Verimlilik, israf ve savurganlıktan uzak, kaynakları en uygun biçimde kullanarak üretmek demektir. Teknik anlamda verimlilik, “üretilen mal ve hizmet miktarı ile bu mal ve hizmet miktarının üretilmesinde kullanılan girdiler arasındaki oran” olarak tanımlanır ve çıktı/ girdi olarak formüle edilir.

Dünyada “prodüktivite”, yani verimlilik, kavramının bugünkü anlamda ilk kez ne zaman ve nerede kullanıldığı Fransız bilim adamı Prof. Jean Fourastie tarafından araştırılmıştır. Bu araştırmanın sonuçlarına göre, verimliliğin ilk kez 16. yüzyılda kullanıldığı tespit edilmiştir.” Prodüktivite” yaklaşık 200 yıldan beri kullanılmakta, Fransızca’da “produire” (üretmek) kelimesinden gelmektedir. Bu kavramı ilk kullanan Alman doktor ve mühendis George Bauer’dir. 1556’da yayımlanan De re Metallica adlı kitabı, “verimlilik” kavramının kullanıldığı ilk kaynaktır

Verimliliğin bir kültür hâlinde toplumun bütününe yayılabilmesi için aşağıdaki ilkelerin hem aile hayatında hem de toplumsal ve ekonomik hayatta karşılık bulması gerekmektedir.

• Doğru işi yapmak (doğruluk ilkesi)

• Yapabileceğinin en çoğunu ve en kalitelisini yapmak (iyilik ilkesi)

• Yapılanın toplumsal yararını sorgulamak (toplumsallık ilkesi)

• Sonucun toplumsal maliyetini çıkarmak (toplumsal maliyet ilkesi)

• Kendini, toplumu, ülkeyi, dünyayı ve doğayı tanımak (bilmek ilkesi)

• Mevcut potansiyel kaynakları tanımak, tanımlamak (farkında olmak ilkesi)

• Kaynakları doğru kullanmak (teknik olmak ilkesi)

• Kaynakları tam kullanmak (ziyan ve israf etmemek ilkesi)

• Kaynakları zamanında ve yerinde kullanmak (uygunluk ilkesi)

• Kaynakları gerektiği kadar kullanmak (ekonomiklik ilkesi)

• Her kaynağın fayda- maliyet analizini yapmak (analitik olmak ilkesi)

• Girdi seçimini doğru yapmak (en uygun bileşim ilkesi)

Etkililik: Planlanan sonuçlarla fiili sonuçların ortalamasıyla elde edilir. Etkililik kısaca şu şekilde formüle edilmektedir: Etkililik = Fiilî Sonuçlar / Planlanan Sonuçlar şeklinde formüle edilir. Önceden belirlenen standartlara titizlik gösterildikçe etkililik oranı artış gösterir. Tanımlanan işin doğru bir şekilde yapılması da etkililik oranının yükselmesine olanak verir. Etkililik, üretim sisteminin amaçlarını gerçekleştirme derecesi olarak tanımlanır ve performans ile eş anlamda kullanılır.

Etkinlik: Amaca ulaşma derecesini ifade eden etkinlik şu şekilde formüle edilmektedir: Etkinlik = Erişilen Durum / Amaç X 100. Bu oran, amacın ne ölçüde gerçekleştirildiğinin belirlenmesinde kullanılmaktadır. Örgütlerde iki tür etkinlikten söz etmek mümkündür. Yönetsel etkinlik: Yöneticilerin yürüttükleri faaliyetler sonucunda ortaya çıkan durumdur. Örgütsel etkinlik: Örgütlenme ve yönetim tekniklerini kullanmak suretiyle daha yüksek performansa ulaşmayı ifade etmektedir.

Verimlilik ölçüm sonuçlarının anlamlı olabilmesi için bazı nitelikler taşıması gerekmektedir. Verimlilik ölçüm sistemi geliştirilirken aşağıda belirtilen nitelikleri kapsayacak şekilde tasarlanmalıdır:

• Geçerlilik: Ölçümler sonucunda verimlilikteki gerçek değişimleri doğru olarak yansıtmalıdır.

