Bireysel açıdan disiplin, bireyin amaçlarına ulaşabilmek için öz denetimini gerçekleştirme çabasıdır.

Örgütsel açıdan disiplin, istenmeyen davranışlardan uzak durmayı ve doğru davranmayı sağlamaya yönelik ilke, kural ve uygulamalar bütünüdür.

Örgütsel açıdan disiplini bireysel disiplinden ayıran temel fark, disipline edilen ile disipline eden kişinin birbirinden ayrılmasıdır.

Personelin kurallara uymaması farklı nedenlerden kaynaklanabilir. Bu nedenlerden başlıcaları şöyle sıralanabilir:
• Kurallardan habersiz olma
• Kuralları yanlış anlama
• Dikkatsizlik
• Sorumsuzluk
• Kasıtlı davranış
• İş doyumsuzluğu
• Motivasyon eksikliği
• Stres

Çalışanın istenmeyen davranışının (kural ihlalinin) disiplin eylemine konu olabilmesi için personelin şu koşulları taşıması gerekir:
• Kendisinden nasıl bir davranış beklendiğini (kuralları) bilmelidir.
• Kendisinden bekleneni başaracak niteliklere sahip olmalıdır.
• İsteyerek, kendisinden beklenen davranışın (kuralları) dışına çıkmış olmalıdır.

İşletmelerde personelin nasıl disipline edilmesi gerektiği konusunda farklı görüşler vardır. Personelin bilinçli ve istekli olarak kurallara uymasını sağlamak ve kural ihlallerinin önüne geçmek amacıyla sürdürülen arayışlar bazı temel disiplin yaklaşımlarının geliştirilmesine neden olmuştur. Bunlar önleyici, düzeltici ve yapıcı disiplin yaklaşımlarıdır.

Disiplin sisteminin üç temel unsuru vardır. Bunlar şöyle sıralanabilir:
• Kurallar (İstenen davranış biçimleri)
• Kural ihlalleri (İstenmeyen davranış biçimleri-suç)
• Yaptırımlar (Ceza ya da rehberlik)

Önleyici disiplin adından da anlaşılacağı gibi çalışanların kural ve düzenlemeleri ihlal etmemesi için önceden yönlendirilmesi anlamına gelir. Önleyici disiplin, çalışanlarda öz denetim sağlama çabasıdır.

Önleyici disiplin faaliyetleri çalışanlarda, ceza korkusu ile değil, yararına inandığı için kurallara uyma bilinci oluşturmayı hedefler.

Düzeltici disiplin yaklaşımı kuralların dışına çıkan personelin davranışının en kısa zamanda düzeltilmesini hedef alır. Düzeltmekten kastedilen aynı kural ihlalinin tekrarını önlemektir. Önlem, ceza anlamına gelir. Düzeltici disiplinde kural ihlalleri cezayla karşılık görür. Amaç, ceza yoluyla istenmeyen davranışı düzeltmek ve gelecekte aynı davranışın tekrarlanmasını engellemek için çalışanlara gözdağı vermektir.

Yapıcı disiplin, personelin kural dışı davranışlarını ceza vermeden düzeltmeyi amaçlar. Ceza yerine danışmanlık (rehberlik) yöntemini kullanır. Yapıcı disiplin yaklaşımına göre kural ihlalleri, doğal personel fonksiyonlarıdır. Kural dışına çıkıldığında personeli cezalandırmak yerine, bu davranışın nedenlerini sorgulamak ve bir daha tekrarlanmaması için personele yardımcı olmak sorunun çözümünde çok daha etkili olacaktır.

Düzeltici disiplin yaklaşımında sorunların kısa vadede ve örgüt odaklı çözülmesi esas alınır. Yapıcı disiplin yaklaşımında ise sorunların uzun vadede ve birey odaklı çözülmesi amaçlanır. İşletmeler ticari kuruluşlardır. Birey odaklı, uzun vadeli ve eğitim ağırlıklı davranış değiştirme çabaları ticari bir yaklaşım değildir. İşletmeler açısından öncelikli hedef kuralları ihlal eden personelin en kısa yoldan ve en az maliyetle istenen davranış kalıpları içine girmesidir. Amaç onu eğitmek değil, kurallara uygun davranmasını sağlamaktır. Bu amaca ulaşmada en etkin yöntem cezadır. Düzeltici disiplin (klasik disiplin) yaklaşımı bu nedenle tüm dünyada geniş bir uygulama alanı bulur.

