Halkla ilişkiler çalışanları iki gruba ayrılmaktadır:

1. Teknisyenler
2. Yöneticiler

Halkla ilişkiler, bir işletme ile hedef kitle arasında karşılıklı iletişimi, anlayışı, kabulü ve işbirliğini sağlamaya ve sürdürmeye yardımcı bir yönetim fonksiyonudur.

James Grunig ve P. Seitel'a göre halkla ilişkiler, kuruluş ile hedef kitlesi arasında iletişim yönetimidir.

• Halkla ilişkiler, organizasyonlara özgü bir faaliyettir.
• Halkla ilişkilerde hedef kitle (ilgili çevreler) hem kurum içi hem de kurum dışı çevreleri
  kapsamaktadır.
• Halkla ilişkiler, bir iletişim çabasıdır.
• Halkla ilişkiler, iletişimde anlayış, kabul ve işbirliği çerçevesinde gerçekleşir.
• Halkla ilişkilerde iletişimin ikna edici şekilde tasarlanıp gerçekleştirilmesi gerekir.
• Halkla ilişkiler, bir yönetim fonksiyonudur.
• Halkla ilişkiler, bir süreçtir.

Tanımada yapılması gereken ilk iş;

• Eğitim seviyesi
• Kültür düzeyi
• Gelir durumu
• Mesleki dağılımları
• Yaşları
• Kurumla ilgili istekleri ve şikayetleri gibi bilgilere ulaşmak.

Anketler, toplantılar, basını izleme, danışma ve hedef kitle ile yüz yüze ilişkiler gibi yöntem ve tekniklerle tanıma işlevi gerçekleştirilmektedir.

Tanıtma işlevinde kullanılan yöntem ve teknikler; yüzyüze ilişkiler, basılı araçlar (yazılı kitle iletişim araçları, işletmenin basılı kaynakları vb), kitle iletişim araçları; radyo, televizyon, işlemenin yayın araçlarının yanı sıra, yarışmalar, fuarlar, sergiler, festivaller, seminerler, işletme gezileri vb. içermektedir.

• Planlama
• Örgütleme
• Etkileme
• Kontrol

Halkla ilişkiler etkileme fonksiyonunda devreye girmektedir. Bu etkileme bölümü, amaç doğrultusunda tamamen gönüllü olarak insan gücünü, beynini motive etmekle ilgilidir.

Yönetimin en temel görevi, organizasyonun amaçları doğrultusunda doğru kararlar almaktır. Organizasyonun aldığı ve alacağı kararların doğruluğu, karardan etkilenenlerin ve yönetim hedeflerinin doğruluğuna bağlıdır.

Doğru adımların atılması için, halkla ilişkiler, kuruluşun en üst kademedeki yöneticisine çizilecek politika konusunda yol gösterme ve ona kamuoyunun görüşleriyle ilgili bilgi taşıma işlevine sahiptir.

• Dürüstlük
• İnandırıcılık
• Yineleme
• Sabırlı çalışma
• Yaygın sorumluluk
• Açıklık
• İki yönlü ilişki

Kurumun pazarlama stratejilerinin etkili olmasında halkla ilişkiler faaliyetleri gerçekleştirilirken "PENCILS" olarak sınıflandırılabilecek bazı araçlar kullanılmaktadır.

