İşletmelerde bilgisayarlar kullanılmaya başlanmadan önce, her tür yazışma için el yazısı ve daktilo kullanılmaktaydı. Bu durumda, belge üzerinde yapılacak en ufak yazım hatasını gidermek oldukça güçlük çıkarmaktaydı. 90'lı yılların başlarında Windows işletim ortamının ortaya çıkışı ile işletmeler, yazışma ve diğer işlemlerini kolaylıkla bilgisayar aracılığıyla yapabileceklerini fark etmeye başladılar. Bu durum, bilgisayarların işletmelerde yaygın biçimde kullanımını da ortaya çıkaran neden olmuştur. Artık çoğu işletme, yazışma işlemlerini bilgisayar aracılığıyla kelime-işlem ve masaüstü yayıncılık yazılımlarla yapmaktadırlar. İş yerlerinde bazı mesajları not etmek, raporlar, iş mektupları yazmak, notlar çıkarmak, çıkarılan notları düzenlemek en sık yapılan faaliyetlerdendir. Bu işlemlerin ortak noktası ise, yazmaktır. Sonuç olarak, bilgisayar teknolojisinin gelişip ofislerde kullanılmaya başlanmasıyla 1990’lardan sonra kelime işlemci adı verilen programlar yaygınlaşmıştır. Kelime işlemciler bilgisayar yazılımları arasında en çok kullanılan yazılımlar haline gelmiştir.

Kişisel bilgisayarlarda kelime işlemcilerin kullanımında yapılabilecek işlemler şunlardır:

• Mektup yazmak
• Dilekçe vb. bütün yazışmalar
• Raporlar düzenlemek
• Tablolar hazırlamak
• Toplu mektuplar yazmak
• Adres etiketleri düzenlemek
• Tez, kitap vb. yazmak
• Gazete ve dergi hazırlamak
• Özgeçmiş, faks başlığı vb. resmi yazıları yazmak
• Grafik çalışmaları, çizimler vb. yapmak
• Web sayfaları hazırlamak

Uluslararası dış ticaret işlemlerinde yazışmalar çok önemli bir yere sahiptir. Bu nedenle yapılacak yazışmalara gerekli dikkatin ve önemin verilmesi gerekir. Öncelikle şekil koşulları açısından yazışmalarda mutlaka firmaların antetli kağıtları kullanılır. Antetli kâğıtlar bir bakıma firmanın aynası gibidir. Bu nedenle antetli kağıtlara gereken önemin verilerek; firma ile ilgili ticarî unvan, adres, telefon, faks hatta varsa teleks, e-mail, vergi dairesi ve vergi numarası gibi tüm bilgilerin yazılması gereklidir. Özellikle dış ticarette kullanılacak olan antetli kağıtlar, işletmelerin ciddiyetini ve işe yaklaşımını vurgulaması açısından önemlidir.

Sayısal verileri bir metin paragrafında açıklamak yerine tablo olarak sunmak genellikle daha verimli bir yol olarak düşünülebilir. Tablolar, verileri kolay okunur ve daha anlaşılır hale getirir. Az miktarda olan veriler sol, sağ, ortalı ya da ondalık sekme duraklarıyla ayrılmış sekmeli listeler oluşturularak basit sütunlarda görüntülenebilirken, daha çok miktardaki ya da daha karmaşık veriler, genellikle satır ve sütun başlıklarının bulunduğu bir satır ve sütun yapısı içeren kelime işlemci tablolarında daha iyi sunulur. İş hayatında ve özellikle şirketlerde yazılan yazılarda ve raporlarda tablolara çok yer verilir. Dış ticaret işlemlerinde yazışmalar ve raporlar genellikle bilgi verici tablolardan oluşmaktadır. Örneğin, Gümrük Beyannamesinin doldurulmasında kullanılacak olan fatura bilgilerinin daha sağlıklı bir şekilde yer alması için ön çalışma tablosunun hazırlanması gerekir. İşlem tablosu programları ile yapabileceğimiz bu tabloyu aynı zamanda kelime işlemci programlarındaki tablolar aracılığı ile de yapabiliriz. Ancak, şu unutulmamalıdır ki; kelime işlemci de tablolar ile yapacağımız hesaplamalar işlem tablosu ile yapabileceğimiz hesaplamalardan daha basittir.

