Ümitsiz Ricacılar
Bu kişiler daima, üretken olmamak için nedenler bulurlar: “Makineyi nasıl çalıştıracağımı bilmiyordum,
bu nedenle fotokopileri çekemedim”, “Bu alet emirlerimi dinlemiyor?”, “Bunu nasıl yapacağımı kimse
öğretmedi ki…”, “telefon numarasını bilmedim için arayamadım”, “Hemen… yetişmeliyim” sözcüklerini
onlardan sıkça duyarsınız.

Evet yönetici asistanlığı diye bir kavram tüm dünyada
vardır fakat sekreter sözcüğünün karşılığı olarak, onun yerine kullanılan bir sözcük olarak değil, çeşitli
sorumluluk düzeyleri olan “sekreterlik mesleği”nin en üst sorumluluk düzeyini anlatmak için kullanılır.

 Örgütlerde görülen takım türleri: Problem Çözme Takımları, Çapraz Fonksiyonlu Takımlar, Kendi Kendini Yöneten Takımlar ve Sanal Takımlar'dır. Teknolojik Takımlar şeklinde bir tür yer almaz. Sanal takımlar kendi içlerinde teknoloji ve elektronik ortam kullanımı ile yakından ilişkilidir. Doğru cevap D'dir. 

Executive Counterparts adlı kuruluş, yöneticilerin yardımcılarında en fazla şikâyet ettikleri beş noktayı tespit etmiş: Katılımcı değil. Organize değil. İşleri zamanında raporlamıyor. Öncelikleri belirleyemiyor. Ayrıntıya boğuyor (Yöneticiniz ile konuşurken önce en önemli noktaları dile getirip sonra gerekirse ayrıntıya giriniz.)  Doğru cevap E seçeneğidir.

Çapraz fonksiyonlu takımlar; değişik çalışma alanlarından gelen bireylerin oluşturduğu mozaik takım çalışmalarının temelini oluşturur.

Klavyeler, kullanılan teknoloji açısından değerlendirildiğinde temel olarak dört gruba ayrılmaktadır: PC/XT, PC/AT, Enhanced ve Windows klavye.

Eleştirirken doğru yöntemi kullanın: İş arkadaşınızı eleştirmeye karar verirseniz, yaklaşımınızda çok dikkatli olmanız gerekir. Bunun için aşağıdaki ilkelere uymalı ve siz bir eleştiri aldığınızda ise o eleştiriden bir şeyler öğrenmelisiniz. Eğer hata yapmışsanız, kabul edip düzeltmeniz ve o eleştiriyi iyi bir öğrenim haline getirmeniz en doğrusudur. Etkili eleştiri ilkeleri şu şekilde sıralanabilir: • Eleştirmeden önce durumu iyice algılayın. • Gerçekleri düşüncelerden ayırın. • Hatanın bir kısmını kendi üzerinize alarak eleştirin. • Eleştirileriniz karşınızdakinin doğru yaptıklarından çok, yaptığı yanlışları ön plana çıkarmasın.
 • Eleştiriniz, eleştirdiğiniz kişinin gelecekteki davranışlara yol göstersin. (Eski bir davranışı eleştirmeyin) • Eleştiriniz karşınızdakinin iş başarısını ve sizinle olan ilişkisini geliştirmeye yönelik olsun. • Eleştiriniz, soruna bir çözüm seçeneği sunsun. Sadece olumsuzlukları sergilemesin. • Karşınızdakinin niçin böyle yaptığına veya niye böyle hissettiğine dair empati kurun. • Eleştirileriniz kişiliğe değil, davranışlara yönelik olsun. • Yıkıcı değil, yapıcı cümleler kullanın. • Genel olarak değil, sadece bir konuda eleştiri yapın. • Eleştirilerinizin bir sonu olsun ve eleştiri için doğru zamanı seçin. • “Asla”, “her zaman”, “tamamıyla” gibi sözcükler kullanmayın.

İyi bir planlama yapılmalıdır. Ne tür bilgi verileceği, bu bilginin neden verileceği, kimlere
verileceği (ilkokul öğrencilerine mi, şirketin üst düzey yöneticilerine mi?...), nerede verileceği
(20 kişilik bir toplantı salonunda mı, 200 kişilik mi, 2000 kişilik mi?), ne zaman sunulacağı,
nasıl sunulacağı ve hangi tür teknolojik araçlara sahip olunduğu göz önüne alınmalıdır.
• Sunum metni düzenli ve tutarlı bir şekilde düzenlenmelidir.
• Hazırlanan slaytların giriş kısmında sunulacak konu ana hatları ile tanıtılmalı, bu konunun neden
ele alındığı açıklanmalı, sunudaki alt başlıklar sırasıyla verilmelidir. Gelişme bölümünde
örneklerle konunun anlatımı yapılmalı, sonuç slaytlarında ise sunumda ele alınan konular ana
hatları ile özetlenmelidir.
• Sunum metninde yer alan her bölümün yeterince açıklayıcı bir başlığı olmalıdır.

