Veri, gerçeklik üzerinde yapılan gözlemlerin
sonucu ve bu anlamda bilginin üretildiği hammadde,
kullanıcılar açısından herhangi bir anlam ifade etmeyen
olgular ve şekillerdir. Veriler, alfabetik, sayısal, sembol,
grafik, ses, resim şeklinde olabilmektedir. Bu anlamdaki
veriler henüz işlenmemiş, düzenlenmemiş, özetlenmemiş
ham bilgi niteliğindedir. Bir hammaddenin bir üretim
süreci sonucunda mamul haline dönüştürülmesinde olduğu
gibi veri ya da işlenmemiş bilgiler de veri işleme süreci
sonunda bilgiye dönüştürülür.

Bilgi, mal ve hizmet üretimindeki ilk madde ve
malzeme, makine, insan kaynakları ve para gibi temel
girdilere ilave edilen belki de en maliyetli (pahalı) ve en
önemli girdidir. Bu nedenle, bilginin sağlayacağı yararın
bilgiyi elde etme maliyetinden yüksek olması gerekir.
Bilginin yararlı olabilmesi, ilgili, zamanlı, doğru,
güvenilir, tam ve özet olmasına bağlıdır. Bilginin ilgili
olması kararların konusuna ve içeriğine uygun olmasıdır.
Bilginin zamanlı olması, kararların verilme ve faaliyetlerin
yapılma zamanına uygun olarak hazırlanmasıdır. Örneğin,
haftalık dağıtım yapan lojistik yöneticisine o haftaya
ilişkin dağıtımla ilgili raporlarda yer alan bilgilerin bir
haftadan eski bilgiler olmaması gerekir. Bilginin doğru
olması, faaliyetleri olduğu gibi ifade eden, maddi hatadan
uzak olmasıdır. Bilginin karar alıcı konumundaki bilgi
kullanıcılara hatalı kararlar aldırmaması ve hatalı kararlar
nedeniyle başarısızlığa neden olmaması gerekir. Bilginin
tam olması, bir karar veya göreve ilişkin bilginin
tamamının olması, en küçük bir bilgi kırıntısının bile
kaybolmamasıdır. Bilginin özet olması ise, çok sayıdaki
veri ve bilginin karar alıcılar veya bilgi kullanıcılarının
gereksinimlerini karşılayacak ve zamanlarına göre
kullanışlı duruma getirilerek kısaca sunulmasıdır. Bilginin
özet olma özelliği, üst yönetim düzeyine çıkıldıkça büyük
önem taşır.

Sistem, belirli bir amaca yönelik ve birbirine
bağımlı, birbirleriyle etkileşim halinde olan unsurların
oluşturduğu bütündür. Başka bir tanıma göre sistem, bir
sınır içerisinde, birbirleriyle etkileşim içinde olan ve ortak
bir amaca yönelmiş unsurlar topluluğudur. Sistem,
çevreden girdi (veri) alan ve bu verileri dönüşüm
sürecinden geçirerek, çıktıya (bilgi) dönüştürmek suretiyle
fayda yaratan bir yapıdır. Buna göre sistem, girdileri
çıktılara dönüştüren, birbirleriyle ilişkili faaliyetler ve
unsurlardan oluşur.

Bilgi sistemleri, bilginin ulaşılması, toplanması,
saklanması, işlenmesi ve dağıtılmasına hizmet eden
teknolojiler, uygulama ve hizmetlerin bütünü ve sistem
üzerindeki bilgilerin tümünü ifade eden bir kavramdır. Bu
kavram, bilgilerin toplanması, saklanması, işlenmesi,
ulaşılması ve dağıtılmasına katkı sağlayan teknolojileri,
uyulması gerekli işlemleri ve bilgileri içerir. Bilgi
sistemleri, yöneticilere ve çalışanlara yönetimle ilgili
sorunların analizinde ve çözümünde, karmaşık konulara
yaklaşımda ve yeni ürünler geliştirmede yardımcı olur.
Bilgi sistemleri, işletmelerin tüm bölümlerinde görev
yapan, her kademedeki yöneticilere planlama, uygulama
ve kontrol fonksiyonlarında destek olan, verimli ve etkin
karar almalarını sağlamak amacıyla, işletme içinden ve
dışından toplanan verileri bilgiye dönüştüren, bilgileri
koruyan ve raporlayarak ileten bir sistemdir. Kısacası bilgi
sistemleri, yöneticilerin gereksinim duydukları bilgileri
sağlayan sistemlerdir. Sorunların çözümünde, sistem
yaklaşımı çerçevesinde bilgiden gerekli olan yararın
sağlanması bakımından bilgi sistemlerinin çok iyi
tasarlanması gereklidir.
Bilgi sistemleri, işletmelerde belirsizliği ortadan
kaldırarak karar süreçlerinde etkinliği sağlar. Bilgi
sistemleri işletmelere; karar verme, yenilik (inovasyon) ve
buluş ile bilgiyi elde ederek kullanma ve paylaşma
alanlarında yarar sağlar (Tutar, 2010: 158-159). Bilgi
sistemleri, yapay sistemler olup, karar verme sürecine
yardımcı olmak amacıyla tasarlanır. Burada sözü edilen
bilgi sistemleri, bilgisayara dayalı bilgi sistemleridir. Bir
bilgisayara dayalı bilgi sistemi genel olarak yazılım,
donanım (telekomünikasyon dahil), personel (kullanıcı),
dosyalar (veritabanı) ve prosedürlerden oluşur ve bu
unsurların birbirleriyle etkileşimi sonucunda bilgi üretilir.
İyi tasarlanmış ve etkin olarak geliştirilmiş bilgi
sistemleri, işletme stratejileri ve örgüt başarısı üzerinde
etki yapar.