Yarattığınız tablo hücrelerine veri girişi yapabilirsiniz. Veri girdiyi yaparken hücreler arası geçişte TAB tuşunu kullanmak size kolaylık sağlayacaktır. Ayrıca istediğiniz hücrenin içine fare ile de tıklayabilirsiniz. Hücre içinde ilerlemeyi ise ok tuşlarıyla okun gösterdiği yönde yapabilirsiniz. İmleç son satırın son hücresinde yer alırken, Tab tuşuna bastığımız zaman tablonun altına yeni bir satır ekler.

Kelime işlemcilerde tablo oluşturmadan yazılan metinleri tabloya dönüştürmek mümkündür. Ancak bunun yapılabilmesi için metin içerisinde sütunları temsil edebilecek karakterler kullanılması gerekmektedir. Örneğin, bilgiler arasına virgül ya da sekme gibi standart bir karakter konulması gerekmektedir. Yapılması gereken metin seçildikten sonra, Tablo düğmesine gelerek metni tabloya dönüştür simgesine tıklamak yeterlidir.

Bir tabloyu metine dönüştürmek için ilk başta tablo seçilerek kopyalanmalı; daha sonra tabloyu metin halinde yapıştırmak için yapıştırma seçeneklerinden yalnızca metini koru simgesi tıklanmalıdır. Yapıştırma işlemini bu simgeyi seçerek tamamladığımız zaman sadece tablodaki metinlerin kopyalanıp yapıştırıldığını görmüş oluruz. Paragraflara dönüştürmek istediğimiz satırları veya tabloyu seçtikten sonra, Tablo Araçları altında, Düzen sekmesinin Veri grubunda Metne Dönüştür simgesini tıklatmamız gerekir.

Asıl belge, içerisinde diğer belgelerin ayrı birer dosya olarak tutulmasına olanak tanıyan bir işlevdir. Asıl belgeye tıkladığımız zaman içerisinde yer alan Alt Belgeleri görebilmek mümkündür. Hatta üzerinde değişiklikler yapabilme olanağı dahil vardır. Alt Belgelerde düzenlemeler yapıldığında bu düzenlemelerin asıl belgeye yansıdığı görülebilir.

Yeni açtığımız herhangi bir belgede Anahat görünüme tıkladığımız zaman Alt Belgeler eklemeye başlarsak asıl belgeyi de yaratmış oluruz. Asıl belgeyi, Alt Belgeler yaratmak için kullanabiliriz. Bu işlemleri yapabilmek için ilk olarak Dosya menüsünden Yeni seçeneğine tıklayarak yeni bir belge açalım. Yeni belgeyi açtıktan sonra görünüm menüsü seçeneklerinden Anahat seçeneğine tıklamak suretiyle belgenin Anahat görüntüsünün ekrana gelmesini bekleyelim. Belgeye Asıl Belge için bir başlık verdikten sonra, yazma aracını ilk Alt Belgenin görünmesini istediğimiz yere konumlandıralım. Araç çubuğunda yer alan Asıl Belge sekmesindeki Belgeyi Göster seçeneğine, sonra da sekmede beliren Oluştur aracı simgesine tıklayalım. Oluştur simgesine tıkladıktan sonra belge görünümü istediğimiz şekilde oluşacaktır.

