Değişim, planlı veya plansız şekilde bir ortamın, bir kişinin veya bir örgüt ya da sistemin bir durumdan başka bir duruma geç(iril)mesi olarak tanımlanabilir. Değişim, bir düzeyden başka bir düzeye gelen bir şeyin bu süreçler arasında farklılaşan durumunu ifade eder. Diğer yandan, bir durumun veya bir nesnenin bulunduğu konumun zaman içerisinde aynı kalmaması da değişimin bir başka tanımı olarak ifade edilmektedir.

Örgütsel değişme; örgüt ile iç ve dış çevresi arasındaki etkileşimden kaynaklanan bir değişmedir. Örgütün alt sistemlerinde, elemanlarında, süreçlerinde ve bunlar arasındaki ilişkilerde gerçekleşir. Örgütsel değişme olumlu olabileceği gibi olumsuz biçimde de olabilir. Olumlu değişme örgütün varlığını daha etkin bir biçimde sürdürmesini ve gelişmesini doğururken; olumsuz değişme, kontrol edilemeyen durumlarda ortaya çıkan bir durum olarak örgütün dağılmasına sebep olabilir. Örgütsel değişme planlı veya plansız olabilir. Planlı değişme kontrollü biçimde gerçekleştirilirken, plansız değişme kendiliğinden gerçekleşir. Örgütsel değişme, evrim veya devrim biçiminde gerçekleşebilir. Örgütsel değişim içsel ya da dışsal olabilir.

Örgütsel değişme, evrim veya devrim biçiminde gerçekleşebilir. Evrimci değişme, süreç olarak uzun, küçük adımlarla ve kısmi değişme olarak tanımlanırken, devrimci değişme ani, dinamik, bütüncü ve köklü bir değişmeyi ortaya çıkarır.

Bütün sosyal sitemlerin fiziki, teknik ve kültürel çevreleri olduğu gibi, örgütlerin de benzer özelliklerde çevreleri vardır. İç çevreden kaynaklanan değişim dış zorlama olmaksızın örgüt içerisinden kaynaklanan değişmeyi, dış çevreden kaynaklanan değişim ise dış koşulların örgüt üzerindeki etkisiyle gerçekleşen değişmeyi gösterir.

Örgütsel değişim başladığında ve hatta başlatılmak istendiğinde karşılaşılan en tipik durum değişime dirençtir. Örgütlerde değişim süreci başlatıldığında bu değişimi engellemek isteyen birileri mutlaka çıkacaktır.

Bunlar; merkeziyetçilik, kısa vadeli düşünme, yaratıcılığın kaybedilmesi, değişime karşı olma, morallerin bozuk olması, politize olmuş çıkar grupları, önceliklerin tespit edilmemesi, güvenin kaybolması, anlaşmazlıkların artması, sınırlı iletişim, grup çalışmasının eksikliği, lider eksikliği gibi nedenlerdir.

Örgütsel değişime engel teşkil edecek muhalefet psikolojik, sosyolojik, ekonomik, rasyonel veya örgütsel sebeplerden kaynaklanabilir.

Değişimden etkilenen bireyin değişimde öncü rol oynayan kişiye karşı soğukluğundan kaynaklanır. Bunun yanında, lidere karşı güven eksikliği de psikolojik bir sebep sayılabilir. Liderin yetersizliğinden de kaynaklanabilir veya liderin dürüstlüğünden şüphe edilebilir. Böyle durumlarda kişi değişimi eleştirecek, sorgulayacaktır. Böyle durumlarda değişimin yanlış olduğu inancı hakimdir. Ayrıca, kişisel düşmanlıktan kaynaklanan bir direnç de söz konusu olabilir. Değişimin kendi faydasına olmadığına inanan birisi bu değişimi durdurmak ve engellemekten kendini alıkoyamayacaktır. Bireyler belirsizlikten hoşlanmazlar. Her değişim, en planlısı bile belirsizlik içerir ve dolayısıyla da tereddütle ve dirençle karşılaşır.