• Daha iyi hizmet, daha iyi güvenlik,
• Rekabet avantajı sağlama
• Daha az hata, büyük ölçüde doğruluk,
• Yüksek kalitede çıktılar-ürünler,
• Sağlıklı haberleşme,
• Etkinliğin ve verimliliğin artması,
• Daha etkin yönetim, daha etkin fırsatlar,
• İşgücü ihtiyacının ve maliyetlerin azaltılması,
daha etkin finansal karar alma,
• Faaliyetlerin daha etkin kontrolü,
• Daha etkin yönetimsel karar verme olarak
sıralayabiliriz.

• Birim maliyetleri hesaplama,
• Maliyet kontrolü,
• Yönetici etkinliğini ölçümleme,
• Planlama,
• Özel kararların alınması

Maliyet Bilgi Sistemi, “bir işletmede üretilen
mamul ve hizmetlerin elde edilmesi ve bunların alıcılara
ulaştırılıp paraya çevrilmesi amacıyla, işletmelerin
katlandıkları fedakarlığın parasal ölçüsünü gösteren
maliyetlerin, hangi giderlerden oluştuğunu belirleyen, söz
konusu giderleri, türleri, işlevleri ve gider yerleri itibariyle
hesap planındaki sınıflandırmalara paralel olarak
kaydetmek suretiyle analiz etmeye ve yorumlamaya
olanak sağlayacak raporların hazırlanmasını, maliyetlerin
kontrolünü ve performans değerlemeyi amaçlayan
muhasebe bilgi sisteminin bir alt sistemidir.”

Mamul ve hizmetlerin üretim maliyetini
oluşturan unsurların ölçümlenmesinden, birim maliyetlere
kadar geçen süreçte maliyet hesaplama konusunda
uygulanan yöntem, esas ve ilkeler bütünü maliyet
hesaplama sistemini ifade eder.

Maliyet hesaplama sürecinde maliyetleri
oluşturan unsurların kaydedilmesi, izlenmesi ve elde
edilen maliyet bilgilerinin raporlanması konusunda
uygulanan yöntem, esas ve ilkeler bütününe maliyet kayıt
sistemi denir.

Maliyet unsurlarının planlanması, kontrolü,
analizi vb. konularda uygulanan yöntem, esas ve ilkeler
bütünü de maliyet yönetim sistemini ifade eder. Maliyet
yönetim sistemi, maliyetlerin düşürülmesi, etkinliğin
sağlanması ve yönetim kararlarının alınmasında önemli bir
karar destek aracıdır. Maliyet yönetim sisteminin amacı,
işletme yapı ve faaliyetlerinin maliyetlerin etkilenebilmesi
için düzenlenmesi suretiyle, dünya pazarlarına kalite,
maliyet (fiyat), zaman (hız) ve fonksiyonellik açısından
rekabet edilebilir mamul ve hizmetlerin üretilerek
sunulmasında kaynakların verimli ve etkin kullanımı için
yönetimin gereksinimi olan bilgileri hazırlamaktır.

• Giderleri gereksinim duyulan biçim ve ayrıntıda
sınıflandırarak kayıtlarda izlenmek,
• Giderleri gider yerlerine dağıtmak,
• Giderlerden maliyet unsuru olarak kabul
edilenleri doğrudan (direkt), diğer giderleri
dolaylı (endirekt) olarak mamul maliyetlerine
yüklemek ve böylece her bir mamulün birim
maliyetini saptamak,
• İş akışı, gider ve maliyetlere ilişkin bilgilerin
işletme içinde ilgili kişilere ve bölümlere
iletilmesini sağlayan belge, hesap, defter, kayıt ve
rapor düzenini sağlamak.
• Maliyet bilgi sisteminin kullanım amaçlarını ise
şöyle sıralamak olanaklıdır (Sürmeli vd.
2008:171);
• Üretilen mamul ya da hizmetlerin birim ve sipariş
maliyetlerini saptayarak, bilançoda mamul ve
yarı mamul stoklarının ve gelir tablosunda satılan
mamullerin ya da hizmetlerin maliyetini
göstermek,
• Yönetimin kısa vadeli planlama ve fiyatlandırma
çalışmalarına ışık tutacak fiili, tahmini ya da
standart gider ve maliyetleri belirlemek,
• Geleceğe yönelik planların ve bütçelerin
yapılmasına yardımcı olmak,
• Yapılan giderleri sorumluluk merkezleri ve gider
yerleri itibariyle ayrıntılı biçimde izleyerek ve
bunları gider standartları ile karşılaştırıp,
sapmaları nedenlerine göre çözümleyerek,
yöneticilere maliyet kontrolü ve başarım
(performans) değerlemesi için gerekli temel
bilgileri sağlamak,
• Maliyet kontrolünü ve kalite standardını korumak
koşuluyla olanaklar çerçevesinde maliyetlerin
azaltılmasını sağlayacak yöntemler geliştirmek,
• Uzun vadeli ya da olağandışı kararlarla ilgili
seçeneklerin maliyetlerini saptayıp,
karşılaştırmalı bir biçimde ortaya koyarak, özel
yönetim kararlarına ışık tutmak.

• Lojistik faaliyet süreçlerinin süreç değer
analizinin yapılması,
• Müşterinin istediği anahtar faaliyetin maliyetinin
belirlenmesi,
• Lojistik faaliyetlerin maliyetinin kesin olarak
belirlenmesi ve devam eden faaliyet süreci ile
ilgili maliyet yönetiminin geliştirilmesi gerekir.

Geleneksel yöntemler aslında mamul birim
maliyetlerini saptamak için tasarlanmıştır. Bu nedenle
müşterilerin ve pazarların kârlılığının saptanması için
uygun değildir. Dolayısıyla lojistiğe özgü bir maliyet
muhasebesi sisteminin gerekliliği söz konusudur
(Erdoğan, 2007: 35). Bu sistem, lojistik maliyet verilerini
kaynağında tespit eden ve muhasebe sistemi içinde
işleyerek lojistik maliyet bilgisine dönüştüren bir yapıya
sahip olmalıdır.

Bu veri kaynaklarından bazıları, sipariş işleme sistemi,
işletme kayıtları, lojistik sektörü, lojistik yönetimi ve
lojistik operasyonlarla (bilgi akışı ve üretim öncesi-üretim
sonrası malzeme, mal ve hizmetlerin fiziksel akışı) ilgili
veri kaynaklarıdır.