İşletmelerde etkin bir disiplin uygulamasını gerçekleştirebilmek için üç aşamanın bilinçli bir şekilde yerine getirilmesi gerekir. Bu aşamalar; sistemin kurulması, tanıtımı ve disiplin eyleminin (cezaların) uygulanmasıdır.

İşletmelerde disiplin sistemin kurulması, tanıtılması ve uygulamada tek düzeliğin sağlanmasından sorumlu organ insan kaynakları birimidir.

Disiplinde kurallar, cezalandırmaya temel olsun diye konmaz. Yanıcı materyallerle çalışılan bir işletmede konulan “sigara içmeme” kuralının amacı personele eziyet etmek değildir. Kuralın konulmasındaki amaç personelin, işletmenin ve çevrenin güvenliğini sağlamaktır.

Kurallar ihtiyaçlardan doğarlar. Hazırlanacak bir kuralın dolaylı veya dolaysız olarak örgütsel etkinliğe katkı sağlaması gerekir. Aksi hâlde, konulan kural gereksizdir.

Hazırlanan bir kuralın geçerliliği sürekli olmasına bağlıdır. Kurallarda devamlılık esastır. Her ne kadar bazı özel koşullarda kısa süreli kurallar geçerli olabilirse de genelde tüm kuralların süreklilik unsuru taşıması gerekir. Aksi hâlde ne zaman, hangi kuralın geçerli olduğu bilinmeyecek ve karışıklığa yol açacaktır.

Kurallar açık anlaşılır ve yazılı olmalıdır. İfadesi düzgün olmayan, ne dediği anlaşılmayan veya anlaşılabilmesi için yorum gerektiren kurallar amacına ulaşmayacak, yönetim ile personel arasında sürtüşmeye neden olacaktır. Örneğin, “başkaldırma hoş görülemez” derken başkaldırmanın ne demek olduğu, hangi durumların başkaldırma sayılacağı açık ve net bir biçimde ifade edilmelidir.

Kuralın kişilik kazanmasında, ifade düzgünlüğü ve olumlu yaklaşım önemli bir unsurdur. Örneğin, “dikkatsiz olma” yerine “önce güvenlik” ifadesi daha uygun olacaktır.

Kurallar, toplum ve kurum kültürüne, çalışanların örf adet ve geleneklerine uygun olmalıdır.

Uygulamada gözlenen başlıca ceza türleri şöyle genellenebilir:
• Uyarma
• Kınama
• Ücret kesme
• Geçici işten uzaklaştırma
• İşten çıkarma

Çalışanların, iş sözleşmesine aykırı davranışları, fiziki ve mesleki yetersizliği, iş yerinin normal işleyişini ve yürüyüşünü bozan hareketleri, iş görme borcunun gerektiği şekilde yerine getirilmesini engelleyen ve iş yerindeki uyumu olumsuz yönde etkileyen davranışları karşısında yazılı olarak uyarılması ve savunmasının alınmasıdır.

Çalışanların, işlerine gereken özeni göstermemesi, sorumluluklarını yeterince yerine getirememesi, iş yerinin ahengini bozacak davranışlarda bulunması, çalıştığı kuruma sadakat göstermemesi vb. durumlarda yazılı olarak kınanması ve savunmasının alınmasıdır.

Genelde işletmelerin uyguladıkları ceza türleri şöyle kademelendirilir:
• 1.Suçta: Uyarma
• 2.Suçta: Kınama
• 3.Suçta: Geçici işten uzaklaştırma
• 4.Suçta: İşten çıkarma

Kademeli cezalandırma sistemi hafif sayılabilecek türden suçlara uygulanır. İş yerinde uyuşturucu kullanma, hırsızlık ve tecavüz gibi ağır suçlarda kademeli disiplin uygulanmaz. Ağır suçların bir kez işlenmesi, işten çıkarma ile cezalandırılır.