QWERTZ

Meslek bir kişi için en değerli ve o oranda da önemli bir kimlik belgesidir. Meslek, insanın bütün yaşamını ve kişiliğini etkilemektedir. Meslek, “bir kimsenin hayatını kazanmak ve geçimini sağlamak için, seçerek kendisini verdiği iş ya da düşünme alanı” olarak ya da bir kimsenin geçimini sağlamak için yaptığı sürekli iş, uğraş, çalışma alanı, geçim araçlarını elde etme uğraşı olarak da tanımlanmaktadır. Meslekler belirli düzeyde beceri, teknik bilgi, eğitim ve diploma gerektiren, niteliği toplumdan topluma değişmekle birlikte yüksek statü, prestij ve gelir getiren işlerdir. Bir mesleği yapan kişi, bilerek ya da bilmeyerek kişisel amaçlarına ulaşma çabası içindedir. Mesleğini yapan kişinin bireysel amaçları, o kişinin bireysel gereksinimlerinden kaynaklanmaktadır. Kişilerin bireysel amaçları dört başlık altında toplanabilir: Biyolojik ihtiyaçları gidermek, para kazanmak, itibar kazanmak ve üretmek.. Doğru cevap B'dir.

Bir kimseye destek olan, kendi gücünü, olanaklarını birleştiren, onun sorunlarını çözmeye ve sıkıntılarını gidermeye çalışan kişi, yardımsever bir kişidir. Yardımsever bir insan ihtiyacı olanlara karşılıksız yardım eder; yardım etmeyi sever ve bundan mutluluk duyar. Bu nedenle psikologlar yardımseverlik kavramını “gönüllü bir davranış” olarak nitelerler. Sekreterler için yardımseverlik elbette güzel bir insancıllık örneğidir. Ancak burada şunu belirtmek gerekir ki, sekreter başkalarına yardım ederken yöneticisinin verdiği işleri veya kendi planladığı işleri aksatmamalı ve yeri geldiğinde “hayır” diyebilme becerisini göstermelidir.

Empati, bir kişinin kendisini karşısındaki insanın yerine koyarak onun duygularını ve düşüncelerini doğru olarak algılaması olarak tanımlanabilir.

Meslek bir kişi için en değerli ve o oranda da önemli bir kimlik belgesidir. Meslek, insanın bütün yaşamını ve kişiliğini etkilemektedir. Meslek, “bir kimsenin hayatını kazanmak ve geçimini sağlamak için, seçerek kendisini verdiği iş ya da düşünme alanı” olarak ya da bir kimsenin geçimini sağlamak için yaptığı sürekli iş, uğraş, çalışma alanı, geçim araçlarını elde etme uğraşı olarak da tanımlanmaktadır. Meslekler belirli düzeyde beceri, teknik bilgi, eğitim ve diploma gerektiren, niteliği toplumdan topluma değişmekle birlikte yüksek statü, prestij ve gelir getiren işlerdir. Bir mesleği yapan kişi, bilerek ya da bilmeyerek kişisel amaçlarına ulaşma çabası içindedir.

Sekreterlik mesleği için 5 sorumluluk düzeyi belirlenmiştir ve en üst düzey olan 5.basamakta görev yapan sekreterlere yönetici asistanı tanımlaması yapılmıştır. Doğru cevap E seçeneğidir.

Verileri daha anlaşılır ve anlamlı kılmak, sıkıcı ve kuru gelebilecek bilgileri cazip hale getirmek, kullanılan materyallerin evrensel bir dile sahip olmasının avantajından yararlanmak, bilgilerin öğrenilme ve hatırlanma düzeylerini artırmak gibi amaçlara ulaşabilmek için slayt hazırlanırken birtakım hususlara dikkat edilmelidir:
• İyi bir planlama yapılmalıdır. Ne tür bilgi verileceği, bu bilginin neden verileceği, kimlere
verileceği, nerede verileceği ne zaman sunulacağı, nasıl sunulacağı ve hangi tür teknolojik araçlara sahip olunduğu göz önüne alınmalıdır. • Sunum metni düzenli ve tutarlı bir şekilde düzenlenmelidir • Hazırlanan slaytların giriş kısmında sunulacak konu ana hatları ile tanıtılmalı, bu konunun neden ele alındığı açıklanmalı, sunudaki alt başlıklar sırasıyla verilmelidir • Sunum metninde yer alan her bölümün yeterince açıklayıcı bir başlığı olmalıdır. • Sunum metni power point slaytlara aktarılırken sunudaki bilgilerin doğru ve güvenilir olmasına özen gösterilmelidir. • Sözcüklerin tümü büyük harfle yazıldığında gözü yoracağından yalnızca ilk harfi büyük yazmak tercih edilmelidir.• Slaytlarda uzun cümleler kullanılmamalıdır. • Maddeler halinde aktarmak göze daha hoş gelir ve hatırda kalıcılığı yükseltir. • Görsel malzeme çok fazla yazılı metin, resim veya çok farklı renklerle doldurulmamalıdır.

Sekreter, telefonlara bakan kişidir.Sekreter, işletme içi ve dışına gönderilen yazışmaları yapan kişidir.Sekreter, işletmeyi ziyaret edenlerle öncelikle ilgilenen kişidir. Doğru cevap E seçeneğidir.