• Yayınlar (Publications): Kurum dergileri, yıllık faaliyet raporları, broşürler.
• Olaylar (Events): Spor ya da sanat gösterileri ve ticari gösterilerin sponsorluğu.
• Haberler (News): Kurum, kurum çalışanları ve ürünleri/ hizmetleri, kurumun yaptığı çalışmalar hakkında olumlu haberler.
• Toplum için yararlı faaliyetler (Community involvement activities): Kurumların toplumun ihtiyaçları veya istekleri için bütçe ya da zaman ayırarak katkıda bulunmaları.
• Kurum kimliği sunumları (Identity media): Kurumların tüm yazışmalarında kullandığı antetli kağıtlar, kartvizitler, kurumun kimliği doğrultusunda geliştirilmiş çalışanların giyim-kuşam biçimleri vb.
• Lobi faaliyetleri (Lobbying activity): Kurum için yararlı kararların ve kanunların çıkmasını ya da kurumu olumsuz etkileyecek olan karar ve kanunların çıkmamasını sağlama çabaları.
• Toplumsal sosyal sorumluluk faaliyetleri (Social responsibility activities): Kurumlar toplumsal sorumluluk konusundaki faaliyetlerini geliştirerek iyi bir isim yapmalıdırlar.

Halkla ilişkiler uzmanının teknisyen rolü; yazar, tasarlayıcı, fotoğrafçı olarak tanımlanabilir. Aynı zamanda, haberi hemen hisseden ve oluşturabilen, medyayla çalışan yerleşik gazetecilerdir.

1. Uzman reçeteci
2. Sorun çözme uzmanı
3. İletişim uzmanı

• Etkili ve ikna edici yazabilme becerisi
• Çok yönlü düşünebilme
• Dinleme becerisi ve müşteriden brief alabilme
• Sorumluluk alabilme ve yaptığı işi zamanında teslim edebilme
• Medya konusunda bilgi sahibi olma
• İnternetten yararlanabilme
• En az bir dili çok iyi bilme
• Takım çalışması yapabilme
• Yaratıcı ve derin düşünebilme
• Sunuş becerisi

Geleceğin halkla ilişkiler uzmanları;

• İşlerinin gerektirdiklerinden daha çok analitik düşünme yeteneğine sahip olacak kişilerdir.
• İşini iyi bilmesinin yanı sıra bunu etrafına kanıtlayan kişilerdir.
• Kendi kariyerlerini kendileri çizen kişilerdir.
• Vizyona sahip olan kişilerdir.
• Belirli kademelerden seçildikten sonra yükselerek gelen kişilerdir.
• Bilgi düzeylerini sürekli güncel tutan kişilerdir.
• Güçlerini sermaye, aile dostluk, arkadaşlık gibi ilişkilerden değil, bilgi, deneyim ve becerilerden alan kişilerdir.
• İş ahlakı ve normlarına uyan, oyunu kurallarına göre oynayan kişilerdir.
• Hayır demesini bilen kişilerdir.
• Zamanı iyi yöneten, etkili kullanan kişilerdir.
• Köşeyi dönme amacından çok iş yapmayı amaçlayan kişilerdir.
• Zıt görünen iki kavramı birleştirerek yorumlayan kişilerdir.
• Önceden konmayan kuralları doğaçlamayla anında koyabilen kişilerdir.
• İçinde amatör ruhunu her zaman taşıyan ve yaptığı işten mutluluk ve heyecan duyan kişilerdir.
• İletişimi merkeze alan kişilerdir.

• Araştırma
• Planlama
• İletişim
• Değerleme

Halkla ilişkiler yazarlığı planlanmış hedeflere ulaşmak için belirlenmiş hedef kitlelerini etkilemek, ikna etmek amacıyla açık, anlaşılır, net, gerçek verilere dayanan etkili mesaj oluşturmadır.

1. Kontrol edilen bilgi: Kontrol edilen bilgi; yer, zaman, stil üzerinde içerik açısından kontrol hakimiyetine tamamen sahip olduğumuz bilgilerdir.
2. Kontrol edilemeyen bilgi: Kurum olarak bizim elimizden çıkan ve medyanın insiyatifine kalan bilgi kontrol edilemeyen bilgidir.

Editörler basın bültenlerini halkla ilişkiler kaynaklarından, fakslardan, e-posta vb. alırlar. Aynı zamanda bir kurumun web sayfasından da alabilir.

