Bir mesleği yapan kişinin, o mesleğin amaçlarını yerine getirebilmek için belli bilgi, beceri ve davranış niteliklerine sahip olması gerekir. Bu üç öğeyi topluca yeterlik olarak da tanımlamak mümkündür.

Sekreter, mesleğe ilişkin bilgi ve becerilere sahip ve bunları davranışa dönüştürebilen, kişisel amaçları ile çalıştığı örgütün amaçlarını uyumlaştırabilen bir profesyoneldir.

Türkiye’de ilk stenografi, Avram Benaroya tarafından ve Duploye sisteminden esinlenerek hazırlanmış ve 1928 yılında uygulanmaya başlamıştır.

Belgeler, ilk sistemli sekreterlik hizmetlerinin Eski Mısır ve Yunan toplumlarında verildiğini belgeliyor.

Nitelikli büro elemanlarına duyulan ihtiyacı karşılamak üzere ilk kez 1956 yılında Amerika’dan gelen uzmanlar tarafından Ankara’da 30 kız öğrenciden oluşan iki yıl süren lise ve dengi okul mezunları için sekreterlik programı açılmıştır.

İlk sekreterler birliği 1942 yılında “Uluslararası Sekreterler Birliği” adıyla Amerika’da kurulmuştur.

Ülkemizde de her yıl 4–11 Haziran tarihleri Sekreterler Haftası olarak kutlanmaktadır.

Sekreterlik hizmetlerinde kadınların çalışmaya başlaması 1870’li yıllarda görülmektedir.

Sorumluluk Düzeyi 1

Bu sorumluluk düzeyinde sekreter, yöneticisinin özel yönergeleri altında her gün gerçekleşen işleri yapmaktan sorumludur. Bu sorumluluk düzeyinde çalışan bir sekreter; • Klasik cevapları olan rutin telefon görüşmelerini gerçekleştirir veya ziyaretçileri ilgili personelle görüştürür. • e-postaları kontrol eder, ilgilileri bilgilendirir ve duyuruları gönderir. • Yöneticinin ajandasını düzenler, randevuları verir ve ziyaretçilerin yönetici ile biraraya gelmesi için ortamı hazırlar. • Yöneticisinin imzası ile gidecek belgeleri şekil ve dilbilgisi açısından gözden geçirir. • Yöneticinin yazışmalarının şekil ve içerik olarak doğruluğundan sorumludur. Bu nedenle yöneticinin imzası ile gidecek tüm belgeleri şekil ve içerik açısından gözden geçirirler. • Şirket içi rutin evrak işlerini yürütürler. Giden-gelen evrakı takip eder, kayıtları tutarlar. • Yazıları yazar, dikte alır, dikteyi yazılı metne dönüştürür ve dosyalamayı gerçekleştirirler.

Sorumluluk Düzeyi 2

Yöneticinin genel yönergeleri, öncelikleri, görevleri, politikaları ve program amaçları kapsamında çalışırlar. 1. Sorumluluk düzeyine göre daha fazla yargı geliştirme ve karar verme yeteneği ve büro işlevleri bilgisi gerektiren ortamda görev yaparlar. Bu sorumluluk düzeyinde iş gören bir sekreter; • Gelen yazışmaları, konukları, telefon görüşmelerini elinde bulundurur. Hangi isteğin; yönetici, ilgili personel veya diğer çalışanlar tarafından karşılanacağını belirler. • Rutin ve teknik bilgi gerektirmeyen yazışmaları yöneticisinin adıyla veya kendi adıyla hazırlayabilir veya imzalayabilir.

16 • Randevu programını düzenler. • Konferans ve toplantılar için düzenleme yapar ve ilgili materyalleri düzenler. • Toplantılara katılabilir ve raportörlük yapabilir. • Gelen ve giden evrakı prosedürü uygunluk açısından gözden geçirir. • Dosyalardan veya personelden, büro programları veya periyodik raporlar ile ilgili rutin araştırmalar hakkında bilgi toplar. • Yöneticiye bağlı diğer elemanlara çalışma kurallarını açıklar. • Formları düzenler.

Sorumluluk Düzeyi 3

Rutin olamayan durumlarda inisiyatif kullanırlar. Amaçları, yazılı olmayan politikaları kapsayan faaliyetleri, yönergeleri yorumlar ve uyum sağlarlar. Bu sorumluluk düzeyinde iş gören bir sekreter; • Yöneticisinin görüşüne sunmak üzere kendi inisiyatifi ile genel büro politikaları ve idari sorunlar hakkında rapor hazırlayabilir. • Konferans, yazışma, görüşme, toplantı, telefon görüşmeleri için yönetici tarafından ihtiyaç duyulan materyalleri sezinler ve hazırlar. • Çeşitli yayınları izler, okur ve faaliyete geçer veya önemli olanları yöneticisine ve diğer çalışanlara iletir. • Özel veya bir kerelik raporları, özetleri hazırlar veya genel yönergeye dayanarak gelen evrakı yanıtlar. • Yeni prosedürler üzerine alt düzey sekreterlere önerilerde bulunabilir. • Periyodik veya özel raporlar için çalışanlardan gerekli olan bilgileri isteyebilir. • İş yükünü göz önüne alarak personelin iş programlarını değiştirebilirler. • Büro donanımını seçerler.

