Yönetim programlarının ve kurum içi iletişimin etkisini belirleyen iki faktörden söz edilebilir: İçsel ve dışsal faktörler.

• Dışsal Faktörler: Yeni teknoloji, pazardaki değişimler, tüketicilerin beklentilerindeki değişimler, kalite ve standartlar, rakiplerin faaliyetleri, ekonomik değişimler, hükümet politikaları ve yasalarından oluşurken,
• İçsel Faktörler: Yönetim felsefesi, kurum yapısı, kurum kültürü, içsel güç ve kontrol sistemi ile ilgilidirler.

Kitchen, kurum içi iletişim açısından kurumların çalışanları ile iletişimlerinde değişik yöntemlere ihtiyaç duyduklarının altını çizmektedir. Bunları belirleyen faktörlerin ise kurumların hizmet verdiği sektörün tipi, kurumun büyüklüğü, kurumun kültürü, yönetim tarzı, finans kaynakları, iş çevresinin durağanlığı veya yararlanabilirlik düzeyi olarak ifade edilebilir.

Kurum İçi İletişim Araçları:

• Bilgilendirmek
• Motive Etmek
• Yönetmek

Kurum İçi Halkla İlişkilerin Araçları:

• Yazılı Araçlar
• Sözlü Araçlar
• Görsel Araçlar

Kurum kültürü, kurum içinde bireylerin nasıl davranması, birbirlerini nasıl etkilemeleri gerektiğini biçimlendiren, işlerin nasıl yapıldığını gösteren, ortak paylaşılan inançlar, tutumlar, tahminler ve beklentiler modelidir. Diğer bir deyişle kurum kültürü, kurum üyelerince paylaşılan ve kurumu diğer kurumlardan ayıran anlam ve özelliklerin sistemli bir bütünüdür.

Kurum kültürünü oluşturan bazı temel karekteristikler vardır. Bunları on basamakta özetlemek mümkündür:

1. Bireysel Katılım veya Teşebbüs
2. Risk Toleransı
3. Yön
4. Birleşme
5. Yönetim Desteği
6. Kontrol
7. Benlik
8. Ödül Sistemi
9. Çalışma Toleransı
10. İletişim Kalıpları

Kurum kültürünü oluşturan çeşitli semboller vardır. Bu semboller kurum içerisinde oldukça önemli bir etkiye sahiptir. Bunlar:

• Davranış için güvenlik oluşturulması
• Birbirine ait olma duygusunun ve genel bütünleşmenin geliştirilmesi
• “Biz” duygusunun desteklenmesi
• Temel değerlerin güçlendirilmesi ve onaylanması
• Bir aidiyet duygusunun oluşturulması
• Kurum içerisinde güçlü bir beraberliğin oluşturulması
• Kurum içerisinde kişiler arasındaki mesafenin en aza indirilmesi
• Çalışanların daha hızlı entegrasyonu
• Ortaklık oluşturulması
• Duygusal bütünleşmenin desteklenmesi
• Gelişim sürecinin açıklanması için bir mekanizma olması
• Kültür ile ilgilenmek ve onu değiştirmek için hareket noktaları olması

Kültür, yüzeyde görünen bazı sembolleri çalışanların kurum içinde gelişen günlük olayları kendilerine göre yorumlayıp anlayabilmelerine yardımcı olur. Yüzeydeki bu sembolleri; seremoniler, törenler ve düzenli toplantılar olarak ifade edebiliriz. Yüzeydeki sembollerin görevi, belli değerleri ve normları kurum içinde oluşturup yerleşmesini sağlamaktır.

Semboller, kurum üyelerinin karmaşık fikirleri ve duygusal mesajları birbirine aktarmasını sağlayan ve özel anlam taşıyan objeler, hareketler ve olaylardır. Kurumların logoları, bayrakları, ticari ünvanları kolayca hatırlanıp akılda kalabilecek sembollerdir. Öte yandan semboller görüldükleri anda algılanandan fazlasını ifade etmektedirler. Dil, kurum kültürünü yansıtan kelime ve semboller topluluğudur. Dil, her şeyden önce bir iletişim ve anlaşma aracı ve kültürün temel öğesidir. Bir çok kurumda, çalışanların kullandığı dil kurum kültürünün de aynasıdır. Kurumda kullanılan yazılı ve sözlü dil, bu dil içinde yeralan argo ifadeler, deyimler, şakalar, mecazlar, benzetmeler, sloganlar, selamlaşmalar sözel semboller arasındadır.

Halkla ilişkiler açısından hedef kitle, Robert Ross tarafından “kuruluşun dikkate alması gereken, ortak beklentileri olan, kuruluşla doğrudan ya da dolaylı bağı olan insan toplulukları” olarak tanımlamaktadır. Diğer bir deyişle, “işletmenin iletişim kurup mesajlarını iletmek istediği kişi ve kuruluşlar” hedef kitleyi oluştururlar.