Üretim işlemlerinde kullanılan belgeler şöyle
sıralanabilir; ilk madde ve malzeme satın alma istek
formu, ilk madde ve malzeme sipariş formu, ilk madde ve
malzeme muayene ve giriş formu (teslim alma ve kontrol
formu), depo kayıt formu veya stok kartı, stok etiketi,
mamul ve yarı mamul teslim formu, direkt işçilik zaman
(süre) formu, ilk madde ve malzeme taşıma formu, ilk
madde ve malzeme iade formu, iş emri maliyet kartı,
mamul maliyet kartı, vb.

Üretimle ilgili olarak ilk madde ve malzeme
(İMM) gereksinimi ortaya çıktığında, İMM istek formu
düzenlenerek İMM deposuna gönderilir. İlgili esas üretim
gider yerinin gereksinimi olan İMM, üretim emirleri
ölçütlerine göre mamul (ürün) ağaçları yardımı ile
belirlenir. Mamul (ürün) ağacı, üretimin her bir
aşamasında ne tür ilk madde ve malzemeden, ne miktarda
kullanılacağını ve bunların hangi işlemlerden geçirilerek
mamule (ürüne) dönüştürüleceğini gösteren kademeli bir
şemadır. Belirlenen İMM gereksinimi, düzenlenen belge
yardımı ile İMM deposundan istenir. Lojistikte
bilgisayarın etkin kullanımıyla, gereksinim duyulan
malzemeler, Malzeme Gereksinim Planlaması ve
Kurumsal Kaynak Planlaması uygulamaları sayesinde,
üretim emirleri oluşturulmadan mamul (ürün)ağaçları
yardımıyla belirlenir. Böylece gereksinim duyulan İMM,
depodan çekilebilecek duruma gelir. İlgili esas üretim
gider yeri İMM istek formunu, bu bilgilere dayalı olarak
düzenleyerek gönderdiğinde, İMM’nin depodan çıkışı
gerçekleşir. İMM’ye ilişkin fiyat ve maliyet bilgileri,
bunlar satıcılardan alınırken bilgisayar ortamında stok
kartlarına işlendiğinden, kullanılacak stok değerleme
yöntemine göre kolayca belirlenmiş olur. Esas üretim
gider yerlerine gönderilen İMM’ye ilişkin maliyet
kayıtları da yine bilgisayar aracılığı ile bu belgeye dayalı
olarak muhasebeleştirilir.

Satın alma istek formu, üretilecek mamuller için
üretim programına ve mamul (ürün) ağaçlarına göre
gereksinim duyulan İMM’nin depoda minimum stok
düzeyinin altına düşülmesi durumunda depo görevlisinin
düzenleyeceği ve satınalma bölümüne göndereceği
belgedır. Bu formda kalite standardının sağlanabilmesi
için, satın alınması gereken İMM’nin niteliklerinin
belirlenmesi gerekir. Bilgisayarın etkin kullanıldığı lojistik
işlemlerinde satın alma istek formunda fiyat bilgilerine yer
verilmez. Bu istek formu satın alma bölümüne ulaştığında
gerekli piyasa araştırmaları yapılarak kalite, maliyet (fiyat)
ve zaman (hız) açısından en uygun olanı tercih edilir.

Direkt işçilik zaman formu, belirli bir dönemde
üretilen çeşitli ürünlere ilişkin işçilik saatlerini ve
maliyetlerini belirlemek için kullanılır. Personel takip
sistemi ile barkod okuyucusu yardımıyla sisteme tanıtılan
personelin hangi saatte işe başladığı, hangi iş için kaç saat
çalıştığı, yaptığı iş, saat ücreti, maliyeti kolayca
belirlenebilir. Bunlar her bir işçi için bilgisayar dosyasına
ve ilgili bölümün veri tabanına kaydedilerek saklanır. Bu
bilgilerle, ücret tahakkukları, mamullere ve siparişlere
ilişkin işçilik maliyetleri kolayca hesaplanır ve tüm
işlemlere ilişkin muhasebe kayıtları da bilgisayar aracılığı
ile yapılarak gereksinim duyulan raporlar üretilir.

İMM taşıma (hareket) formu, üretim planlama
bölümü tarafından, üretilmekte olan mamul ya da
siparişlerin durumlarını öğrenmek ve muhasebe
kayıtlarına esas oluşturacak verileri üretmek için
düzenlenir.

İMM teslim alma ve kontrol formu, satın alınan
İMM’yi teslim alan depo görevlisi tarafından düzenlenir.
Satın alma istek formu ile teslim alma ve kontrol
formunda yer alan bilgiler karşılaştırılır. Uygunluk varsa
depo görevlisi İMM’leri teslim alır ve stok kartlarına
girişini yapar. İMM stok kartına girişi yapılan İMM,
mamul(ürün) ağaçları ya da fiili çıkışlar nedeniyle
kullanılan, esas üretim gider yerlerine üretime verilen stok
çıkışları yapılır. Depo görevlisi bu durumda sadece stok
miktar hareketleri ve fiziki durum ile ilgilenmiş olur. Bu
işlemlerden sonra, üretime verilen ve stokta kalan İMM,
maliyetlendirilmek istendiğinde muhasebe bölümü, özelde
maliyet muhasebesi birimi, stoklara ilişkin olarak önceden
sisteme girilen verilere göre ve seçilen stok değerleme
yöntemine göre maliyetlendirme işlemlerini bilgisayar
aracılığı ile otomatik olarak yapabilir. Sistem bütünleşik
(entegre) yapıya sahipse muhasebeleştirme de
gerçekleştirilmiş olur ve raporlar alınabilir.