• Kapsam: Ölçümleme, girdi kaynaklarının tüm kullanım alanlarını kapsayabilirse sonuçlar o nispette doğru olacaktır.

• Karşılaştırılabilirlik: Ölçümlemelerin zaman içinde karşılaştırabilir olmaları için ortak bir paydaya indirgenmeleri gereklidir.

• Yararlılık: Ölçümleme, etkili birfaaliyet için kullanılabilecek şekilde yararlı olmalıdır.

• Uyumluluk: Ölçü olarak kullanılan veriler, mevcut kaynaklardan ve yönetim bilgi sisteminden sağlanmalıdır.

• Maliyet etkililiği: Ölçümlemenin gerçekleştirilmesinden sağlanan fayda, verileri elde etme ve analiz etme maliyetinden daha fazla olmalıdır.

Verimliliğin işletmeler açısından önemini iki açıdan değerlendirebiliriz. Birincisi; verimlilik işletmenin başarı derecesini ve kârlılık durumunu gösterir. Rekabet ortamına ayak uyduran bir işletmenin başarılı olmasında en önemli faktör, o işletmenin teknolojik gelişmelere ayak uydurarak gerçek maliyetini düşürmesi, birim ürün için kullanılan girdi miktarını azaltmasıdır. Girdi-Çıktı arasındaki oranı verimlilik olarak algıladığımıza göre, işletmenin başarısı verimlilikteki artışa bağlıdır. Belli bir girdi miktarına tekabül eden çıktı miktarının artması o işletmenin verimli çalıştığı anlamına gelir ve bu üretimin satışlarla desteklenmesiyle de kârlı olmasına olanak verir.

İkincisi; verimlilik işletme yönetimi açısından ayrı bir öneme sahiptir. İnput-output ilişkileri işletme yöneticisine sağlam bir denetim aracı olabilir. Her yönetici değerlendirme ve işletme ile ilgili çeşitli kararlarda, birtakım verilere dayanmak ister. İnput- output oranı işletme yöneticisine bu olanağı sağlamaktadır. Çağımızda işletmelerde yönetimin ekonomik ve teknik yönlerinin birbirini tamamlayacak şekilde önem kazandığı, buna karşın yöneticilerin teknik konular dışında ekonomik konulara yabancı kalmaları olasılığı dikkate alındığında verimlilik ve verimliliğin ölçülmesini yöneticiye teknik birtakım olanaklar sağladığı söylenebilir. Elde olunan üretim miktarı ile, bu üretimi elde etmek içi kullanılan faktörler arasındaki oran olarak ifade edilen verimlilik işletmenin tüm alt sistemlerinde ve global bazda göz önünde tutulması gerekli bir olgudur.

• Emek: Bir işin yapılması için harcanan beden ve zihin gücü olarak özetleyebileceğimiz bu kavram, insanın belli bir amaca ulaşmak üzere giriştiği, hem doğal ve toplumsal çevresini hem de kendi kendisini değiştiren çalışma süreci olarak tanımlanmaktadır.

• Sermaye: Üretim yapabilmemiz için finansal bir güce ihtiyaç vardır. Üretim için kullandığımız finansal kaynaklar, işletme sermayesini oluşturmaktadır. Bir ticari işletmenin ya da üretimsel etkinliğin başlayıp yürütülebilmesi için gerekli olan para, mal ve varlıkların tümüne sermaye adı verilmektedir.

• Doğal Kaynaklar: Üretim sürecinde kulladığımız doğada bulunan ve yenilenemeyen yer üstü ve yeraltı kaynakların tümü doğal kaynaklardır.

• Mekân: İnsanı, çevreden belli ölçüde ayıran ve içinde yaşam etkinlik ve eylemlerini sürdürmesine elverişli, toprak, hava ve sudan oluşan çevre, geniş anlamda mekân olarak adlandırılır. Üretim faaliyetlerini gerçekleştirebilmemiz için ya bir araziye ya da bir binaya ihtiyaç duymakla birlikte günümüzde bilişim dünyasının gelişmesi üretimin mekâna bağlılığını azaltmıştır.