Çalışanlar genellikle teknik ve süreç değişmelerinden daha çok bu değişimle meydana gelebilecek sosyolojik sonuçlara karşı direnirler. Teknolojik yenilikler bazı durumlarda çalışanlar için tehdit olarak görülmektedir. Çünkü işi yapan kişi yerini makineye bırakacaktır veya yapılan iş farklılaşacaktır. Bu durum toplumsal bunalımlara sebep olabilir. Bir örgüt içerisindeki sosyal ilişkilerin tehdit edilmesi karşısında değişikliklerin engellenmeye çalışılması kaçınılmaz olarak görülmektedir. Uzun süre beraber çalışıp dostluk kurdukları arkadaşlıklarının yok olması durumuyla karşılaşan kişiler, elbette bu arkadaşlıkları kaybetmeyi ve sıfırdan bir sosyal ilişki ağı oluşturmayı göze alamazlar.

Hâlihazırda var olan gelirin yok olması veya azalması tehdidiyle karşılaşan bireylerin değişimi engelleme yoluna gideceği beklenebilir. Ekonomik sebepler sadece gelirin azalması şeklinde değildir. Çalışma saatlerinin artırılması, ücretlerin göreli olarak azaltılması gibi sebepler de esasında ekonomiktir. Örgütsel değişmenin kapsamı çalışan bireyi herhangi şekilde zarara uğratacak gibi görünüyorsa, birey değişimi engellemek isteyebilir. Ekonomik direnç sebepleri arasında yöneticilerin, birimlerin, şubelerin örgüt içi kaynak dağılımından başka bir ifadeyle bütçeden alacakları payların azalması ihtimali de yer alır.

Bu sebepler bireysel olabildiği gibi işçi sendikaları gibi grupların rasyonelliğinden de kaynaklanabilir. Fayda ve maliyet analizi yapan bireyin şahsi maliyetinin faydasından daha fazla olduğu kanaatine varması durumunda değişimi engelleme yoluna gitmesi muhtemeldir. Aynı şekilde, grubu etkileyecek bir değişim için, grubun veya sendikanın konumu incelenip fayda ve maliyet analizi yapıldıktan sonra karar verilir. Eğer faydaları maliyetlerinden az ise değişime karşı gelinir.

Değişimin engellenmesinin örgütsel sebepleri çok çeşitlidir. Değişimle meydana gelen sıkı kontroller, iletişim eksikliği, değişimin sınırlılığı, grup sosyolojisi, güç mücadeleleri ve uzmanlık alanındaki değişim gibi birçok etken değişime karşı direnişte önemli rol oynar. Yapısal atalet, kurumsallaşma, örgüt kültürü, bürokratik yapı, iktidarın paylaşımı çeşitli örgüt kuramlarının tespit ettiği değişime karşı örgütsel ve kurumsal direnç nedenleridir.

Bunlar; rekabet, müşteriler, teknoloji ve yeni yasal düzenlemelerdir.

Örgütün büyümesi ve genişlemesi, yöneticilerin değişmesi, örgütsel eksikliklerin ortaya çıkması örgütlerde değişimi ve değişim yönetimini gerektiren içsel nedenlerdir.

Toplumsal kural ve koşullar, teknoloji ve diğer çevre koşulları örgütlerde değişimi ve değişim yönetimini gerektiren dışsal nedenlerdir.

Örgütün varlığını devam ettirmesi örgütlerde değişimin en önemli amacı olarak görülür. Örgütün gelişmesi, büyümesi ve amaçlarını gerçekleştirmesi örgütsel değişme sayesinde olur. Örgütsel değişmenin amaçları çok çeşitli olabilir: Yüksek rekabet ortamında işlevlerini sürdürebilmek, çevreye adapte olmak, müşteri/vatandaş memnuniyetini artırmak, etkinliği artırmak, verimliliği yükseltmek ve motivasyonu sağlamak bu amaçlardan en sık rastlananlarıdır.