• İstatistikler
• Tarihçe
• Kurumun Yayınları
• Konuşmalar
• Haber Metinleri
• Gazete Kupürleri
• Durum Raporları
• Pozisyon Raporları
• Biyografiler
• Görsel Malzemeler

• Web sayfasında yer alan bilgiler
• Basın bülteni
• Konuşma metni
• Reklam metni
• Yıllık, rapor
• Personele yönelik yayınlar
• Broşür, haber mektupları vb.

İletilmek istenen mesajın hedef kitleye nerede, ne zaman, nasıl ve hangi iletişim aracı kullanılarak ulaştırılacağıdır.

Gazeteci bilgileri toplayan, bunları düzenleyen ve daha sonra derlediği bu bilgileri topluma karşı sorumluluk duygusuyla aktaran kişidir.

Gazetecinin amacı, hedef kitlesini olabildiğince objektif ve tarafsız biçimde bilgilendirmektir.

Halkla ilişkiler yazarının amacı, görev yaptığı kurumu savunmaktır.

Gazeteci görev yaptığı medyanın hitap ettiği kitleye hitap eder.

Halkla ilişkiler yazarı farklı farklı hedef kitlelere bazen aynı anda bazen de farklı zamanlarda hitap eder.

Gazeteci hazırladığı haberi hedef kitle ile paylaşabilmek için sadece görev yaptığı kuruluşun olanağından faydalanabilir.

Halkla ilişkiler yazarı yaptığı işe uygun olarak o an hitap edeceği hedef kitlenin özelliğine göre farklı farklı araçları kullanarak mesajlarını iletir.

1. Kuruluşunuzla ilgili her şey haber değeri taşımayabilir.
2. Basın bülteni yararlı bir iletişim aracıdır. Ancak kendi başına her zaman yeterli olamaz.
3. Bir muhabir gibi düşünmek gerekir.
4. Gazeteciler genellikle çok yoğun çalışırlar.
5. Gazeteciler de sosyal ağlara aktif olarak katılırlar.
6. Gazeteciler için haber teslim tarihleri önemlidir.
7. Bültenlerin son teslimi için gazetenin yayına giriş saatine yakın zamanlarda gazetecilerle iletişime geçmek için uygun değildir.
8. Video, fotoğraf gibi multimedia ile desteklenen mesajlarınız, daha rahat anlaşılır.
9. Mesajınızı hedef kitlenize hangi kanallardan ulaştırmanız gerektiğini bilmeniz gerekir.
10. Gönderdiğiniz e-mailin konu satırına ilgi çekici ifadeleri nasıl yazacağınızı bilmelisiniz.
11. Gazetecilerden haberinizi yayınlamalarını istemeden önce, onlara bazı konularda yardımcı olmalısınız.
12. Okuyucuların kafasını karıştırmamak için jargon kullanmamaya özen göstermek gerekir.
13. Bazen, yazdığınız bülten mükemmel olsa bile haber olarak yayınlanmayabilir.
14. Kurumsal iletişim amaçları ile gazetecilik kimi zaman birbiriyle uyuşmayabilir.
15. Sosyal medya için bülteninizin nasıl yaratılacağını ve yazılacağını bilmeniz gerekir.
16. Blogcular gazeteci değildir (blogu yazan bir gazeteci değilse).
17. Sıradan insanlar sadece hızlı ve kolay fotoğraf çekme ve paylaşma imkanı sağladığı için foto muhabirliği yapmazlar.
18. Okuyucuya faydası olabilecek, jargonsuz ve hatasız basın bülteni yazmayı bilmek gerekir.
19. Medya düşman değildir, ancak bir çeşit filtre görevine sahiptir.
20. İletişim bilgilerini bulunması kolay, açık ve net bir şekilde belirtmek son derece önemlidir.
21. Herkes hata yapabilir.
22. Kötü yazılmış, faydasız basın bültenlerinden rahatsız olabilirler.
23. Şeffaf olmak önemlidir.
24. Bir bültendeki haber değerinin ne olduğu net bir şekilde belirtilmelidir.
25. Çok hızlı bir şekilde yeni şeyler öğrenmek zorundadırlar.
26. Kimi zaman bülteninizin yeterince haber değeri taşımadığını düşünüyor olabilirsiniz. Ancak ara sıra bu bülteninizin şans bulabileceği dönemler de olabilir.
27. Bazen gazetecilerin çok meşgul olması size cevap vermede büyük gecikmelere neden olabilir.
28. Bloglarında faydalı yorumlar yapmak ve yazıları paylaşmak onları çok mutlu edebilir.
29. Teşekkür etmeniz gazeteciler tarafından daima takdir edilecektir.
30. Sert röportaj soruları kişisel bir saldırı olarak görülmemelidir.
31. Gazetecileri kandırmaya çalışmak çok kötü bir durumdur.
32. Söylemek istediklerinizi hızlı ve net bir şekilde paylaşmak hayati öneme sahiptir.