Kurum içindeki hedef kitle şu faktörlere göre belirlenir:

• Demografik özellikler: Yaş, cinsiyet, gelir, eğitim/beceri düzeyi
• Psikografik özellikler: Kişilik, tutum, değerler, davranışlar
• Kadro grupları: Üst düzey yönetim (yönetim kurulu), kıdemli/orta düzey yöneticiler, şefler ve kıdemsiz yöneticiler, uzman profesyonel çalışanlar, daha uzakta çalışanlar ve emekliler
• Kurum ile anlaşma: Tam zamanlı, yarı zamanlı veya geçici olarak çalışanlar
• Coğrafi konum: Merkez ofis, bölge ofisi veya üretim merkezi/fabrika

Kurum içi halkla ilişkilerin amaçları şöyle ifade edilmektedir:

• Çalışanlar ve yöneticiler arasında iki yönlü iletişimi gerçekleştirmek,
• Çalışanlara önemli olayları ve kararları olabildiğince hızlı bir şekilde ulaştırmak,
• Çalışanları kurumun amaçları ve politikaları doğrultusunda bilgilendirmek,
• Çalışanlara ortaya çıkan tüm sorunlar ve etkinliklerle ilgili olarak bilgi vermek,
• Çalışanlara duygusal veya olumsuz konular hakkında bilgi vermek,
• Yenilik ve yaratıcılığın özendirildiği bir ortam yaratmaktır.

Kurumlar çalışanlarıyla iletişimlerinde geliştirecekleri stratejilerde bazı unsurlara dikkat etmek zorundadırlar. Kurum çalışanlarının karşılanması gereken temel iletişim ihtiyaçları vardır. Bunlar:

• Kurum hakkında genel bilgi
• İşlerini yapmaya yardımcı olmak üzere özel bilgi
• Rolleri hakkında açıklık
• Net bir kurum vizyonu
• İşyeri pratiklerine yönelik bilgi
• Süreçlere dahil olmaları ve fikirlerinin sorulması için fırsat verilmesi
• Performansları ile ilgili geribildirim
• Eğitim ve gelişme şansı
• İletişim kanallarına ulaşım

Yöneticiler çalışanlarıyla “bağlantı kurmak” için beş temel ilkeyi uygulamalıdır:

• Saygı
• Dürüst değerlendirme
• Tanıma
• Kendini ifade etme
• Teşvik

Böyle bir strateji programında beş anahtar unsurdan söz edilebilir:

1. Çalışanların tutumlarını düzenli olarak yoklamak
2. Tutarlı olmak
3. İletişimi kişiselleştirmek
4. Dürüst olmak
5. Yenilikçi olmak

Tek yönlü iletişim, mesajın kaynaktan alıcıya, alıcnın herhangi bir geri bildirimi olmadan gerçekleştirilen iletişim biçimidir. Tek yönlü iletişim çoğunlukla kaynağın tek, hedefin ise birden fazla olduğu durumları ifade eder. Bu iletişimde amaç, mesajı hedefe ulaştırmak olduğu için kaynak mesajı gönderdiğinden, hedeften geribildirimde bulunması beklenmemektedir.

Haber bülteni (haber mektubu), kurum içi iletişimin yanı sıra kurum dışı hedef kitleye de bilgi sağlanması amacıyla hazırlanan, kurum ve kurumun çalışmaları, ürünleri, hizmetleri, etkinlikleri vb. hakkında çalışanları bilgilendirmeye yönelik hazırlanmış metinlerdir.

Çalışanlar için hazırlanan yıllık rapor aşağıdakileri içermelidir:

• Genel Müdür Mektubu
• Kaynak Kullanımı Raporu
• Mali Durum
• Kurumun Tanımı
• Sosyal Sorumluluk Etkinlikleri
• Personeli İlgilendiren Mali Konular
• Kurum Politikası
• İnsana Verilen Değer

Çift yönlü iletişim, mesajın kaynaktan alıcıya ve bu göndericinin mesajına alıcıdan geri bildirim alınması ile gerçekleştirilen iletişim biçimidir. Bu iletişim türüne, çalışanlara önerilerde bulunmak, olumlu ya da olumsuz görüşlerini almak örnek olarak verilebilir. Çift yönlü iletişim yazılı da sözlü de olabilir.

Kurum içi törenler ve ritüeller kurum kültürünün önemli bir parçasıdır. Bunların amacı çalışanlar üzerinde kurum kültürünü hâkim kılmaktır. Dolayısıyla çalışanları kurumsal amaçlar etrafında bütünleştirmek ve sürekliliği sağlamak mümkündür. Törenler ve ritüeller insanları kurum ruhuyla kaynaştırır ve bir ekip ruhu oluştururlar. Kurum içine yönelik olarak gerçekleştirilen ritüeller ve törenler ile ilgili bilgiler kurum kültürü bölümde yer almaktadır.