Akreditasyon ve lisans kararları, bakım kalitesinin değerlendirilmesi, uzmanlık eğitimleri, sağlık hizmeti sunucuları arasındaki iletişim elektronik hasta kayıtlarının kullanım amaçlarındandır.

Ünite numara sisteminde hastanın hastaneye ilk gelişinde bir dosya açılır ve hastanın hastaneye sonraki gelişlerinde yine ilk açılan dosyası kullanılır. Dolayısıyla, hastanın o hastanede bir tek dosyası vardır. Bu sistem, merkezi örgüt modeli ile uyumlu bir şekilde kullanılır. Bu sistem özellikle önerilen verimli ve başarılı bir uygulamadır. Bu sistemde hastanın o hastanede bir dosyası, hastanenin ise bir merkezi arşivi vardır. Bu sisteme bir dosya bir arşiv sistemi denildiği gibi “Tek Dosya ve Merkezi Hasta Dosyaları Arşiv Sistemi” de denilmektedir. Doğru cevap D'dir. 

Günümüzde elektronik tıbbi kayıtlar için çeşitli veri giriş teknolojileri kullanılmaktadır. Bunlar: • Klavye ve fare (keyboard Mouse) • Işıklı kalem (ligth pen) • Dokunma duyarlı ekranlar (Touch Sensitive Screens) • Sayısallaştırıcı tablet (Graphics tablet ) Yukarıda sayılan teknolojiler doğrudan veri girişine olanak tanıyan araçlardır.

Kullanıcılar kâğıda dayalı sistemleri tercih etmelerinin değişik sebepleri vardır. Yeni beceriler veya davranışlar kazanmaya ihtiyaç duymayan kullanıcılar için kâğıt kayıtlar alışkanlıktır. Birçok kullanıcı halen geçerli bir sebepleri olmasa da; 

• Alışkanlıklarından dolayı,
• Kâğıt kayıtlar taşınabilir özelliktedir ve her an her noktaya kolaylıkla götürülebilir oldukları,
• Bulguları kolay kayıt aldıklarını ve kendilerine esneklik sağladığını düşündükleri ve
• Kompleks olmayan hastalar için rahat gözden geçirme olanağı sağladığı için kağıt kullanmayı tercih etmektedir.

Doğru cevap A'dır.

Sosyoekonomik veriler hastayı tanımlayan verilerdir. Hastanın aşağıda yer alan verilerini içerir. Bunlar: • İsim • Adres • Doğum tarihi • Aile • Irk • Cinsiyet • Evlilik Durumu • Meslek • Gelir Kaynağı • Etnik köken • Eğitim • İş durumu

Mükellefler elinde bulunan arşivlik malzeme birim arşivlerinde 1-5 yıl süre ile arşiv malzemesi ise, kurum arşivlerinde 10- 14 yıl süre ile saklanır.” Buna göre her şeyden önce hasta dosyalarının kurum arşivlerinde en az 14 yıl süre ile saklanması gereklidir.

Dokunma duyarlı ekranlar veri giriş teknolojilerinden biri olsa da veri tarayarak giriş yapma olanağı sunan araçlardan değildir. Doğru cevap D'dir.

Hastaların bir kısmı hastaneye geldiklerinde dosyalarına ulaşamaması kağıda dayalı hasta kayıtlarının erişim ile ilgili problemlerden birisidir. Diğer seçeneklerdeki ifadeler ise kağıda dayalı hasta kayıtlarının hasta kayıt içeriği ile ilgili problemlerindendir.

Tıbbi arşiv malzemesi, hastanelerin yaptıkları hizmetler ve faaliyetler sonucunda oluşan; hasta, doktor, hastane, adli tıp, halk sağlığı, bilimsel araştırmalar, hukuki vb. açılardan saklanması gereken her türlü yazılı, çizili, görsel-işitsel ve elektronik belgelerin tamamına denir. Doğru yanıt E'dir.

Klinik veriler hastanın sağlık tedavisi ile ilgili bilgilerle ilgilidir. Bu veriler hasta kaydı olarak düzenlenir ve aşağıdaki bilgileri içerir. Bunlar: Hastanın öyküsü (anamnez ve fiziksel muayene), Şikayetleri, Progres notları, Doktor istemleri, Ameliyat raporları, Patoloji raporları, Acil servis raporları, Hemşire bakım planı, Sosyal hizmet değerlendirmeleri, Yardımcı hizmetler raporları, Taburculuk özeti (Epikriz), Konsültasyon gibi gerek görülen diğer değerlendirme raporlarıdır. Doğru cevap B'dir.