Birinci gider dağıtım tablosu, direkt ilk madde ve
malzeme ile direkt işçiliklerin ilgili belgelere dayanarak
sorumluluk merkezleri ya da esas üretim gider yerlerine
doğrudan kaydedildiği; genel üretim giderlerinin karşılık
(tahmini) ayrılan ya da gerçekleşen kısımlarının
sorumluluk merkezi ya da yardımcı üretim gider yerleri,
yardımcı hizmet gider yerleri ve üretim yerleri yönetimi
gider yerleri aracılığı ile esas üretim gider yerlerine, ancak
dağıtım anahtarları (ölçütler) yardımı ile dağıtımının
yapılarak kaydedildiği bir belgedir. Bir başka ifade ile oluşan ya da oluşması muhtemel giderlerin, gider yerlerine
(esas üretim gider yerleri, yardımcı üretim gider yerleri,
yardımcı hizmet gider yerleri, üretim yerleri yönetimi
gider yerleri, dönem giderleri gider yerleri Ar-Ge gider
yerleri, pazarlama, satış ve dağıtım gider yerleri, genel
yönetim gider yerleri, finansman gider yerleri vb.)
aktarılmasına olanak sağlayan bir tablodur. Bu tablonun
düzenlenmesi ile giderlerin, gider yerlerine göre
muhasebeleştirilmesi için tutarlar ve hesaplar belirlenmiş
olur.

İkinci gider dağıtım tablosu, giderlerin ikinci
dağıtımı aşamasında düzenlenen gider dağıtım tablosudur.
Bu tablo, birinci gider dağıtım tablosunda, maliyetlerin
sorumluluk ya da üretim merkezlerine dağıtımı
yapıldıktan sonra; yardımcı ya da hizmet gider yerlerinde
toplanan giderlerin, dağıtım anahtarları yardımı ile
üretimin gerçekleştiği birimler olan esas üretim gider
yerlerine dağıtımını sağlayan tablodur. Bu tablonun
düzenlenmesi sırasında yardımcı ya da hizmet gider
yerlerindeki giderlerin esas üretim gider yerlerine
dağıtılmasında değişik görüşler vardır ve bu görüşler
çerçevesinde değişik dağıtım yöntemleri geliştirilmiştir.

Üçüncü gider dağıtım tablosu olarak da
adlandırılan ve işletmenin yapısına göre belirlenen sipariş
maliyet kartı ve safha (evre) maliyet raporu, ikinci gider
dağıtımı sonucunda esas üretim gider yerlerinde biriken
giderlerin, yine belirli dağıtım anahtarlarına göre üretilen
mamullere ya da siparişlere yüklenmesine olanak sağlayan
belgelerdir. Günümüzde bu tablolar, bilgisayar yardımı ile
son derece kolay bir şekilde düzenlenebilmektedir.
İşletmede bir üretim yazılımı ya da maliyet muhasebesi
yazılımı kullanılıyorsa, bu tablolar yazılım aracılığı ile
kolayca ve dağıtımlar yapıldıktan sonra ilgili muhasebe
kayıtları da otomatik olarak oluşturulur. Genellikle veri
işleme faaliyetlerini elle yürüten işletmelerde bu amaçla
kullanılan programlar, entegre üretim ve maliyet
muhasebesi yazılımı olmaktan çok; ofis otomasyon
sistemleri olarak adlandırılabilecek Excel, Lotus vb.
bilgisayar programlarıdır. Bu durumda oluşturulan dağıtım
tabloları sonuçları, elle veri girişi yapılarak ilgili
muhasebe kayıtlarına geçirilir.

Lojistik maliyet bilgi sisteminde de veri ve bilgi
akışı, standart ve fiili maliyet yöntemlerine göre ele alınır.

• Sistem analizi ve tasarımı,
• Yöneylem araştırması,
• Bilgisayar sistemleri.

• Veri tabanlı tasarımları, sistem analizleri, sistem
ihtiyaçlarının saptanması,
• Yazılım ve donanım sistemleri ile çevre
bilimlerinin sağlanması,
• Bilgisayar ağ (network) sisteminin kurulması,
• Sayısal olmayan bilgilerin sayısallaştırılması,
• Sözel verilerin bilgisayar ortamına aktarılması ve
Yönetim Bilgi Sistemi ile eşleştirilmesi (üretim,
pazarlama, insan kaynakları, muhasebe ve
finansman bilgileri),
• Sistemin çalışır duruma getirilmesi ve işletilmesi.

• Sistem tasarımı adım adım planlanır,
• Tüm sistemin modüler yapıya sahip olmasına
özen gösterilir,
• Her modülün bir alt modülü olmasına dikkat
edilir,
• Her modülde yapılacak işler, süresi, başlama ve
bitiş tarihi, sorumluluklar, yapılacak işin maliyeti
gibi konularda birbiriyle bağlantılar sağlanır,
• Sistem mümkün olduğunca standartlaştırılır,
ancak farklı işler ve uygulamalar için sistem
yeterince esnek olmalıdır.

Lojistik, geçmişte ikinci derecede önemli bir işletme fonksiyonu olarak görülürken, günümüzde artık işletmelerin temel fonksiyonlarından biri olarak kabul görmektedir. Lojistik fonksiyonu, hammadde ve ürünün fiziki akışını ve bunlarla ilgili bilgi akışını kapsar. Lojistik kararların alınmasında da maliyet bilgileri oldukça önemlidir. İşletmelerde lojistik maliyetlerin toplam maliyetler içindeki payının giderek artması, bu maliyetlerle ilgili bilgi gereksiniminin karşılanması ve bu bilgilerin bir sistem içinden sağlanması çabalarını artırmıştır. Lojistikle ilgili kararların maliyet bilgileri temeline dayalı olarak alınması nedeniyle gereksinim duyulan maliyet bilgilerinin ancak etkin bir maliyet bilgi sistemi tarafından karşılanması olanaklıdır.

