Kullanım türlerine göre belgeler; işlem belgeleri ve danışma belgeleri şeklinde iki grupta incelenmektedir 

Dosyalama sistemini seçmeden önce dikkat edilmesi gerekenler;

• Kurumun yaptığı işlerin özellikleri (Hizmet, üretim, pazarlama vb.)
• Dosyalanacak belge türleri (Belge çeşitleri, e-posta, yazılı materyaller, elektronik materyal çeşitleri, proje vb.)
• Kurumun yapısı ve büyüklüğü
• Dosyalanacak belge miktarı
• Günlük belge akış miktarı
• Ekonomik olanaklar
• Fiziksel olanaklar
• Dosyalama işleriyle ilgilenecek personel sayısı ve niteliği
• Dosyalamada güvenlik

Adresograf, örgüt içi yapılan faaliyetleri kolaylaştırmak için kullanılan makinelerdendir. Aynı adrese sürekli olarak gönderilen belgelerin üzerlerine madeni bir levha veya stensil yardımı ile gönderilecek adres veya adresler basılarak çoğaltma işlemi gerçekleştirilir.

Kalamoza: Daha çok kartların konulduğu, kalın ve sağlam kapaklı, kartları tutan özel makinesi bulunan dosyalama aracıdır. Kartlar, makineye takılacak şekilde delinerek kalamoza makinesine takılır ve sıkıştırılır.

Dosyalama süreci Basamakları sırasıyla şu şekildedir:

1. Dosyalama Sürecinin Planlanması,
2. Belgelerin sınıflandırılması ve numaralandırılması
3. Dosya Açılması
4. Fihrist Hazırlanması
5. Dosyanın Saklanması
6. Dosyanın Arşivlenmesi ya da yok edilmesi

Coğrafik / Bölgesel dosyalama sistemi kıta, ülke, bölge, il, şehir, semt, ilçe, köy gibi bölge esasına dayalıdır.

Verilen tanım “Elektronik imza” ve işlevini açıklamaktadır.

Belgenin özgünlüğünü korumak için çeşitli muhafaza güvenliği önlemleri alınmalıdır. Bu önlemler şöyle sıralanabilir: depolama teknolojisi uygun olmalıdır, belgeler düzenli ve güvenli bir şekilde yedeklenmelidir, belgelerin aslı fiziksel olumsuzluklardan etkilenmeyecek şekilde; kopyaları ise kolay erişilebilecek bir konumda depolanmalıdır, belgelerin taşınması için düzenli bir sistem kullanılmalıdır.

kayıt depolama amaçlarının amacı kodlama veya sınıflandırma sistemi geliştirme, uygun donanım ve araçları seçme, korumasürecini sürdürme ve geliştirme ve dosyalama personelini seçme ve eğitme aşamalarından oluşmaktadır. 

Bir belgenin içerik, bağlam, yapı ve sunumdan oluşması; izlenebilir olması, saklama süresi, kural, yasa ve standartlarla, risk faktörleri açısından uygunluk gibi nitelikleri o belgenin ‘Bütün’ olması anlamına gelir.

Belgeler sunum formatı açısından incelendiğinde; yazılı, basılı ve manyetik belgeler olarak üçe ayrılmaktadır: yazılı belgeler, basılı belgeler ve Manyetik belgeler.

Dosyalama işlemleri için, geleneksel ve sanal dosyalama araçları kullanılır. Geleneksel dosyalama araçları; dosya, klasör, dosya dolapları, kasa ve kavalyeler gibi araçlardır. Otomasyona dayalı sanal örgütlerde kullanılan dosyalama araçları; bilgisayarlar, yazılım ve donanım araçlarıdır.

Dosya dolapları; yatay çekmeceli ve kapaklı, dikey çekmeceli, açık raflı, hareketli dolaplar gibi çeşitleri vardır. 

Tanımlanan özellik veya ilke Kullanılabilirlik’ tir

Dosyalama aracı seçerken; sağlamlık, dayanıklılık, kullanışlılık, ekonomiklik, görünüş, önceden alınmış olan araçlara (şekil, renk, boyut, model, işlevsellik vb.) uyum gibi hususlara dikkat edilmesi gerekir. Raflar, uygun yükseklikte (örneğin; 210 cm)olmalı, dolap ve raflar, içine konulan malzemeye zarar vermemelidir.

Bir elektronik belgenin özgünlüğünü, iletişim tarzı, iletişim formu, iletişim durumu ve muhafaza şekli olmak üzere dört faktör belirler.