Dış ticaret faaliyetinde bulunan bir çok şirket ve kurum, diğer ülkelerdeki müşterileriyle yaptığı ihracat ve ithalat işlemlerinde, bu kuruluşlara mektuplar, bültenler ve tanıtıcı yazılar göndermek suretiyle haberleşme yolunu izlemektedir. Mektuplar, bültenler ve tanıtıcı yazılar bir adres listesinde bulunan herkese gönderilen belgelerdir. Belirli bir belge dışında aynı olan belgeler oluşturmanın en kolay yolu, adres mektup birleştirme denilen işlemi uygulamaktır. Bir mektuptaki adres alanları, etiket formu ve zarfların basılması için yapılan adres verisi ve alanların birleştirme işlemine Mail Merge (Adres-Mektup Birleştirme) denir. Eğer bir biçimde depolanmış potansiyel alıcılar listeniz varsa, adres mektup birleştirme işlemiyle kolaylıkla bir dizi belge ve postalama etiketi üretebilirsiniz. Bu işlemler için genellikle adresleri ya da gereken verileri daha önceden oluşturmak gerekir. Adres bilgileri ya da veriler, kelime işlemci de bir tablo, işlem tablosunda bir tablo ya da Outlook programında hazırlanmış adres listeleri olabilir.

Alıcıları Seç simgesine tıkladığımız zaman çeşitli seçenekler gelir. Örneğin, Var Olan Listeyi Kullan sekmesine tıkladığımız zaman daha önce İşlem Tablosu olarak hazırladığımız ya da ulaştığımız verileri Kelime İşlemci programına çekebiliriz. Veri dosyamız, yüzdelerden, para birimi değerlerinden veya posta kodlarından oluşan bir İşlem Tablosu çalışma sayfası ise, verilere ait sayısal biçimlendirmeyi İşlem Tablosuna Kelime İşlemci’den bağlanan Dinamik Veri Değişimini (DDE) kullanarak koruyabiliriz.

Henüz bir veri dosyası olmadığı durumlarda, Alıcıları Seç sekmesinden Yeni liste yaz simgesini tıklatmak suretiyle listeyi oluşturmak için açılan formu kullanmak gerekir. Liste, yeniden kullanabileceğiniz bir veritabanı (.mdb) olarak kaydedilir. Bu iletişim kutusunu açtığımız zaman, yeni girdi ekleyebilir ya da var olan girdileri silebiliriz. Sütunları özelleştir düğmesine bastığımız zaman, sütun adlarını yeniden belirleyebilir ya da ek sütunlar girebiliriz.

Kişisel bilgisayarlarda kelime işlemcilerin kullanımında yapılabilecek işlemler şunlardır:

• Mektup yazmak

• Dilekçe vb. bütün yazışmalar

• Raporlar düzenlemek

• Tablolar hazırlamak

• Toplu mektuplar yazmak

• Adres etiketleri düzenlemek

• Tez, kitap vb. yazmak

• Gazete ve dergi hazırlamak

• Özgeçmiş, faks başlığı vb. resmi yazıları yazmak

• Grafik çalışmaları, çizimler vb. yapmak

• Web sayfaları hazırlamak

Uluslararası dış ticaret işlemlerinde yazışmalar çok önemli bir yere sahiptir. Bu nedenle yapılacak yazışmalara gerekli dikkatin ve önemin verilmesi gerekir. Öncelikle şekil koşulları açısından yazışmalarda mutlaka firmaların antetli kağıtları kullanılır. Antetli kâğıtlar bir bakıma firmanın aynası gibidir. Bu nedenle antetli kağıtlara gereken önemin verilerek; firma ile ilgili ticarî ünvan, adres, telefon, faks hatta varsa teleks, e-mail, vergi dairesi ve vergi numarası gibi tüm bilgilerin yazılması gereklidir. Özellikle dış ticarette kullanılacak olan antetli kağıtlar, işletmelerin ciddiyetini ve işe yaklaşımını vurgulaması açısından önemlidir.