Maliyet bilgi sisteminde veri, gerçeklik üzerinde yapılan gözlemlerin sonucu ve bu anlamda bilginin üretildiği hammadde, kullanıcılar açısından herhangi bir anlam ifade etmeyen olgular ve şekillerdir. Veriler, alfabetik, sayısal, sembol, grafik, ses, resim şeklinde olabilmektedir. Bu anlamdaki veriler henüz işlenmemiş, düzenlenmemiş, özetlenmemiş ham bilgi niteliğindedir. Bir hammaddenin bir üretim süreci sonucunda mamul haline dönüştürülmesinde olduğu gibi veri ya da işlenmemiş bilgiler de veri işleme süreci sonunda bilgiye dönüştürülür

Verilerin bilgi işleme sürecinden geçirilmesiyle elde edilen sonucu gösteren bilgi ise, “bir iş, bir konu, bir durum veya bir varlık hakkında bilinenler ve bunlara ilişkin işlenmiş, düzenlenmiş ve yararlı veriler bütünü”dür. Bilgi, belirli amaçlara ulaşmak veya belirli bir anlayışı geliştirmek için verilerin ya da ham bilgilerin bir süreçten geçirilerek, birtakım işlemler sonucunda yararlı biçime dönüştürülmüş şeklidir. Bir iş, bir konu, bir durum veya bir varlık ya da kavramlar hakkında genel olarak sahip olunan görüş biçiminde ifade edilen bilgi, sistemlerin ve çevrelerinin işleyişini düzenleyen kuralların bilgisi olup, eğitim ve deneyimle elde edilen yöntem bilgisidir. Örneğin, bir üretim işletmesinde kâr planlaması açısından Maliyet-Hacim-Kâr (MHK) analizi yapılabilmesi için giderlerin sabit ve değişken kısımlarına ayrılması gerektiğini bilmek yöntem bilgisidir. Bu anlamda bilgi, bir iş, bir konu, bir durum veya bir varlık ya da kavramların çeşitli özelliklerini tanımlayan işlenmiş veridir. Bu tür bilgi durum bilgisidir. Örneğin, maliyetlerin sabit ve değişken kısımlarının ayrılması gerektiğini bilmek, MHK analizinin nasıl yapılacağını bilmek için yeterli olmayabilir. Analiz için işletmede değişken maliyetler ne kadar düşürülürse ne kadar kâr artışı sağlanacağını hesaplayabilmek içinde sabit ve değişken maliyetlerin ayrı ayrı ne kadar olduğunun bilinmesi gerekir

Bilgi sistemleri, bilginin ulaşılması, toplanması, saklanması, işlenmesi ve dağıtılmasına hizmet eden teknolojiler, uygulama ve hizmetlerin bütünü ve sistem üzerindeki bilgilerin tümünü ifade eden bir kavramdır. Bu kavram, bilgilerin toplanması, saklanması, işlenmesi, ulaşılması ve dağıtılmasına katkı sağlayan teknolojileri, uyulması gerekli işlemleri ve bilgileri içerir. Bilgi sistemleri, yöneticilere ve çalışanlara yönetimle ilgili sorunların analizinde ve çözümünde, karmaşık konulara yaklaşımda ve yeni ürünler geliştirmede yardımcı olur. Bilgi sistemleri, işletmelerin tüm bölümlerinde görev yapan, her kademedeki yöneticilere planlama, uygulama ve kontrol fonksiyonlarında destek olan, verimli ve etkin karar almalarını sağlamak amacıyla, işletme içinden ve dışından toplanan verileri bilgiye dönüştüren, bilgileri koruyan ve raporlayarak ileten bir sistemdir. Kısacası bilgi sistemleri, yöneticilerin gereksinim duydukları bilgileri sağlayan sistemlerdir. Sorunların çözümünde, sistem yaklaşımı çerçevesinde bilgiden gerekli olan yararın sağlanması bakımından bilgi sistemlerinin çok iyi tasarlanması gereklidir. Bilgi sistemleri, işletmelerde belirsizliği ortadan kaldırarak karar süreçlerinde etkinliği sağlar. Bilgi sistemleri işletmelere; karar verme, yenilik (inovasyon) ve buluş ile bilgiyi elde ederek kullanma ve paylaşma alanlarında yarar sağlar

Maliyet bilgilerinin içeriği ve niteliği yöneticilerin kullandıkları karar modellerine bağlı olarak gelişerek, artmış ve karmaşık hale gelmiştir. Yöneticinin vereceği karar ile bu kararın ortaya çıkaracağı maliyet yükü arasındaki ilişkiyi etkin bir biçimde ölçümleme gereksinimi maliyet bilgilerine duyulan gereksinimi de artırmıştır. İşletmenin ve ilgili dış çevrenin işletme faaliyetlerini değerlendirmek için gereksinimi olan bilgileri sunmayı amaçlayan maliyet bilgi sisteminin sağladığı bilgiler, aşağıda belirtilen beş temel alanda etkin değerleme (ölçümleme) yapılmasını sağlar :• Birim maliyetleri hesaplama, • Maliyet kontrolü, • Yönetici etkinliğini ölçümleme, • Planlama, • Özel kararların alınması

Mamul ve hizmetlerin üretim maliyetini oluşturan unsurların ölçümlenmesinden, birim maliyetlere kadar geçen süreçte maliyet hesaplama konusunda uygulanan yöntem, esas ve ilkeler bütünü maliyet hesaplama sistemini ifade eder.

Maliyet hesaplama sürecinde maliyetleri oluşturan unsurların kaydedilmesi, izlenmesi ve elde edilen maliyet bilgilerinin raporlanması konusunda uygulanan yöntem, esas ve ilkeler bütününe maliyet kayıt sistemi denir.

Maliyet unsurlarının planlanması, kontrolü, analizi vb. konularda uygulanan yöntem, esas ve ilkeler bütünü de maliyet yönetim sistemini ifade eder. Maliyet yönetim sistemi, maliyetlerin düşürülmesi, etkinliğin sağlanması ve yönetim kararlarının alınmasında önemli bir karar destek aracıdır. Maliyet yönetim sisteminin amacı, işletme yapı ve faaliyetlerinin maliyetlerin etkilenebilmesi için düzenlenmesi suretiyle, dünya pazarlarına kalite, maliyet (fiyat), zaman (hız) ve fonksiyonellik açısından rekabet edilebilir mamul ve hizmetlerin üretilerek sunulmasında kaynakların verimli ve etkin kullanımı için yönetimin gereksinimi olan bilgileri hazırlamaktır.