Kademeli disiplin uygulamasında personelin sicil dosyasına geçmiş bir cezanın ilelebet orada kalması düşünülemez. Şayet personel, cezadan sonra davranışlarını düzeltmişse belirli bir süre sonunda dosyasındaki kaydın silinmesi gerekir. Geçmiş yıllarda yaptığı olumsuz bir davranış yüzünden personele ebediyen olumsuz bakmak mantıklı bir davranış olmayacaktır. Genelde, sicile geçmiş bir cezanın kaldırılarak personelin tekrar birinci kademeye döndürülme süresi bir ila iki yıl arasındadır.

Hafif suçlar tek tek bakıldığı zaman işletme açısından önemli sonuçlar doğurmaz. Bu tür suçlar herhangi bir kişinin sağlığına veya güvenliğine zarar vermeyen, işletmenin etkin bir biçimde çalışmasını engellemeyen suçlardır.

Ağır suçlar, personelin davranışlarını düzeltmesi için herhangi bir çabaya girmeden, sözlü veya yazılı ikazlara gerek duymadan, işten çıkarmayı veya geçici işten uzaklaştırmayı haklı gösteren suçlardır. Bu tür suçlar, örgütsel etkinliğe önemli ölçüde zarar verir, personelin sağlık ve güvenliğini tehdit eder ve personelin moralini olumsuz yönde etkilerler.

Her tür işletme için standart bir suç grubu ve ceza kademesi oluşturmak olanaksızdır. İşletmelerin faaliyet alanlarına göre suç grupları ve bu gruplara verilecek ceza kademeleri değişebilir. Örneğin bir petrol rafineri işletmesinde yanıcı maddeler nedeni ile belirli yerlerde sigara içilmesi işten atılmayı gerektirecek kadar ağır bir suç olurken bir hizmet işletmesinde sigara içilmesi yasak olan bir yerde bu kuralın ihlali işten çıkarmayı gerektirecek kadar önemli bir suç olmayabilir. Bu nedenlerle her işletmenin kendi yapısına uygun bir suç ve ceza uygulamasına gitmesi çok daha uygun olacaktır.

İşletmeler, personeli birtakım kurallara uymaktan zorunlu tutacaklarsa öncelikle o kuralları personele iletmek ve tanıtmak durumundadırlar. Bu amaçla personele başlıca şu konularda açıklama yapmak gerekir.
• Kuralların niçin konulduğu,
• Örgüte ve personele ne tür yararlar sağladığı,
• Kurallara uymayan davranışların nasıl belirleneceği,
• Hangi kural ihlaline, ne tür cezanın verileceği,
• Kural ihlalinin tekrarı hâlinde ne olacağı,
• Personelin hakkını nasıl arayacağı.

Yöneticilerin işletmenin disiplin sistemini tanımaları zorunludur. Aksi hâlde, sistem ne kadar etkin olursa olsun, uygulamada kargaşaya yol açacaktır. Bu amaçla yöneticilere başlıca şu konularda açıklama yapmak gerekir:
• İşletmenin disiplin politikasının ne olduğu,
• Kuralların niçin konulduğu,
• Kuralların örgüte ve personele ne tür yararlar sağladığı,
• Hangi davranışların suç olacağı,
• Suçlara ne zaman ve nasıl müdahale edileceği,
• Suçla ilgili ne gibi delillerin toplanacağı,
• Ne tür yazışmaların yapılacağı,
• Üst makamlara olayın nasıl aktarılacağı,
• Cezanın kim tarafından, nasıl verileceği,
• Ceza verilirken hangi faktörlerin göz önünde bulundurulacağı,
• Cezaya karşı personelin nasıl bir itiraz prosedürü izleyebileceği.

Bu konuda en etkili yol, yöneticilere belirli dönemlerde disiplinle ilgili hizmet içi ve hizmet dışı eğitim programlar uygulamak olacaktır.

