Verimliliği etkileyen işletme dışı faktörler; devlet politikaları, sosyal değişimler, ekonomik durum, teknolojik gelişmeler, ekolojik faktörler, yasal mevzuat düzenlemeleri, demografik yapı (nüfus dağılımını etkileyen unsurlar) ve uluslararası rekabet koşullarıdır.

Verimliliği etkileyen işletme içi faktörleri ise kısaca 5M olarak ifade edebilmek mümkündür. En basit analiz biçimi olan 5M analizindeki faktörler, İngilizce’de “M” harfiyle başladığı için bu şekilde anılmaktadır. 5M analizinde sırasıyla man-insan, machine-makine,
medium-ortam, mission-görev ve management-yönetim unsurları yer almaktadır.

Motivasyon, bireyin belirli bir amaç için harekete geçmesini, gayret göstermesini ve kararlı bir şekilde çalışma isteğinin artmasını sağlayan güçtür. Benzer bir tanıma göre motivasyon, bireyin herhangi bir davranışı göstermek üzere harekete geçirilmesidir.

Verimlilik çalışmalarında dikkate alınması gereken unsur olarak motivasyon kavramı ön plana çıkmaktadır. Motivasyon olmaksızın verimlilik konusunda istenilen düzeye ulaşılması nerdeyse olanaksız hâle gelmektedir. Motivasyon, çalışma konusundaki istekliliği ifade ederken; verimlilik bütünüyle üretkenliğe bağlı olarak ortaya çıkan bir sonuçtur. Motivasyon teorileri aynı zamanda çalışma verimliliği, ekip çalışmasının etkileşimi ve lider takipçi ilişkisiyle de ilgilidir. Kısacası; motivasyon, liderlik ve iş tatmini birbirleri ile doğrudan bir ilişki içinde bulunmakta, bunların tamamı ise verimlilik ile yakın bir ilişki içinde bulunmaktadır.

Motivasyon sağlayıcı unsurlar olarak hemen hemen bütün kaynaklarda ödeme ve prim gibi maddi temelli konular öncelenmektedir. Oysa çalışanlara karşı geliştirilen pozitif tutum ve davranışlar da motivasyon ve verimliliğe anlamlı katkılar sağlamaktadır.

Eşitlik Teorisi
John Stacey Adams’a göre, çalışanların iş başarısı, verimliliği ve tatmin olma derecesi, sergilediği çabalara karşılık olarak algıladığı eşitlik ya da eşitsizlikle ilgilidir. Çalışanlar, kendi
kazanımlarıyla başka örgütlerde benzer konumdakilerin elde ettiği kazanımları karşılaştırmaktadırlar. Dolayısıyla, çalışanların verimlilikleri, adalet algıları ile doğru orantılı olarak ortaya çıkmaktadır.

Performansa dayalı ücretlendirme, çalışanların işleri için daha fazla sorumluluk duymasını sağlamaktadır. Verimlilik artışı sağlayarak çekici ve özendirici hâle gelmektedir.
Çalışanların göstereceği ilave performans, organizasyonu, sektöründe daha rekabetçi hâle getirmektedir. Bu da çalışanların kariyerlerini ve bireysel saygınlıklarını güçlendirmektedir (Barutçugil, 2002: 243).

Yönetici, kurumun organizasyon şemasında yer alan belirli bir görev pozisyonunu yerine getirmek üzere atanmış bir çalışandır. Lider ise çalışma grubunun içinden çıkan, gruptan biri ama grubun bir adım önünde olan, çeşitli kişisel meziyetleri sayesinde grubu etkileyerek yönlendirme özelliğine sahip olan, atanmamış olan fakat gruba önderlik edebilen bir çalışandır. Liderlik alanında yazılan eserler incelendiğinde, lider özelliklerine sahip kişiye ilişkin birçok meziyetin sıralandığı görülmektedir.

İşe yönelik liderlik tanımı ile üretime yönelik lider tanımı birbirlerine çok benzemekte, hatta birbirlerinin yerine kullanılabilmektedir. “Production centered leadership” olarak kavramlaştırılan bu anlayış, insandan daha çok işe önem veren liderlik anlayışını ifade etmektedir. Bu tür liderler verimliliği ön plana çıkarmakta, çalışanların rollerini belirleyerek işlerini etkinlikle yürütmeleri için yönlendirmeler yapmaktadırlar. Bu tür liderler için iş her şeyden önce gelmektedir.