Dış ticaret süreci, çok çeşitli yazılı belgeler aracılığıyla gerçekleştirilir. Her dış ticaret işlemlerinde mutlaka kullanılması gereken ve “demirbaş” olarak nitelendirilebilecek belgeler vardır. Bunlar arasında fatura, çek/koli/spesifikasyon listesi, gümrük beyannamesi, menşe şahadetnamesi ve taşıma belgeleri gibi belgeler yer almaktadır.

Dış ticaret işlemleri ile ilgili bir resmi yazı yazmak istediğimiz zaman, bunun belli kuralları vardır. Gönderilen makamın derecesine, konuya göre yazının bölümleri ve ifadeler değişebilir. Ancak TSE’nin TS-1391 numaralı ürününde belirtilen şekil değişemez. TSE, yazıların kolay anlaşılması ve karmaşayı önlemek için Avrupa’daki uygulamaları da dikkate alarak bu standartları belirlemiştir. 

Resmi yazılar A4 (210x297 mm) ve A5 (210x148 mm) kâğıda yazılmalıdır.

Yazı tipi ve karakter boyutu olarak; bilgisayarda yazılan yazılarda Times New Roman yazı tipi ve 12 karakter boyutunun kullanılması esastır. Rapor, form ve analiz gibi özelliği olan metinlerde farklı yazı tipi ve karakter boyutu kullanılabilir.

Resmi yazılar başlık bölümü, sayı ve evrak kayıt numarası, tarih bölümü, konu bölümü, gönderilen makam, metin bölümü, imza bölümü, paraf bölümü ve adres bölümünden oluşur.

Yazıyı gönderen kuruma ait isim, unvan, telefon ve adres gibi temel bilgilerin yazıldığı bölümdür. Başlıkta üst-alt kurum isimleri hiyerarşik sıraya göre yazılır. Bu bölüm yazıyı hazırlayan kuruma ait standart bilgileri içerir. Bu nedenle başlık bölümünün kelime işlemci belge şablonu haline getirilip kullanılması zaman tasarrufu ve kolaylık sağlar. Başlığı, boş kâğıda basarak da bu kolaylık sağlanabilir. Bu tür başlıklı kağıtlara antetli kağıt denir.

Sayı ve evrak kayıt numarası kısmında her kurumun kendi dosyalama sistemine göre verdiği kayıt, dosya ve konu ile ilgili verdiği kod sayısı yer almaktadır. Sayı bölümü, başlık bölümünün son satırından itibaren 2 aralık aşağıda ve sol tarafa yaslı olarak yazılır.

Sayısal verileri bir metin paragrafında açıklamak yerine tablo olarak sunmak genellikle daha verimli bir yol olarak düşünülebilir. Tablolar, verileri kolay okunur ve daha anlaşılır hale getirir. Az miktarda olan veriler sol, sağ, ortalı ya da ondalık sekme duraklarıyla ayrılmış sekmeli listeler oluşturularak basit sütunlarda görüntülenebilirken, daha çok miktardaki ya da daha karmaşık veriler, genellikle satır ve sütun başlıklarının bulunduğu bir satır ve sütun yapısı içeren kelime işlemci tablolarında daha iyi sunulur.

• Bir satır yada sütun eklemek: Ekleme yapmak istediğimiz yere bitişik satır ya da sütunda
herhangi bir yeri tıklayıp, daha sonra Düzen sekmesinde Satırlar ve Sütunlar grubundaki, Üstüne
ekle, Altına ekle, Sola ekle ya da Sağa ekle düğmesini tıklayarak işlemimizi yapabiliriz. Bir Ekle
düğmesini tıklamadan önce birden fazla satır ya da sütun seçersek, tabloya seçtiğimiz sayıda
satır ya da sütun ekleyebiliriz.

• Bir satır ya da sütun silmek: Satır ya da sütunda herhangi bir yeri tıklayarak ve Satırlar ve
Sütunlar grubundaki Sil düğmesini tıklayarak bu işlemi yapabiliriz. Karşımıza gelen Hücrelere
Sil, Sütun Sil, Satır Sil ya da Tabloyu Sil seçeneklerinden birini seçerek işlemimizi
sonlandırabiliriz.