Burada maliyet hesaplama ve kayıt sistemi daha çok finansal muhasebe ile bağlantılı iken, maliyet yönetim sistemi, ağırlıklı olarak yönetim muhasebesi ile bağlantılıdır. Bu alt sistemler birbirleriyle karşılıklı ve sürekli olarak etkileşim halindedir. Birbirlerine veri sağlarken, gerektiğinde birbirlerinden veri alırlar. Maliyet bilgi sisteminin bir bütün olarak amacı, maliyet bilgilerinin üretilmesi, bunların bilgi kullanıcı ve karar alıcılara sunulmasıdır.

Üretim işletmelerinde olduğu gibi lojistik hizmetlerde de işletme faaliyetlerini planlama, yürütme ve kontrol etmek için gerekli, zamanlı, ilgili ve anlamlı bilgileri sağlamada önemli bir rol oynayan maliyet bilgi sistemi, işletmelerde şu amaçlara yönelik olarak oluşturulur:

Giderleri gereksinim duyulan biçim ve ayrıntıda sınıflandırarak kayıtlarda izlenmek, • Giderleri gider yerlerine dağıtmak, • Giderlerden maliyet unsuru olarak kabul edilenleri doğrudan (direkt), diğer giderleri dolaylı (endirekt) olarak mamul maliyetlerine yüklemek ve böylece her bir mamulün birim maliyetini saptamak, • İş akışı, gider ve maliyetlere ilişkin bilgilerin işletme içinde ilgili kişilere ve bölümlere iletilmesini sağlayan belge, hesap, defter, kayıt ve rapor düzenini sağlamak. Maliyet bilgi sisteminin kullanım amaçlarını ise şöyle sıralamak olanaklıdır (Sürmeli vd. 2008:171); • Üretilen mamul ya da hizmetlerin birim ve sipariş maliyetlerini saptayarak, bilançoda mamul ve yarı mamul stoklarının ve gelir tablosunda satılan mamullerin ya da hizmetlerin maliyetini göstermek, • Yönetimin kısa vadeli planlama ve fiyatlandırma çalışmalarına ışık tutacak fiili, tahmini ya da standart gider ve maliyetleri belirlemek, • Geleceğe yönelik planların ve bütçelerin yapılmasına yardımcı olmak, • Yapılan giderleri sorumluluk merkezleri ve gider yerleri itibariyle ayrıntılı biçimde izleyerek ve bunları gider standartları ile karşılaştırıp, sapmaları nedenlerine göre çözümleyerek, yöneticilere maliyet kontrolü ve başarım (performans) değerlemesi için gerekli temel bilgileri sağlamak, • Maliyet kontrolünü ve kalite standardını korumak koşuluyla olanaklar çerçevesinde maliyetlerin azaltılmasını sağlayacak yöntemler geliştirmek, • Uzun vadeli ya da olağandışı kararlarla ilgili seçeneklerin maliyetlerini saptayıp, karşılaştırmalı bir biçimde ortaya koyarak, özel yönetim kararlarına ışık tutmak.

Lojistik maliyet bilgilerinin elde edilmesi ve net bir şekilde görülebilmesi için; • Lojistik faaliyet süreçlerinin süreç değer analizinin yapılması, • Müşterinin istediği anahtar faaliyetin maliyetinin belirlenmesi, • Lojistik faaliyetlerin maliyetinin kesin olarak belirlenmesi ve devam eden faaliyet süreci ile ilgili maliyet yönetiminin geliştirilmesi gerekir.

Doğru ve güvenilir lojistik maliyet bilgisine giderek artan gereksinim, işletmelerin maliyet muhasebesi sistemlerinde bazı değişikliklerin yapılmasını zorunlu kılmıştır. Geçmişte, lojistik faaliyetlerin maliyetleri pazarlama, satış ve dağıtım giderleri ve genel yönetim giderleri içinde yer almış ve mamullere isteğe bağlı olarak dağıtılmıştır. İşletmeler, uzun yıllar ortak ve dolaylı maliyetleri tesadüfi yöntemlerle dağıtan ve bu nedenle de hem ürünlerin hem de müşterilerin gerçek kârlılığını ölçemeyen geleneksel yöntemleri kullanmış ve hala da kullanmaya devam etmektedir. Geleneksel yöntemler aslında mamul birim maliyetlerini saptamak için tasarlanmıştır. Bu nedenle müşterilerin ve pazarların kârlılığının saptanması için uygun değildir. Dolayısıyla lojistiğe özgü bir maliyet muhasebesi sisteminin gerekliliği söz konusudur. Bu sistem, lojistik maliyet verilerini kaynağında tespit eden ve muhasebe sistemi içinde işleyerek lojistik maliyet bilgisine dönüştüren bir yapıya sahip olmalıdır.

Bir lojistik sistem için veriler birçok kaynaktan sağlanabilir. Bu veri kaynaklarından bazıları, sipariş işleme sistemi, işletme kayıtları, lojistik sektörü, lojistik yönetimi ve lojistik operasyonlarla (bilgi akışı ve üretim öncesi-üretim sonrası malzeme, mal ve hizmetlerin fiziksel akışı) ilgili veri kaynaklarıdır. Ancak lojistik maliyet bilgi sistemi açısından bakıldığında, üretim işlemlerine ilişkin faaliyetler, stratejik üretim planlaması, tedarik zinciri yönetimi, üretim sürecinin başlatılması, üretim faaliyetlerinin sürdürülmesi ve kontrolü, mamullerin (ürünlerin) tamamlanması ve yollanması, finansal raporların ve diğer çıktıların hazırlanmasından oluşur.

İşletmelerde lojistik faaliyetlere verilen önemin artması, maliyet muhasebesi sisteminde de lojistik işlevlerinin önemini artırmıştır. Dolayısıyla lojistik maliyetlerin yönetimi; mamul kârlılığı, fiyatlandırma kararları, müşteri kârlılığı ve işletme kârlılığı da çok önemli hale gelmiştir. Çünkü lojistik, işletmelere hizmet farklılaştırma ve maliyetleri düşürerek kârlılığı artırma olanağı yanında rekabet avantajı sağlar.

