20 kişinin katıldığı bir oturum için en az 15 dakikalık bir kahve molası vermek gerekir. Üç günü kapsayan uluslararası bir toplantı için gerekli olan konaklama süresi en az iki gün olmalıdır. Bir toplantı programının tasarımında en önemli nokta ikramlar değil, yeterli zaman ve uygun oturum sayısıdır. Katılımcıların oturum sonrası dinlenmeleri ve canlanmaları için mola vermek önemlidir. Toplantının düzenlendiği şehrin çekiciliği, uluslararası katılımcılar için güçlü bir katılım nedenidir

Sosyal ağlar herkesin katılabildiği ve kamusal ya da özel bir profil oluşturabildiği üyelik siteleridir. Üyeler diğer üyelerle birlikte ağlar yaratarak bilgi paylaşmaktadır. Bloglar- Kamusal çevrimiçi dergilerdir. Wikiler herkesin düzenleme, ekleme ya da güncelleme yapabildiği sayfalardır. RSS feeds diğer sayfaları beslemek için sürekli değişen çevrimiçi içeriği yayınlayan ortamdır. Etiketleme siteleri ise benzer düşüncelere sahip insanların bir araya geldiği ve belirli anahtar sözcüklerle ilginç ve anlamlı buldukları materyalleri paylaştıkları ortamdır.

Konaklama tesisleri seçiminde kullanılan kriterler şunlardır. Kapasite, maliyet, hizmet, güvenlik, kullanılabilirlik. Kapasite, bölgedeki otel kapasitesi ve otellerin oda kapasiteleri anlamına gelmektedir.

Program bileşenleri dört temel alanı içermektedir. Bu alanlar; toplantı oturumları, yiyecek ve içecek hizmetlerinin sunumu, sergiler ve ticari gösteriler ile boş zaman ve sosyal aktivitelerdir.

Yüzyüze toplantılar maliyet anlamında dezavantajlı Pahalı ve bir dizi zorluğa sahip olmasına rağmen, katılımcıları için bir değer duygusu yaratır.

Paint, slayt gösterisi hazırlamak için kullanılan bir uygulamadır.

Katılımcılara çok görevli olmaktan uzaklaştırmak, onların konuşma kayıtlarını tutmak, sık sık söz hakkı vermek ve gündem dışı maddeleri yansıtarak bilgilendirmek toplantıya odaklanmalarını sağlar.

Sanal toplantı, fiziksel olarak bir arada olmayan kişilerin düzenledikleri toplantı biçimidir.

Başarılı bir sanal toplantı yürütmenin yolu, toplantılarda yönetsel fonksiyonların etkili ve verimli biçimde uygulanmasından geçmektedir. Dar anlamda yönetim fonksiyonları; planlama, örgütleme, yöneltme (liderlik) ve denetlemedir. İletişim ise geniş anlamda bu dört fonksiyona katılabilir ama yönetsel bir öge değildir.

Kazan durumu: Bu durumdaki kimseler için kazanmak dışında bir seçenek var olmamaktadır. Öte yandan, kazan durumu yaratıldığında diğer tarafın kaybedeceğine dair bir durum zorunlu değildir.
Kazan/ Kaybet durumu: Bu durumda, taraflardan birinin kazanması, diğerinin kaybı anlamına gelmektedir.
Kaybet/ Kazan durumu: Toplantıda bir tarafın kendi çıkarları, beklenti ve isteklerinden diğer tarafın lehine vazgeçmesi durumudur.
Kaybet/ Kaybet durumu: Toplantılarda iki tarafın da isteklerinin yerine gelmemesini kabul etmekle birlikte, diğer tarafın beklentilerinin gerçekleşmemesi için eyleme geçmeleri durumudur.
Kazan/ Kazan durumu: Toplantı yönetiminde en istenen durum toplantıya katılan tüm tarafların elde edebilecekleri en yüksek yararı sağlamalarıdır.