Yöneticiler, kesin bir ceza kararı almadan önce personelle görüşme yaparken şu hususlara dikkat etmelidir:
• Personele saygı gösterin, mantıksız laf anlamaz biri olmayın.
• Personelin duygusal yapısını dikkate alın.
• Personele karşı adil, samimi ve dostça bir tavır takının.
• Ceza verme sorumluluğunu ve görevini bir başkasına yüklemeyin.
• Görüşme esnasında personelin ayıbını yüzüne vurmayın, onu utandırmayın.
• Görüşme esnasında personele konuşması için cesaret ve fırsat verin.
• Personeli büyük bir dikkatle ve önemseyerek dinleyin.
• Personelin açıklamalarına karşı çıkmayın, kesinlikle tartışmaya girmeyin
ve söylediklerini araştıracağınızı belirtin.

Personelle yapılan görüşmeden sonra sıra nihai ceza kararının alınmasına gelir. Yönetici, bu ceza kararını alırken aşağıdaki süreci izlemelidir:
• Personelin açıklamalarını dikkate alıp doğruluk derecelerini araştırın.
• Kendi üst yöneticinizle ve İnsan Kaynakları Birimi ile en uygun cezanın ne olabileceğini tartışın.
• Uygun cezayı belirlerken olası etkilerini göz önünde bulundurun.
• Söz konusu cezayı vermeye yetkili olup olmadığınızı dikkate alın.
• Personeli çağırarak aldığınız ceza kararını iletin.

Cezanın personele iletilmesi geciktirilmemelidir. Kural ihlali (suç) açık ve kesin ise personel ve onun çalışma arkadaşları bir beklenti içerisinde olacaklardır. Bekleyişten kaynaklanan gergin bir iş atmosferinde uzun süre çalışmak personele ve işletmeye zarar verecektir. Ceza personele mümkün olduğunca çabuk uygulanmalıdır. Suçun oluşması ile cezanın verilmesi arasındaki zaman uzadıkça suç ile ceza arasında bağlantı kurmak güçleşir. Sebep sonuç ilişkisi zayıflar. Bu durum verilen cezanın caydırıcılık niteliğini azaltır. Cezanın geciktirilmesinin bir başka sakıncası da diğer personel üzerinde yaratacağı etkidir. Personel tek başına çalışmaz. Onlar, genelde ekip çalışması yapar. Bu nedenle personelin davranışı diğerleri tarafından sürekli gözlenir. Şayet bir personel istenmeyen bir davranışta bulunduğu hâlde uzun süre yönetimden tepki görmez ise grubun diğer üyeleri bu davranışın kabul edilebilir bir davranış olduğunu veya yönetimin adil davranmadığını düşünebilirler.

Etkin disiplin uygulamalarına güzel, kolay anlaşılır ve öğretici bir örnek oluşturan sıcak soba yaklaşımı şöyle açıklanabilir:
• Soba özellikle kışları uzun ve sert geçen yöreler için çok değerli bir ısınma aracıdır. Dondurucu soğuklarda odaya yaydığı ısıyla bizleri yaşama bağlayan soba, aynı zamanda yemek pişirmeye, çay demlemeye, su ısıtmaya yarayan çok yönlü bir yardımcıdır.
• Yanan birsobadan -şu veya bu şekilde- yararlanan insanın öncelikle bilmesi ve uyması gereken bir kural vardır; “yanan bir sobaya çıplak elle dokunma”. Neden? Çünkü, kızgın bir sobaya dokunursanız sizi yakacaktır. Bu kuralı daha küçük bir bebek iken emekleme aşamasında öğrenirsiniz. Kuralı size ya büyükleriniz öğretir ya da kendiniz deneme-yanılma yöntemiyle öğrenirsiniz.
• Sıcak sobaya dokunulduğunda soba insanı yakar ve acı verir. İstemeyerek, kazara da olsa dokunduğunuzda soba sizi yakacaktır. Bu gerçek hiç bir zaman değişmez. Soba tutarlı, güçlü ve istikrarlı bir öğretmendir. İsterseniz bir kez deneyin. Dokunur dokunmaz dersinizi alacaksınız. Bir daha da yanan bir sobaya çıplak elle dokunmayacaksınız.
• Soba dersini her zaman, herkese verecektir. Dokunursanız canınızın yanacağını bildiğiniz hâlde, soba hakkındaki olumlu hisleriniz değişmeyecektir. Sizi yaktığı anda biraz sızlansanız bile bu duygularınız değişmeyecektir. Onsuz olamayacağınız bilinci her zaman taze kalacaktır.
• Soba nasıl olurda bizim canımızı yaktığı hâlde nefretimizi kazanmaz, kin ve düşmanlık duygularımızı açığa çıkarmaz? Bu sorunun cevabı içinde, etkili bir disiplin politikasının prensipleri ve cezaların etkin bir biçimde kullanımı yatar.

