İşletmelerin dijitalleştirme ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla izleyebilecekleri işlem adımlarını şöyle sıralamak mümkündür; Dijitalleştirilecek belgelerin belirlenmesi ve sınıflandırılması Belgelerin taranarak bilgisayar ortamına aktarılması, Bilgisayarda belgenin görüntülenmesi ve düzeltilmesi, Elektronik belge yönetiminin sağlanması.

Bilgi Hizmetleri:

• Kamu hizmet kılavuzu, İdari sürece yön verme, kamu veritabanı
• Kanunlar, kararlar, siyasi programlar
• İş, ev, eğitim, sağlık, kültür, ulaştırma, çevre

16 Temmuz 2008’de yayınlanan 2008/16 nolu Başbakanlık Genelgesi ile kamu kurum ve kuruluşlarının EBYS’lerinde TS 13298 no’lu EBYS Kriterleri Referans Modelini kullanmaları istenmiştir. Bu model, e-Devlet uygulamalarına geçişte önemli adımlardan birini oluşturmaktadır.

Feira’da kabul edilen eAvrupa Eylem Planı üç temel başlıktan oluşmaktadır;

1. Ucuz, hızlı ve güvenilir internet
2. İnsanlara ve becerilere yatırım
3. İnternet kullanımını özendirmek

Dijitalleştirilecek belgedeki metinler, yazı karakterlerinin oluşturduğu türde metin olarak alınmak isteniyor ise optik karakter okuyucu (OCR) adı verilen yazılımların kullanılması gerekecektir.

Dokümanları rulo filme geçiren, rulo filmdeki bilgileri bir ekrana yansıtarak okunur hale getiren, istenildiği zaman yeniden kâğıt formatına aktaran ve dokümanların ayrı gruplar halinde bulundurulabilmesini sağlayan araçlardır.

Etkinlik- Maliyet- Performans yapılan denetim türleridir.

Verilen tanım “faydalı belgeleri” açıklamaktadır. Gizli belgeler, kıymetli belgeler, hizmete özel belgeler ise önemine göre değil, konularına göre belgelerdendir. ‘Önemli belgeler’ ise belli sürede önem taşıyan vergi kayıtları gibi belgelerdir.

Hazırlanan imha listeleri, ilgili örgütün en üst amirinin onayından sonra kesinlik kazanmaktadır. Bu listeler ise on yıl süre ile saklanmaktadır.

Mükelleflerin taşra, bölge ve yurtdışı kuruluşlarında bulunan arşivler de birim arşivi sayılmaktadır. 

Teknik gereksinimler;

Altyapı

İşletim Sistemleri

Veri tabanları

E-Posta

Web Sunucusu

XML içeri alma /dışarı aktarma

Web tabanlı

Güvenlik

Erişim Kontrol Listeleri (ACL)

 Kimlik doğrulama

 İçerik şifreleme

Güvenlik katmanı (SSL)

Ölçeklenebilirlik

 Kullanım kolaylığı

 İş akışı’dır

Bir sistemin planlanması aşağıdaki adımları içerir: projenin hedefleri, projenin kapsamı, proje teslimi, proje tespiti, iletişim kurmak ve sürdürmek, kalite kontrol sağlanması, proje belgelerinin hazırlanması, değerlendirme projeleri oluşturmak.

Dokümanların dijital ortama aktarılması,  belgelerin içerik ve özgün özelliklerinin kaybolacağı ve standart bir görünüm alacağı amaçlar arasında yer almaz. 

Defter tasnifinde uygulanacak süreç;

Dosyalar ve diğer dokümanlar türlerine göre sınıflandırılır-> Her gruptaki doküman ve dosyalar tek tek ele alınıp tasnife tabi tutulur -> Arşivlenen dosya ve diğer dokümanlar arşiv defterine kaydedilir ve numaralandırılır-> Numaralandırılan dokümanlar, arşivlenen dosyaların kodu olarak kullanılır -> Hazırlanan defter listesinden katalog düzenlenir

Konuyla ilgili geliştirilen bazı uluslararası standartlarla birlikte TS 13298 ve TS ISO 15489 Standartları, özel ve kamu sektörde faaliyet yürütmekte olan işletmelerin, elektronik belgelerinin tümünü çeşitli risklere karşı koruyabilmeleri ve özgünlüğünü sağlayabilmeleri amacıyla, şu işlevleri yerine getirmelerini uygun görmektedirler: elektronik belgeleri koruyucu kurumsal ihtiyaçları belirlemek, elektronik belgelerin çoğaltılması, elektronik belgeleri koruyucu sertifikaların belirlenmesi, elektronik belgelerin korunmasıyla ilgili önlemler hakkında bilgi, belge talepleri ve elektronik belgelerin transferi, elektronik belgeleri arşivleme gerekleri.

Bu çerçevede UYAP ile entegrasyon sağlanan Adli Sicil Bilgi Sistemi’nden sabıka kayıtları, MERNİS’ten nüfus kayıtları ve Adres Kayıt Sistemi’nden adres kayıtları, POLNET’ten ehliyet kayıtları, Merkez Bankasından döviz kurları, TAKBİS’ten tapu ve kadastro kayıtları yargı birimlerince otomatik olarak anında alınabilmektedir. Vatandaşların adres kayıtlarına yargı birimlerince online olarak anında ulaşabilmektedir.

Robotik tarayıcılar kitapları taramaya yönelik işlevine göre tarayıcılardır. Diğer seçenekler yapılarına göre tarayıcılardır. 

Bilgisayarda belgenin görüntülenmesi ve düzeltilmesi adımlardan birisidir; ancak bu düzeltme içeriğe ve önceki belgenin orijinalliğine müdahale anlamında değildir.