Edward Bernays halkla ilişkilerde sürekliliği olan ve monoton hale gelen aktiviteleri renklendirerek, sıradanlığın dışına çıkarak basının ve dolayısıyla da hedef kitlenin dikkatini çekebilmenin önemli olduğunu ifade eder.

• Mesajınız açık mı?
• Seslenmeyi düşündüğünüz kitleyi özel olarak tanımladınız mı?
• Yazı stiliniz medyaya uygun mu?
• Cümleleriniz açık ve anlaşılır mı?
• Cümleleriniz yeterince kısa mı?
• Yazınız öz mü? Gereksiz kelimeler var mı?
• Görsel imgeler uyandıran sözcükler kullandınız mı?
• Yazı diliniz doğal mı? Yüksek sesle kolay okunabiliyor musunuz?
• Cümleleriniz aktif yapıda mı?

Halkla ilişkiler yazarı; hedef kitleyi ikna yoluyla tutum ve düşüncelerini değiştirme, davranışlarını yönlendirmeyi amaçlar.

1. Hedef kitleyi iyi analiz edip en uygun zamanı seçmeli
2. Hareket ve uygulama kararı sırasında en uygun adımları atmalı
3. En uygun ikna stratejisini belirleyip, mesajını en etkili bir şekilde vermeli
4. Hedef kitlenin gönderilen mesaja karşı geribildirimini iyi analiz etmeli
5. Bu geribildirim doğrultusunda, ikna edici mesaja ek bilgiler yeniden düzenlenmeli ve mesajı yeniden kodlamalı
6. Amaçladığı sonuca ulaşmak için çaba göstermeli

1. Kaynak inanılır olmalı
2. Kaynak güvenilir olmalı
3. Kaynak saygın olmalı (Konu hakkında uzman olmalı)
4. Kaynak sevilmeli
5. Kaynağın ileri sürdüğü fikir akla uygun ve geçerli olmalı
6. Mesaj açık ve net olmalı
7. Mesaj etkin bir şekilde sunulmalı
8. Mesajın uygulanabilirlik yeteneği ve imkanı olmalı

1. Kişisel gözlem
2. Mülakatlar
3. Okuma
4. Araştırmalar

1. Hedef kitlemiz üzerinde, kuruluş ve ürünleri hakkında farkındalık yaratmak.
2. Hedef kitlelere bilgi sağlamak.
3. Hedef kitleleri belli bir amaca yönelik eğitmek.
4. Hedef kitlenin mevcut tutumlarını, kanaatlerini veya davranış biçimlerini pekiştirmek.
5. Hedef kitlenin tutumlarını ve kanaatlerini değiştirmek.
6. Hedef kitlede davranış değişikliği yaratmak.