Lojistik maliyetlere ilişkin bilgi sisteminin veri kaynakları, lojistik faaliyetlerin ve fiziksel dağıtımın en önemli unsuru olan sipariş işleme ile çok yönlü bilgi akışı gerektiren stok kontrolünde de kullanılan belgelerdir (Özcan, 2008: 292). Üretim işlemlerinde kullanılan belgeler şöyle sıralanabilir; ilk madde ve malzeme satın alma istek formu, ilk madde ve malzeme sipariş formu, ilk madde ve malzeme muayene ve giriş formu (teslim alma ve kontrol formu), depo kayıt formu veya stok kartı, stok etiketi, mamul ve yarı mamul teslim formu, direkt işçilik zaman (süre) formu, ilk madde ve malzeme taşıma formu, ilk madde ve malzeme iade formu, iş emri maliyet kartı, mamul maliyet kartı.

Lojistik bilgi sisteminde veri tabanı, sipariş işleme sistemi, işletme muhasebe kayıtları, lojistik yönetimi, lojistik sektör verileri, operasyonel veri ve rapor oluşturma olarak sıralanabilir. Genellikle veri tabanı, sipariş işleme sistemi açısından müşteri lokasyonu, sipariş günlüğü, satıcılar, kar ve sipariş durumu, işletme muhasebe kayıtları açısından lojistik faaliyetlerin maliyeti, standart maliyetler, sermaye maliyeti (stoklara bağlanan), lojistik yönetim açısından rekabet durumu, satış tahminleri, gelecekle ilgili trendler, ürün teklifleri, yeni pazarlar, lojistik sektör açısından pazar payı, mevcut ürünler, demografik trendler, ekonomik trendler, operasyonel veriler açısından nakliye (taşıma) bedeli ödeme sistemi, ulaşım günlüğü, envanter (stok) yönetimi, ürün hareketliliği ve rapor oluşturma açısından da sipariş performansı, nakliye performansı, hasar ve geri dönüşler, ürün takibi ve tahminleri, lojistik performans ve lojistik maliyet raporlarından oluşur. Veri tabanı, nakliye ödeme sistemi, ulaşım günlüğü, envanter durumu, açık siparişler, silinmiş siparişler ve çeşitli lojistik, pazarlama ve üretim faaliyetleri için standart maliyetler gibi bilgisayarda kullanılabilen veri dosyalarını kapsar

Birinci gider dağıtım tablosu, direkt ilk madde ve malzeme ile direkt işçiliklerin ilgili belgelere dayanarak sorumluluk merkezleri ya da esas üretim gider yerlerine doğrudan kaydedildiği; genel üretim giderlerinin karşılık (tahmini) ayrılan ya da gerçekleşen kısımlarının sorumluluk merkezi ya da yardımcı üretim gider yerleri, yardımcı hizmet gider yerleri ve üretim yerleri yönetimi gider yerleri aracılığı ile esas üretim gider yerlerine, ancak dağıtım anahtarları (ölçütler) yardımı ile dağıtımının yapılarak kaydedildiği bir belgedir. Bir başka ifade ile oluşan ya da oluşması muhtemel giderlerin, gider yerlerine (esas üretim gider yerleri, yardımcı üretim gider yerleri, yardımcı hizmet gider yerleri, üretim yerleri yönetimi gider yerleri, dönem giderleri gider yerleri - Ar-Ge gider yerleri, pazarlama, satış ve dağıtım gider yerleri, genel yönetim gider yerleri, finansman gider yerleri - vb.) aktarılmasına olanak sağlayan bir tablodur. Bu tablonun düzenlenmesi ile giderlerin, gider yerlerine göre muhasebeleştirilmesi için tutarlar ve hesaplar belirlenmiş olur.

İkinci gider dağıtım tablosu, giderlerin ikinci dağıtımı aşamasında düzenlenen gider dağıtım tablosudur. Bu tablo, birinci gider dağıtım tablosunda, maliyetlerin sorumluluk ya da üretim merkezlerine dağıtımı yapıldıktan sonra; yardımcı ya da hizmet gider yerlerinde toplanan giderlerin, dağıtım anahtarları yardımı ile üretimin gerçekleştiği birimler olan esas üretim gider yerlerine dağıtımını sağlayan tablodur. Bu tablonun düzenlenmesi sırasında yardımcı ya da hizmet gider yerlerindeki giderlerin esas üretim gider yerlerine dağıtılmasında değişik görüşler vardır ve bu görüşler çerçevesinde değişik dağıtım yöntemleri geliştirilmiştir. Bu yöntemlerden bazıları; Basit (doğrudan) Dağıtım Yöntemi, Kademeli Dağıtım Yöntemi, Matematiksel Dağıtım Yöntemi, Planlı Dağıtım Yöntemi ve yeni maliyet yöntemi yaklaşımları çerçevesinde geliştirilen Faaliyete Dayalı Maliyetleme (FDM) yöntemleridir. Bu yöntemlerden herhangi birinin seçilmesi suretiyle yapılacak olan dağıtım, yine belirli dağıtım anahtarları yardımı ile yapılır ve muhasebeleştirilir. Bu dağıtım sonucunda bütün giderler, fiziki üretim faaliyetlerinin gerçekleştirilmiş olduğu esas üretim gider yerlerinde toplanmış olur.

