I ve III numaralarda problem çözme yöntemleri verilmiştir. 

Alfabetik Dosyalama Sistemi: Adından da anlaşılacağı üzere, gerek dosyalar içindeki kayıt ve belgelerin, gerekse dosyaların A’dan Z’ye gruplandırılarak alfabedeki harf sırasına göre sıraya konulmasını gerektirir.

Tanışma Bu aşamada takım üyelerinin gerçekleştirecekleri hedeflere yönelmeleri gerekir. Takım üyelerinin tanışması, her üyenin görevini anlaması; görevin istediği yeterliklerin tanınması; her üyenin görevinin istediği yeterliklerin kendinde olup olmadığını tartması; öğrenmek istediği bilgi ve becerileri belirlemesi; önderin üyeye yetişme olanağını sağlaması bu aşamada gerçekleştirilir. Tanışma aşamasında, takımın üyeleri birbirlerini anlamaya, özelliklerini öğrenmeye, nasıl ilişki kuracaklarına ilişkin karar almaya çalışırlar. Bu aşama aynı anda takım lideriyle üyelerin kaynaşma, birbirlerine dayanma, bağlanma sınamalarını yapma aşamasıdır.

Çatışma Bu aşama her üyenin bireysel ve üyelerarası çatışmalarının çok olması yüzünden fırtınalıdır. Bireysel ve ikili çatışmalar, takım üyelerinin görevlere karşı duygusal direnme göstermelerine yol açabilir. Bireysel çatışma yapılacak görevin değer ve ilkeleri ile görevi yapacak olan çalışanın değer ve ilkelerinin çatışmasıdır. Çalışan ya bu görevi yüklenir ya da göreve sırtını döner. Görevi yüklenmeyen çalışanın, göreve içsel güdülenmesinin sağlanması olanaksızsa, takımdan ayrılması daha yararlıdır. Daha sonra, kendine takıma dâhil hisseden üyeler kendi özel istek, amaç ve çıkarları için çatışmaya başlarlar. Bu aşamada üyeler birbirlerini gerçek yüzleriyle tanırlar, iletişim ve bağlı olarak güven bu aşamada daha çok gelişir.

Alışma Bu aşamada çatışmalar durulur, takım üyeleri arasında işbirliği gelişir; bağlılık artar; görüş alışverişi başlar; yardımlaşma düzeyi yükselir ve en önemlisi çalışmaya ilişkin ilkeler geliştirilir. Her üye takımın değer ve ilkelerine uyum göstermek zorunda kalır. Her üye bu değer ve ilkelere uyum derecesine göre üyelik bilincine ulaşmış ve takım ruhunu geliştirmiş olur. Bu aşama, bir işi başarmak için bir araya gelen insanların takım olma aşamasıdır. Çatışmanın çözümlenmesi, anlaşmanın sağlanması durumunda takım üyeleri birbirlerine alışacaklar ve ortak çalışmanın normlarını oluşturacaklardır. Önemli olan bu yüksek performanslı çalışma aşamasının olabildiğince uzun süreli ve etkin olmasını sağlamaktır.

Çalışma Bu son aşamada takım bilincine ulaşan üyeler takımın planlanan görev ve hedeflerini gerçekleştirerek ve toplumsal rollerini oynayarak etkin bir yapı oluştururlar. Takım amacının elde edilmesi ya da ortadan kalkması durumunda ekip dağılacak veya dağıtılacaktır. Yeni ekipler oluşabilir, ekibe farklı amaçlar verilebilir ve yeni üyeler gelebilir.

Yaratıcı olmak için yenilikçi, bağımsız, maceracı, kararlı, heyecanlı, duygusal, kendine güvenli ve kendi kendine sorular soran bir kişilik yapısına sahip olunması şarttır. Yönetici asistanı bir iş yaparken daima bu işi daha iyi nasıl yapabilirim, sorusunu sormalıdır. Bilinen kalıplar dışına çıkarak esnek olmaya, meraklı ve yeniliklere ilgi duymaya çalışmalıdır. Örneğin, çalışma yöntemlerine yeni bir anlayış getirmek; belgeleme ve dosyalama sisteminde bir iyileştirme yapmak; büro içinde etkinliği artıracak bir dekor değişikliği sağlamak; sorunlara acilen akılcı çözümler bulmak; büroda alışılmışın dışında bir hava estirmek sekreterin yaratıcı yönü ile yakından ilgidir.

Başarılı Bir Takımın Özellikleri;

• Katılımlı bir liderlik biçimi
• Ortak bir sorumluluk
• Ortak bir amaç
• Olumlu ve yüksek bir iletişim
• Görev odaklı bir çalışma
• Geleceğe yönelik ve değişmeye açık bir potansiyel
• Yaratıcılık yeteneği
• Hızlı tepki biçimi

On parmak klavye kullanmanın size sağlayacağı faydalardan bazıları şöyle sıralanabilir:

• Daha hızlı ve hatasız yazma.

• Daha az çaba sarf etme; dolayısıyla, daha az yorulma.

• Daha uzun süre yazı yazabilme.

• İşlerini zamanında yetiştirebilme.

• Yazarken sürekli olarak klavyeye veya ekrana bakmak zorunda olmama.

• Sadece yazılan belgeye odaklanıp iş verimini yükseltme.