• Tablonun tamamını boyutlandırmak: Boyutlandırma tutamacını sürükleyerek bu işlemi
yapabiliriz.

• Hücreleri birleştirmek: Sütunları kapsayan hücreler oluşturmak için birleşmesini istediğimiz
hücreleri seçeriz ve Düzen sekmesindeki Birleştir grubundaki Hücreleri Birleştir düğmesini
tıklarız. Örneğin, bir tablonun ilk satırında yer alan başlığı ortalamak için tablonun ilk satırındaki
hücreleri tek bir hücre haline getirebiliriz.

• Hücreleri bölmek: Birleştirilmiş bir hücreyi ayırmak için Düzen sekmesindeki Birleştir
grubundaki Hücreleri Böl düğmesini tıklayabiliriz.

• Bilgileri sıralamak: Satırları herhangi bir sütundaki verileri göre artan ya da azalan şekilde
sıralamak için Düzen sekmesindeki Veri grubundaki Sırala düğmesini kullanmak gerekir.
Örneğin, Ad ve Soyadı, Adres, Posta Kodu ve Telefon Numarası sütun başlıklarının bulunduğu
bir tabloda, sütunlardaki bilgileri alfabetik ya da sayısal olarak sıralayabiliriz. Hatta tarih verileri
varsa bunları da tarihsel olarak sıralayabiliriz.

Kelime işlemcilerde tablo oluşturmadan yazılan metinleri tabloya dönüştürmek mümkündür. Ancak bunun yapılabilmesi için metin içerisinde sütunları temsil edebilecek karakterler kullanılması gerekmektedir. Örneğin, bilgiler arasına virgül ya da sekme gibi standart bir karakter konulması gerekmektedir. Yapılması gereken metin seçildikten sonra, Tablo düğmesine gelerek metni tabloya dönüştür simgesine tıklamak yeterlidir. Eğer metin içerisinde ayraç olarak sekme tuşu, noktalı virgül veya paragraflar kullanıldıysa sütun sayısı ayarlanırken, “Ayrı metin” alanının altındaki alanlardan uygun olanı işaretlenir.

Bir tabloyu metine dönüştürmek için ilk başta tablo seçilerek kopyalanmalı; daha sonra tabloyu metin halinde yapıştırmak için yapıştırma seçeneklerinden yalnızca metini koru simgesi tıklanmalıdır. Yapıştırma işlemini bu simgeyi seçerek tamamladığımız zaman sadece tablodaki metinlerin kopyalanıp yapıştırıldığını görmüş oluruz. Paragraflara dönüştürmek istediğimiz satırları veya tabloyu seçtikten sonra, Tablo Araçları altında, Düzen sekmesinin Veri grubunda Metne Dönüştür simgesini tıklatmamız gerekir.

Asıl belge, içerisinde diğer belgelerin ayrı birer dosya olarak tutulmasına olanak tanıyan bir işlevdir. Asıl belgeye tıkladığımız zaman içerisinde yer alan Alt Belgeleri görebilmek mümkündür. Hatta üzerinde değişiklikler yapabilme olanağı dahil vardır. Alt Belgelerde düzenlemeler yapıldığında bu düzenlemelerin asıl belgeye yansıdığı görülebilir. 

