Çalışanların verimliliği sadece sahip oldukları yetenekler ile sınırlı olmamakla birlikte verimliliği etkileyen en önemli unsurlardan birisi de çevresel çalışma ortamıdır. Ülkemizde de 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu yaptırımıyla, insan – makine – çevre ilişkilerini inceleyerek insanların
sağlıklı ve üretken şekilde çalışabilmeleri için gerekli düzenlemeler yapmak önem kazanmıştır.

Ofis ergonomisi ise ofislerde kullanılan ekipmanların tasarımı ve bu ekipmanların doğru yerleşimi, ofislerin fiziksel ve klimatik şartları gibi farklı bileşenlerini değerlendiren ergonomi alanıdır.

Ergonomi, çalışan kişinin işi, iş aletleri ve iş çevresiyle olan ilişkilerini araştırır. Çalışma ortamı ve alışkanlıkları ile ilgili ergonomik koşulları ve düzenlemeleri öğrenmek, çalışanların rahatını ve verimliliğini büyük ölçüde arttırmaktadır.

Ergonominin amaçları;
1. Çalışanların etkinliğini arttırmak
2. Gereksiz ve aşırı zorlamalardan kaçınmak
3. Çalışmanın yöntemli bir şekilde düzenlenmesini sağlamak
4. Lüzumsuz aktiviteleri önlemek
5. İnsan-makine-çevre uyumunu sağlamak
olarak sıralanabilir.

Ergonominin öncelikli hedeflerini ise aşağıdaki gibi sıralayabiliriz;
1. İnsancıllık: Çalışanların başına gelebilecek kaza ve hastalıkların en aza indirilmesi veya tamamen ortadan kaldırılmasıdır. Ayrıca, iş görenlere yapabileceklerinin üstünde ya da yeteneklerinin altında iş vermemek anlamına da gelir. İş yerinde sosyal ve hukuksal kurallara uyulmasını ve bu sayede çalışanın huzurlu olmasına imkân sağlamaktır.

2. Ekonomiklik: Çalışanlar ile kullandıkları araç-gereç arasındaki ilişkilerin uygun şekilde düzenlenmesi, iş yerinde verim artırıcı önlemlerin alınması ve çalışanın en verimli olduğu alanda iş görmesinin sağlanmasıdır.
3. Sağlığın Korunması: Geniş anlamıyla çalışma koşullarından ileri gelen hastalıkların önlenmesi veya azaltılması anlamındadır. Bir ergonomi programının amacı, iş yerini iş tanımına, gerekli görevlere ve bu görevleri yerine getiren çalışanın fiziksel yapısına bağlı olarak belirli bir çalışana uyarlamaktır.
5. İşin Sosyal Uygunluğu: İşin sosyal açıdan insana uygunluğu, insanın yaşamını toplumsal normlar (bunlar, yasalar, yönetmelikler ve yönergeler ya da toplu sözleşmelerle karşılanmış da olabilir) içinde sürdürebileceği ortamın sağlanması ve bireyler arası ilişkilerin özendirilmesi anlamını taşımaktadır.
6. Teknik Ekonomiklik: İnsan-makine sisteminin fonksiyonel açıdan doğru biçimde düzenlenmesi, bu tür sistemlerin performanslarının sürekliliğinin sağlanması ve insanların sitem içinde ekonomik açıdan en doğru biçimde görevlendirilmesi anlamını taşımaktadır.

Ergonomi çok geniş bir çalışma alanına sahiptir. Ergonominin çalışma konuları özetle;
1. Vücut duruş ve hareketleri
2. Fiziksel çevre koşulları
3. İş organizasyonu
4. İş, görev tanımları ve analizi
5. Zihinsel çalışma ve enformasyondur.

İşletmelerde ergonomi uygulamalarının sağladığı faydalar;
1. İş gücü veya iş günü kayıpları azalacağı için işletmelerin işçilik maliyetleri azalır.
2. İş gücü kayıplarının azalmasıyla dolaylı olarak çalışanların kaza, hastalık, engellilik maliyetleri de azalır.
3. Çalışanların stresi azalır. Stres faktörlerinin azalmasıyla devamsızlıklar ve işten ayrılmalar azalır, kayıp zamanlar ve hatalar azalır.
4. Çalışanların fiziksel ve psikolojik sorunları ile iş kazaları – meslek hastalıkları azalır.
5. Araç-gereç ve donanımların insanlarca kullanım etkinliği artar, iş kalitesi ve verim artar.
6. İşgücü verimliliği ve üretimde verimlilik artar ve dolaylı olarak da işletme kârlılığı artar, olarak sayılabilir.

Ofis hastalıkları, sürekli aynı pozisyonda kalma, tekrarlayan hareketler, ekranlı ve klavyeli araçlarla
çalışma, el bileği ve parmaklara aşırı yüklenmeler, ortamın ısı, nem, aydınlatma ve konfor yönünden uygunsuzluğunun neden olduğu çoklu sistemik hastalıklar topluluğudur. Ofis hastalıklarını izleyen başlıklar altında inceleyebiliriz: Kas-iskelet sistemi hastalıkları, dolaşım sistemi hastalıkları, alerjik hastalıklar, psikolojik hastalıklar.