Değişim yönetimi; en genel anlamıyla bireylerin, birimlerin ya da örgütlerin mevcut bir durumdan arzulanan başka bir duruma geçişlerini yönlendirmektir; yönlendirme amacıyla gerçekleştirilen faaliyetlerdir. Örgütsel değişimi kontrollü ve istenilen doğrultuda gerçekleştirebilmek için sistematik biçimde çeşitli araçlardan ve yöntemlerden yararlanmaktır. Çalışanların, bir örgütün iş ortamında meydana gelecek farklılıkları kabullenmesine yardımcı olmaktır; amaç, örgütün ve çalışanların değişimden olumsuz etkilenmelerini engellemektir. Değişim yönetimi değişen iç ve dış çevre koşullarına uyum sağlamak, adapte olmaktır. Çevre ile örgüt ilişkilerinde değişimden kaynaklanan denge bozukluklarını gidermektir.

Değişim yönetimi çok farklı şekillerde gerçekleşebilir veya gerçekleştirilebilir. Örgütün hangi şekilde değiştiği veya değişeceği, değişim yönetimi türünü ortaya koyar. Planlı veya plansız değişme, makro veya mikro değişme, zamana yayılmış veya birdenbire, hızlı (ani) değişme, reaktif veya proaktif değişme, iyileştirme şeklinde veya köklü (bütünsel) değişme şeklinde değişim yönetimi türleri vardır.

Planlı değişme, örgüt yönetiminin kendi isteği ile örgütü veya çalışanları adımları, süresi, şekli, hedefi belirli bir şekilde değiştirme stratejisi izlemesidir. Plansız değişme ise önceden düşünülmeyen değişikliklerin kendiliğinden ortaya çıkışını betimler.
Başlangıcından süresine, amacından aşamalarına değişim öngörülmemiştir.

Makro değişme, örgütün bir bütün olarak gözden geçirilmesini ve değiştirilmesini öngörür. Örgüt geliştirme kavramı daha çok makro değişim anlamında kullanılmaktadır. Büyük ölçekli bütüncül değişim çabaları makro değişimi ifade eder. Mikro değişme ise örgütün alt sistemlerindeki kısmi değişimi öngörür. Küçük ölçekli değişmeler, örgütün tüm sistemini değil de bazı alt sistemlerindeki değişimi öngören planlamalar bu çerçevede mikro anlamda değişmedir.

Proaktif değişimde örgütün çevresindeki değişimi öngörmesi ve hatta onu yönlendirebilmesi esastır. Çevresel şartlar değişmeden önce var olan eğilimler örgüt tarafından tahmin edilir ve hatta bu şartlar etkilenir ve önceden bir örgütsel değişme planı hazırlanır. Buna atılımcı değişim de denir. Reaktif değişim ise tepkici durumu ifade eder. Burada biraz daha pasif bir tutum vardır. Çevrede meydana gelen farklılaşmalara tepki göstererek tavır alınır, değişim şekillenir.

Kaizen; planlı, zamanla ve iyileştirme şeklinde gerçekleştirilen bir değişim türüdür. Bu anlayışta, örgütün bir bütün olarak, aralık vermeden, öğrenerek ve sorun çözerek daima daha iyiye doğru çabalaması temel yönetim biçimidir. 

Değişim Mühendisliği; planlı, birdenbire, makro ölçekli ve kökten dönüştürücü bir şekilde gerçekleştirilen değişim türüdür. Değişim mühendisliği, örgütlerin alt sistemlerinin kısmi olarak iyileştirilmesi ve tamir edilmesi değil; her şeye en baştan başlamak anlamında kullanılmaktadır.

Değişim yönetimi aşamaları farklı şekillerde gerçekleşebilir. En genel anlamıyla, değişim ihtiyacının ortaya çıkması ile süreç başlar; vizyon oluşturularak bu değişimin kurumsallaştırılması gerçekleştirilir. Literatürde yaygın olarak kabul görmüş aşamaları şöyle özetleyebiliriz:

• yoğun bir ivedilik (aciliyet) duygusu oluşturmak
• güçlü bir rehberlik koalisyonu biçimlendirmek
• bir vizyon yaratmak
• vizyonu iletmek
• vizyona göre hareket etme yetkisi vermek
• kısa vadeli kazanımları planlamak ve oluşturmak
• iyileştirmeleri pekiştirmek ve daha fazla değişim yaratmak
• yeni yaklaşımları kurumsallaştırmak