• Enerji: Bir bölümü elektrik, akaryakıt, kömür; bir bölümü de yel, su, güneş gibi kaynaklardan ya da insan ve hayvanlardan sağlanan, üretimin yapılmasında zorunlu olan güçlerin tümüne enerji denilmektedir. Mal ya da hizmet üretiminde kullanılmak üzere farklı türlerde enerjilere ihtiyaç vardır. Üretim maliyetlerini azaltmak için enerji verimliliğine dikkat etmek gerekir.

• Know-how: Tüm üretim faktörlerine sahip olsanız bile bir mamulün nasıl üretileceğine dair bilginiz yoksa üretim faaliyetini gerçekleştiremezsiniz. Bu kavram bir mamulü nasıl en verimli ve kolay biçimde üreteceğimizin bilgisini ifade etmektedir.

• Teknoloji: Mal ve hizmetlerin, ihtiyaçları daha iyi biçimde karşılayacak nitelikte üretilmeleri ve ortaya çıkabilecek sorunların çözümü için gerekli olan makine, araç-gereç, teknik, beceri ve deneyimlerin tümü teknoloji kapsamındadır. Üretimi gerçekleştirirken rekabet üstünlüğü oluşturabilmeniz için teknolojiye ihtiyaç vardır. İşletme teknolojik olarak geri kalırsa hem maliyet olarak hem de kalite olarak rakipleriyle baş etmesi mümkün olmayacaktır.

• Girişimci: Tüm bu unsurları en uygun şekilde bir araya getiren, kâr elde etmek amacıyla risk alan, beşerî ilişkileri iyi ve yönetim becerisine sahip kişidir

İşletme verimliliğini etkileyen faktörleri işletme içi ve işletme dışı faktörler olmak üzere ikiye ayırmak mümkündür. İşletme verimliliğini etkileyen “İç Faktörler” işletme yönetimince denetlenebilen faktörlerdir. “Dış Faktörler” ise yönetim tarafından denetlenemeyen çevresel unsurlardır. İç faktörleri de kendi içlerinde kolayca değiştirilemeyen “Katı Faktörler” ve kolayca değiştirilebilen “Esnek Faktörler” olarak iki gruba ayırmak mümkündür. Yönetiminin görevi, kendi kontrolü dışındaki faktörleri de dikkate alarak iç faktörleri en uygun şekilde bir araya getirerek, sürekli gelişimi sağlamaktır. 

Verimlilik yönetimi, verimlilik kavramına yönetsel fonksiyonların uygulanmasıdır. Verimlilik yönetimi minimum maliyetli girdilerden maksimum çıktı elde etmek için işletmenin amaçları doğrultusunda kaliteye önem vererek planlar yapılmasıdır. Ayrıca tesis ve üretim sistemlerinin organize edilmesi, planların uygulanabilmesi, doğru sonuç elde etmek ve sonuçların planlarla karşılaştırılarak gerekli adımların atılması için gereklidir.

Verimlilik artışı için aşağıdaki unsurların geliştirilmesi gerekir.

• Hammadde ve malzeme unsuru

• Emek unsuru

• Makine ve teçhizat unsuru

• Üretim ve kapasite unsuru

• Yönetim ve organizasyon unsuru

İşletmeler için en önemli şey sürdürülebilirlikleridir. Kâr elde etmek artık temel amaç değildir. Sürdürülebilirliğin sağlanmasının en önemli koşullarından birisi verimliliğin geliştirilmesidir. Bunun için işletmelerin mal ya da hizmet üretirken verimlilik esaslarına göre yönetilmeleri sağlanmalıdır. Bunlar; doğru ürün ya da hizmetin,

• Doğru zamanda,

• Doğru miktarda,

• Doğru yönetim teknikleriyle,

• En az maliyetle 

• Belirlenen kalitede,

• Daha yüksek katma değer yaratacak biçimde,

• İnsan kaynaklarının motivasyonunu sağlayarak,

• Çevresine ve paydaşlarına zarar vermeden üretilmesidir.

İyi bir verimlilik artırma stratejisinin özellikleri;

• Gelişimin neden gerekli olduğunu net biçimde açıklamalı,

• Verimlilik artırmanın açık ve kolay anlaşılır bir tanımını vermeli,

• İşletmenin mevcut durumunu ve bu durumun nedenlerini değerlendirmeli,

• Organizasyonu mükemmele yaklaştırabilecek modeller geliştirmeli,

• Verimlilik artırma plan ve politikalarını ortaya koymalıdır.