• İş veriminin yükselmesi ile kariyerinize olumlu bir etki sağlama

Kişisel gelişim için;
• Amacı kesin olarak belirleyip, gerçek hedefler saptamalı,
• Hedef ile ilgili alt yapı eğitimi almalı, ilgili kitap ve yayınları okumalı,

• Kültürel kitap, dergi ve ansiklopedi okumalı,
• Konferanslara, panellere, seminerlere katılmalı,
• Uyarıcı/kültürlü arkadaşlar ve etkili sosyal gruplar edinmeli,
• Başarılı kişilerin kendilerini nasıl yetiştirdiklerini araştırmalı, biyografi okumalı,
• Çalışma ve dinlenme-eğlenme arasında mutlak bir denge kurmalı,
• Bütün bunları yer, zaman ve kalite yönlerinden bir plan çerçevesinde yapmalı.

İşbirliği kışkırtıcısı olma, istenen bir davranıştır. Bunu yaparken kişisel isteklerde bulunmaktan kaçınmak gerekir. Beklentilerin gerçekçi olması, sorunları başkalarının üzerine yıkmak yerine, işi gerçekleştirebilmek için yardım ve bilgi isteme, yardımda bulunması istenen kişi ile göz göze gelmeye çalışmak, böylece diğerlerinin kırılmasını önleyerek, istenen kişiden yardım almak uygundur.

yazıyı hazırlarken sekreterin şu noktalara dikkat etmesinde yarar olabilir:

•Birbirini takip eden cümleler anlam bütünlüğünü bozmamalıdır.
• Yazının akıcılığını bozan çok sık gereksiz bağlaçlardan kaçınılmalıdır.
• Mümkün olduğu kadar yazının kısa ve öz olmasına dikkat edilmelidir.
• Pasif cümleler çok sık kullanılmamalıdır.
• Sıfır hata amaçlanmalıdır.
• Kısaltmaların açılımları muhakkak yazı içinde yer almalıdır.

Grup dışı iletişim Üyeler grup içi toplantılarda bilgileri almakta isteksizse, bu takım içinde sorun olduğunun işaretidir. Bunları başkalarıyla kapalı kapılar ardında konuşarak/tartışarak gösterirler. Olumsuzlukları grup dışından kişilere aktarıp, onların desteklerini veya fikirlerini almaya çalışırlar. Liderlere aşırı bağlılık Lidere ve fikirlerine çok bağlı kalmak da bazen bir uyumsuzluğun göstergesi olabilmektedir. Bir grup üyenin lidere aşırı bağlılığı, bir diğerinin böyle bir davranış sergilememesi grup için bazı sorunların çıkacağının bir işaretidir. Gizlenen çatışmalar Etkili bir takım içindeki tartışmalara, sürtüşmelere tolerans gösterir ve bunlara açık bir biçimde tatmin edici çözümler bularak gidermeye çalışır. Eğer bu sürtüşmeler açığa vurulmaz ise, takım üyeleri bunları işe yansıtarak tatminsizliklerini ifade etmeye çalışırlar. Sadece kendi çıkarlarını düşünen alt grupların oluşumu Takım içinde var olan alt gruplar, takımın genel ihtiyaçlarını göz ardı edecek bir biçimde kendi isteklerini ön plana çıkartıp taleplerde bulunuyorlarsa, takımın genel çıkarları tehlikeye düşüyor demektir. Çözümsüz tartışmalar veya kavgalar Sık sık herkesin içerisinde olan, açık kavgaya dönük tartışmalar başkalarını aşağılamak, incitmek, üzmek daha derinlere varan bir takım sorunların göstergesidir. Gerçekleşmemiş kararlar Belirli bir konuda bir takım kararlar alınmış olmasına rağmen, bunlar uygulamaya geçmemişse, üyelerin bu kararlar konusunda şüpheleri vardır.

Latince secretum sözcüğünden türetilen sekreter sözcüğü; İngilizce’de secret, “gizli, sır” anlamına gelmektedir. Türk Dil Kurumu sözlüğünde sekreterin karşılığı ise; özel veya kamu kuruluşlarında haberleşmeyi sağlayan, yazışma yapabilen görevli, yazman, kâtiptir. Doğru cevap D seçeneğidir.

Mesleki örgütler mesleki standartların geliştirilmesinde, meslek etiğinin benimsetilmesinde ve sürekli eğitime verdikleri destekle mesleklerin gelişmesinde çok önemli rol oynarlar. İlk sekreterler birliği 1942 yılında “Uluslararası Sekreterler Birliği” adıyla Amerika’da kurulmuştur. Bu birlik 1951 yılında sekreterler için bir sertifika programı açmıştır.

Bir iş belirli düzeyde beceri, yetenek, bilgi ve eğitim gerektiriyorsa o iş için meslektir denilebilir.

Hızlı tepki biçiminde amaç, takım üyelerinin zamanında fırsatları değerlendirip, gecikmeden karar vermelerini sağlamaktır. Doğru cevap E şıkkıdır. 

Katılımlı bir liderlik biçimi, Ortak bir sorumluluk, Ortak bir amaç, Olumlu ve yüksek bir iletişim, Görev odaklı bir çalışma, Geleceğe yönelik ve değişmeye açık bir potansiyel, Yaratıcılık yeteneği ve Hızlı tepki biçimi başarılı takım özellikleridir. "Hızlı tepki biçimi" başarılı takım özellikleri arasında yer alır. Burada amaç takım üyelerinin zamanında fırsatları değerlendirip, gecikmeden karar vermelerini sağlamaktır. Doğru cevap B'dir.

“Sekreter” sözcüğü Latincedeki “sır” anlamına gelen “secret” sözcüğünden gelmektedir. “Sırlara
sahip olan ve onları en iyi saklayan” anlamındadır. Eski İngilizcede “Sekretarie”, bugünkü İngilizcede
“Secretary” halinde kullanılmakta olup, sözcük en az 500 yıldır bizimle beraberdir.