Ofis hastalıkları ile ilgisi olan ve rahatsızlık sürecini hızlandıran faktörler, ergonomik risk faktörleridir. Bu risk faktörleri hata yapma durumlarının ortaya çıkmasına sebep olur ve aynı zamanda dolaylı
olarak veya doğrudan rahatsızlıkların oluşumunu etkilemektedir.

Zihinsel yüklenme çalışanlara iş sırasında psikolojik olarak baskılayıcı etkiler nedeniyle oluşan bir faktördür. Aşırı zihinsel yüklenme çalışanın iş memnuniyetinde ve sağlığında olumsuz etkilere neden olacağı gibi belli bir süre maruz kaldığında kaslarda da aşırı yüklenmeye sebep olmaktadır.

İş çizelgeleri ile iş yükü ve fazla mesai de organizasyonel etkilerdir. Düzensiz iş çizelgeleri çalışanların uyuma ve yeme alışkanlıklarını, aile ve sosyal iletişimlerini etkiler, iş yerinde hata yapmaya sebebiyet verir. Çalışanın iş yükü arttıkça, çalışan üzerindeki iş baskısı artar ve performans talepleri yükselir. Bu iş baskısı, çalışanın çeşitli riskler alarak işini kısa yoldan tamamlaması için cesaretlenmesine de sebep olur. Bunların sonucunda da kas ve iskelet rahatsızlıklarının oluşma olasılığı artar. Ayrıca fazla mesai, çalışanın yorulmasına ve olaylara tepki verememesine sebep olabilir. Bunun sonucunda da iş kazası olasılığı artar. 

Ofislerde ortaya çıkan fiziksel faktörler, yapılan işten kaynaklanan etkilerdir. Fiziksel faktörleri izleyen şekilde sıralayabiliriz: tekrarlamalı hareketler, sıkışma, statik duruş gerektiren işler, uygunsuz duruşlar, çalışma alanı yerleşimi, gerekli ekipmanların yerleşimi, aşırı güç.

Ofis çalışanları için ergonomik açıdan incelenmesi gereken son faktör de çalışanlara ek yük getiren çevresel faktörlerdir. Çevresel faktörler, çalışma ortamından kaynaklanan etkilerdir. Bunlar; gürültü, sıcaklık, nem ve havalandırma, aydınlatma, kimyasallar olarak sıralanabilir.

Sağlıklı bir insan kulağı 0dB – 140 dB (desibel) arasında bulunan ses şiddetine karşı duyarlıdır. Ofis
ortamında oluşan gürültü çalışanların işitme kaybına sebep olacak düzeyde olmasa da mesai saatleri boyunca ofisin boyutuna da bağlı olarak oluşan sürekli gürültü, çalışan üzerinde fizyolojik ve psikolojik etkiler yaratabilir. Bu olumsuz etkiler konsantrasyon eksikliği, dikkat kapasitesinde zayıflama, yorgunluk, uyku bozuklukları, sinirli olma, algıda azalma, kişiler arasındaki ilişkilerin bozulması, iş kazalarının artması gibi olumsuzluklar ortaya çıkabilir.

Aydınlatma düzeyi ofis çalışanının yaşına, yapılan işe, ofisin fiziksel yapısına ve kullanılan malzemelere bağlı olsa da aydınlatma ile ilgili uyulması gereken genel kurallar izleyen şekilde verilebilir :
1. Yapay ışık kullanılan ofislerde aşağı doğru ışık veren aydınlatmalar kullanılıyorsa, tam altında bulunulmamalıdır.
2. İki aydınlatma arasına yerleşilmelidir. Böylece ışık yandan gelir ve ışığın ofis çalışanının gözünü alması ya da ekrandan yansıma olasılığı azalır.
3. Bilgisayar kullanımında ışık üst-yanlardan açıyla gelmelidir. Karşıdan gelen ışık gözleri rahatsız eder.
4. Pencere kenarında çalışanlar, güneş ışığı rahatsız ediyorsa uygun bir pencere örtüsü kullanmalıdır.
5. Masa lambasının kullanılması durumunda ofis ortamı karanlık olmamalıdır. Aksi halde gözler sık sık farklı aydınlık derecelerine uyum sağlamak için çalışmak zorunda kalır.

Ofis ergonomisi sadece araç/gereç ve mobilyaları kapsamamaktadır. Ofis ortamının ısısı, nemi, hava akımı, gürültü düzeyi ve aydınlatma gibi konfor faktörleri de çalışma koşullarını etkilemektedir. 
Ergonomi ve dolayısıyla iş sağlığı ve güvenliği açısından da tüm bu faktörler bir arada değerlendirilmelidir. Bu olumsuz faktörler ile karşılaşan ofis çalışanlarının vücutlarında yaşadığı problemleri genel olarak ofis sendorumu rahatsızlıkları olarak adlandırabiliriz.