Asıl Belge ve Alt Belge Oluşturma:
Yeni açtığımız herhangi bir belgede Anahat görünüme tıkladığımız zaman Alt Belgeler eklemeye başlarsak asıl belgeyi de yaratmış oluruz. Asıl belgeyi, Alt Belgeler yaratmak için kullanabiliriz. Bu işlemleri yapabilmek için ilk olarak Dosya menüsünden Yeni seçeneğine tıklayarak yeni bir belge açalım. Yeni belgeyi açtıktan sonra görünüm menüsü seçeneklerinden Anahat seçeneğine tıklamak suretiyle belgenin Anahat görüntüsünün ekrana gelmesini bekleyelim. Bu durumda aşağıdaki şekilde olduğu gibi bir ekran görüntüsü gözükecektir (Sayfa: 64, Şekil 3.21). Belgeye Asıl Belge için bir başlık verdikten sonra, yazma aracını ilk Alt Belgenin görünmesini istediğimiz yere konumlandıralım. Araç çubuğunda yer alan Asıl Belge sekmesindeki Belgeyi Göster seçeneğine, sonra da sekmede beliren Oluştur aracı simgesine tıklayalım (Sayfa: 64, Şekil 3.21). Oluştur simgesine tıkladıktan sonra belge görünümü Sayfa:64, Şekil 3.22’de olduğu gibi değişiklik gösterecektir. Asıl Belgeye başka alt belgeler eklemek istediğimiz zaman, yazma aracını uygun yere yerleştirerek, araç çubuğundaki oluştur simgesine tıkladığımızda; Alt Belge metinini yazmaya başlayabiliriz. Belge üzerinde istediğimiz yere Alt Belge ekleyebiliriz.

Daha önce hazırlamış olduğumuz ya da elimizde olan belgeleri, Asıl Belgeye ekleme şansımız vardır. Bunun için yapılması gereken işlem, şu adımlardan oluşmaktadır:

İlk adım: Yazma aracını Alt Belge eklemek istediğimiz konuma yerleştiririz ve araç çubuğundaki Asıl Belge sekmesinde bulunan Belgeyi Göster aracına tıkladıktan sona sekmede açılan Ekle aracına tıklarız.

İkinci adım: Yukarıda birinci adımda verilen talimatları yerine getirdiğiniz zaman, Alt Belge Ekle iletişim kutusu ekrana gelecektir. Bu iletişim kutusunu kullanarak, Asıl Belge üzerine ekleyeceğiniz belge dosyasını bulduktan sonra, bulduğumuz dosyayı seçeriz. Seçili olan dosyayı Aç sekmesine tıklayarak Asıl Belgeye ekleriz ve Alt Belge Ekle iletişim kutusunu kapatırız. Seçerek eklediğimiz belgenin içerisinde yer alan tüm metinlerin Asıl Belge üzerine eklendiğini rahatlıkla görebiliriz.

Ana Belge: Tüm birleştirilmiş belgelerde görünecek değişmeyen metinle birlikte kelime işlemcinin veri kaynağından alınacak değişken bilgileri eklemesi gereken yerleri belirten yer tutucuları (bunlara birleştirme alanları denir) içeren mektup ya da e-posta iletisi gibi belgelerdir.

Veri Kaynağı: Belirli biçime sahip bilgi grupları (bunlara kayıtlar denir) içeren, bir Kelime İşlemci tablosunda, İşlem Tablosu çalışma sayfasında ya da Microsoft Access veritabanında depolanmış müşteri listesi ya da bir Microsoft Office Outlook kişiler listesi gibi, yapılandırılmış bir belgedir. Var olan bir veri kaynağını kullanabileceğiniz gibi, adres mektup birleştirme işleminin parçası olarak yeni bir tane de oluşturabilirsiniz.

Adres mektup birleştirme işlemi aşağıdaki kapsamlı adımları içerir:

