bulunur. Hastanın her bir dosyası arşivde sıralanırken, sahip olduğu dosya numarasına göre farklı bir rafta sıraya dizilir. Cevap: B şıkkıdır.

Cinsiyet ve iş durumu sosyoekonomik; hasta öyküsü, ameliyat raporları ve progres notları klinik verilerdendir. Doğru cevap E'dir.

Hasta için tüm bölümlerin baştan aşağıya inceleme gerektirmesi kaynak odaklı kayıt metotlarının kötü yönüdür.

Genel olarak bir belgenin “arşiv belgesi” olabilmesi için bazı özellikleri taşıması gerekir. Bunlar;
• Söz konusu belgeye daha sonra ihtiyaç duyulacak olması,
• Önemli karar ya da işlemler için gerekli bir belge olması,
• İlgili olduğu ülke, kurum, kişi ya da konu ile ilgili uzun vadeli yükümlülükleri belgelemesi,
• Araştırmacıların kullanabilmesi,
• Oluşturulduğu alanda bilgi içeren tek veya önemli bir kaynak özelliği taşıması,
• Herhangi bir alanda (siyaset, sanat, edebiyat, bilimsel vb.) değer taşıması.

I numaralı öncül yanlış, II ve III numaralı öncüller doğrudur. Doğru cevap D şıkkıdır.

Klinik veriler hastanın sağlık tedavisi ile ilgili bilgilerle ilgilidir. Bu veriler hasta kaydı olarak düzenlenir ve aşağıdaki bilgileri içerir. Bunlar:
• Hastanın öyküsü (anamnez ve fiziksel muayene)
• Şikâyetleri
• Progres notları
• Doktor istemleri
• Ameliyat raporları
• Patoloji raporları
• Acil servis raporları
• Hemşire bakım planı
• Sosyal hizmet değerlendirmeleri
• Yardımcı hizmetler raporları
• Taburculuk özeti (Epikriz)
• Konsültasyon gibi gerek görülen diğer değerlendirme raporları

Doğru cevap E şıkkıdır.

Geleneksel (Kâğıt) Tıbbi Kayıt Sistemi ile Elektronik Tıbbi Kayıt Sistemi karşılaştırıldığında şu sistem en iyidir demek çoğu zaman mümkün değildir. Zira “Her zaman ve her koşulda geçerli bir sistem” olmaz. En iyi kavramı koşullara göre değişmektedir. Bu değişim;
• Kuruma,
• Kurumun insan gücünün yeterliliği ve yetkinliğine,
• Kullandığı teknolojiye,
• Kurum kültürüne,
• Yasal düzenlemelere,
• Finans kaynaklarına ve finansın yeterliliğine,
• Paydaşların beklentilerine,
göre şekillenmektedir. Her iki sisteminde güçlü ve zayıf yönleri vardır.

Kişinin adı, adresi, kimlik numarası, doğum tarihi, fotoğrafı, kredi kartı numaraları, parmak izleri, IP adresi, sağlık raporları kişisel verilere verilebilecek örneklerdir. Kişinin yaşadığı sağlık sorunları, hekimi ile arasındaki ilişkisi, hastalığının ne olduğu, kullandığı ilaçlar, kendisine uygulanan tedavi, vücut özellikleri, tahlil ve görüntüleme sonuçları, onun özel hayatının gizliliği ve korunması hakkı kapsamına girer. Sağlık kayıtları her şeyden önce kişisel veridir ve kişisel sağlık verisi olarak değerlendirilecektir.

Tıp Fakültesi Hastanelerinde hasta dosyaları ilgili kurum veya birimde 100 yıl süre ile saklanmalıdır. Söz konusu hasta dosyası önemli şahsiyetlere ait ise Devlet Arşivi’ne gönderilmelidir.

Erişim ve elde edilebilirlik ile ilgili problem aşağıdaki gibi sıralanabilir;
• Hasta dosyalarının zamanında bulunamaması veya ulaşamamak genellikle yaşanan
problemlerdendir.
• Hastaların bir kısmı hastaneye geldiklerinde dosyalarına ulaşamamaktadır.
• Hastanın aynı gün iki ya da daha çok poliklinikte muayene olması,
• İlgili raporların iletilmemesi,
• Doktorun kaydı odasında tutması veya unutması,
• Dosyanın bulunması gereken yerden alınması veya dosyanın arşivde yanlış adrese yerleştirmesi gibi durumlardır.
Bu durum kayıtlara ihtiyaç duyulduğunda erişimi engellemektedir. Doğru cevap E' dir.

Rıza, onam alınması: Hasta bilgisinin
kullanılması ile ilgili olarak hastadan veya
yasal temsilcisinden onay alınmalıdır. Doğru cevap B seçeneğidir.

Adli rapor dosyası 100 yıl saklanır. Tıp Fakülteleri için çekirdek eğitim programı, görüntü, video arşivi ve eğitim video filmleri ve slayt arşivi süresiz saklanır.

Tıbbi sekreterler tıbbi belgelerin hasta, hastane, hekimler açısından önemini bilmek durumunda olup bu kayıtların düzenli, doğru bir şekilde tutulması, gizlilik ve mahremiyetinin korunmasını sağlama sorumluluğu bulunmaktadır.

Ülkemiz hastanelerinde ICD 10’un kullanımı, 1 Temmuz 2005 tarihi itibariyle zorunlu
hale gelmiştir. Doğru cevap E' dir.

Tıbbi belgeler, sağlıkla ile ilgili yapılan işlemler sonucunda elde edilen bilgileri düzenli bir şekilde kapsamına alan bilgi kaynaklarıdır. Tıbbi belgeler çeşitli şekilde üretilebilir. Hastane ve diğer sağlık birimlerindeki poliklinik ve klinikteki kayıtlardan hasta dosyasına ve dosyadaki bir rapora kadar olan her belge tıbbi belge olarak kabul edilebilir. Nüfus cüzdanı ise kişinin kimlik bilgileri için üretilmiş bir belgedir. Bu nedenle doğru yanıt B seçeneğidir.