Sorumluluk Düzeyi 4

Yöneticinin genellikle dikkatini veremeyeceği, büronun genel ve idari işlevlerini içeren sorun ve çatışmaların pek çoğunu bağımsız olarak çözümler. İşlerin bitiş zamanını belirlemede yardımcı olur. Ayrıca yukarıda verilen diğer sorumluluk düzeyindeki görevleri de üstlenir. Bu sorumluluk düzeyinde iş gören bir sekreter; • Anlaşılması zor olan teknik sorunların yazışmalarını düzenler. İstendiği zaman yönetici adına teknik yazışmaları imzalayabilir. • Toplantılar sırasında yönetici tarafından verilen taahhütleri not alır. • Kendi inisiyatifini kullanarak, şirketi personel adaylarına tanıtmak için toplantı ve konferans düzenlemeleri yapabilir. • Ziyaretçilerin görüşme önceliklerini, ertelemelerini belirler. Davet veya görüşmeleri kabul/ret eder. • Yöneticinin onayına sunulan yazışmaları gözden geçirir ve şirket politikalarıyla çelişen bir durum varsa bu konu hakkında ilgili çalışanları uyarır. Bu sorunları çözmek için önemli bölümlere veya çelişkilere dikkat çeker, önerilerde bulunur. • Gelen yazı, rapor ve bilgilerin içeriğini özetleyerek yöneticisine zaman kazandırır. Özellikle yöneticiye yardımcı olmak amacıyla bu belgelerden sonuç çıkarır, yeni bilgilerin şirketin temel bilgi kaynaklarına uyumunu sağlar.

17 • Yöneticinin yokluğunda, şirket etkinliklerinin yürütülmesini temin eder, ihtiyaç varsa uygun personele durum hakkında bilgi nakleder. • Acil veya önemli durumlarda yöneticinin bilgilendirilip bilgilendirilmeyeceğine karar verir. Bununla birlikte, yukarıda tanımlanan bu dört sorumluluk düzeyinin de üstünde sorumluluklara sahip bir sekreter daha vardır. Yöneticisi ile birlikte yönetici yardımcısı gibi çalışan bu sekretere yönetici sekreter “yönetici asistanı” adı verilmektedir.

Bölüm ya da Kat Sekreteri: Büyük bir kurum ya da işletmenin (şirketin) herhangi bir bölümünde çalışan sekreterdir.

Genel Müdür Sekreteri: Bir kurum ya da işletmenin (şirketin) en üst düzey yöneticisinin sekreteridir. Bu görevi üstlenecek sekreterin iyi bir eğitim almış olması, iyi derecede yabancı dil bilmesi, yaratıcı, inisiyatifini kullanabilen, düzgün görünümlü bir kişi olması gerekir. Genel müdür sekreteri, müdürün vereceği tüm görevlerden sorumludur; kontrole gerek kalmaksızın tüm işlerin üstesinden gelebilmektedir.

Ülkemizde sekreterler için tek uzmanlık eğitimi verilen alan tıp sekreterliğidir.

Üyelik Sekreteri: Üyelik listesini oluşturur ve takip eder, aidat ve bağış kaydını tutar, dernek üyelerine bilgi verirler. Yeni üye kaydeder ve onların üyelik kartlarını hazırlar. Üyeliğin hak ve sorumluluklarını açıklar. Sorun ve şikâyetleri dinler ve diğer üyelere bilgi aktarır. Listesinde bulunan kişilere derneğin gazete ve diğer yayınlarını gönderirler. Aylık finansal rapor hazırlar ve dağıtabilirler. Üyelik kayıtlarını gözden geçirebilir, aidat gecikmelerinin listesini oluşturabilir, başkanı bu konularla bilgilendirirler.

Raportör sekreter, yönetim kurulu bulunan büyük işletmelerde yönetim kurulu başkanının sekreterliğini yapar. Raportör sekreterin diğer bir adı da yönetim kurulu sekreteridir.

Teknik Sekreter: Mühendislik alanında hizmet veren kuruluşlarda sekreterlik hizmetlerini yerine getiren sekreterlerdir. Teknik sekreterler, endüstri ve yönetimle ilgili işlevleri üstlenmekte, genellikle mühendisliğin teknik asistanı durumunda bulunmaktadır.

Bir koç olarak yönetici asistanı; yöneticisinin, • Daha iyi ve etkin kararlar vermesine, • Liderlik yapmasına, • Etkileşime geçtiği herkesle etkin iletişim kurmasına, • Çok çeşitli ve birbirinden farklı kişilerle etkin biçimde çalışmasına, • İş yaşamı ile ve özel yaşamını dengelemesine yardım eder. • İstediği sonuçlara ulaşabilmesi için ortam hazırlar, eyleme geçmesine ve davranışsal değişiklikler yapmasına destek olur. • Kariyerinde ve işinde öne geçmesini, • İlişkilerini geliştirmesini, • Yaşamını kolaylaştırmasını, • Stresini azaltmasını, • Daha etkin bir yönetici veya işadamı/kadını olmasını sağlamak için çalışır.

Mükemmel bir yönetici koçu olmak için yönetici asistanın yapması gerekenler; • Yöneticiyi sizi bilgilendirmesi için cesaretlendirme, • Yöneticiye brifing verme, • Sorun çıkaran değil, sorun çözen biri olma, • Yöneticinin sorun çözmesine yardımcı olma, • Yöneticinin değişen iş önceliklerinin nabzını tutma, • Yöneticinin ajandasını düzenleme, • Sorun çıkmasını önleme, • Herhangi bir anda durum raporu vermeye hazır olma, • Etkin iletişim kurabilme, • Aktif dinleme, • Güçlü sorular sorma, • Önerilerde bulunma, • Şikâyet ve söylentileri iletme, • Güven ve yakınlık oluşturma, • Yöneticinin zayıf noktalarını ve hatalarını kapatma, • Gerektiğinde yöneticiye “Hayır” diyebilme, • Yöneticiye tercüman olma-netleştirme, • Yöneticiyi takdir etme,• Yöneticinin sırdaşı olma, • Yöneticinin hedefleri için destek verme.