Yüz yüze iletişim en sık kullanılan toplantı biçimi olmasına karşın, bazı dezavantajlara da sahiptir.
Bunlar:
• Dezavantajlı grupların toplantılarda söz alma hakkı sınırlıdır.
• Bireysel farklılıkların yoğun olduğu gruplarda güven ortamını sağlamak zordur.
• Yüz yüze toplantılarda grup üyelerinin eşit katılımını sağlamakta güçlükler yaşanmaktadır.
• Başta uluslararası örgütler olmak üzere, kimi örgütlerde iş arkadaşlarıyla ve müşterilerle yüz yüze toplantı yapmak neredeyse olanaksızdır. Bunun nedenleri, seyahat masraflarının yüksek ve katılımcıları bir araya getirmenin güç oluşudur.

Toplantı Kaydedicinin Sorumlulukları
-Takım üyeleri ya da toplantı katılımcılarının toplantının ana hatları hakkında bilgi sahibi olabilmeleri için önerilen toplantı gündemini göndermek,
-Takım üyeleri ya da toplantı katılımcılarını gündem maddeleri önerileri için davet etmek,
-Katılımcılar tarafından gönderilen tüm gündem maddelerini ile toplantı oturum başkanından alınan gündem maddelerini düzenleyerek tamamlanmış gündem maddelerini tüm katılımcılara ve oturum başkanına göndermek,
-Toplantı süresince toplantı tartışmalarından, beyin fırtınası oturumlarından ve mini workshoplardan ortaya çıkan önemli noktaları, geri bildirimleri ve kararları kayıt altına almak, toplantı sürecini takip etmek,
-Toplantı süresince kaydedilen tüm bu notları düzenleyerek toplantı sonrası değerlendirme raporunu hazırlamak ve tüm katılımcılara bu raporu iletmek.

İletişimi sağlıklı ve işe vuruk kılmak için aşağıdaki noktalara dikkat edilmelidir:
• Tahmin edilebilir ve zamanında yazılmış yanıtların sanal ekiplerde güven oluşturacağı,
• İletişimi yalnızca elektronik posta ile sağlamayıp, önceden kararlaştırılmış zamanlarda BAİ olanaklarıyla zenginleştirilmesi gerektiğini,
• Üyelerin bilgi paylaşımında yalnızca ortak veri tabanını kullanmaları,
• Üyeler arasında iş dışındaki diyalogların da kurulması,
• Üyelerin teknolojinin olanakları dâhilinde yüz yüze iletişim kuracakları ortamları
da sağlamak.

Toplantı grubunun karar alma süreçlerine yardım etmesi, Karar alma süreci tamamlanana kadar, her bir konunun ekseninden kaymasını engelleyerek tartışmaları sürdürmesi, Her bir katılımcının toplantıya verecekleri katkıları azami dereceye çıkartması, Konuları açıklığa kavuşturmada ve özetlemede, bu sayede konsensüs oluşmasını sağlamada ve kararları resmi^ ha^le getirmesi Toplantı zamanına bağlı kalması oluşturmaktadır

Zaman hakemi: Bu roldeki toplantı üyesinin görevi toplantı lideri ya da kolaylaştırıcıyı zaman yönetimi konusunda yardımcı olmaktadır. Toplantı süresince toplantı süresine ilişkin ya da kalan zamana ilişkin sözlü hatırlatma yapabilir.

Yüz yüze toplantılar sanal toplantılarla karşılaştırıldığında çok sayıda belirgin avantaja sahiptir. Teknoloji ne kadar ilerlerse ilerlesin yüz yüze toplantıların aşağıda sayılan avantajlarının yerine geçecek bir çözüm bulmak güç görünmektedir:
-Yüz yüze iletişimde konuşmacı dinleyicilerden görsel işaretlere (dış görünüm, jest, mimik gibi işaretler) dayanarak ani ve hızlı dönütler alarak gerektiğinde düzeltmelere başvurabilir.
-Görsel işaretler ve fiziksel varlık, toplantı üyelerinin geçmiş deneyimleri, yetenekleri ve uzmanlık alanları hakkında daha kolay bilgi sahibi olunmasını sağlar.
-Görsel işaretler, yüz yüze etkileşimde güven duygusu yaratır.
-Pahalı ve bir dizi zorluğa sahip olmasına rağmen, katılımcıları için bir değer duygusu yaratır.
Dezavantajlı grupların toplantılarda söz alma hakkı sınırlıdır.

Uzman: Gerek duyuldukça belli konularda uzman bilgisi batkısında bulunur. Ekibe düzenli katkıda bulunan birisi değilse ekibe katkısı gerekli bilgileri sunmakla sınırlı olabilir.