Konaklama işlet­meleri ihtiyaç duydukları bilgilerin edinilmesi, iş­lenmesi, saklanması, çoğaltılması, raporlaştırılması ve sağlıklı bir biçimde gerçekleştirilmesi amacıyla bilgi teknolojilerini yoğun bir biçimde kullanmaya başlamışlardır.

Hizmeti satın alanların algılarını büyük ölçüde belirleyen, hizmeti sunan çalışanın performansıdır. Diğer bir ifade ile hizmet anında bir çalışanın davranışları, o kişinin hizmet sunumunu gerçekleştirdiği andaki asıl performans düzeyini belirlemekte­dir. Bu yüzden otel işletmeleri bilgi yoğun olduğu kadar emek yoğun işletmelerdir. Bu özellik otel işletmelerinde bazı ürün ve hizmetlerin sunumun­da sınırlı otomasyona gidilmesinin temel sebebini oluşturmaktadır.

Turizm dağıtım kanalları aynı zamanda otel işletmesinin ünitenin devamında kapsamlı bir şekilde incelenen dışsal bilgi sistemleri ile bağlantılıdır. Dışsal bilgi sistemlerini Bilgisayarlı Rezervasyon Sistemleri (Computerised Reservation Systems, BRS), Global Dağıtım Kanalları (Global Distribution Systems- GDK) ve İnternet oluşturmaktadır.

Bilgi teknolojileri olarak da bilinen otomasyon “herhangi bir endüstride işlerin insan aracılığı olmadan otomatik bir şekilde yapılması” olarak tanımlanmaktadır. Diğer bir ifade ile bir ürün ya da hizmet üretimi sürecinde bilgi teknolojileri kullanımıyla el emeğinin azaltıl­ması ya da tamamen ortadan kaldırılmasıdır. Bir otomasyon sisteminde el emeği arttıkça otomasyon seviyesi azalmakta, el emeğinin azalması ya da orta­dan kalkması durumunda da artmaktadır.

Otomasyon uygulamaların işlevlerinin otel içi, tüketiciler ve diğer işletmeler olmak üzere üç boyutta incelendiği görülmektedir.

Bilgi teknolojilerinin otel içindeki işlevleri aşağıdaki şekil­de sıralanmaktadır:

• Stratejik yönetim
• Rekabet analizi
• Finansal planlama ve kontrol
• Pazarlama araştırması
• Fiyatlandırma kararları ve taktikleri
• Yönetim istatistikleri ve raporları
• Yönetsel kontrol
• Çalışanların eşgüdümü
• Muhasebe faturalama
• Maaş bordroları
• Stok yönetimi

Bilgi teknolojilerinin diğer işletme­lere ilişkin işlevleri aşağıdaki şekilde sıralanmakta­dır:

• Seyahat öncesi düzenlemeler

- Boş oda, uygunluk, fiyat, bilgi gibi sor­gulamalar

- Pazarlık ve anlaşma

- Rezervasyon ve onay

- Destek hizmetler

• Seyahat ile ilgili belgelendirme

- Grup-ziyaretçi listesi

- Fiş-fatura belgelendirme

- Seyahat çeki (Voucher) kontrolü

• Seyahat sonrası düzenlemeler

- Ödeme ve komisyonlar

- Geribildirim ve öneriler

- Şikâyetlerle ilgilenme

• Turizm dışındaki işletmelere ilişkin işlevleri

- Diğer aracılar ve destek hizmetlerle ile­tişim

- Sigorta işlemleri

- Eğlence ve iletişim

- Bankacılık ve finansal hizmetler

- Kredi kartları

Bilgi teknolojilerinin tüketicilere ilişkin işlevleri aşağıdaki şekilde sıralanmaktadır:

• Seyahat tavsiyeleri
• Boş oda, fiyat bilgi talepleri
• Rezervasyon ve onay
• Depozito ve ödemeler
• Özel istek ve talepler
• Geribildirim ve şikâyet

Global dağıtım kanalları birleşerek dört büyük GDK’ya dönüşmüştür. Bunlar

• Amadeus,
• Sabre,
• Galileo ve
• Worldspan’dır.

Küçük ve orta büyüklükteki otel işletmeleri için internetin sunduğu fırsatlar aşağıdaki gibidir;

• Uluslararasılaşma
• Farklılaşma
• Değer kazandırma
• Erişim ve dağıtım

• İnternet sayesinde küçük ve orta ölçekli otel işletmeler tüm dünya çapında potansiyel müşterilerine çok düşük maliyetlerle ulaşabilirler bu sayede uluslararası pazarı daha güçlü hedefleyebilirler.
• İnternet 24 saat erişilebilir bir sistem olduğundan saat farklılıkları sorunu ortadan kalkmaktadır.
• İnternette yer alan bilgiler kolaylıkla birçok farklı dile tercüme edilebilir.
• Arama motorları ve internetten tercüme hizmeti veren siteler sayesinde otellerin web sayfaları ve e-postaları kolaylıkla anlaşılır hale gelebilmektedir.