Üçüncü gider dağıtım tablosu olarak da adlandırılan ve işletmenin yapısına göre belirlenen sipariş maliyet kartı ve safha (evre) maliyet raporu, ikinci gider dağıtımı sonucunda esas üretim gider yerlerinde biriken giderlerin, yine belirli dağıtım anahtarlarına göre üretilen mamullere ya da siparişlere yüklenmesine olanak sağlayan belgelerdir. Günümüzde bu tablolar, bilgisayar yardımı ile son derece kolay bir şekilde düzenlenebilmektedir. İşletmede bir üretim yazılımı ya da maliyet muhasebesi yazılımı kullanılıyorsa, bu tablolar yazılım aracılığı ile kolayca ve dağıtımlar yapıldıktan sonra ilgili muhasebe kayıtları da otomatik olarak oluşturulur. Genellikle veri işleme faaliyetlerini elle yürüten işletmelerde bu amaçla kullanılan programlar, entegre üretim ve maliyet muhasebesi yazılımı olmaktan çok; ofis otomasyon sistemleri olarak adlandırılabilecek Excel, Lotus vb. bilgisayar programlarıdır. Bu durumda oluşturulan dağıtım tabloları sonuçları, elle veri girişi yapılarak ilgili muhasebe kayıtlarına geçirilir.

Lojistik, işletmedeki bütün sistemler (tedarik, üretim, finansman, muhasebe, pazarlama, yönetim) içinde ve arasındaki (tedarikçi, müşteri) tüm malzeme akışı ile bilgi akışlarının pazar odaklı, bütünleşik ve etkin biçimde planlanması, düzenlenmesi, iyileştirilerek geliştirilmesi ve kontrolü şeklinde tanımlanabilir.

Lojistik maliyet bilgi sisteminde de veri ve bilgi akışı, standart ve fiili maliyet yöntemlerine göre ele alınır. Standart maliyet yöntemi maliyetlerin, bilimsel çalışmalar neticesinde gerçekleşmeden önce belirlenmesi esasına dayanır. Bu yöntemde maliyetler belirlenirken mamul tasarımı ve üretim planlama birimleri ile sıkı bir işbirliği yapılır. Dolayısıyla standart maliyet yönteminin uygulandığı durumlarda, üretim planlama sistemi bu maliyetlerin hesaplanmasına büyük katkı sağlar. Standart maliyet yönteminde üretim başlamadan maliyetler belirlendiği için, üretim planlama sisteminde yer alan mamul (ürün) ağacı, bu maliyetlerin hesaplanmasındaki temel belgedir. Yapılan mühendislik çalışmalarıyla ürünler için gereksinim duyulan; direkt ilk madde ve malzeme, direkt işçilik ve genel üretim gideri unsurları önceden belirlenmiş olduğundan, her bir ürün için maliyet unsurları itibariyle standart maliyetler belirlenmiş olur. Belirlenen bu standart tutarlar dönem başında standart maliyet kartı düzenlenerek ilgili hesaplarda muhasebeleştirilir. Böylece üretimi planlanan mamullerin maliyetleri önceden belirlenir ve proforma tabloların düzenlenmesine olanak sağlanır.

Fiili maliyet yöntemi, standart maliyet yönteminin tersine, üretim başladıktan sonra ve maliyet unsurları gerçekleştikçe üretim maliyetlerinin hesaplanmasına olanak sağlamaktadır. Bu yöntemin standart maliyet yöntemine yer vermeden uygulanması durumunda, performans değerleme amacından uzaklaşılmış olur. Fiili maliyet yönteminin uygulanması gerek belge akışı, gerekse üretim maliyetlerinin hesaplanması sürecini bütünüyle ortaya koyduğundan, maliyet muhasebesi sistemindeki veri ve bilgi akışı fiili maliyet yöntemine göre gerçekleşir. Fiili maliyet yöntemine göre maliyet muhasebesindeki veri ve bilgi akışında; üretimden gelen talepler çerçevesinde depodan çekilen ilk madde ve malzeme, eş zamanlı olarak stok kartlarına işlenir. Aynı şekilde üretimde çalışan direkt işçilik puantajları da, çalışma kartları ve barkodlu sistemler (personel takip sistemi) aracılığı ile günlük olarak insan kaynakları bilgi sistemine işlenir, ay sonunda buradaki saat ücretleri, fazla mesai, vb. ödemeler hesaplanarak, maliyet muhasebesi veri tabanı, insan kaynakları veri tabanınca güncellenir.

Bir bilgi sisteminin geliştirilmesi genellikle çok maliyetli bir çalışmadır. Bu nedenle geliştirilecek sistemden maksimum yararı sağlayabilmek için ayrıntılı ve özenli bir çalışma yapılması gerekir. Bir bilgi sisteminin geliştirilmesi için planlama, analiz, tasarım, yürütme ve kullanım aşamalarından geçilmektedir.

Lojistik Maliyet Bilgi Sistemi bilgisayar olmadan da kurulabilir. Ancak bilgisayarsız bir lojistik maliyet bilgi sistemi, değişim hızının fazla olduğu bir lojistik ortamda yetersiz kalır. Lojistikle ilgili bilgilerin işlenmesi, saklanması ve sistemin kuruluşunda uygulanan matematiksel tekniklerle ilgili işlemlerin yapılması sistemin bilgisayar tabanlı olarak kurulmasını zorunlu kılar. Bilgisayar sistemi kurulurken: • Veri tabanlı tasarımları, sistem analizleri, sistem ihtiyaçlarının saptanması, • Yazılım ve donanım sistemleri ile çevre bilimlerinin sağlanması, • Bilgisayar ağ (network) sisteminin kurulması, • Sayısal olmayan bilgilerin sayısallaştırılması, • Sözel verilerin bilgisayar ortamına aktarılması ve Yönetim Bilgi Sistemi ile eşleştirilmesi (üretim, pazarlama, insan kaynakları, muhasebe ve finansman bilgileri), • Sistemin çalışır duruma getirilmesi ve işletilmesi.

Bilgi sisteminin tasarım aşaması şu çerçevede oluşturulur ; • Sistem tasarımı adım adım planlanır, • Tüm sistemin modüler yapıya sahip olmasına özen gösterilir, • Her modülün bir alt modülü olmasına dikkat edilir, • Her modülde yapılacak işler, süresi, başlama ve bitiş tarihi, sorumluluklar, yapılacak işin maliyeti gibi konularda birbiriyle bağlantılar sağlanır, • Sistem mümkün olduğunca standartlaştırılır, ancak farklı işler ve uygulamalar için sistem yeterince esnek olmalıdır.