Sıcak soba yaklaşımının öngördüğü etkili disiplin yaklaşımının temel varsayımları şunlardır:

Ceza hemen uygulanır: Sıcak bir sobaya dokunur dokunmaz acısını hissedersiniz. Soba insanı yakmak için kendisine bir kaç kez dokunulsun diye beklemez. Kuralı bozup dokunduğunuz anda sizi yakar. Daha ilk dokunuşta tepkisini gösterir. Dokunana hemen sebep-sonuç ilişkisini gösterir. Ona dokunan kişi acının nereden geldiği konusunda şüpheye kapılmaz. Kişi sıcak bir sobaya dokunmuş ve bu eyleminin cevabını hemen acıyı hissederek almıştır. Artık bu kurala uymak için elinden geleni yapacaktır. İşletmelerde disiplin cezası da böyle verilmelidir. Kural ihlali ile ceza arasında belirli bir sürenin geçmesi personelin sebep-sonuç ilişkisini kurmasını güçleştirecektir. Söz konusu sürenin uzunluğu cezanın etkisini olumsuz yönde etkiler.

Ceza kişiye değil yaptığı harekete verilir: Şayet kuralı bozar, sıcak sobaya dokunursanız, soba sizi yakacaktır. Sizin sobaya istemeyerek dokunmanız veya dokunduğunuz için üzgün olmanız sonucu değiştirmeyecektir. Hangi duygular içinde olursanız olunuz, yapılmaması gereken bir davranışta bulunup sobaya dokunduğunuz için karşılığını yanarak alacaksınız. Soba sizi yakarken sizden intikam almayı, aklınızı başınıza getirmeyi veya size gününüzü göstermeyi düşünmez. Amacı sizi horlamak, etrafa karşı utandırmak değildir. O, sizin yaptığınız eylemle ilgilenir. Cezayı size değil, yaptığınız eyleme verir. Kişiyi değil, eylemi cezalandırır. İşletmelerde uygulanan cezalar da bu özellikleri taşımalıdır. Ceza kişisel olmamalıdır. Ceza personelden hesap sormak, intikam almak veya aklını başına getirmek düşüncesiyle, personele hakaret edilerek, onuru zedelenerek verilmemelidir. Cezanın hedefi personel değil, onun yaptığı yanlış davranış olmalıdır.