• Küçük ve orta ölçekli otel işletmeleri internet üzerinden küçük pazar ve özel ilgi gruplarına yönelik çok daha ikna edici stratejiler uygulayabilirler.
• Küçük ve orta ölçekli otel işletmeleri için farklılaşma fotoğraflar, metinler, grafikler, ödüller ve benzeri uygulamalar aracılığıyla daha da somut hale gelebilir.
• Geleneksel tematik etkinlikler hakkında otelin internet sitesinde reklam verilebilir ya da hedeflenen kitlelere etkinlik hakkında e-posta gönderilebilir.
• Uzmanlarla işbirliği yaparak, ürünler farklılaştırılabilir ve yaratıcı bir internet sitesi kurulabilir.

• Otelin internet sitesinden ziyaretçilere özel teklifler önerilebilir.
• İnternet üzerinden sadık müşterilere yönelik etkileşimli uygulamalar gönderilebilir.
• Tüm gelişmeler güncel bir şekilde izlenebilir.
• Ziyaretçilere düzenli olarak e-postalar gönderilerek yeni iletişim kanalları oluşturulabilir
• Bölgedeki etkinlikler ve çekicilikler hakkında ilave bilgilendirmeler yapılabilir.

• Web sitesine konulan köprü linkler sayesinde sanal işbirlikleri kurulabilir.
• Dünya genelinde küçük seyahat örgütleriyle bağlar geliştirilebilir.
• Yüksek sabit maliyetlerden ve pahalı teknoloji yatırımlarından kurtulma anlamına gelen aracı işletmelerle ilişkiler geliştirilebilir.

Önbüroda kullanılan uygula­maların sunduğu seçenekler işletim sisteminden işletim sistemine ve bulundurduğu alt modüllere göre farklılık gösterebilmektedir. Ancak önbüro yönetimi bilgi sistemindeki genel işlevleri aşağı­daki şekilde özetlenebilir:

• Giriş ve kayıt işlemleri
• Kasa işlemleri
• Faturalama işlemleri ve müşteri hesap­larının takibi
• Çıkış işlemleri
• Faaliyet raporlarının hazırlanması

Otellerde oda otomasyonu odalar bölümünün faaliyet alanında sunulan oda içi hizmetleri kapsamaktadır. Bunlar aşağıdaki gibidir;

• İklimleme Sistemleri

• Aydınlatma Sistemleri
• Kilit Sistemleri
• Minibar Sistemleri
• Televizyon Sistemleri
• Telefon Sistemleri
• Güvenlik Sistemleri

Bulut bilişimin masaüstü uygulamalarıyla karşılaştırıldığında olumlu yanları aşağıda verilmektedir:

• Düşük donanım maliyeti
• Gelişmiş performans
• Düşük yazılım maliyeti
• Anında güncelleme
• Sınırsız depolama kapasitesi
• Artırılmış veri güvenliği
• İşletim sistemleri arasında geliştirilmiş uyum

Mobil iletişimin turizm işletmeleri açısından faydaları hem işletmelerin kendi aralarındaki iletişim hem de konuklarla kurdukları iletişim açısından değerlen­dirilebilir.

Satış haricin­de işletmeler yeni ve farklı uygulamalar geliştirerek rakiplerinden farklılaşabilmektedir. Ayrıca oteller sundukları ürün ve hizmetleri anında güncelleme imkânı da yakalamaktadır. Otel işletmeleri çapraz satış (cross-selling) ile temel ürünü tamamlayıcı diğer ürün ve hizmetleri de pazarlayabilmektedir. Satış sürecinde alışveriş davranışını harekete geçire­bilecek bilgileri anında sunabilmektedir. Oteller, mobil iletişim sayesinde ürün ve hiz­metlerini farklı dil seçenekleri ile sunabilmektedir. Ayrıca bazı uygulamalar konuklarla doğrudan iletişim kurabilmeyi mümkün kılmaktadır. Otel işletmeleri, alışveriş yapan, ürün ve hizmetler hakkında bilgi arayan kullanıcıların bilgilerini kaydetmektedir. Bu bilgiler daha sonra yeni kampanya ve ürün bilgisinin kullanıcıya ulaştırılmasında kullanılmaktadır. Mobil iletişim otellerin kendi aralarındaki ile­tişimini de kolaylaştırmaktadır.

Odalar bölümünde bilişim teknolojilerinin geleceğini şekillendirmesi düşünülen unsurlar;

• Bulut Bilişim
• Mobil İletişim
• Mobil Oyun ve Oyunsallaştırmadır

Oteller için geliştirilmiş pek çok mobil uygula­ma vardır. Bu uygulamalarda otelin tanıtımı başta olmak üzere, resim galerisi, rezervasyon, odaların tanıtımı, fiyat listesi, iletişim bilgileri, sanal tur, anı defteri, anket, sosyal medya gibi pek çok özelliğe yer verilmektedir.