New York ve Pennsylvania Hastaneleri'nin tıbbi kayıtlar tutmaya başlamaları 1700'lü yıllara dayanmaktadır. Diğer seçeneklerdeki gelişmeler 1900'lü yıllara aittir. Doğru cevap D'dir.

Sosyoekonomik veriler hastayı tanımlayan verilerdir. Hastanın aşağıda yer alan verilerini içerir. Bunlar: İsim, Adres, Doğum tarihi, Aile, Irk, Cinsiyet, Evlilik Durumu, Meslek, Gelir Kaynağı, Etnik köken, Eğitim, İş durumu şeklindedir. Doğru cevap E'dir. 

Türk Ceza Kanunu’nun 239. maddesinde; sıfat veya görevi, meslek veya sanatı gereği vakıf olduğu sırrı, yetkisiz kişilere veren veya ifşa eden kişinin bir yıldan üç yıla kadar hapis ve beş bin liraya kadar adlî para cezası ile cezalandırılacağı düzenlenmiştir.

Hasta dosyalarının istenilen standartlara uygun olarak tamamlanmasını sağlamak, bu dosyaları inceleyerek hasta bakımını değerlendirmek ve kalitesini artırmak arşiv komitesinin sorumluluğundadır. Arşiv komitesi, hastanedeki tıbbi birim başkanları veya temsilcileri ile hasta dosyaları arşivi yöneticisinin katılmasıyla oluşturulur. Hastane yöneticisi veya görevlendirdiği kişinin başkanlığında çalışır. Komitenin sekreterliğini hasta dosyaları arşiv yöneticisi yapmaktadır. Doğru cevap C'dir.

Kişisel kullanım doğrudan hastanın tanımlanmasını gerektiren, örneğin hasta dosyasının özel bir kısmının kullanılacağı, sigorta işlemleri gibi durumlarda kullanılır. Sigorta şirketleri hastanın hastanede kalış süresi ve maliyeti ile ilgili bilgilere ihtiyaç duyduğunda ya da hastanın sigorta ödemeleri ile ilgili itirazlarında değerlendirilmek üzere kullanılabilir. Doğru cevap A seçeneğidir.

Hasta dosyalarının hasta yönünden önemi;

• Hastaya psikolojik olarak rahatlık sağlayarak, tedavi olduğu sağlık kuruluşuna ve çalışanlara güven duymasına yardımcı olması,
• Hastaya zaman kazandırması,
• Hastanın gereksiz yere harcamalar yapmasını önlemesi,
• Hastaya kısa zamanda kesin tanı konulmasına yardımcı olması,
• Hastaya etkili tedavinin yapılmasına katkı sağlaması

olarak özetlenebilir. D seçeneğinde verilen "Salgın hastalıkların tespit edilmesine yardımcı olması." durumu hasta dosyalarının toplum sağlığı açısından önemini vurgulamaktadır. Doğru cevap D'dir.

Kişisel verilerle ilgili aşağıdaki konulara da dikkat çekilebilir.

Hastanın bilgilendirilmesi: Hasta kendisine uygulanacak tedavi hakkında anlayabileceği bir dilde bilgilendirilmelidir.

Rıza, onam alınması: Hasta bilgisinin kullanılması ile ilgili olarak hastadan veya yasal temsilcisinden onay alınmalıdır.

Hasta kimliğinin gizlenmesi: Hastanın kimlik bilgisi saklanmalı, bilginin korunması için gereken önlemler alınmalıdır.

Erişim ve düzeltme: Kişiler kendileriyle ilgili bilgilere erişme bu bilgileri düzeltme, ve silme (bloke etme) hakkına sahip olmalıdır.

Hastaya yönelik tıbbi kayıtların istatistiksel analizinin yapılmasına ihtiyaç yoktur. Söz konusu analiz hastane veya sağlık bakanlığı için yapılır.

Bilgi ile veri arasında farklılıklar vardır.Bilgi verinin işlenmiş halidir. Bilgi verinin kullanıcı için uygun hale getirildiği, işlendiği ve değerli hale geldiği şeklidir. Örneğin 100 hastanın yaşlarını, cinsiyetlerini rastgele bir düzenle içeren tablo veri iken, bu tablonun yaşa göre cinsiyet dağılımını gösteren bir diğer tablo veya cinsiyete göre yaş ortalamalarını içeren veriler bilgi olmaktadır. Doğru yanıt D'dir.

Grace Whiting Myers’in, tıbbi belgelerle ilgili olarak çalışan kişileri 8-12 Ekim 1928 tarihinde Boston’da bir araya getirmeyi başarması, ilk resmi meslek kurumu olan Association of Record Librarians of North America’nın kurulmasını sağlamıştır. Doğru cevap A şıkkıdır.