• İşletmenin, yazılı biçimde tüm örgütü kapsayıcı bir verimlilik planı var mı?

• Performansların ölçülebilmesi için küçük ve belirli gruplar için hedefler kondu mu?

• Plan, verimlilik artırma amaçlarına ulaştıracak yöntemleri içeriyor mu?

• Amaçlara hangi zaman diliminde ulaşılacağı belirlendi mi?

• Hedef ve faaliyetler, emek maliyetleri ve diğer maliyetler dikkate alınarak saptandı mı?

Alan Lawlor’e göre, herhangi bir verimlilik artırma sürecinin dört temel aşaması vardır. Bunlar;

• Kabul etme: Organizasyonlar tarafından değişme ve gelişme ihtiyacı kabul edilmelidir.

• Karar verme: Değişimi ve gelişimi gerçekleştirecek kararlar alınmalıdır.

• Olanak tanıma: Kararların uygulanabilmesi için yönetici ve işgörenlere imkânlar sağlanmalıdır.

• Harekete geçme: Verimlilik artışı sağlayacak planlar uygulanmalıdır

Genel aşamaları organizasyon içerisinde nasıl uygulayacağımıza dair detaylandırmaya gidildiğinde neler yapılacağı daha net biçimde ortaya çıkacaktır. Bu aşamalar detaylandırıldığı zaman aşağıdaki basamaklardan geçmemiz gerekmektedir.

1. İşletmenin amaçlarını belirleyip bu amaçları önceliklere göre sıralamak: Verimlilik artışını sağlayabilecek üç veya daha fazla önemli amaç kararlaştırılır. Bu amaçlardan hangilerinin öncelikli olarak ele alınması gerektiği tespit edilir.

2. Verimlilik artışını gösterebilecek çıktılar için kriter belirlemek: Belirlenen her hedefin somut ve ölçülebilir olması gerekmektedir. Hangi sınırlılıklar içerisinde olunduğu, sermaye, personel, teknoloji veya pazar vb. açısından incelenmelidir.

3. Bir uygulama planı hazırlamak: Uygulama bileşenlerinin detayları belirlenir. Örgütsel değişmelerin neler olduğu net biçimde tanımlanır. Bireylere bu hususta görev verilir. Uygulama aşamalarını gösteren detaylı etkinlik listeleri düzenlenir

4. Verimlilik artışının engellerini ortadan kaldırmak: Kapasite darboğazları; yineleyen, savurgan iş bileşenleri ve maliyet harcamaları bakımından sorunlar tespit edilir ve düzeltilir.

5. Verimlilik ölçüm yöntem ve sistemlerini geliştirmek: Belirlenen amaçlar dizisi için verimlilik ölçüleri tespit edilir. Aynı ölçüler gelecekte yapılacak karşılaştırmalar için kullanılır.

6. Faaliyet planınını uygulamak: Çabuk sonuç vereceği düşünülen öncelikli iş ögeleri üzerinde dikkat toplanmalıdır. Periyodik rapor verme ve ölçme sistemleri adım adım başlatılmalıdır.

7. Çalışanları ve yöneticileri verimlilik artışı için motive etmek: Organizasyon içerisinde planlama, eğitim ve öğretim aracılığıyla, değişimden duyulan endişe azaltılmalıdır. Çalışanlar verimlilik kampanyalarına katılmaları için teşvik edilmelidir.

8. Verimlilik çabalarının istikrarını sağlamak: Bir projenin tamamlanmasından sonra, gevşemeye izin vermemek için ardı sıra yeni verimlilik projelerinin başlatılması sağlanmalıdır.

9. Örgütsel ortamın izlenmesini sağlamak: İşçiler ve nezaretçiler arasında karşılıklı güven ortamı oluşturup, ölçümlemenin sürekli yüksek kalitede olması sağlanmalıdır. Üretim maliyetleri ve kaliteye dair düzenli raporlar hazırlanmalıdır. Hiçbir zaman aynı anda birden çok önemli verimlilik projesi uygulamaya konulmamalıdır. İşçi ve nezaretçilerin sürekli eğitim almaları unutulmamalıdır.