Etkin Liderlik Teorisi:Bu teoriye göre, liderin etkinliğini belirleyen üç temel gösterge
bulunmaktadır. Bu göstergeler şunlardır:
• Yapılması gereken işin niteliği
• Liderin mevkisinden kaynaklanan otoritesinin derecesi
• Lider ile izleyicisi olan çalışma grubu arasındaki ilişkiler

Lider veya yöneticilerin verimliliğini olumsuz yönde etkileyen faktörlerin başlıcaları şunlardır (Türkmen, 1994: 135):
• Acil işlerin çokluğu,
• Ayrıntılarla uğraşmak,
• Sorunlu personel ile ilgili işler,
• Astların görevini bizzat yapmak,
• İç iletişimdeki kopukluk ve bilgi akışındaki yetersizlikler,
• Ast konumundaki yöneticilerin inisiyatif sahibi olmamaları

Yetki devrinin gerçekleştirilmemesi ise aşağıdaki sonuçlara neden olmaktadır (Türkmen, 1994: 135-136):
• Kendilerini geliştirememeleri,
• Yöneticilerin ayrıntılara boğulması,
• Yıpranma ve yetersizleşme ile karşı karşıya kalmaları,
• Politika oluşturma ve planlamaya zaman ayıramamaları

Stres, insan bünyesinin dış dünyadaki çeşitli olaylara karşı geliştirdiği bir tepki olduğu
için, fiziksel bir durumdur. Stres, fizyolojik bir durum olduğu için endişe, kaygı, depresyon veya engelleme gibi davranışlardan farklı özellikler taşımaktadır. Endişe, kaygı, depresyon veya engelleme gibi zihinsel durumlar, fizyolojik tepki için başlatıcı olabilmekle birlikte kendileri stres değildir. Psikoloji alanında bu kavramlar stres ile eş anlamlı gibi kullanılsa da bu tam olarak doğru değildir. Örneğin kaygı, stresi hızlandırabilir ancak stresin kendisi değildir.

Engelleme
Ulaşılmak istenen davranışa çeşitli fiziki, toplumsal, kültürel ya da bireysel nedenlerle
ulaşılamamasına engelleme denilmektedir. Bireyler, engellemeye karşı değişik tepkilerde
bulunmaktadırlar. Bazı bireyler saldırganlık belirtileri gösterirken, bazıları içine kapanabilmektedir. Karamsarlık veya hiçbir şeye önem vermemek de gösterilen tepkilerdendir (Cüceloğlu, 1991; 361). Dolayısıyla engelleme, strese bazı durumlarda kaynaklık eden bazı durumlarda ise onu meyana getiren alt unsurlardan biri olmaktadır. Belirli bir seviyeyi geçmeyen engellenme durumu kişiyi daha çok başarıya yöneltebilmektedir fakat engelleme durumunun uzun sürmesi ya da şiddetinin fazla olması, zararlı sonuçlara neden olmaktadır.

Kaygı
Genellikle geleceğe dönük durum ve beklentilere yönelik olarak ortaya çıkmaktadır. Kaygı
davranışında birey, ortaya çıkabilecek olumsuz sonuçlara yönelik olarak kendisini bu duruma karşı korumaya almaya çalışmaktadır.

Korku, mevcut olan bir tehlikeye karşı hazır olan bir tepkidir. Endişe ise olabilecek ya da beklenen tehlikelere karşı hazır olan fiziksel ve psikolojik bir tepkidir.

Endüstriyel çatışma: Sanayi işletmelerindeki her türlü iş ilişkilerinde taraflar arasında
ortaya çıkabilecek hoşnutsuzlukları ifade etmektedir. Kaytarmacılık, sabotaj, ihmalkârlık
gibi gayriresmî çatışmalar ortaya çıkabileceği gibi grev şeklindeki resmî çatışmalar da söz
konusu olabilmektedir

Genel uyum sendromunun en bilinen örneği, sınav dönemindeki öğrencinin durumudur. Öğrencinin sınav dönemi yaklaştıkça stres düzeyi artmakta, sınavlar sırasında bütün enerjisini kullanmakta ve fiziksel kaynaklarını tüketmektedir. Sınav döneminin sonunda artık tükenme aşamasına gelmekte ve sınavlar sonrasındaki tatil döneminde tükenmişliğin etkisi ile soğuk algınlığı ve diğer hastalıklara yakalanma riski artmaktadır.

İş stresinin yoğunluğu, örgüte büyük kayıplara mal olabilmektedir. Verim düşüklüğü,
personel devir hızının yüksekliği, işe geç gelme, saldırganlık, örgüt aleyhine çalışma, dikkatsizlik, kaza yapma eğiliminin artması ve fire oranların artması gibi sorunlar gündeme gelebilmektedir. Çalışanların zihinsel ve bedensel sağlığını korumak, verimli bir iş ortamı oluşturabilmek için stresin etkin bir şekilde yönetilmesi gerekmektedir. Çalışma ortamlarında sıfır stres beklenilmez fakat verimliliği etkileyen stres unsurlarının belirlenmesi ve olabildiğince ortadan kaldırılması gerekmektedir.

Düşük stres ile yaşamanın bazı temel kuralları vardır. Bu kurallar şu şekilde sıralanmaktadır:
• Yenilikleri denemeye açık olun,
• Anlamlı ve doyurucu bir işe girin,
• Kilonuzu arzuladığınız düzeyde tutun,
• Sağlığınızı iyileştirmek için spor yapın,
• Yaşamın bütün yönlerinden yararlanın,
• Görüş açınızı geliştirecek yazılar okuyun,
• İçki ve sigarayı azaltın, mümkünse bırakın,
• Zamanınızı efendiniz değil ortağınız yapın,
• Kişisel özelliklerinizi kıskanç bir şekilde koruyun,
• Çoğunlukla işinizi onaylayan insanlarla birlikte olun.