Olumsuz faktörler ile karşılaşan ofis çalışanlarının vücutlarında yaşadığı problemleri genel olarak ofis sendorumu rahatsızlıkları olarak adlandırabiliriz. Bu semptomlar göz iltihabı, obezite, bel ağrısı, diz ağrısı, servikal ağrı, şakaklarda ağrı, karın ağrısı, eklem ağrısı, baş ağrısı olarak belirlenmiştir.

• Ekran, operatörün/çalışanın çalışma pozisyonuna uygun mesafede ve göz hizasında
  olmalıdır.
• Ekranda görünen karakterler, kolayca seçilir şekil ve formda, uygun büyüklükte olmalı, satır ve karakterler arasında yeterli boşluk bulunmalıdır.
• Ekran görüntüsü stabil olmalı, görüntü titrememeli ve benzeri olumsuzluklar bulunmamalıdır.
• Parlaklık ve karakterler ile arka plan arasındaki kontrast, operatör/çalışan tarafından kolaylıkla ayarlanabilmelidir.
• Ekran, operatörün/çalışanın ihtiyacına göre kolaylıkla her yöne döndürülerek ayarlanabilir olmalıdır.
• Ekran, ayrı bir kaide veya ayarlanabilir bir masa üzerinde kullanılabilir olmalıdır.
• Ekranda kullanıcıyı rahatsız edebilecek yansıma ve parlamalar olmamalıdır.

• Sandalye dengeli ve operatörün/çalışanın rahat bir pozisyonda oturabileceği ve kolaylıkla hareket edebileceği şekilde olmalıdır.
• Oturma yerinin yüksekliği ayarlanabilir olmalıdır.
• Sırt dayama yeri öne-arkaya ve yukarı-aşağı ayarlanabilir, sırt desteği bele uygun ve esnek olmalıdır.
• İstendiğinde operatöre/çalışana uygun bir ayak desteği sağlanmalıdır.

Çalışma masasının düzenlenmesi sırasında uyulması gerekli standartlar farklı kaynaklarda değişkenlik gösterse de genel kabul alan değerler şunlardır:

1. Masa yüksekliği: 58.4 - 73.6 cm.
2. Ekrana bakış mesafesi: 40.6 - 73.1 cm.
3. Masa kalınlığı: 2.5 cm.
4. Çalışma alanı genişliği: En az 71.3 cm. 
5. Bilgisayar ve döküman için ek alan gereklidir.
6. Göz - Ekran ilişkisi: Ekranın tepe noktası göz hizasında olmalıdır.
7. Bakış açısı: 15 - 30 derece
8. Sandalye oturma genişliği (en az): 51.0 cm.
9. Diz-masa mesafesi (en az): 38.1 cm.

1. Gözlerinizi bir süre (10-15 saniye) için kapatarak, uzaklara bakarak ve sürekli kırparak dinlendirin.
2. Öğlen aralarında bilgisayar başından kalkın.
3. Gün boyunca belirli aralıklarla ayağa kalkma ve 3 dakikalık kısa aralar verme. Araştırmalara göre en az 3 dakikalık dinlenmeler ile kasların yorgunluğunu atması sağlanabilmektedir. Yine bir başka araştırmaya göre, klavyede yazım işlemi dinlenme verilmeksizin 40 dakikadan fazla olmamalıdır.
4. Koltuğun ayarını değiştirmek eklemlerin duruş değiştirmesini sağlar ve böylece koltuğun neden olduğu kas gerilmelerini ve doku ezilmelerini engeller.
5. Her yarım saatte bir 30-60 saniyelik gerilme egzersizleri yapma. Bu egzersizler kan dolaşımını düzenler, belirli bir pozisyonda uzun süre oturmaktan doğan rahatsızlığı azaltır, verimliliği arttırır ve hata yapmayı önler.
6. Her yarım saatte bir 30-60 saniyelik boyun egzersizleri yapma.

Ayrıca;
1. Düzenli biçimde farklı duruşlar deneme. Aynı pozisyonda uzun süre kalmamaya.
2. Klavye kullanırken en az biçimde güç sarf etmeye.
3. Telefon, fare referans materyalleri gibi çalışma araçlarına uzanırken zorlayıcı hareketlerden kaçınmaya,
4. Dirsek, ön kol ve bileklerin sert yüzeylere dayanmasından kaçınmaya,
5. Gün içinde kısa molalar verin; kas ve eklemlere dinlenme ve yenilenme fırsatı tanımaya özen göstermek gerekir.
6. Aynı kasların aşırı kullanımı engellemek için farklı kas gruplarını çalıştıracak işleri dönüşümlü
olarak yapmaya dikkat etmek gerekir.
7. Zaman zaman farenin bulunduğu yeri değiştirerek -sağdan sola alarak- farklı elleri kullanma ve
farklı kasları çalıştırma fazla çalışmadan dolayı sakatlanma riskini azaltacaktır.
8. Yazıcı ve/veya faks makinelerine  giderek gün içinde hareket etme potansiyellerinden yararlanmak önemlidir.