• Doğruluk ve dürüstlük gibi değerleri daima her şeyin üstünde tutmalıdır.
• Edebi bir dil kullanmaktan mümkün olduğunca kaçınmalı
• Dili kötü kullanmaktan sakınmalı
• Daima hedef kitlenin anlama kapasitesini dikkate almalı
• Hedef kitlenin zevklerine ilgi alanlarına hitap etmeli
• Mesajları açık ve net biçimde ifade etmeli
• Gramer kurallarına uymalı
• Yazım hataları yapmamalı
• Noktalama kurallarına uymalı
• İletişim araçlarının yayın standartlarına uymalı

1. Bir hikaye anlat
2. Bir atmosfer yarat

• Günlük konuşmalarda sık kullanılmayan kelimeleri eğer açıklaması yapılmayacaksa kullanmaktan kaçınmak.
• Eğer ortalama bir okuyucunun yabancı olduğu, çok iyi bilmediği bir kelime kullanılacaksa bunu açıklamak.
• Giriş paragrafında bir kişinin adı kullanıldıysa ve kim olduğu belirtilmediyse takip eden paragrafta bu kişinin kim olduğu mutlaka açıklamak.

1. Giriş
2. Anekdotlar
3. Alıntılar
4. Betimlemeler
5. Yazının akışını ve devamlılığını sağlayan geçişler
6. Sonuç

Bu bölümlere ek yedinci bölüm olarak "neden önemli" paragrafı da sayılabilir.

• Giriş bölümünün önemli bir kısmıdır.
• Konuya girişte okuyucuyu direk veya dolaylı olarak konunun neden önemli olduğu ile ilgili olarak bilgilendirme için kullanılır.
• Girişin üst sıralarında verilmelidir. Bunun nedeni ise okuyucuyu yakalamada, dikkatini çekmede bu paragraf çok önemlidir.

• Edilgen yapı yerine etken yapıları kullanmak.
• Giriş bölümünü çok uzatmamak.
• 5 N 1 K bir metin için vazgeçilmez bir kuraldır. Ancak bunların açıklamalarını fazla uzatarak yazıyı şişirmemek gerekir. En uygun giriş cümlesi 10 veya daha az kelimeden oluşmalıdır.
• Eğer iyi alıntılar, çarpıcı ifadeler varsa girişte değil ama yazının başlarında kullanılmalıdır.
• Bir fikri geliştirirken kısa ve öz olarak belirtip diğer bir fikre geçmek gerekir.

Metinde eğer sadece anlatım varsa durağandır, ancak hareket varsa gösterim olması gerekir. Metnin içinde betimlemeyi yazarken bilinmesi gereken şey bunu okuyucunun zihninde o konunun veya objenin resmini çizmektir.

Profesyonel bir yazar son olayından, yorumundan veya anektotundan sonra yazısını noktalamayı bilir. Sonuç bölümü vurgulanan bir soruyla, yazıdan çıkarılan bir öneriyle, yazının giriş paragrafının tek cümlelik bir özeti ile
bitirilebilir.

Medya ile ilişkiler; medya kuruluşlarındaki kişi ve gruplarla mesaj alışverişi ve etkileşim
içerisinde bulunulması anlamındadır.

• Yayın politikası
• Yatın periyodiği
• Dizgi-baskı tarihi
• Baskı tekniği
• Yayın alanı
• Okuyucu profili
• Dağıtım yöntemleri

Ahlak, bir toplumda birey ya da grupların uymak zorunda oldukları davranış biçimleri ve kurallarıdır.

Ahlak bilimi olan etik, yarar, iyi, kötü, doğru ya da yanlış gibi kavramları inceleyen, birey ve grup davranışlarını bu bağlamda değerlendiren ilkeler, değerler ve standartlar sistemidir.

• Etik bir felsefedir; ahlak, gelenek, töre ve değerlerdir
• Etik evrenseldir; ahlak gelenekseldir.
• Etikte kontrol içseldir; ahlakta kontrol dışsaldır.
• Etik bireyseldir; ahlak toplumsaldır.
• Etik davranışları kodlar; ahlak daha çok psikolojiktir.
• Etik bir standarttır; ahlak, moral değerlerdir.