Performans artırma planlaması, üst yönetimi de içeren bir toplam sistem çabası olup, genel örgütsel etkililiği ve örgütün sağlıklılığını artırmak ve işletmenin belli amaç ve hedeflerini gerçekleştirmesine yardımcı olmak için, davranışsal bilimleri, yönetim bilimlerini ve diğer bilgileri kullanarak işletmenin yapısı ve süreçlerine planlı olarak müdahale edilmesidir.

Bu programların en temel hedefi etkili bir ölçüm sistemi ve işletmede gerekli adımlar atılarak örgütsel performans ile çalışan arasında bir bağ kurmaktır. Aynı zamanda

• Organizasyonda planlama ve sorun çözme becerilerini geliştirmek

• Çalışanların birlikte çalışabilme becerilerini ve iletişimlerini geliştirmek

• Bilgi sistemini etkili bir hâle dönüştürmek

• Örgütsel performans artışını sağlayacak bir yapılanma başlatmak

• Çalışma ortamının hareketlenmesini sağlamak amaçlarını da taşır. Programların etkili bir şekilde uygulanabilmesi için aşağıda örnek verildiği gibi bazı şartların uygun olması gerekir.

• Değişim baskısı: Değişim için gereken şey, değişimin istenmesidir. Gerçekleşebilmesi için de işletmelerde içerden ve dışardan baskı olması gerekir.

• Üst yönetimin müdahalesi: Programın tasarlanması ve uygulanması için üst yönetimle birlikte hareket edecek ve liderlik yapacak yönetici ya da danışmanlar olmalıdır.

• Tanı koyma ve katılım: Sorunları tanımlama ve çözüm önerilerinde ya da verimlilik artırma programları uygulamalarına farklı yönetim düzeyinde katılımın gerçekleştirilmesi sağlanmalıdır.

• Yeni çözümlerin bulunması: Karşılaşılan sorunlar için çeşitli çözüm yolları ve yeni fikirlerin önerilmesinde teşvik edici olunmalıdır.

• Yeni çözümleri sınama: Üst yönetim gerektiğinde risk alarak farklı çözümleri denemekten kaçınmamalıdır.

• Olumlu sonuçların pekiştirilmesi: Kısa vadeli verimlilik artışlarını sürekli kılmak ve değişim çabalarının tüm organizasyonu kapsaması için uzun dönemde çalışmaların izlenmesi, gözden geçirilmesi ve pekiştirilmesi sağlanmalıdır.

Değişim baskısı: Değişim için gereken şey, değişimin istenmesidir. Gerçekleşebilmesi için de işletmelerde içerden ve dışardan baskı olması gerekir

Verimlilik artırma programının başarısı büyük oranda yönetime bağlıdır. Verimlilik arttırma programı uygulamanın temel ögelerini aşağıdaki gibi sıralayabiliriz. • Üst yönetimin programı uygulama konusunda kararlılığı gereklidir. • Programa kimin başkanlık yapacağı belirlenmelidir. Bu kişi üst yönetime programın uygulanması hususunda düzenli bilgilendirmeler yapmalıdır. • Organizasyonun her bir biriminde yer alan personel, program amaçlarının farkında olmalı ve programı anlamalıdır. Yöneticiler ve çalışanlar arasındaki ilişkinin iyi olması hayati bir önem arz etmektedir. • Organizasyonun farklı fonksiyonel birimleri arasında açık bir iletişim kurulmalıdır. • İşgörenlerin işletmede kilit rol oynadığı, verimlilik artışlarının kazanç paylaşım sistemleriyle ortaya konmalıdır. • Program, pratik ve kolay anlaşılabilir ölçüm süreçleriyle desteklenmelidir. Amaçların ne ölçüde gerçekleştirilebileceği de dikkate alınmalıdır. • Program için seçilen teknik, davranışsal ve yöntemsel verimlilik artırma teknikleri, organizasyon yapısına ve ihtiyaçlara uygun olmalıdır. • Sonuçları ve sorunları belirlemek için, kontrol, değerlendirme ve geri besleme süreçleri, tasarımın geliştirilmesinde temel oluşturmalıdır.