1. Etiketi ayarlama: Adres Mektup Birleştirmedeki etiketlerin düzenini bir defa ayarlarsınız. Adres Mektup Birleştirme işlemini gerçekleştirirken kullandığınız belge, ana belge olarak adlandırılır. Etiket ana belgesinde, her etiket üzerinde şirket logosu veya ortak metin gibi tekrarlamak istediğiniz her türlü içeriğin de ayarlamasını yapabilirsiniz.
2. Etiketleri adres listenize bağlama: Adres listeniz, kelime işlemcinin Adres Mektup Birleştirmede kullandığı veri kaynağıdır. Bu, etiketlerin üstüne basılacak adreslerin bulunduğu dosyadır.
3. Alıcı listesini arıtma: Kelime işlemci, posta listenizdeki her adres için bir etiket oluşturur. Zarfları posta listenizde bulunan belirli adresler için oluşturmak istiyorsanız, etiketlere eklenecek adresleri veya kayıtları seçebilirsiniz.
4. Adres Mektup Birleştirme alanları olarak adlandırılan yer tutucuları etiketlere ekleme: Adres Mektup Birleştirme işlemini gerçekleştirdiğinizde, Adres Mektup Birleştirme alanları adres listenizdeki adreslerle doldurulur.
5. Birleştirmeyi ön izleme ve işlemi tamamlama: Etiketlerin tamamını yazdırmadan önce her zarfı ön izleyebilirsiniz.

Etiket seçeneğine tıkladığımız zaman, etiket seçenekleri iletişim kutusunda, işaretleyeceğimiz çeşitli seçenekler bulunmaktadır. Bu seçenekler numaralı olarak Sayfa:68, Şekil 3.25.’de verilmiş ve hangi amaçla kullanılacakları açıklanmıştır. Sayfa:68, Şekil 3.25''de 1 sayısı ile gösterilen alan, etiketleri yazdırmak için kullanacağımız yazıcının türünü gösterir. 2 sayısı ile gösterilen alan, etiket sayfalarını üreten bölümdür. 3 numaralı alan ise, etiket sayfalarının paketinde istelenen ürün numarasına karşılık gelen numarayı gösterir. İstediğimiz etiket seçeneğini belirledikten sonra Tamam sekmesine tıklatırız. Kelime işlemci, etiket sayfalarını içeren bir belge oluşturur. Kelime işlemci, etiketleri düzenlemek için bir tablo kullanır. Etiketleri birbirinden ayıran çizgiler gözükmez. Çizgilerin görüntülenebilmesi için Tablo Araçları altında yer alan Düzen sekmesini ve ardından Tablo grubunda yer alan Kılavuz Çizgileri Görüntüle sekmesini tıklarsak etiketleri birbirinden ayıran çizgiler gözükür. 

İşlem Tablosu çalışma sayfasına bağlanmadan önce, şu işlemleri sırasıyla yapmak gerekmektedir:

1. Kelime işlemci programlarında yer alan Dosya menüsünü tıkladıktan sonra, seçenekler simgesini tıklarız.
2. Sonra Gelişmişi tıklatırız.
3. Genel bölümüne geliriz ve Açılışta dosya biçim dönüşümünü onayla onay kutusunu seçeriz.
4. Tamam'ı tıklatırız.
5. Adres mektup birleştirme ana belgesi açıldığında, Postalar sekmesinin Adres Mektup Birleştirmeyi Başlat grubunda Alıcıları Seçi, ardından Var olan Listeyi Kullan sekmesini tıklatırız.
6. Veri Kaynağını Seç iletişim kutusunda İşlem tablosu çalışma sayfasını buluruz ve çift tıklatırız.
7. Veri Kaynağını Onayla iletişim kutusunda, DDE yoluyla İşlem Tablosu Çalışma Sayfaları (*.xls)'nı, ardından Tamam'ı tıklatırız.
8. İşlem tablosu iletişim kutusunda adlandırılan aralık veya hücre aralığı için birleştirmek istediğiniz bilgileri içeren hücre aralığını veya çalışma sayfasını seçeriz ve ardından Tamam'ı tıklatırız.

Henüz bir veri dosyası olmadığı durumlarda, Alıcıları Seç sekmesinden Yeni liste yaz simgesini tıklatmak suretiyle listeyi oluşturmak için açılan formu kullanmak gerekir. Liste, yeniden kullanabileceğiniz bir veritabanı (.mdb) olarak kaydedilir. Ekrana gelen iletişim kutusu Sayfa:70, Şekil 3.28.’de gösterildiği gibi gözükür.