Ceza zamana ve insana karşı tutarlıdır: Yanan bir sobanın son derece katı bir adalet anlayışı vardır. Yandığı ve sıcak olduğu sürece kendisine kim dokunursa dokunsun yakar. Sobanın istisnası yoktur. Kimseyi bağışlamak düşüncesinde değildir. Kendisini imal eden usta da dokunsa, evin içindeki küçük bir bebekte de dokunsa yakacaktır. Dokunan kişinin yaşı, cinsiyeti, sosyal statüsü, fiziksel görünümü, inançları, değer yargıları onun için önemli değildir. Sıcak sobaya dokunan kişinin o güne kadar sobaya hiç dokunmamış olması, bu harekete kazara yapmış olması veya sobanın soğuk olduğunu sanması sonucu değiştirmeyecektir. Hiç bir hafifletici sebebin dikkate alınması söz konusu olamaz. Dokunan kim olursa olsun yanar. Soba, zaman içinde de tutarlıdır. Hiç kimseyi önemsemeden hep aynı şiddetle yakar. İnsanları bazı günlerde daha çok, bazı günlerde daha az yakmaz. Onun bir çizgisi vardır, sürekli o çizgide yürür. Aradan uzun yıllar geçmesi de yakma olayında değişiklik yaratmaz. Soba bu yıl kendisine dokunan kişileri nasıl yakıyorsa önümüzdeki yılda, daha sonraki yılda aynı biçimde yakar. Cezalandırıcı disiplinin uygulamasında örnek olarak alınması önerilen sıcak
soba kuralının en çok tartışma konusu olan yönü, cezanın zamana ve insana karşı tutarlılığıdır. Cezalandırıcı disiplinde tutarlılık hayati bir konudur. Tutarlılığın sağlanamadığı bir disiplin uygulamasından başarı beklemek olanaksızdır. Disiplinde tutarlılığın kaçınılmaz bir gereksinim olduğuna kimsenin bir itirazı olamaz. Ancak burada üzerinde durulması gereken nokta tutarlılığın nasıl sağlanacağı konusudur. İşletmeler disiplinde sıcak soba yaklaşımının tutarlılık görüşünü uygulayacak olurlarsa cezaların kademelendirilmesi ve kural ihlalinde hafifletici sebeplerin dikkate alınması uygulamalarından vazgeçmeleri gerekir. Çünkü soba, kendisine dokunanı hiçbir hafifletici sebebi dikkate almadan “bu kişi bana ilk kez dokunuyor onun için  202 İnsan Kaynakları Yönetimi biraz daha az yakayım” demeden yakar. Etkin bir disiplin uygulamasında ceza verilmeden önce hafifletici sebeplerin dikkate alınması ve cezaların  kademeli olarak uygulanması gerekir.
Ceza olayında hafifletici sebeplerin dikkate alınıp alınmaması konusunda değişik görüşler vardır. Varsayalım ki iki personel çalışırken koruyucu kask giyme kuralını ihlal etmiş olsun. Bu personelden biri o işletmede 20 yıldır çalışan, son derece başarılı ve sicil dosyası olumlu biri olsun. Kask giymeyen ikinci personel ise üç yıldır o işletmede çalışan, vasat ve sicili olumsuz biri olsun. İşletmenin ceza politikasına göre bu kuralı ihlal edenler 3 günlüğüne geçici işten uzaklaştırma cezası almak durumunda iseler ikisine de aynı cezayı vermek mi gerekir? Hafifletici
sebepler dikkate alınacaksa birinci personele özel bir muamele yapılması gerekir. Bize göre rasyonel olan budur.
Bazı kişilere göre hafifletici sebeplerin dikkate alınması ile tutarlılık çabası birbiriyle çelişir. Bu kişiler, tutarlılık kavramı ile hafifletici sebeplerin dikkate alınması arasında ters bir orantı olduğunu savunurlar. Ancak bazen hafifletici sebepleri dikkate almak gerekir. Şayet adil olunmak gerekiyorsa bu gereklidir. Tutarlılık hafifletici sebepler dikkate alınarak da sağlanabilir. Bu nasıl olacaktır? Cezalandırıcı disiplin sistemi oluşturulurken hafifletici sebeplerin dikkate alınması gereği, sistemin bir parçası olarak düşünülebilir. Sistem personele tanıtılırken nelerin (hizmet süresi, sicil, yaş ve başarı gibi) hafifletici sebep olacağı açık ve net bir biçimde personele duyurulur. Böylece personel cezalandırıldığı zaman hangi hafifletici sebeplerin dikkate alındığının bilincinde olur.

Ceza öğretici ve hatırlatıcıdır: Soba kendisine çıplak elle dokunanı yaktığı zaman ona davranışının yanlış olduğunu öğretir. Yanan kişi bir daha sobaya dokunma cesaretini gösteremeyecek sobaya dokunursa canının yanacağı gerçeğini kavramış olacaktır. Öğreti bununla da kalmayacaktır. Personel herhangi bir sıcaklığa biraz fazlaca yaklaştığında sıcak sobayı hatırlayacak, hemen oradan uzaklaşacaktır. İşletmelerin disiplin uygulamaları da böyle olmalıdır. Verilecek cezaların öğretici ve hatırlatıcı nitelikler taşıması etkin disiplin sağlayacaktır. Cezalar laf olsun diye verilmemeli, sebep-sonuç ilişkileri kurulmalı, personele gelecek davranışlarının nasıl olması gerektiği konusunda gereken uyarıyı yapabilmelidir.