• Tüketici hareketlerinin artması
• Çevre hareketlerinin artması
• Kamu çalışanlarının görevlerini iyi yapmaması
• Eğitim seviyesinin yükselmesi
• Yeni teknolojilerin ortaya çıkması

Mesleki etik, meslek açısından doğru veya yanlışın ne olduğu ile ilgili kuralları ve standartları tanımlamaktadır.

Meslek ahlak ilkeleri bir meslek örgütü tarafından ortaya konulan ve aynı meslek üyelerince paylaşılan değerleri ifade etmektedir.

• Merkezi New York'ta olan Amerika Halkla İlişkiler Derneği (Public Relations Society of America PRSA)
• Merkezi İngiltere'de bulunan IPRA
• Halkla İlişkiler Enstitüsü (Institute of Public Relations IPR)
• Uluslararası Halkla İlişkiler Danışmanları Derneği Komitesi (International Communications Consultancy Organisation ICCO)
• Halkla ilişkiler mesleğinin hak ettiği yere gelmesinde önemli rol oynayan CERP
• Türkiye'de kurulan Halkla İlişkiler Derneği TÜHİD

• Topluma karşı sorumluluk
• Medyaya karşı sorumluluk
• Müşterilere karşı sorumluluk
• Çalışanlara karşı sorumluluk
• Mesleğe karşı sorumluluk
• Meslektaşlara karşı sorumluluk

• Öncelikle halkla ilişkiler uzmanları tanıtımını üsleneceği kurum hakkında incelemeler yapmalıdır.
• Yaptığı bu araştırmalar sonucunda çalışacağı kurumun yapısının ve faaliyet alanlarının kendi ilke ve inançları ile örtüştüğünden emin olmalıdır.
• Eğer kurumun dürüst olmadığına inanırsa bu kurumla çalışmamalıdır.
• Yapacağı çalışmaların yararına inanarak, kuruluş amaç ve çıkarlarını tamamen benimseyerek
  çalışmalarına başlamalıdır.
• Çalıştığı kurumun, kamu yararı ile çatışacak çalışmaların yapıldığını veya yapılacağını gördüğünde kurumun görevlilerini uyarmalıdır.
• Basına ve onun aracılığı ile topluma doğru bilgi sağlamak en önemli görevlerindendir. Yanlış
  veya eksik bilgi vermekten kesinlikle kaçınmalıdır.
• Çalıştığı kurum hakkındaki gizli bilgileri yetkililerin izni olmadan açıklamamalıdır.
• Gerçekleştirdiği çalışmalarda hiçbir zaman resmi kuruluşlara veya bireylere rüşvet vermemelidir.
• Aynı alanda çalışan iki kuruluşun izni olmadan çalışamaz. Kuruluşların kabul etmesi halinde tarafsızlığını tamamen korur; herhangi bir kuruluşa diğer kuruluş hakkında bilgi sızdırmaz.
• Kriz zamanlarında kamuoyunu ve basını ilk bilgilendiren kişi olur.
• Kriz zamanlarında, suçlu olan çalıştığı kurum veya kendisi ise, sorumluluğu üzerine alır ve
  durumun düzeltilmesi için çalışmalar gerçekleştirmelidir.

Türkiye Halkla İlişkiler Derneği üyeleri, halkla ilişkiler mesleğinin profesyonel değerlerini ve itibarını korumak doğrultusunda aşağıda yer alan meslek ahlak ilkelerini benimser, uygular, yaygın ve doğru olarak uygulanması konusunda aktif rol üstlenir.

IPRA Davranış Kuralları; 1961 Venedik Kuralları, 1965 Atina Kuralları ve 2007 Brüksel Kurallarını sağlamlaştıracak niteliktedir.